Création de bons de commande

Le flux de travail d'un bon de commande comporte trois étapes principales :

  1. Création d'un bon de commande.
  2. Envoi du bon de commande au fournisseur.
  3. Réception des articles achetés.

CONSEIL : Vous pouvez importer des articles par lot dans un bon de commande.

Pour créer un bon de commande

  1. Dans le menu principal, cliquez sur Stocks > Nouvelle commande.
  2. Pour les comptes multienseignes, sélectionnez la boutique pour laquelle vous créez le bon de commande sous Statut. L'adresse d'expédition de la boutique sélectionnée figure sur le bon de commande.
  3. Sous Détails, sélectionnez le fournisseur. Si le fournisseur n'est pas dans la liste, vous pouvez le créer en sélectionnant Nouveau fournisseur au bas de la liste.
  4. Enregistrez les modifications.
  5. Ajoutez les articles voulus, y compris ceux des commandes spéciales, au bon de commande, au moyen de l'une des méthodes ci-après.
    Importation par lot d'articles nouveaux ou existants Importation d'articles dans un bon de commande
    Recherche manuelle d'article

    Recherchez les articles dans l'ensemble des boutiques et sélectionnez un ou plusieurs articles à ajouter à votre bon de commande. Pour ajouter manuellement des articles, sous Ajouter des articles, entrez la description de l'article et cliquez sur + Ajouter des articles. Si un seul article correspond à votre recherche, il est automatiquement ajouté. Sinon, une liste s'affiche et vous pouvez y sélectionner les articles à ajouter. Désactivez l'option Rechercher tous les catalogues pour rechercher seulement des articles associés au fournisseur sélectionné.

    CONSEIL : Pour afficher tous les articles dans l'ensemble des boutiques, cliquez sur + Ajouter des articles avec un champ de recherche vide.

    Par points de réapprovisionnement

    Si vous avez fixé des points et des niveaux de réapprovisionnement pour les articles de la boutique sélectionnée (consultez Ajout d'articles), vous pouvez ajouter les articles ayant atteint leur point de réapprovisionnement pour le fournisseur sélectionné en cliquant sur + Ajouter tout automatiquement sous Ajouter tous les articles dont la quantité est égale ou inférieure au point de réapprovisionnement. Vous pouvez limiter les articles qui sont ajoutés en sélectionnant leur catégorie correspondante. Critères utilisés pour déterminer les articles ajoutés à la commande à l'aide de cette méthode :

    • Seuls les articles ayant atteint leur point de réapprovisionnement dans la boutique sélectionnée sont ajoutés.
    • Les articles doivent être associés à un identifiant de fournisseur indiqué sur le bon de commande du fournisseur OU l'article doit être associé à un fournisseur par défaut indiqué sur le bon de commande du fournisseur.
    • La quantité de l'article en stocks et en souffrance doit être moindre ou équivalente au point de réapprovisionnement de l'article.
    Articles de commande spéciale S'il existe un article de commande spéciale pour la boutique sélectionnée, dans le menu de gauche, cliquez sur Commandes spéciales et ensuite sur + Ajouter au bon de commande. Le statut de cet article de commande spéciale passe automatiquement à Commandé.
  6. Rajustez les quantités d'articles et modifiez tout autre champ, au besoin.

    REMARQUES :
    • Pour vous aider à repérer rapidement des bons de commande, tout texte du champ Remarques générales figure aussi dans la liste BONS DE COMMANDE, dans le menu principal > Stocks > Bons de commande.
    • Sous Coûts, les montants des champs Expédition et Autre sont exportés dans Quickbooks, si vous l'utilisez. Le montant du champ Réduction % est appliqué au coût unitaire de l'article et pris en compte dans le coût total du bon de commande.
  7. Enregistrez les modifications.

Pour envoyer un bon de commande au fournisseur

  1. Dans le menu principal, cliquez sur Stocks > Bons de commande.
  2. Trouvez le bon de commande dans la liste et cliquez dessus.

    REMARQUE : Vous pouvez filtrer la liste par fournisseur ou par boutique.

  3. Envoyez le bon de commande.
  4. Après l'envoi de la commande, cliquez sur le bouton Commandé dans le haut de l'écran ou sélectionnez Commandé dans la liste Statut.

Pour recevoir les articles achetés

  1. Dans le menu principal, cliquez sur Stocks > Bons de commande.
  2. Trouvez le bon de commande dans la liste et cliquez dessus.

    REMARQUE : Vous pouvez filtrer la liste par fournisseur ou par boutique.

  3. Dans le haut de la commande, cliquez sur Enregistrement ou sélectionnez Enregistrement dans la liste Statut.
  4. Vérifiez vos articles.
    Par scanner

    Placez le curseur dans le champ Recherche d'articles, puis scannez le code à barres de l'article. Avant de procéder, vous pouvez entrer le nombre total d'unités à vérifier dans le champ Quantité.

    REMARQUE : Pour utiliser cette méthode, le code à barres doit être indiqué dans les informations sur l'article.

    Identifiant du fournisseur

    Placez le curseur dans le champ Recherche d'articles, puis scannez le code à barres de l'article. Avant de procéder, vous pouvez entrer le nombre total d'unités à vérifier dans le champ Quantité.

    REMARQUE : Pour utiliser cette méthode, le code à barres doit être indiqué dans les informations sur l'article.

    Description de l'article

    Entrez la description de l'article dans le champ Recherche d'articles, entrez ensuite le nombre total d'unités à vérifier dans le champ Quantité et cliquez sur Article reçu.

    Vérification manuelle

    Dans la liste d'articles, entrez la quantité reçue dans le champ # Reçu pour chaque article.

    Tous reçus  Pour indiquer que toutes les quantités d'articles sont reçues, cliquez sur le bouton Marquer tous comme reçus.
  5. Cliquez sur Ajout des articles reçus aux stocks pour ajouter les quantités à vos stocks.
  6. Enregistrez les modifications. Si certains articles sont manquants ou s'il y a certaines quantités en trop, répétez la procédure de réception lorsque l'article est reçu.
  7. Dans le haut de la commande, cliquez sur Terminé ou sélectionnez Terminé dans la liste Statut.

    REMARQUE : Si vous utilisez QuickBooks pour la comptabilité, selon vos paramètres de configuration d'exportation de QuickBooks (situés dans l'écran Rapports sous Comptabilité dans Lightspeed Retail), il est possible que le bon de commande doive porter la mention Terminé pour être exporté dans QuickBooks.

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