Comprendre les rôles et les accès du personnel

Dans Lightspeed Retail, chaque membre de votre personnel dispose de son propre compte d’utilisateur. Chaque compte d’employé se voit attribuer un rôle qui fournit des autorisations spécifiques à ses tâches quotidiennes. En plus des rôles du personnel disponibles par défaut, vous pouvez créer jusqu’à 21 rôles personnalisés pour mieux répondre à vos besoins.

Quatre rôles par défaut peuvent être attribués au personnel dans Retail POS :

Associé

• Idéal pour le personnel de vente non-cadre.
• Peut traiter des ventes, transférer des stocks et fermer la caisse.
• N’a pas accès aux fonctions de gestion telles que l’ajout et la modification de produits ou l’accès aux rapports.

Gestionnaire

• Idéal pour le personnel de gestion.
• A les mêmes autorisations qu’un associé.
• Peut accéder aux rapports de la boutique qui lui est attribuée.
• Peut ajouter et modifier des articles si nécessaire.

Admin

• Idéal pour le propriétaire de la boutique ou le personnel de direction.
• Accès complet à la consultation et à la modification de toutes les boutiques du compte Retail POS.
• Possibilité de créer plusieurs utilisateurs administrateurs.

Propriétaire

• Niveau d’accès le plus élevé.
• Peut mettre à jour les coordonnées de facturation.
• Peut modifier les informations de paiement de l’abonnement ou le plan.
• Peut résilier le compte.
• Peut exporter des données critiques.
• Peut supprimer les dossiers des clients et du personnel.

En outre, chaque compte Retail POS dispose d’un rôle d’utilisateur principal, créé à l’aide des identifiants utilisés lors de la première inscription à Retail POS.

Le profil de compte de l’utilisateur principal ne peut être modifié que par l’utilisateur principal.

Si un autre membre du personnel doit modifier les renseignements de l’utilisateur principal pour une raison quelconque, il doit envoyer un courriel à l’adresse billing@lightspeedhq.com ou appeler notre service de facturation.

Créer un employé

Créer des comptes individuels pour chacun de vos employés vous permet de suivre l’activité du personnel, notamment les heures travaillées.

1. Accédez à Paramètres > Configuration du personnel.

   

2. Cliquez sur + Nouvel employé.

   

3. Saisissez le nom de l’employé.

   

4. Sélectionnez le rôle de l’employé dans le menu déroulant Rôle.
5. Cliquez sur Enregistrer les modifications.
6. Pour les comptes associés à plusieurs boutiques : Définissez l’accès de l’employé aux boutiques. Par défaut, les nouveaux employés ont accès à toutes les boutiques. Pour restreindre l’accès d’un employé, suivez les instructions ci-dessous :
   1. Désélectionnez l’option Autoriser l’accès à toutes les boutiques.

      

   2. Cliquez sur Modifier.
   3. Cliquez sur Supprimer à côté des boutiques auxquelles vous ne souhaitez pas que l’employé ait accès.

      

   4. Cliquez sur Enregistrer.
7. Renseignez le ou les numéros de téléphone de l’employé, son adresse, et d’autres coordonnées.
8. Sélectionnez son mode de communication préféré.
9. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Créer et modifier des identifiants de connexion

Vous pouvez créer et modifier les identifiants de connexion du personnel, et ainsi permettre à vos employés de se connecter et se déconnecter de votre système Retail en utilisant un code NIP unique.

1. Accédez à Paramètres > Configuration du personnel.
2. Sélectionnez un employé.
3. Cliquez sur Connexion.

   

4. Saisissez un mot de passe et un PIN de verrouillage de l’écran.

   

5. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Créer un rôle du personnel personnalisé

Vous pouvez créer jusqu’à 21 rôles du personnel personnalisés. Chacun de ces rôles doit posséder un nom unique.

1. Accédez à Paramètres > Rôles du personnel.

   

2. Cliquez sur + Nouveau rôle.

   

3. Saisissez un nom unique pour le rôle, puis sélectionnez les autorisations à lui donner.

   

4. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Modifier les autorisations des rôles du personnel

Vous pouvez modifier les rôles du personnel en accédant à Paramètres > Rôles du personnel, puis en cliquant sur un rôle. Vous pouvez archiver un rôle personnalisé si aucun employé actif ne lui est attribué. Les rôles par défaut ne peuvent pas être archivés.

