Inkooporders worden gebruikt om items (opnieuw) te bestellen bij meerdere winkels van een externe leverancier. Daarmee kunnen inkoopworkflows gecentraliseerd worden en wordt een overzicht bijgehouden van de producten die bij verschillende leveranciers zijn besteld, zodat je voorraadnummers blijven kloppen.
Je kunt ook master-orders aanmaken om inkooporders voor verschillende leveranciers en winkels te beheren vanaf een centrale locatie, zoals een magazijn of distributiecentrum.
Een inkooporder aanmaken
- Ga naar Voorraad > Nieuwe inkooporder.
- Selecteer voor multistoreaccounts in het vervolgkeuzemenu Locatie de winkel waarvoor je de inkooporder aanmaakt. Het verzendadres voor de winkel die je selecteert verschijnt op de inkooporder.
- Selecteer onder Gegevens de leverancier in het vervolgkeuzemenu Leverancier.
- Klik op Wijzigingen opslaan.
Je wordt naar de hoofdpagina voor deze inkooporder geleid.
Een inkooporder invullen
Leveranciersinformatie
Je kunt het accountnummer, de contactgegevens, de naam van de vertegenwoordiger en de algemene opmerkingen van de leverancier bijwerken in de sectie van de leverancier op de inkooporderpagina.
Om meer informatie toe te voegen, klik je op de naam van de leverancier om naar de uitgebreide leverancierspagina te gaan.
Hier kun je de valuta van de leverancier wijzigen, catalogusinstellingen wijzigen, bijwerken vanuit de catalogus en de website van de leverancier toevoegen.
Opmerkingen toevoegen
Je kunt opmerkingen aan je inkooporder toevoegen door ze in de sectie Algemene opmerkingen te typen.
Alle tekst in het veld Algemene opmerkingen verschijnt ook in de lijst met inkooporders (die je kunt vinden onder Voorraad > Inkooporders).
Inzicht in de secties Samenvatting Check-in en Kosten
Op inkooporders kun je het subtotaal en de hoeveelheid en kosten van alle bestelde items zien en vergelijken met ingecheckte items. De onderdelen Samenvatting Check-in en Kosten van inkooporders bevatten de volgende belangrijke velden:
- Totaal ontvangen: de som van de kosten van ingecheckte items voordat de korting, verzendkosten en/of winkeltegoeden worden toegepast. Wanneer je items incheckt en de inkooporder opslaat, wordt dit veld bijgewerkt. Wanneer je klikt op Printen> Order wordt dit veld opgenomen in het document.
- Totaal besteld: de som van de kosten van alle bestelde items voordat de korting, verzendkosten en/of winkeltegoeden worden toegepast. Wanneer je klikt op Printen> Order wordt dit veld opgenomen in het document.
- Subtotaal: de som van de kosten van alle bestelde items voordat de korting, verzendkosten en/of winkelkredieten worden toegepast.
- Totaal besteld (onder Kosten): de som van de kosten van alle bestelde items, inclusief verzendkosten, andere aanpassingen en/of toegepaste kortingen.
Je kunt aangepaste velden aanmaken voor aanvullende inkooporderinformatie.
Items toevoegen
Om items te bestellen, moet je de gewenste items aan de inkooporder toevoegen. Om een groot aantal items in één keer te importeren, kun je batch-items naar een inkooporder importeren. Je kunt items ook handmatig opzoeken, ze op basis van herbestellingspunten toevoegen of speciale order-items toevoegen.
Kosten toepassen
De kosten in de kolom INKOOPPRIJS PER STUK zijn gebaseerd op de kosten van het item bij de gespecificeerde leverancier, aangepast voor verzendkosten en/of kortingen, en vervolgens gedeeld door het aantal eenheden in het ORDER-AANTAL voor elk item.
- Je kunt de kosten aanpassen door in het veld RETAIL VERKOOPPRIJS van het item te klikken en een nieuwe verkoopprijs in te voeren.
De standaardprijs in dit veld is de prijs van het item bij de geselecteerde leverancier. Je kunt de prijs per leverancier van een item eventueel aanpassen. Dit heeft gevolgen voor de standaardprijs voor deze inkooporder en voor toekomstige transacties waar dit item deel van uitmaakt.
- Selecteer in het vervolgkeuzemenu Shipping Cost (Verzendkosten) de optie voor verzendkosten van je voorkeur.
Je kunt voor de verzendkosten van je inkooporder kiezen uit drie opties:
-
Niet toepassen op items
Als je deze optie kiest, blijft de eenheidsprijs van het item ongewijzigd. Dit was eerder de standaardoptie.
-
Splitsen op basis van leveranciersprijs
Als je deze optie kiest, worden de verzendkosten toegepast op basis van de huidige eenheidsprijs van elk item.
-
Evenredig splitsen op basis van itemhoeveelheid
Als je deze optie kiest, worden de verzendkosten toegepast op basis van de hoeveelheid items die bij elke leverancier is besteld.
-
- Selecteer in het vervolgkeuzemenu Korting de kortingsoptie van je voorkeur.
Selecteer $ of % om te bepalen of de korting een bedrag in dollars of een percentage is.
Om een korting toe te voegen en de eenheidskosten nog wel te kunnen bewerken, moet je Don't apply to items (Niet toepassen op items) selecteren in de velden Shipping (Verzending) en Korting.
Er zijn vier opties voor het verwerken van kortingen voor je inkooporder:
-
Niet toepassen op items
Als je deze optie kiest, blijft de eenheidsprijs van het item ongewijzigd. Dit was eerder de standaardoptie.
-
Splitsen op basis van leveranciersprijs
Als je deze optie kiest, wordt de korting toegepast op basis van de huidige eenheidsprijs van elk item.
-
Evenredig splitsen op basis van itemhoeveelheid
Als je deze optie kiest, wordt de korting toegepast op basis van de hoeveelheid bestelde items van elke leverancier.
-
Handmatig toepassen op afzonderlijke items
Als je deze optie kiest, kun je een korting toepassen op een of meer specifieke items.
-
- Zodra je je voorkeursopties voor verzending en korting hebt geselecteerd, klik je op de knop Wijzigingen toepassen om je keuzes te bevestigen.
Als je ervoor hebt gekozen om een korting toe te passen op afzonderlijke items, moet je de juiste korting invoeren in de sectie KORTING PER EENHEID.
De optie die je kiest voor Verzending en Korting wordt opgeslagen voor de volgende inkooporder die je maakt.
- Om de status van je inkooporder te wijzigen, klik je op de knop Besteld of selecteer je Besteld in het vervolgkeuzemenu onder Status. Vervolgens klik je op Wijzigingen opslaan.