Met leveranciersretouren kun je items uit je voorraad verwijderen en bijhouden waarom je items terugstuurt naar je leveranciers (als een item beschadigd is bijvoorbeeld).

Door leveranciersretouren aan te maken in plaats van de beschikbare hoeveelheid items handmatig aan te passen, verrijk je de voorraadgegevens met de redenen waarom je hoeveelheden van bepaalde items hebt verwijderd. Je kunt het rapport "Geretourneerd" gebruiken, als je in de toekomst je geretourneerde voorraad wilt analyseren.

Als je de te retourneren hoeveelheden van een item oorspronkelijk via een inkooporder hebt ontvangen, wordt de meest recente inkooporder van het ontvangen item ook in de leveranciersretour vermeld.

Werknemersrechten voor leveranciersretouren

Aangezien een nauwkeurige voorraad cruciaal is voor een Retail POS-account, is het belangrijk dat je weet welke werknemersrechten voor leveranciersretouren er zijn en hoe je ze instelt.

Toestemmingen bij configuratie van werknemers

Je kunt de toegangstoestemming Locaties instellen door naar Instellingen > Configuratie van werknemers te gaan en vervolgens naar het gedeelte Gegevens van een werknemersaccount te navigeren. De werknemer kan leveranciersretouren voor alle of geselecteerde locaties aanmaken, wijzigen en bewerken.

Machtigingen werknemersrol

De volgende toestemmingen van werknemersrollen onder Instellingen > Rollen werknemers zijn van toepassing op leveranciersretouren:

• Voorraad - Basis: toegang tot de Voorraad vanuit het hoofdmenu.
• Voorraad - Leveranciersretouren: leveranciersretouren aanmaken en bewerken via Voorraad > Leveranciersretour.
• Voorraad - Leveranciers: Leveranciers aanmaken en bewerken via Voorraad > Leveranciers. Hiermee kunnen ook leveranciersgegevens in een leveranciersretour worden bewerkt.
• Voorraad - Redenen leveranciersretour: redenen voor leveranciersretouren aanmaken en bewerken via Voorraad > Redenen leveranciersretour.
• Voorraad - Itemkosten: De kosten van items bekijken, bewerken exporteren. Deze toestemming is optioneel en wordt gewoonlijk ingesteld voor managers en eigenaren.

Een leveranciersretour aanmaken

Als je een inkooporder hebt ontvangen en je om wat voor reden dan ook items naar je leverancier moet retourneren, maak je eerst een leveranciersretour aan.

1. Ga naar Voorraad > Leveranciersretour > + Nieuwe leveranciersretour.

   

2. Selecteer de Leverancier waaraan je items wilt retourneren en de Winkel waarvoor je items terugstuurt.

   

3. Klik op Leveranciersretour aanmaken.

Je leveranciersretour is aangemaakt met de status OPEN en heeft een uniek leveranciersretournummer toegewezen gekregen. De naam van de werknemer die de retour heeft aangemaakt, wordt vermeld onder GEMAAKT DOOR.

Een leveranciersretour bewerken

Controleer de details van je leverancier goed. Ze worden namelijk op de pakbon weergegeven als je die print. Je kunt een leveranciersretour als volgt bewerken:

1. Klik onder de status op Gegevens bewerken.

   

2. Bewerk de details van je leverancier voor zover nodig. De informatie die je in de volgende velden invult, wordt in de leveranciersretour en op zijn pakbon weergegeven:
   • Leveranciersnaam
   • Accountnummer
   • Voornaam, achternaam
   • Telefoon/mobiel nummer
   • Land, adres, adres 2, plaats, provincie, postcode
   • E-mailadres 1/e-mailadres 2
   • Opmerkingen

   

3. Klik op Wijzigingen opslaan.
4. Klik op de terugknop van je browser om terug naar je leveranciersretour te gaan.
5. Bij de details van je leverancier kun je in de velden Referentienummer en Opmerkingen aanvullende informatie invoeren.
6. In het gedeelte Kostenoverzicht kun je gemaakte kosten voor het Verzenden en gemaakte Overige kosten voor de te retourneren items invoeren.

   

   Deze velden, de itembeschrijving en het serienummer (indien van toepassing) worden ook op de pakbon van de leveranciersretour weergegeven, als je die print.

   

Items aan een leveranciersretour toevoegen

Je kunt items als volgt aan een leveranciersretour toevoegen:

1. Voer onder Items toevoegen je items in het zoekveld in of klik op de knop Item toevoegen om items in je voorraad op te zoeken of te filteren.
2. Klik op Selecteren of vink meerdere items aan en klik op + Geselecteerde toevoegen.

   

   Zodra je de items die je wilt retourneren hebt toegevoegd, worden ze weergegeven onder Items in een lijst met de volgende titels:

   • # (volgorde waarop items aan de leveranciersretour zijn toegevoegd)
   • S/N (serienummer, indien van toepassing)
   • Item
   • Inkooporder
   • Reden
   • Artikelnummer leverancier
   • Voorraad (huidige voorraadaantal op basis van de geselecteerde winkel in je leveranciersretour)
   • Retouraantal
   • Kosten
   • Subtotaal (inkoopprijs x retouraantal)

     In het gedeelte Kostenoverzicht wordt het Subtotaal van al je items opgeteld om de Retourwaarde van je leveranciersretour te berekenen.

   • [Alleen VK] Btw-tarief en Btw-bedrag (op basis van de inkooporder of het standaard btw-tarief)

   

3. Klik op S/N en Serienummer toevoegen of gebruik het prullenbakpictogram om in een leveranciersretour serienummers uit de voorraad van items met serienummers te verwijderen.