Modifier les autorisations d’un rôle du personnel met automatiquement à jour les autorisations de tous les employés ayant ce rôle.

Comprendre le paramètre Délai de déconnexion automatique

Le paramètre Délai de déconnexion automatique définit un nombre de minutes pendant lesquelles une session Lightspeed Retail POS reste ouverte après l’accès d’un employé par connexion externe.

Nous vous recommandons de configurer le paramètre Délai de déconnexion automatique de manière à ce qu’il corresponde à la durée totale d’un jour ouvrable standard dans votre boutique. Cela permet à votre personnel de toujours avoir accès à votre compte Retail POS (R-Series) et de pouvoir servir les clients, tout en garantissant que votre compte Retail est sécurisé et inaccessible aux employés disposant d’un accès par code NIP en dehors des heures d’ouverture.

Pour configurer ce paramètre, suivez les instructions ci-dessous :

1. Accédez à Paramètres > Options générales.

   

2. Dans le champ Délai de déconnexion automatique, saisissez le nombre total de minutes d’un jour ouvrable standard dans votre boutique.

   

3. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

   

Comprendre le paramètre Vérification du délai du NIP

Le paramètre Vérification du délai du NIP définit le nombre de minutes durant lesquelles un employé a accès à votre compte Retail POS (R-Series) après l’avoir laissé en veille. Ce paramètre verrouille automatiquement le compte et exige un code NIP après un certain délai d’inactivité, ce qui garantit que votre compte Retail est protégé et inaccessible lorsqu’il n’est pas utilisé.

Pour configurer ce paramètre, suivez les instructions ci-dessous :

1. Accédez à Paramètres > Options générales.
2. Dans le champ Vérification du délai du NIP, saisissez le nombre total de minutes durant lesquelles vous souhaitez qu’une session Retail reste ouverte et déverrouillée sans être utilisée.
3. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Comprendre les autorisations des rôles du personnel

Lightspeed Retail offre une grande liberté de personnalisation en ce qui concerne l’accès et les autorisations du personnel.

Général

La section Général comprend les autorisations liées à la gestion générale du compte.

• L’option Général – Tout permet d’activer ou de désactiver toutes les autorisations générales.
• L’option Connexion externe permet à l’utilisateur de se connecter à Lightspeed Retail à partir de tout appareil disposant d’une connexion Internet lorsque la session Lightspeed Retail est fermée. Sans cette autorisation, l’utilisateur ne peut accéder à Lightspeed Retail que localement à l’aide de son NIP d’accès lorsque l’application est ouverte.
• L’option Rapports permet à l’utilisateur d’accéder aux sections Rapports et Accueil (les indicateurs Marge et Profit seront masqués).
• L’option Modifier les entrées de l’horloge de pointage d’un employé permet à l’utilisateur de modifier les entrées de pointage d’arrivée et de départ d’autres employés.
• L’option Service permet à l’utilisateur d’accéder à la section Service.
• L’option Autoriser la fusion de dossiers permet à l’utilisateur de fusionner les dossiers clients.

Sales

La section Ventes comprend les autorisations liées aux transactions de vente.

