Een workflow voor inkooporders omvat drie belangrijke stappen:

1. Een inkooporder aanmaken.
2. De inkooporder naar de leverancier verzenden.
3. De gekochte items ontvangen.

OPMERKING: je kunt items per batch importeren in een inkooporder.

Inkooporders zijn ook zodanig ontworpen dat ze belangrijke velden bevatten als Subtotaal, Totaal, Totaal besteld en Totaal ontvangen, wat ze handig en intuïtief maakt om te gebruiken tijdens je inkoopproces.

Belangrijke velden in de secties Samenvatting Check-in en Kosten

Het is belangrijk voor onze winkeliers om het subtotaal van hun inkooporders en de hoeveelheid en kosten van alle bestelde items te zien in vergelijking met ingecheckte items. Vanwege deze behoefte hebben inkooporders niet alleen velden voor verzending, kortingen en winkelkredieten, maar zijn ze ook zo ontworpen dat ze de volgende belangrijke velden bevatten in de secties Samenvatting Check-in en Kosten:

• Totaal besteld: de som van de kosten van alle bestelde items voordat de korting, verzendkosten en/of winkelkredieten worden toegepast. Wanneer je klikt op Order printen, wordt dit veld bovendien opgenomen in het document.
• Totaal ontvangen: de som van de kosten van ingecheckte items voordat de korting, verzendkosten en/of winkelkredieten worden toegepast. Wanneer je items incheckt en de inkooporder opslaat, wordt dit veld bijgewerkt. En wanneer je klikt op Order printen, wordt dit veld samen met de Ontvangen hoeveelheid van elk item opgenomen in het document.
• Subtotaal: de som van de kosten van alle bestelde items voordat de korting, verzendkosten en/of winkelkredieten worden toegepast.
• Totaal: de som van de kosten van alle bestelde items nadat de korting, verzendkosten en/of winkelkredieten worden toegepast.

1. Een inkooporder aanmaken

1. Klik vanuit het hoofdmenu op Voorraad > Nieuwe inkooporder.
2. Selecteer voor multistoreaccounts onder Status, de winkel waarvoor je de inkooporder aanmaakt. Het verzendadres voor de winkel die je selecteert verschijnt op de inkooporder.
3. Selecteer onder Gegevens de Leverancier. Als de leverancier niet in de lijst staat, kun je deze aanmaken door de naam van de leverancier in te voeren en op + Toevoegen te klikken.
4. Klik op Wijzigingen opslaan.
5. Voeg de items die je nodig hebt, waaronder speciale order-items, toe aan de inkooporder met behulp van een van deze methoden.

   Batch-import van nieuwe of bestaande items	Items importeren in een inkooporder
   Handmatig zoeken naar items	Zoek naar de items in alle winkels en selecteer vervolgens individuele of meerdere items om toe te voegen aan je inkooporder. Om handmatig items toe te voegen, voer je onder Items toevoegen de itembeschrijving in en klik je vervolgens op + Item toevoegen. Als er slechts één item overeenkomt met je zoekopdracht, wordt het item automatisch toegevoegd. Anders verschijnt er een lijst waaruit je de items die moeten worden toegevoegd, moet selecteren. Schakel In alle catalogi zoeken uit om alleen te zoeken naar items die zijn gekoppeld aan de geselecteerde leverancier. OPMERKING: als je klikt op + Item toevoegen met een leeg zoekveld, worden alle items in alle winkels weergegeven.
   Via herorderingspunten	Als je herorderingspunten voor items en herorderingsniveaus voor de momenteel geselecteerde winkel hebt ingesteld (zie Items toevoegen), kun je de items toevoegen die hun herorderingspunten voor de geselecteerde leverancier hebben bereikt door op Alles automatisch toevoegen te klikken onder Herorderingspunten. Je kunt de items die zijn toegevoegd beperken door de bijbehorende Categorie te selecteren. Voor criteria die worden gebruikt om te bepalen welke items aan de order worden toegevoegd, wordt deze methode gebruikt: Alleen items die hun herorderingspunt hebben bereikt in de momenteel geselecteerde winkel worden toegevoegd. Items moeten een Artikelnummer leverancier van de leverancier van de inkooporder hebben OF de standaardleverancier van het item moet zijn ingesteld op de leverancier van de inkooporder. Het Voorraadaantal van het item en de nabestelde hoeveelheid moet minder dan of gelijk aan het herorderingspunt voor het item zijn.
   Speciale order-items	Als er een speciale order-item bestaat voor de momenteel geselecteerde winkel, klik je in het linker menu op Speciale orders en klik je op + Toevoegen aan inkooporder. De status van het speciale order-item verandert automatisch in Besteld.