   

   Als een serienummer aan een item in een leveranciersretour is toegevoegd, wordt het serienummer voor dat item naar het gedeelte Oude serienrs. (met de bijbehorende Leveranciersretour-ID) verplaatst. Dit gedeelte kun je vinden onder Voorraad > (item) > tabblad Serienrs. Zo kun je serienummers beter volgen wanneer ze uit de voorraad worden gehaald of juist eraan worden toegevoegd.

4. Als je een item oorspronkelijk via een inkooporder hebt ontvangen, wordt onder de kolom Inkooporder de laatste inkooporder van het item automatisch aan het item in de lijst gekoppeld. Je kunt hier de volgende acties vinden: Inkooporder bekijken, Andere inkooporder selecteren of Inkooporder verwijderen.

   

   Als het nummer van een inkooporder niet automatisch aan een item in de lijst wordt gekoppeld, klik je op Selecteren/het potloodje en selecteer je een inkooporder uit de beschikbare resultaten. De resultaten bevatten alleen inkooporders die aan de leverancier en het item zijn gelinkt.

   Als je een inkooporder aan een item koppelt op een leveranciersretour, worden er geen aantallen van de inkooporder verwijderd wanneer je de leveranciersretour verzendt.

5. Om vast te leggen waarom je een item retourneert, kun je uit het vervolgkeuzemenu in de kolom Reden een reden voor de leveranciersretour selecteren:
   • Geen
   • Defect
   • Beschadigd
   • Garantie
   • Onjuiste verzending
   • Verkeerde hoeveelheid
   • Item niet meer nodig
   • Overig

   

   Als de reden voor de leveranciersretour niet in de lijst staat, kun je een aangepaste reden voor de leveranciersretour aanmaken.

6. Als de details van een item een aan de leverancier gekoppeld artikelnummer leverancier bevatten, wordt deze automatisch onder Artikelnummer leverancier ingevoerd. Zo niet kun je het nummer zelf in het veld Artikelnummer leverancier invoeren en dan wordt het ook in de details van het item opgeslagen.

7. In het veld Retouraantal scan of vermeld je de hoeveelheid die je voor een item wilt retourneren.

   Als de hoeveelheid in Retouraantal hoger is dan de Voorraad, krijg je de waarschuwing Te veel toegevoegd te zien en kun je de leveranciersretour niet verzenden. Je dient in zo'n geval na te gaan hoe dit komt en de voorraadhoeveelheid te corrigeren.

8. De Inkoopprijs van het item wordt van de inkooporder van het item overgenomen. Als het item niet aan specifieke inkooporder (onder de kolom "Inkoporder") is gekoppeld, wordt de standaard leveranciersprijs of de standaardprijs van het item gebruikt. In al deze gevallen kun je de inkoopprijs handmatig bewerken.

   

   Wijzigingen aan de inkoopprijs onder Inkoopprijs worden niet opgeslagen als de Standaard inkoopprijs in de gegevens van het item.

9. Je kunt items uit de lijst verwijderen door de betreffende selectievakjes aan te vinken en vervolgens op Verwijderen te klikken. Je kunt ook het selectievakje in de kopregel aanvinken en op Verwijderen klikken om alle items te verwijderen.

   

10. Je kunt rechtsboven in de leveranciersretour, onder Meer acties, klikken op Pakbon printen als je deze aan je verzending moet toevoegen.

    

Een leveranciersretour verzenden

Zodra je alle items die je wilt retourneren hebt toegevoegd en eventuele Te veel toegevoegd-waarschuwingen hebt afgehandeld, ben je klaar om je leveranciersretour te verzenden:

1. Klik rechtsboven in de leveranciersretour op de knop Verzenden naar leverancier.
2. Klik op Verzenden.

De status van de leveranciersretour is nu "Verzonden". Onder Datum verzonden wordt de huidige datum weergegeven. Je kunt op het kalenderpictogram klikken om een andere datum te kiezen.

Als je Lightspeed Accounting hebt, worden de gegevens van je leveranciersretour gesynchroniseerd zodra je ze verzendt. In het geval van een handmatige export naar QuickBooks Desktop, worden de gegevens van je leveranciersretour aan de in Rapporten > QuickBooks-exporten aangemaakte exporten toegevoegd. Deze exporten worden aangemaakt zodra de retour verzonden of afgesloten is. Dit is afhankelijk van je instellingen onder Leveranciersretouren exporteren > Rapporten > QuickBooks-instellingen en opties.

Een leveranciersretour sluiten

Zodra je leverancier je leveranciersretour heeft ontvangen, kun je rechtsboven in de leveranciersretour op Markeren als gesloten klikken.

De status van de leveranciersretour is nu "Gesloten". Onder Datum gesloten wordt de huidige datum weergegeven. Je kunt op het kalenderpictogram klikken om een andere datum te kiezen.

Leveranciersretouren beheren

Als je de items wilt wijzigen die je aan de leveranciersretour hebt toegevoegd, klik je rechtsboven in de leveranciersretour op Meer acties > Heropenen.

We raden je aan je lijst met leveranciersretouren regelmatig te archiveren om hem overzichtelijk te houden. Dit kun je doen door te klikken op Meer acties > Archiveren.

Als je deze ooit moet dearchiveren, kun je altijd bovenin de leveranciersretour klikken op Dearchiveer deze record.

Klik op Exporteren om de lijst met items in je leveranciersretour te exporteren.

Wat nu?