Je kunt terugbetalingen doen of omruilingen verwerken door de oorspronkelijke verkooptransactie te zoeken en terug te betalen (terugbetaling via referentie), of door een nieuwe verkoop te creëren en deze om te zetten in een terugbetaling (een ad hoc-terugbetaling).

Voor een meer nauwkeurige en grondige administratie raden we aan om waar mogelijk de oorspronkelijke transactie terug te betalen.

Een snelle terugbetaling aanmaken

Je kunt een snelle terugbetaling aanmaken met het verkoopscherm. Hiermee wordt het geld van de klant terugbetaald, maar er wordt niet bijgehouden welke verkoop is terugbetaald.

1. Ga naar Verkoop > Terugbetaling.

   

   • Als de knop Terugbetalen niet zichtbaar is in het menu Verkoop, klik dan op Nieuwe verkoop, en keer terug naar het menu Verkoop.
2. Scan de kassabon van de klant in het veld Item of typ het item in dat wordt terugbetaald.

   

3. Selecteer Betaling.
4. Kies de betaalmethode die wordt gebruikt voor de terugbetaling.
5. Selecteer Verkoop voltooien.

De oorspronkelijke verkoop terugbetalen

Het terugbetalen van de oorspronkelijke verkoop is nuttig voor je administratie en kan helpen bij het elimineren van fraude. Het kan ook voorkomen dat je afgeprijsde items voor de volledige prijs terugbetaalt. Als je de oorspronkelijke verkoop wilt terugbetalen, moet je de verkoop opzoeken, de items selecteren die je wilt terugbetalen, optioneel items toevoegen die je wilt omruilen en de betaling verwerken.

De oorspronkelijke verkoop zoeken

Je kunt de oorspronkelijke verkoop zoeken door de kassabon van de klant te scannen , het verkoopnummer op te zoeken (alleen iPad), te zoeken op klantnaam of te zoeken op item(s) (alleen Retail POS).

De kassabon van de klant scannen

Je kunt de kassabon van de klant scannen op de kassa of op de pagina Verkoopgeschiedenis.

• De kassabon scannen op Retail POS

  De kassabon van je klant scannen aan de kassa:

  1. Navigeer naar Verkoop > Terugbetaling.
  2. Scan in het veld Item de kassabon van je klant.

  Je kunt nu de items selecteren die je wilt terugbetalen.

  Zo scan je de kassabon van de klant op de pagina Verkoopgeschiedenis:

  1. Navigeer naar Verkoop > Verkoopgeschiedenis.

     

  2. Scan in de zoekbalk de kassabon van je klant.

     

  3. Klik op Terugbetalen of omruilen.

     

  Je kunt nu de items selecteren die je wilt terugbetalen.

• De kassabon scannen op een iPad

  De kassabon van de klant scannen:

  1. Navigeer naar het tabblad Verkoop.
  2. Tik op het vergrootglaspictogram.

     

  3. Scan de kassabon van de klant.

Zoeken op verkoopnummer (alleen iPad)

Als de kassabon van de klant niet kan worden gescand, maar je wel het kassabonnummer hebt, kun je dit invoeren om de transactie op te zoeken.

1. Navigeer naar het tabblad Verkoop.
2. Voer in het veld Zoeken de laatste 3 cijfers in van het verkoopnummer zoals vermeld op de kassabon.

Zoeken op klantnaam

Als de klant geen kassabon heeft, raden we je aan de klant op naam te zoeken.

• Zoeken op klantnaam in Retail POS

  De klant op naam zoeken:

  1. Navigeer naar Verkoop > Terugbetaling.
  2. Typ in het veld Klant de naam van de klant of een ander doorzoekbaar detail .
  3. Klik op Zoeken.
  • Als je zoekopdracht een unieke overeenkomst heeft, wordt de klant automatisch gekoppeld aan de terugbetaling.
  • Als je zoekopdracht meerdere resultaten oplevert, klik je op + Aan verkoop toewijzen naast het juiste klantaccount.

    

• Klik op Bewerken.

  

• Klik op Verkoop.

  

• Optioneel kun je in het veld Item zoeken naar het item zoeken.
• Klik op het ID-nummer naast de verkoop.

  

• Klik op Terugbetalen.

  

Je kunt nu de items selecteren die je wilt terugbetalen.

• Zoeken op klantnaam op een iPad

  De klant op naam zoeken:

  1. Navigeer naar het tabblad Verkoop.
  2. Typ de naam van je klant in het veld Zoeken.
  3. Optioneel kun je filteren op locatie, kassa of status.
     • Op locatie: selecteer Alle locaties en kies je locatie.
     • Op kassa: selecteer Kassa en kies je kassa.
     • Op status: selecteer Status en kies de verkoopstatus.