• L’option Ventes – Toutes permet d’activer ou de désactiver toutes les autorisations liées aux ventes.
• L’option Ventes permet à l’utilisateur d’accéder à la section Ventes. Lorsque cette option est désactivée, l’utilisateur ne peut pas effectuer de ventes.
• L’option Ventes – Remboursement permet à l’utilisateur d’effectuer des remboursements.
• L’option Ventes – Ouverture de la caisse permet à l’utilisateur d’ouvrir une caisse dans Lightspeed Retail pour effectuer des ventes et des remboursements.
• L’option Ventes – Retrait de la caisse permet à l’utilisateur de retirer de l’argent de la caisse.
• L’option Ventes – Fermeture de la caisse permet à l’utilisateur de fermer une caisse.
• L’option Ventes – Modifier les prix permet à l’utilisateur de modifier les prix des articles d’une vente. Si l’utilisateur a également accès aux stocks, il peut modifier le prix d’un article pour toutes les ventes suivantes.
• L’option Ventes – Importation d’un article du catalogue permet à l’utilisateur d’importer des articles depuis des catalogues vers les stocks locaux.
• L’option Ventes – Commandes spéciales et mises de côté permet à l’utilisateur de créer des mises de côté et des commandes spéciales.
• L’option Ventes – Réduction uniquement sur la ligne permet à l’utilisateur d’appliquer une réduction à des lignes d’articles individuelles.
• L’option Ventes – Terminer une vente sans sélectionner de numéro de série permet à l’utilisateur de terminer la vente d’un article possédant un numéro de série sans sélectionner de numéro de série.
• L’option Ventes – Réduction sur la vente totale permet à l’utilisateur d’appliquer une réduction à une vente entière.
• L’option Ventes – Autoriser la création d’un numéro de série lors du passage à la caisse permet à l’utilisateur de créer un nouveau numéro de série pour un article au moment du passage à la caisse.
• L’option Ventes - Voir les ventes des clients dans d’autres boutiques lorsque l’emplacement est limité permet à l’utilisateur de voir l’historique des ventes d’un client dans les boutiques auxquelles l’utilisateur n’a pas accès.

Stocks

La section Stocks comprend les autorisations liées à la gestion des stocks.

Autorisations générales liées aux stocks

• L’option Stocks – Tous permet d’activer ou de désactiver toutes les autorisations liées aux stocks.
• L’option Stocks – Base permet à l’utilisateur d’accéder à la section Stocks et d’ajouter des numéros de série lors de la vente d’articles possédant un numéro de série.
• L’option Stocks – Afficher la quantité disponible pour toutes les boutiques permet à l’utilisateur de voir la quantité en stock d’un article dans toutes les boutiques, même s’il n’y a pas accès. Lorsque cette option est activée, la quantité en stock d’un article dans toutes les boutiques s’affiche lors de la recherche d’un article sur la caisse, dans vos stocks ou dans les ordres de travail, et lorsque vous exportez vos stocks. Lorsqu’elle est désactivée, l’utilisateur peut uniquement connaître la quantité en stock d’un article dans les boutiques auxquelles il a accès.
• L’option Stocks - Créer un transfert dans toutes les boutiques disponibles permet à l’utilisateur de transférer des stocks dans toutes les boutiques disponibles.
• L’option Stocks – Catégories permet à l’utilisateur de modifier les catégories.
• L’option Stocks – Marques permet à l’utilisateur de modifier les marques.
• L’option Stocks – Balises permet à l’utilisateur de modifier les balises.

Autorisations spéciales liées aux stocks

* Pour pouvoir activer ces autorisations, l’option Stocks – Base doit être activée.

• L’option *Stocks – Coût du produit permet à l’utilisateur de voir, modifier et exporter le coût des articles, de voir les indicateurs Marge et Profit (si l’option Rapports est également activée), et de voir la colonne Coût dans le rapport Freinte de stock.
• L’option *Stocks – Création et modification de produits permet à l’utilisateur de créer des articles et de modifier des articles existants. Il peut également modifier des numéros de série existants. L’option Stocks – Coût du produit doit être activée.
• L’option *Stocks – Commandes spéciales permet à l’utilisateur de voir les commandes spéciales existantes.
• L’option *Stocks – Bons de commande permet à l’utilisateur de créer et de modifier des bons de commande.
• L’option *Stocks – Bons de commande - Ajouter les articles reçus aux stocks permet à l’utilisateur d’ajouter les articles reçus dans les bons de commande aux stocks.
• L’option *Stocks - Bons de commande - Ajouter les numéros de série partiellement reçus aux stocks permet à l’utilisateur d’ajouter des numéros de série issus de bons de commande partiellement reçus aux stocks.
• L’option *Stocks – Retours au fournisseur permet à l’utilisateur d’accéder aux retours aux fournisseurs et de les envoyer.
• L’option *Stocks – Dénombrement permet à l’utilisateur de créer des dénombrements des stocks et de saisir des données de dénombrement.
• L’option *Stocks – Dénombrement – Rapprochement permet à l’utilisateur de rapprocher un dénombrement des stocks.
• L’option *Stocks – Transferts permet à l’utilisateur de créer, préparer et recevoir des transferts entre différentes boutiques. Les transferts sont uniquement disponibles pour les comptes regroupant plusieurs boutiques.
• L’option *Stocks – Transferts : Envoyer le stock à transférer permet à l’utilisateur d’envoyer les articles à transférer entre les boutiques.
• L’option *Stocks – Importation d’images et d’articles permet à l’utilisateur d’importer des articles et des images d’articles dans les stocks.
• L’option *Stocks – Fournisseurs permet à l’utilisateur de modifier les fournisseurs. Les options Stocks – Coût du produit et Stocks – Création et modification de produits doivent être activées.
• L’option *Stocks – Raisons de retour aux fournisseurs permet à l’utilisateur de modifier les raisons de retour au fournisseur. Les options Stocks – Coût du produit et Stocks – Création et modification de produits doivent être activées.

