In Retail POS kunnen items een negatieve voorraad hebben doordat items met onvoldoende voorraad in de winkel of online zijn verkocht of doordat items met onvoldoende voorraad zijn verzonden bij overdrachten of leveranciersretours. Als je hebt geïntegreerd met een van onze partners via de API, kunnen items ook een negatieve voorraad hebben als de integratie items verkoopt of overdraagt.

Enkele veel voorkomende oorzaken van negatieve voorraad zijn:

• Er is per ongeluk de verkeerde hoeveelheid ingevoerd op een inkooporder, overdracht of leveranciersretour.
• De hoeveelheden transfers onderweg zijn niet ontvangen voor een inkomende inkooporder of overdracht.
• Items van een zending zijn fysiek ontvangen, maar er is geen inkooporder of overdracht aangemaakt.
• Een item is per ongeluk verkocht in plaats van een ander soortgelijk item.
• Een item is verkocht in plaats van toegevoegd aan een speciale order.
• Een service- of werkitem is verkocht als Enkel itemtype in plaats van Niet-voorraad.

Als de voorraad van je items negatief wordt, kun je de oorzaak vaststellen en het voorraadaantal corrigeren via het rapport Negatieve voorraad.

Items met onvoldoende voorraad verkopen

Als je de instelling Aparte verkoopregels aanmaken bij het toevoegen van eenheden van hetzelfde item hebt ingeschakeld, zie je geen waarschuwing dat er onvoldoende voorraad van het item is. Ga naar Instellingen > Algemene opties om deze instelling te bekijken in het gedeelte Kassa's.

Als je meer van een item toevoegt aan een verkoop dan je op dat moment op voorraad hebt, zie je een waarschuwing op het scherm Verkopen (alleen desktop). Als je vervolgens meer verkoopt dan je op dat moment op voorraad hebt, heeft het item een negatief voorraadaantal en wordt het weergegeven in het rapport Negatieve voorraad.

Als je Omnichannel-eigenaar bent, kun je de zichtbaarheid van het item wijzigen zodat het wordt verborgen wanneer het niet beschikbaar is.

1. Ga naar Producten en selecteer je item.

2. Selecteer in de vervolgkeuzelijst Zichtbaar een van de volgende opties: Zichtbaar indien op voorraad, Verborgen of Altijd zichtbaar.

   

3. Klik op Opslaan.

Als je item is ingesteld op Altijd zichtbaar, zien klanten het bericht 'Niet op voorraad' of 'Is nabesteld' op de pagina van het item, afhankelijk van je instellingen voor verkopen met onvoldoende voorraad. Je kunt ook de weergave van de levertijd aanpassen.

Als een klant vervolgens meer van het product koopt dan je op voorraad hebt, heeft het item een negatief voorraadaantal in Retail POS en je eCom-backoffice en wordt het in het rapport Negatieve voorraad weergegeven.

Items met onvoldoende voorraad verzenden

Als een item met een overdracht een voorraadaantal van nul of minder heeft, wordt de kolom Beschikbaar rood gemarkeerd op de pagina Overdracht.

Als een item van een leveranciersretour een grotere hoeveelheid heeft in het veld Retouraantal dan in het veld Voorraad, dan wordt de itemregel rood gemarkeerd en wordt er een waarschuwingspictogram Te veel toegevoegd weergegeven.

Als je vervolgens meer van een item verstuurt bij een overdracht of retourzending naar een leverancier dan je op dat moment op voorraad hebt, dan heeft het item een negatief voorraadaantal en wordt het in het rapport Negatieve voorraad weergegeven.

Oorzaken van negatieve voorraad onderzoeken

Je kunt de oorzaak van de negatieve voorraad onderzoeken in het rapport Negatieve voorraad.

1. Ga naar Rapporten > Negatieve voorraad.

   

2. Klik indien van toepassing op Geavanceerd en vink het selectievakje eCom-orders weergeven aan om online items met nabestellingen op te nemen in het rapport.

   

3. Gebruik optioneel de vervolgkeuzemenu's om te filteren op Locatie, Standaardleverancier en/of Reden en klik op Zoeken.

4. Bekijk de kolom Reden. Redenen zijn onder andere:

   • De kolom Sale (verkoop) (de kolom eCom-order geeft Nee weer voor verkopen in de winkel of Ja voor online verkopen)
   • Removed for transfer (Verwijderd voor overdracht)
   • Returned to vendor (Geretourneerd aan leverancier)

   

5. Controleer de kolommen Inkooporder en Overdracht. Hier kun je zien of het item is bijbesteld om de voorraad aan te vullen.
6. Bekijk de andere kolommen voor meer informatie over waarom het item onvoldoende voorraad had op het moment van de negatieve voorraadaanpassing.

Als je meer informatie wilt over wanneer het item een negatieve voorraad kreeg, klik je op de naam van het item en navigeer je naar het tabblad Geschiedenis.

Negatieve voorraad corrigeren

Afhankelijk van de oorzaak van je negatieve voorraad kun je het negatieve voorraadaantal op verschillende manieren oplossen.

