Les commandes spéciales vous permettent de vendre des articles en rupture de stock afin de ne pas perdre une vente lorsqu’un client souhaite acheter un article hors stocks. Depuis PDV détaillants, vous pouvez commander plus de stocks auprès de vos fournisseurs ou d’autres boutiques et contacter vos clients lorsqu’ils peuvent récupérer leur commande.

Une vente doit être ouverte pour que vous puissiez créer une commande spéciale. Vous pouvez également effectuer une commande spéciale au cours d’une vente habituelle.

Créer une commande spéciale

Pour accéder aux commandes spéciales depuis un iPad, appuyez sur l’onglet Gestionnaire de la page Profil, et suivez les étapes ci-dessous.

1. Accédez à Ventes > Commande spéciale.

   

2. Ajoutez un client à la vente.
3. Ajoutez des articles à votre commande spéciale. La commande spéciale est ensuite confirmée. Si le client n’a pas besoin de verser de dépôt, vous pouvez quitter la page ou ouvrir une nouvelle vente.

   

4. Si le client souhaite ajouter un dépôt :
   1. Cliquez sur Paiement.
   2. Cliquez sur Dépôt.

      

   3. Saisissez un montant dans le champ Montant du dépôt. Si vous utilisez Paiements Lightspeed, vous pouvez également recevoir un dépôt à distance via un lien de paiement.

      

   4. Cliquez sur Suivant et terminez la vente.

L’annulation de la vente n’annule pas la commande spéciale. Vous devez supprimer les articles faisant l’objet d’une commande spéciale de la vente avant d’annuler cette dernière. Pour ce faire, cliquez sur l’icône de corbeille à côté des articles concernés. Vous pouvez également annuler manuellement les commandes spéciales.

Créer une commande spéciale pendant une vente

Pour accéder aux commandes spéciales depuis un iPad, appuyez sur l’onglet Gestionnaire de la page Profil, et suivez les étapes ci-dessous.

Si vous avez ajouté des articles à une vente et souhaitez les mettre en commande spéciale, suivez les étapes ci-dessous :

1. Ajoutez un client à la vente.
2. Si vous souhaitez ajouter tous les articles de la vente à la commande spéciale, cliquez sur Tout mettre en commande spéciale. Cette action confirmera la commande spéciale. Si le client n’a pas besoin de verser de dépôt, vous pouvez quitter la page ou ouvrir une nouvelle vente.

   

3. Si vous souhaitez ajouter uniquement certains articles à la commande spéciale, suivez les étapes ci-dessous :
   1. Cliquez sur le nom de l’article.
   2. Dans le menu déroulant Déplacer vers, sélectionnez Commande spéciale.

      

   3. Cliquez sur Enregistrer pour déplacer l’article vers l’onglet Commande spéciale de la caisse et confirmer la commande spéciale. Si le client n’a pas besoin de verser de dépôt, vous pouvez quitter la page ou ouvrir une nouvelle vente.
4. Si le client souhaite ajouter un dépôt :
   1. Cliquez sur Paiement.
   2. Cliquez sur Dépôt.

      

   3. Saisissez un montant dans le champ Montant du dépôt. Si vous utilisez Paiements Lightspeed, vous pouvez également recevoir un dépôt à distance via un lien de paiement.
   4. Cliquez sur Suivant et terminez la vente.

      

5. Si uniquement certains articles de la commande ont été déplacés vers l’onglet Commande spéciale, retournez sur l’onglet Vente pour terminer la vente initiale.

L’annulation d’une vente n’annule pas la commande spéciale. Vous devez supprimer les articles faisant l’objet d’une commande spéciale de la vente avant d’annuler cette dernière. Vous pouvez également annuler manuellement les commandes spéciales.

Gérer les commandes spéciales

Sur iPad, vous pouvez accéder à la page des commandes spéciales uniquement depuis l’onglet Gestionnaire.

Pour accéder à toutes les commandes spéciales ouvertes, accédez à Stocks > Commandes spéciales.

La page Commandes spéciales présente chaque commande accompagnée d’un état d’une certaine couleur :

• Not Ordered (non commandé) (rouge) : l’article en rupture de stock n’a pas été commandé.
• Ordered (commandé) (jaune) : les articles ont été commandés, mais n’ont pas encore été reçus.
• Ordered, Partially Received (commandé, partiellement reçu) (jaune) : certaines unités ont été reçues ou sont en stock, mais d’autres unités ou articles sont encore manquants.
• Ready, Not Called (prêt, non appelé) (vert) : l’article a été reçu, mais le client n’a pas été contacté.
• Ready For Pickup (prêt pour le retrait) (vert) : l’article a été reçu et la commande est prête à être récupérée par le client.

Chaque commande indique également le nom du client, les articles, la quantité requise, la quantité déjà réservée, et combien d’unités ont été commandées et reçues.

Imprimer les commandes spéciales

Vous pouvez imprimer une liste de toutes vos commandes spéciales ouvertes en cliquant sur l’icône d’impression au sommet de la page.

Vous pouvez imprimer un reçu pour une commande spéciale individuelle en cliquant sur l’icône d’impression à côté de la commande. Les commentaires saisis dans le champ Commentaires seront imprimés sur le reçu.

