Le processus d’un bon de commande se déroule principalement en trois étapes :

1. La création d’un bon de commande ;
2. L’envoi du bon de commande au fournisseur ;
3. La réception des articles achetés.

REMARQUE : Vous pouvez importer des articles en lot à l’aide d’un bon de commande.

Les bons de commande prévoient également des champs de données essentiels, comme le sous-total, le total, le total commandé et le total reçu, ce qui les rend intuitifs et utiles pour votre processus d’achat.

Champs essentiels dans les sections Sommaire des enregistrements et Coûts

Il est important pour nos détaillants de connaître le sous-total de leurs bons de commande ainsi que la quantité et le coût de tous les articles commandés par rapport aux articles reçus. Pour répondre à ce besoin, les bons de commande sont conçus de manière à inclure, outre les champs relatifs à l’expédition, aux réductions et aux crédits, les champs essentiels suivants dans les sections Sommaire des enregistrements et Coûts :

• Total commandé : La somme du coût de tous les articles commandés avant l’application des réductions, des frais d’expédition et des crédits. Ce champ figure également dans le document généré lorsque vous cliquez sur Imprimer la commande.
• Total reçu : La somme du coût des articles reçus avant l’application des réductions, des frais d’expédition et des crédits. Ce champ est mis à jour lorsque vous enregistrez des articles et que vous sauvegardez la commande. De plus, lorsque vous cliquez sur Imprimer la commande, ce champ, de même que la quantité reçue de chaque article, figure dans le document généré.
• Sous-total : La somme du coût de tous les articles commandés avant l’application des réductions, des frais d’expédition et des crédits.
• Total : La somme du coût de tous les articles commandés après l’application des réductions, des frais d’expédition et des crédits.

1. Créer un bon de commande

1. Accédez au menu principal, puis cliquez sur Stocks > Nouvelle commande.
2. Pour les comptes regroupant plusieurs boutiques, sélectionnez la boutique pour laquelle vous créez le bon de commande dans la section État. L’adresse d’expédition de la boutique que vous avez sélectionnée figurera dans le bon de commande.
3. Dans la section Détails, sélectionnez le fournisseur. Si le fournisseur ne figure pas dans la liste, vous pouvez le créer en saisissant son nom, puis en cliquant sur + Ajouter.
4. Cliquez sur Enregistrer les modifications.
5. Ajoutez les articles dont vous avez besoin à votre bon de commande, y compris les articles de commande spéciale, en suivant l’une des méthodes ci-dessous.

   Importation par lot d’articles nouveaux ou existants	Importation d’articles dans un bon de commande
   Recherche manuelle d’articles	Recherchez les articles dans l’ensemble de vos boutiques, puis sélectionnez un ou plusieurs articles à ajouter à votre bon de commande. Pour ajouter manuellement des articles, entrez la description de l’article dans la section Ajouter des articles, puis cliquez sur Ajouter un article. Si un seul article correspond à votre recherche, il est automatiquement ajouté. Sinon, une liste s’affiche et vous pouvez y sélectionner les articles à ajouter. Désactivez l’option Rechercher tous les catalogues pour rechercher seulement des articles associés au fournisseur sélectionné. REMARQUE : Pour afficher tous les articles dans l’ensemble de vos boutiques, laissez le champ de recherche vide et cliquez sur + Ajouter un article.
   Recherche par seuils de réapprovisionnement	Si vous avez réglé des seuils et des niveaux de réapprovisionnement pour les articles de la boutique sélectionnée (consultez l’article Ajout d’articles), vous pouvez ajouter les articles ayant atteint leur seuil de réapprovisionnement pour le fournisseur sélectionné en cliquant sur + Ajouter tout automatiquement dans la section Réapprovisionnement d’articles. Vous pouvez limiter les articles qui sont ajoutés en sélectionnant leur catégorie correspondante. Voici les critères utilisés pour déterminer les articles ajoutés à la commande en utilisant cette méthode : Seuls les articles ayant atteint leur seuil de réapprovisionnement dans la boutique sélectionnée sont ajoutés ; Les articles doivent être associés à un identifiant de fournisseur indiqué sur le bon de commande du fournisseur OU être associés à un fournisseur par défaut indiqué sur le bon de commande du fournisseur ; La quantité des articles en stock et en livraison différée doit être inférieure ou égale au seuil de réapprovisionnement de l’article.
   Articles de commande spéciale	S’il existe un article de commande spéciale pour la boutique sélectionnée, cliquez sur Commandes spéciales dans le menu de gauche, puis sur + Ajouter au bon de commande. L’état de l’article de commande spéciale passe automatiquement à Commandé.