• Verkoopfout: voer een terugbetaling of tenietdoening van de verkoop uit en herhaal de verkoop met de juiste informatie. Hierdoor kunnen betalingen van de verkoop ongedaan worden gemaakt. Als je een omruiling voltooit als onderdeel van de retourzending, kun je de prijs van het item aanpassen aan het negatieve voorraaditem.
• Overdrachtsfout: retourneer het overgedragen item.
• Leveranciersretourfout: navigeer naar de leveranciersretour, selecteer Meer acties > Heropenen en vervolgens kun je de leveranciersretour bewerken en opnieuw versturen.
• Inkooporders- en overdrachtsfouten:
  • Als er een inkomende inkooporder of overdacht is, is het mogelijk dat de hoeveelheden transfers onderweg niet zijn ontvangen voordat het item is verkocht. Als dat het geval is, ontvang dan de hoeveelheden transfers onderweg voor alle uitstaande inkooporders of overdachten om het negatieve voorraadaantal te corrigeren.
  • Als er geen inkomende inkooporders of overdrachten zijn vermeld, kun je een inkooporder aanmaken of overdragen wat je nodig hebt om het negatieve voorraadaantal te corrigeren of het voorraadaantal handmatig aanpassen.

Als geen van deze methoden mogelijk is, wordt de negatieve voorraad automatisch wordt opgelost als je extra eenheden ontvangt. Je kunt het negatieve voorraadaantal handmatig corrigeren in het rapport Negatieve voorraad.

1. Klik in het rapport Negatieve voorraad op het Voorraadaantal van het item.
2. Klik op het tabblad Voorraad in de zijbalk.

3. Voer onder Voorraad toevoegen de juiste hoeveelheid in.

   

4. Controleer de kosten en leverancier.
5. Klik op + Voorraad toevoegen.

Als je het negatieve voorraadaantal van meerdere items moet corrigeren, kun je een voorraadtelling doen met een negatieve voorraad in plaats van handmatig het voorraadaantal van elk item afzonderlijk te corrigeren.

Voorraadtellingen doen met een negatieve voorraad

Als je meerdere items met een negatief voorraadaantal moet corrigeren, kun je een inventarisering doen in plaats van handmatig het voorraadaantal van elk item te corrigeren.

Voordat je begint met de inventarisering, moet je de oorzaak van de negatieve voorraad van het item nagaan. Als items bijvoorbeeld zijn verkocht, maar niet zijn ontvangen voor een inkomende inkooporder, wordt het negatieve voorraadaantal gecorrigeerd op het moment dat de items voor de inkomende inkooporder worden ontvangen.

1. Klik in het hoofdmenu op Voorraad > Inventariseringen.

   

2. Klik op + Nieuwe inventarisering.

   

3. Voer in het veld Naam een naam in voor de inventarisering. We raden je aan om in de naam de situatie en de tijd van het jaar op te nemen ter referentie (bijv. Negatieve voorraad - 22-05-2019).

   

4. Klik op Wijzigingen opslaan. Je wordt automatisch omgeleid naar de nieuwe inventariseringspagina.

5. Klik op het tabblad Gemist.

   Omdat de items nog niet zijn geteld, wordt er een lijst van de hele voorraad weergegeven. Zodra je de items gaat tellen, worden de items van het gedeelte Gemist verplaatst naar de gedeelten Aantal en Totalen.

   

   Voorraad die is gereserveerd voor speciale orders, reserveringen en werkorders, wordt niet als 'op voorraad' beschouwd. Deze wordt niet meegenomen in inventariseringen en mag niet worden geteld.

6. Klik op de kolomkop Moet hebben om de kolom te sorteren. Hierdoor worden items met een negatief voorraadaantal bovenaan de lijst geplaatst.

   

7. Als je positieve hoeveelheden van een item hebt:

   Voer in de kolom Aantal de hoeveelheid van het item in door elk item te scannen, of tel het aantal items en typ het getal in de kolom. Het item wordt dan automatisch verwijderd uit de lijst Gemist.

   

   Als het aantal items nul is:

   Klik op Nul naast het item. Om meerdere items tegelijk op nul te zetten, vink je het selectievakje bij elk item aan en klik je vervolgens op Geselecteerde items op nul zetten.

   

8. Herhaal stap 7 voor elk item dat je telt. Laat het veld Aantal bij alle andere items leeg om te voorkomen dat ze worden beïnvloed door de inventarisering.

   Je kunt het aantal getelde items controleren door op het tabblad Aantal te klikken en het gedeelte Getelde Items te raadplegen.

   

9. Klik op het tabblad Totalen.

10. Controleer de kolommen Moet hebben, Aantal en Wijziging voor elk item.

    De hoeveelheid bij Wijziging geeft aan hoeveel voorraad er in totaal wordt toegevoegd om het negatieve voorraadaantal te corrigeren zodra je de inventarisering in overeenstemming brengt.

    

11. Nadat je de inventarisering hebt gecontroleerd en weet tot welke voorraadaanpassingen deze zal leiden, klik je op het tabblad Afstemmen.

12. Klik op Voorraad afstemmen.

    

13. Er verschijnt een pop-up om te bevestigen dat deze actie niet ongedaan kan worden gemaakt. Klik op OK.

Nadat de afstemming is voltooid, wordt er tijdelijk een banner weergegeven ter bevestiging van het aantal afgestemde items.

Je kunt op het tabblad Voorraadderving klikken om te zien hoeveel voorraad verloren is gegaan.

De wijzigingen die door deze telling in je voorraad zijn aangebracht, vind je onder Rapporten > Voorraadverplaatsingslogs.

Wat nu?