eCom

La section eCom comprend les autorisations liées à la gestion d’eCom.

• L’option eCom – Tous permet d’activer ou de désactiver toutes les autorisations liées à eCom.
• L’option eCom – Base permet à l’utilisateur d’accéder à eCom depuis le menu déroulant du menu principal.

Clients

La section Clients comprend les autorisations liées à la gestion des comptes clients.

• L’option Clients – Tous permet d’activer ou de désactiver toutes les autorisations liées aux clients.
• L’option Clients – Base permet à l’utilisateur d’accéder à la section Clients et de modifier les numéros de série existants.
• L’option Clients – Exportation permet à l’utilisateur d’exporter les données clients des sections Clients, Comptes de crédit et Cartes-cadeaux du sous-menu Clients du menu principal, et du rapport Client et article.
• L’option Clients – Limite de crédit permet à l’utilisateur de définir des limites de crédit pour les clients.
• L’option Clients – Suppression de clients permet à l’utilisateur de supprimer des comptes clients et d’anonymiser les données clients sur l’ensemble du compte Retail POS (R-Series).
• L’option Clients – Afficher les numéros de cartes-cadeaux permet à l’utilisateur de voir les numéros des cartes-cadeaux en entier au lieu de n’en voir que les quatre derniers chiffres.
• L’option Clients – Exporter les données des cartes-cadeaux permet à l’utilisateur d’exporter une liste de données des cartes-cadeaux qui comprend les noms, les soldes et les codes des cartes-cadeaux.

Rapports de paiements

La section Rapports de paiements comprend les autorisations liées à la consultation des rapports de paiements.

• L’option Rapports de paiements - Tous permet d’activer ou de désactiver toutes les autorisations liées aux rapports de paiements.
• L’option Rapport – Ventes par carte et versements permet à l’utilisateur de consulter les ventes par carte et d’accéder au rapport Encaissements/Décaissements.

Paramètres

La section Paramètres comprend les autorisations liées aux paramètres généraux du compte.

• L’option Paramètres – Tous permet d’activer ou de désactiver toutes les autorisations liées aux paramètres.
• L’option Paramètres – Base permet à l’utilisateur d’accéder à la section Paramètres.
• L’option Paramètres – Configuration des boutiques permet à l’utilisateur d’accéder à la section Boutiques dans les paramètres.
• L’option Paramètres – Configuration du personnel permet à l’utilisateur d’accéder aux sections Configuration du personnel et Rôles du personnel dans les paramètres.
• L’option Paramètres – Suppression de comptes d’employés permet à l’utilisateur de supprimer les comptes d’employés et d’anonymiser les données du personnel sur l’ensemble du compte Retail POS (R-Series).
• L’option Paramètres – Configuration des ventes permet à l’utilisateur de définir des règles de prix, des réductions, des types de paiement et des taxes.
• L’option Paramètres – Annulation des ventes permet à l’utilisateur d’annuler des transactions.
• L’option Paramètres – Tarification permet à l’utilisateur d’accéder aux paramètres liés à la tarification dans la section Paramètres.
• L’option Paramètres – Gestion financière permet à l’utilisateur d’accéder à l’onglet Gestion financière dans Lightspeed Retail, y compris les paramètres, les rapports et Lightspeed Capital.

Prochaines étapes