Hoi, hoe kunnen we je helpen?

Terugboekingen voorkomen

Hoewel terughaalverzoeken en terugboekingen een natuurlijk onderdeel zijn van de verwerking van creditcardtransacties betekent dit niet dat je niets kunt doen om de aantallen te beperken. Wij helpen je graag met een lijst van preventieve maatregelen die je als Lightspeed-winkelier kunt nemen om het aantal gevallen te helpen reduceren.

Waarom is het belangrijk om preventieve actie te ondernemen?

Je terugboekingspercentage (of de verhouding terugboekingen ten opzichte van transacties) wordt doorgaans berekend met de volgende vergelijking:

Totaal aantal terugboekingen per maand
_________________________________

Totaal aantal transacties per maand

= Terugboekingspercentage (%)

De vergelijking kan ietwat variëren per kaartnetwerk, maar elk kaartnetwerk volgt deze formule in een of andere vorm. Als je terugboekingspercentage een bepaalde drempel overschrijdt (welke, nogmaals, ietwat kan variëren per kaartnetwerk), loop je het gevaar beschouwd te worden als een eigenaar met een hoog risico. Als je terugboekingspercentage niet teruggebracht wordt tot onder de drempel, kunnen kaartnetwerken ophouden zaken met je te doen, waardoor het onmogelijk wordt om kaarttransacties te accepteren.

Er bestaat geen waterdichte methode om alle terugboekingen te voorkomen, maar we hebben een lijst samengesteld van goede werkwijzen die nuttig zijn om te kennen.

Preventieve maatregelen voor kaarttransacties in de winkel

Gebruik een duidelijke factuuromschrijving.

Een factuuromschrijving is de informatie die naast een afschrijving van je winkel op het bankafschrift van je klant staat. Je factuuromschrijving wordt opgezet door het team van Lightspeed Payments, zodat die beschrijvend en gemakkelijk te herkennen is, waardoor verwarring wordt voorkomen.

Voltooi de transactie niet als het autorisatieverzoek werd afgewezen.

Als je een afwijzing ontvangt, herhaal het autorisatieverzoek dan niet. Een niet-geautoriseerde transactie kan gemakkelijk worden geretourneerd als een terugboeking.

Print of e-mail informatieve kassabonnen.

Zorg dat je kassabon duidelijk je winkel, locatie, telefoonnummer en de gekochte items aanduidt. Dit helpt om het geheugen van je klanten op te frissen aangaande hun aankoop. Bovendien wordt jouw contactinformatie hiermee aan je klanten geleverd voor als ze vragen hebben.

Vermeld duidelijk je beleid en algemene voorwaarden.

Zorg dat je verkoop-/retourbeleid en algemene voorwaarden niet alleen direct beschikbaar zijn en actief worden gecommuniceerd, maar dat ze ook gemakkelijk te begrijpen zijn en dat ermee te werken valt. Zolang het gemakkelijker is om met jou als een eigenaar een situatie op te lossen dan om een terugboeking aan te vragen, zullen klanten niet snel zonder jou naar een oplossing op zoek gaan.

Verplicht je klanten tot het aanleveren van identificatiebewijs of handtekeningen.

Als je de identiteit van een klant bevestigt en/of een handtekening vereist als een klant zijn of haar reservering, speciale bestelling of zending/ophalen in de winkel-bestelling ophaalt, heb je bewijs waarmee je kunt verzekeren dat een verkoop legitiem is. Zodra je een identificatiemiddel hebt gecontroleerd en de identiteit van de klant is bevestigd, bewaar de informatie dan niet. Wat betreft handtekeningen: verzamel ze op afzonderlijke bonnen in plaats van op een enkele lijst voor alle bestellingen. Hierdoor voorkom je dat klanten of fraudeurs de namen en bestellingen van andere klanten zien op het moment dat ze een handtekening zetten.

Leid je werknemers op.

Zorg dat je werknemers de bovenstaande preventieve maatregelen die op hen van toepassing zijn begrijpen en deze consequent in de praktijk brengen.

Preventieve maatregelen voor kaarttransacties op afstand

Als je betalingen voor leveringen via de telefoon of online accepteert, pas dan op voor:

meerdere transactiepogingen vanuit hetzelfde IP-adres, maar met verschillende kaarten.

Een fraudeur kan verschillende kaarten testen om te bepalen welke er werken.

transacties met hetzelfde verzendadres, maar andere kaarten.

Hoewel dit geen doordachte fraude is, kunnen fraudeurs deze tactiek nog steeds proberen. Controleer in beginsel altijd de verzendadressen en kaartadressen.

transacties met dezelfde kaart voor verschillende verzendadressen.

Deze aanpak is vergelijkbaar met de bovenstaande, behalve dat een fraudeur een kaartnummer kan hebben gedeeld of naar verschillende locaties kan verzenden.

meerdere bestellingen met enigszins van elkaar afwijkende creditcardnummers.

Een fraudeur kan een lijst van creditcardnummers hebben gekocht en is deze systematisch aan het testen.

pogingen tot transacties van geleidelijk kleiner wordende eurobedragen.

Uitgevende banken hebben verfijnde fraudecontroles. Een aantal van deze controles weigert verdachte transacties boven bepaalde drempels. Een fraudeur kan proberen een item te kopen tegen een lager dollarbedrag om te proberen te weten te komen wat deze drempels zijn.

een klant die problemen heeft met het verstrekken van persoonsgegevens.

Met name bij telefonische bestellingen is dit een reden tot argwaan.

meerdere kaarten worden gebruikt voor dezelfde bestelling.

Dit is ook vergelijkbaar met de bovenstaande scenario's, waarbij een fraudeur wellicht probeert om te bepalen welke kaarten werken en wat de aankooplimieten ervan zijn.

bestellingen die groter zijn dan verwacht.

Vertrouw op je instinct als iets niet goed voelt.

kaarten met een onjuiste vervaldatum.

Als een transactie herhaaldelijk verschillende en foute vervaldatums heeft, kan het zijn dat een fraudeur probeert dit nummer te raden. Dit is een duidelijke indicatie dat de persoon niet de originele kaart in zijn of haar bezit heeft.

in de winkel op te halen bestellingen.

Als je de identiteit van een klant bevestigt en/of een handtekening vereist als een klant in de winkel zijn/haar bestelling ophaalt, heb je bewijs waarmee je kunt verzekeren dat een verkoop legitiem is. Zodra je een identificatiemiddel hebt gecontroleerd en de identiteit van de klant is bevestigd, bewaar de informatie dan niet. Wat betreft handtekeningen: verzamel ze op afzonderlijke bonnen in plaats van op een enkele lijst voor alle bestellingen. Hierdoor voorkom je dat klanten of fraudeurs de namen en bestellingen van andere klanten zien op het moment dat ze een handtekening zetten.

 

Als je bezorgd bent om je terugboekingspercentage en je hebt de bovenstaande preventieve maatregelen al uitgevoerd, aarzel dan niet om contact op te nemen met het supportteam van Lightspeed Payments om je opties te bespreken en wat je nog meer kunt doen om het aantal terugboekingen dat van je wordt gevraagd terug te dringen.

Wat nu?

Handleiding voor het terugboekingsproces

Inzicht in terugboekingen en het terugboekingsproces.

Meer informatie

Terugboekingen beheren

Terugboekingen betwisten en accepteren.

Meer informatie

Was dit artikel nuttig?

Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 2 van 2