6. Au besoin, ajustez la quantité des articles et modifiez les autres champs.

   REMARQUES :
   • Pour connaître la quantité d’un article déjà commandé ou en livraison différée sur les bons de commande existants d’une même boutique, reportez-vous à la colonne QTÉ EN COMM. Les quantités apparaissent dans cette colonne seulement si l’état des commandes existantes est réglé à Commandé ou Enregistrement.
   • Pour vous aider à repérer rapidement les bons de commande, le texte saisi dans le champ Remarques générales figure aussi dans la liste BONS DE COMMANDE accessible à partir du menu principal > Stocks > Bons de commande.
   • Les montants des lignes Expéditions et Autre (+/-) dans la section Coûts sont exportés dans QuickBooks, si vous l’utilisez. Le montant de la ligne Réduction est appliqué au coût unitaire de l’article et est pris en compte dans le coût total du bon de commande.
7. Ajustez le coût des articles dans le bon de commande au besoin.
   Remarque : Le coût par défaut figurant dans ce champ correspond au coût du fournisseur associé à cet article et à ce fournisseur. Pour ajuster le coût par défaut d’un article pour ce fournisseur, cliquez sur l’article dans vos stocks, puis accédez à la page Identifiants du fournisseur.
8. Si vous êtes au Royaume-Uni, le taux de TVA par défaut est affiché et peut être modifié. Pour ce faire, supprimez le taux existant, saisissez un nouveau taux et cliquez sur Enregistrer les modifications. Le montant de la TVA sera alors automatiquement recalculé en fonction du nouveau taux. Pour rétablir le taux de TVA par défaut et recalculer le montant de la TVA en fonction de ce taux, cliquez sur Réinitialiser dans la colonne Taux de taxe.

9. Enregistrez vos modifications.

2. Envoyer un bon de commande au fournisseur

1. Accédez au menu principal, puis cliquez sur Stocks > Bons de commande.
2. Trouvez le bon de commande dans la liste et sélectionnez-le.

   REMARQUE : Vous pouvez filtrer les bons de commande dans la liste par fournisseur ou par boutique.

3. Soumettez le bon de commande.
4. Après avoir soumis la commande, cliquez sur le bouton Commandé en haut de l’écran ou sélectionnez Commandé dans la liste déroulante sous État.

3. Recevoir les articles achetés

1. Accédez au menu principal, puis cliquez sur Stocks > Bons de commande.
2. Trouvez le bon de commande dans la liste et sélectionnez-le.

   REMARQUE : Vous pouvez filtrer les bons de commande dans la liste par fournisseur ou par boutique.

3. En haut de la commande, cliquez sur Enregistrement ou sélectionnez Enregistrement dans la liste déroulante sous État.
4. Enregistrez vos articles en recourant à l’une des méthodes suivantes :

   Numérisation	Placez le curseur dans le champ Recherche d’articles et numérisez le code à barres de l’article. Avant de numériser, vous pouvez saisir le nombre total d’unités que vous souhaitez enregistrer dans le champ QTÉ REÇUE. REMARQUE : Le code à barres doit figurer dans les détails de l’article pour que vous puissiez utiliser cette méthode.
   Identifiant de fournisseur	Placez le curseur dans le champ Recherche d’articles et saisissez l'identifiant du fournisseur.
   Description de l’article	Saisissez la description de l’article dans le champ Recherche d’articles, entrez le nombre total d’unités que vous souhaitez enregistrer dans le champ QTÉ REÇUE, puis cliquez sur Article reçu.
   Enregistrement manuel	Dans la liste d’articles, entrez la quantité que vous avez reçue d’un article dans le champ QTÉ REÇUE correspondant.
   Enregistrement de tous les articles comme reçus	Pour marquer toutes les quantités d’articles comme étant reçues, cliquez sur le bouton Marquer tous comme reçus.

5. Cliquez sur Ajouter les articles reçus aux stocks pour ajouter les quantités d’articles à vos stocks.
6. Cliquez sur Enregistrer les modifications. Si des articles ou des quantités sont encore en attente, répétez le processus lorsque vous recevrez les articles.
7. Cliquez sur Terminé en haut de la commande, ou sélectionnez Terminé dans la liste déroulante sous État.

   REMARQUE : Si vous utilisez QuickBooks pour votre comptabilité, il se peut que vous deviez marquer un bon de commande comme terminé pour pouvoir l’exporter vers QuickBooks. Cela dépend des paramètres que vous avez définis sous Configuration des exportations QuickBooks (situés dans l’écran RAPPORTS de Lightspeed Retail, sous Comptabilité).