Les bons de commande sont utilisés pour commander ou recommander des articles pour plusieurs boutiques auprès d’un fournisseur externe. Ils permettent de centraliser le processus d’achat et de tenir un registre des produits commandés auprès de vos fournisseurs, ce qui assure l’exactitude de vos stocks.

Vous pouvez également créer des commandes consolidées pour gérer les bons de commande de différents fournisseurs et boutiques à partir d’un établissement central, tel qu’un entrepôt ou un centre de distribution.

Créer un bon de commande

1. Accédez à Stocks > Nouvelle commande.

   

2. Pour les comptes regroupant plusieurs boutiques, sélectionnez la boutique pour laquelle vous créez le bon de commande dans la section État. L’adresse d’expédition de la boutique que vous avez sélectionnée figurera dans le bon de commande.

   

3. Sélectionnez le fournisseur dans le menu déroulant Fournisseur de la section Détails.
4. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Vous accéderez à la page principale de ce bon de commande.

Remplir un bon de commande

Renseignements sur le fournisseur

Vous pouvez mettre à jour le numéro de compte, les coordonnées et le nom du représentant du fournisseur, en plus d’ajouter des commentaires, dans la section dédiée au fournisseur de la page du bon de commande.

Pour ajouter des renseignements, cliquez sur le nom du fournisseur pour accéder à la page détaillée du fournisseur.

Vous pouvez y modifier la devise du fournisseur, changer les paramètres du catalogue, effectuer des mises à jour à partir du catalogue et ajouter le site Web du fournisseur.

Ajouter des commentaires

Vous pouvez ajouter des notes à votre bon de commande en les saisissant dans la section Commentaires.

Tout texte contenu dans le champ Remarques générales apparaîtra également dans la liste des bons de commande accessible en cliquant sur Stocks > Bons de commande.

Comprendre les sections Sommaire des enregistrements et Coûts

Les bons de commande vous permettent de comparer le sous-total, la quantité et les coûts de tous les articles commandés par rapport aux articles enregistrés. Les sections Sommaire des enregistrements et Coûts des bons de commande comportent les champs essentiels suivants :

• Total reçu : La somme du coût des articles enregistrés avant l’application des réductions, des frais d’expédition et des crédits. Ce champ est mis à jour lorsque vous enregistrez des articles et que vous sauvegardez la commande. De plus, lorsque vous cliquez sur Imprimer > Commande, ce champ figure dans le document généré.
• Total commandé : La somme du coût de tous les articles commandés avant l’application des réductions, des frais d’expédition et des crédits. De plus, lorsque vous cliquez sur Imprimer > commande, ce champ figure dans le document généré.
• Sous-total : La somme du coût de tous les articles commandés avant l’application des réductions, des frais d’expédition et des crédits.
• Total commandé (sous Coûts) : La somme du coût de tous les articles commandés avant l’application des réductions, des frais d’expédition et des crédits.

Vous pouvez également créer des champs personnalisés pour ajouter des renseignements sur le bon de commande.

Ajouter des articles

Pour commander des articles, vous devez les ajouter au bon de commande. Pour importer plusieurs articles à la fois, vous pouvez les importer en lot dans un bon de commande. Vous pouvez également chercher les articles manuellement, les ajouter selon leur seuil de réapprovisionnement, ou ajouter des articles de commande spéciale.

Appliquer des coûts

Le coût de la colonne COÛT UNITAIRE est basé sur le coût de l’article du fournisseur sélectionné, ajusté pour inclure les frais d’expédition ou les réductions, puis divisé par le nombre d’unités de la colonne QTÉ DE CETTE COMM. pour chaque article.

1. Vous pouvez ajuster les coûts en cliquant sur la case RETAIL PRIX de l’article et en saisissant un nouveau prix de détail.

   Le prix par défaut dans ce champ est le coût de l’article du fournisseur sélectionné. Si vous le souhaitez, vous pouvez ajuster le coût pour le fournisseur, ce qui aura une incidence sur le prix par défaut pour ce bon de commande et pour toutes les transactions à venir impliquant cet article.

2. Dans le menu déroulant Coûts d'expédition, sélectionnez l’option de frais d’expédition que vous souhaitez appliquer.

   

   Trois options permettent de gérer les frais d’expédition pour le bon de commande :

   • Ne pas appliquer aux articles

     Sélectionner cette action n’aura aucune incidence sur le coût unitaire de l’article. Auparavant, il s’agissait de l’option par défaut.

     

   • Diviser en fonction du coût du fournisseur

     Sélectionner cette option appliquera les frais d’expédition en fonction du coût unitaire actuel de chaque article.

     

   • Diviser en parts égales en fonction de la quantité d’articles

     Sélectionner cette option appliquera les frais d’expédition en fonction de la quantité d’articles commandée auprès de chaque fournisseur.

     

3. Dans le menu déroulant Réduction, sélectionnez l’option de réduction que vous souhaitez appliquer.

   Sélectionnez $ ou % pour ajouter une réduction en dollars ou en pourcentage.

   

   Pour ajouter une réduction tout en ayant la possibilité de modifier le coût unitaire, vous devez sélectionner Ne pas appliquer aux articles dans les champs Coûts d’expédition et Réduction.

   Quatre options permettent de gérer les réductions pour le bon de commande :

   • Ne pas appliquer aux articles

     Sélectionner cette action n’aura aucune incidence sur le coût unitaire de l’article. Auparavant, il s’agissait de l’option par défaut.

     

   • Diviser en fonction du coût du fournisseur

     Sélectionner cette option appliquera la réduction en fonction du coût unitaire actuel de chaque article.

     

   • Diviser en parts égales en fonction de la quantité d’articles

     Sélectionner cette option appliquera la réduction en fonction de la quantité d’articles commandée auprès de chaque fournisseur.

     

   • Appliquer manuellement à des articles individuels

     Sélectionner cette option vous permet d’appliquer une réduction à un ou plusieurs articles spécifiques.

     

4. Une fois les préférences en matière d’expédition et de réduction sélectionnées, cliquez sur le bouton Appliquer les modifications pour enregistrer.

   

   Si vous avez appliqué une réduction à des articles individuels, vous devez saisir la réduction dans la section RÉDUCTION UNITAIRE.

   

   Les options d’expédition et de réduction sélectionnées seront enregistrées pour le prochain bon de commande que vous créerez.

5. Pour modifier l’état de votre commande, cliquez sur le bouton Commandé ou sélectionnez Commandé dans le menu déroulant sous État, puis cliquez sur Enregistrer les modifications.

   

Prochaines étapes