Commander des articles de commande spéciale

Après avoir confirmé les articles en commande spéciale, les articles en stock seront réservés pour cette commande. Les articles en rupture de stock peuvent être ajoutés directement aux bons de commande ou aux transferts de stocks, au besoin. Vous pouvez également ajouter des commandes spéciales à des bons de commande depuis l’API PDV détaillants.

Si seules certaines unités d’une commande spéciale sont en stock, elles seront réservées pour cette commande ; les autres unités seront ajoutées au bon de commande ou au transfert. Ces commandes spéciales présentent l’état Ordered, Partially Received (commandé, partiellement reçu), même si le bon de commande ou le transfert des unités manquantes n’a pas encore été envoyé.

Ajouter un dépôt à une commande spéciale déjà créée

1. Accédez à Stocks > Commandes spéciales.

   

2. Recherchez la commande spéciale de votre client à l’aide des filtres de recherche, ou en numérisant le code à barres du reçu dans le champ Article.
3. Cliquez sur l’icône de panier pour transférer la commande sur la caisse.

   

4. Cliquez sur Paiement.
5. Cliquez sur Dépôt.

   

6. Saisissez un montant dans le champ Montant du dépôt.

   

7. Cliquez sur Suivant et terminez la vente.

Ajouter des articles à une commande spéciale existante

Pour ajouter des articles à une commande spéciale ou modifier leur quantité, suivez les étapes ci-dessous :

1. Accédez à Stocks > Commandes spéciales.

2. Recherchez la commande spéciale de votre client à l’aide des filtres de recherche, ou en numérisant le code à barres du reçu dans le champ Article.

3. Cliquez sur l’icône de panier pour transférer la commande sur la caisse.

   

4. Ajoutez des articles à la commande spéciale ou modifiez leur quantité dans le champ QTÉ. Vos stocks seront automatiquement mis à jour :
   • Si les articles n’ont pas encore été commandés, la quantité à commander suggérée lors de la création d’un bon de commande ou d’un transfert de stocks sera automatiquement mise à jour.
   • Si les articles ont été commandés, la quantité à réserver pour la commande spéciale sera mise à jour. Si la quantité commandée n’est pas suffisante, toutes les unités disponibles seront réservées pour la commande spéciale. La quantité restant à commander sera suggérée lors de la création d’un nouveau bon de commande ou d’un nouveau transfert.
5. Si le client n’a pas besoin de verser de dépôt, vous pouvez quitter la page ou ouvrir une nouvelle vente.
6. Si le client souhaite ajouter un dépôt :
   1. Cliquez sur Paiement.
   2. Cliquez sur Dépôt.

      

   3. Saisissez un montant dans le champ Montant du dépôt. Si vous utilisez Paiements Lightspeed, vous pouvez également recevoir un dépôt à distance via un lien de paiement.

      

   4. Cliquez sur Suivant et terminez la vente.

Finaliser une commande spéciale

Lorsque vous finalisez une commande spéciale, si les articles ont été commandés depuis l’onglet Commandes spéciales du bon de commande ou du transfert de stocks, l’état de la commande passera automatiquement à Ready, Not Called (prêt, non appelé) à la réception des articles.

Si les articles ont été commandés via un bon de commande ou un transfert standard, cliquez sur Prêt pour faire passer l’état de la commande à Ready, Not Called (prêt, non appelé). Cette action n’est possible que si tous les articles de la commande sont en stock.

Après avoir contacté le client, cochez la case Appelé. L’état de la commande passera alors à Ready For Pickup (prêt pour le retrait).

Lorsque votre client vient retirer sa commande spéciale :

1. Accédez à Stocks > Commandes spéciales.
2. Recherchez la commande spéciale de votre client à l’aide des filtres de recherche, ou en numérisant le code à barres du reçu dans le champ Article.
3. Cliquez sur l’icône de panier pour transférer la commande sur la caisse.

   

4. Cliquez sur Finaliser à côté des articles étiquetés Prêt pour le ramassage, ou cliquez sur Tout finaliser pour sélectionner tous les articles.

   

   Si la commande spéciale a été finalisée par erreur, cliquez sur Pas terminé pour annuler.
   

5. Cliquez sur Paiement.
6. Encaissez le paiement du client ou utilisez le solde du compte s’il a versé un dépôt pour la commande spéciale, puis terminez la vente.

   

Annuler une commande spéciale

Annuler une vente sur la caisse n’annule pas automatiquement une commande spéciale. Pour annuler une commande spéciale :

1. Accédez à Stocks > Commandes spéciales.

   

2. Recherchez la commande spéciale de votre client à l’aide des filtres de recherche, ou en numérisant le code à barres du reçu dans le champ Article.
3. Cliquez sur l’icône de corbeille à côté de la commande spéciale, puis cliquez sur OK.

   

4. Si le client a payé la commande ou a versé un dépôt, vous devez traiter le remboursement manuellement :
   1. Accédez à Ventes, puis cliquez sur Afficher tout sous Transactions du jour.

      

   2. Recherchez la commande spéciale annulée. Les commandes spéciales annulées se trouvent dans la section Terminé, mais ne seront pas accompagnées d’un montant.
   3. Cliquez sur l’icône de panier pour transférer la commande spéciale annulée sur la caisse.

      

   4. Sélectionnez le mode de remboursement dans le menu déroulant Remboursement à effectuer sur.
   5. Saisissez le montant à rembourser dans le champ Montant du remboursement, puis cliquez sur OK.

      

   6. Effectuez le remboursement.

Prochaines étapes