     

Zoeken op item (alleen Retail POS)

Als de klant geen kassabon of overeenkomstige verkoop in zijn klantenaccount heeft, raden we aan om het item zelf te zoeken.

De verkoop zoeken op item:

1. Navigeer naar Rapporten > Lijnen.

   

2. Optioneel kun je in het veld Item zoeken naar het item zoeken.

   

• Als je het item moeilijk kunt vinden, kun je je zoekopdracht verfijnen door Geavanceerd te selecteren en je zoekopties verder te bewerken.

Je kunt nu de items selecteren die je wilt terugbetalen.

Items selecteren om terug te betalen

Selecteer op het tabblad Terugbetalen de verkoop de items dat je wilt terugbetalen.

• Items selecteren op Retail POS

  De items selecteren die je wilt terugbetalen:

  1. Klik op Terugbetalen naast elk item dat je wilt terugbetalen.

     

  2. Optioneel kun je een kassabon-opmerking en/of interne opmerking over de retourzending toevoegen.

     

  3. Als je item een serienummer heeft, wordt het serienummer weergegeven. Om het te verwijderen, klik je op Verwijderen.

     

  Je kunt nu de terugbetaling verwerken.

• Items selecteren op een iPad

  De items selecteren die je wilt terugbetalen:

  1. Tik op Refund (Terugbetalen).

     

  2. Selecteer de items die je wilt terugbetalen.

     

  3. Tik op Refund (Terugbetalen).

Items toevoegen om in te wisselen (optioneel)

Als de klant tijdens de terugbetaling ook items wil kopen, kun je een omruiling maken door items aan het tabblad Verkoop toe te voegen. De kassa berekent het verschil tussen het tabblad Verkoop en het tabblad Terugbetalen en geeft duidelijk weer of je aan je klant een terugbetaling verschuldigd bent (totaal van de verkoop is een negatieve waarde) of dat je klant een saldo moet betalen (totaal van de verkoop is een positieve waarde).

• Items omruilen op Retail POS

  De items toevoegen die je wilt terugbetalen:

  1. Klik op het tabblad Verkoop.

     

  2. Voeg de items toe door de barcodes te zoeken of te scannen.

     

• Items omruilen op een iPad

  De items toevoegen die je wilt terugbetalen:

  1. Tik op het vergrootglaspictogram.
  2. Zoek het item.
  3. Tik op + Toevoegen aan verkoop.

     

Je Totaal wordt automatisch aangepast aan de gekochte items en de terugbetaalde items op. Voor een gelijkwaardige omruiling moet je totaal $ 0,00 zijn.

Als je totaal $ 0,00 is, klik je op Betaling en vervolgens op Verkoop voltooien om de omruiling af te ronden.

Als je totaal niet $ 0,00 is, voltooi dan de verwerking van de betaling.

De betaling verwerken

Als het Totaal van de omruiling een positieve waarde heeft, kun je de betaling gewoon verwerken zoals je dat zou doen bij het maken van een verkoop. Op Retail POS is het gedeelte Betaling groen.

Als het totaal van je terugbetaling of inwisseling een negatieve waarde heeft, kan het terugbetaalde bedrag onderworpen zijn aan bepaalde beperkingen op basis van:

• De betaalmethode(n) en bedrag(en) voor de oorspronkelijke transactie.
• De instelling Terugbetalen met voor elke betaalmethoden, onder Instellingen > Betaalmethoden.

Op Retail POS is het gedeelte Terugbetalen oranje.

Als je de oorspronkelijke transactie terugbetaalt en deze is betaald met een creditcard, kun je die kaart selecteren als betaalmethode om het geld automatisch terug te sturen naar de kaart. Dit hangt wel af van je betalingsverwerker en de tijd die is verstreken sinds de transactie. Als je deze kaart selecteert en de terugbetalingstransactie automatisch voltooit, wordt het geld automatisch terug naar die kaart verzonden.

De betalingsverwerker Tyro biedt geen ondersteuning voor terugbetaling rechtstreeks naar de kaart die oorspronkelijk voor de transactie is gebruikt. Selecteer in plaats daarvan dat je naar een creditcard terugbetaalt en veeg/voer de betreffende creditcard in.

Terugbetalen naar een betaalkaart is bij de meeste betalingsverwerkers niet mogelijk.* Als de oorspronkelijke transactie met een betaalkaart is betaald, moet je terugbetalen naar een ander betaalmethode, zoals contant.

*Als je de P400+-betaalterminal met Lightspeed Payments gebruikt, kun je terugbetalen naar een betaalkaart.

Wat nu?