6. Pas de hoeveelheden van artikelen waar nodig aan en bewerk waar nodig een van de andere velden.

   OPMERKING:
   • Zie de kolom AANTAL BESTELD om erachter te komen hoeveel van een item er al besteld of nabesteld is in bestaande inkooporders voor dezelfde winkel. De status van de bestaande inkooporders moet zijn ingesteld op Besteld of Check-In om te worden opgenomen in deze kolom.
   • Om je te helpen inkooporders snel te volgen, verschijnt alle tekst in het veld Algemene opmerkingen ook in de lijst INKOOPORDERS door vanuit het hoofdmenu te klikken op Voorraad > Inkooporders.
   • Onder Kosten worden de bedragen voor Verzending en Andere bedragen geëxporteerd naar QuickBooks, indien je dit gebruikt. De hoeveelheid Korting % wordt toegepast op de eenheidsprijs van het item en wordt verwerkt in de totale kosten van de inkooporder.
7. Pas de kosten van de items op de inkooporder waar nodig aan.
   Opmerking: de standaardkosten die zijn ingevuld in dit veld zijn gebaseerd op de leverancierskosten die zijn gekoppeld aan dit item en deze leverancier. Open een item in je voorraad en navigeer naar de pagina artikelnummer leverancier om de standaardkosten van het item aan te passen voor deze leverancier.
8. Als je je in het Verenigd Koninkrijk bevindt, wordt het standaard btw-tarief weergegeven en dit kan worden gewijzigd door het bestaande tarief te verwijderen, een nieuw tarief in te voeren en op Wijzigingen opslaan te klikken. Wanneer je dit doet, wordt het btew-tarief automatisch opnieuw berekend met het nieuwe tarief. Je kunt op Resetten klikken onder de kolom Btw-tarief om het standaard btw-tarief te herstellen en het bedrag aan btw opnieuw te berekenen volgens dat tarief.

9. Sla je wijzigingen op.

2. Een inkooporder naar de leverancier verzenden

1. Klik vanuit het hoofdmenu op Voorraad > Inkooporders.
2. Zoek de inkooporder in de lijst en klik erop.

   OPMERKING: je kunt de lijst filteren op leverancier of winkel.

3. Dien de inkooporder in.
4. Nadat je de order hebt ingediend, klik je op de knop Besteld bovenaan het scherm, of selecteer je Besteld vanuit de lijst Status.

3. Gekochte items ontvangen

1. Klik vanuit het hoofdmenu op Voorraad > Inkooporders.
2. Zoek de inkooporder in de lijst en klik erop.

   OPMERKING: je kunt de lijst filteren op leverancier of winkel.

3. Klik bovenaan de order op Check-in of selecteer Check-in vanuit de lijst Status.
4. Klik op Check-in om je items in te checken met behulp van een van de onderstaande methoden:

   Scannen	Scan met de cursor in het veld Item zoeken de barcode van het item. Voorafgaand aan het scannen kun je het totale aantal dat je wilt inchecken invoeren met behulp van het veld Hoeveelheid. OPMERKING: de barcode moet zijn opgeslagen in de gegevens van het item om deze methode te gebruiken.
   Artikelnummer leverancier	Scan met de cursor in het veld Item zoeken de barcode van het item. Voorafgaand aan het scannen kun je het totale aantal dat je wilt inchecken invoeren met behulp van het veld Hoeveelheid. OPMERKING: de barcode moet zijn opgeslagen in de gegevens van het item om deze methode te gebruiken.
   Itembeschrijving	Voer de itembeschrijving in het veld Item zoeken in, voer het totale aantal in dat je wilt inchecken met behulp van het veld Hoeveelheid en klik vervolgens op Item ontvangen.
   Handmatig inchecken	Voer in de itemlijst de hoeveelheid in die je hebt ontvangen in het veld # Ontvangen in voor het item.
   Alles ontvangen	Klik op de knop Alle items als ontvangen markeren om alle itemaantallen te markeren als ontvangen.

5. Klik op Ontvangen items aan voorraad toevoegen om de aantallen aan je voorraad toe te voegen.
6. Klik op Wijzigingen opslaan. Als er openstaande items of aantallen resteren, herhaal je het ontvangstproces wanneer de items arriveren.
7. Klik bovenaan de order op Voltooid of selecteer Voltooid vanuit de lijst Status.

   OPMERKING: als je QuickBooks gebruikt voor accounting, dan moet, afhankelijk van je QuickBooks-instellingen voor exporteren (in de weergave RAPPORTEN van Lightspeed Retail onder Accounting), een inkooporder mogelijk gemarkeerd zijn als Voltooid voordat deze wordt geëxporteerd naar QuickBooks.