Je kunt terugbetalingen doen of omruilingen verwerken door de oorspronkelijke verkooptransactie te zoeken en terug te betalen (terugbetaling via referentie), of door een nieuwe verkoop te creëren en deze om te zetten in een terugbetaling (een ad hoc-terugbetaling). Voor een meer nauwkeurige en grondige administratie raden we aan om waar mogelijk de oorspronkelijke transactie terug te betalen.

Een terugbetaling of omruiling in Lightspeed Retail omvat:

1. Zoeken naar de verkoop die terugbetaald moet worden
2. Items selecteren om terug te betalen
3. Items toevoegen om in te wisselen (optioneel)
4. Een betaling verwerken

Voor instructies over het doen van een terugbetaling of omruiling in de POS-modus van je Retail POS-app ga je naar Terugbetalen en ruilen op je iPad.

1. Zoeken naar de verkoop die terugbetaald moet worden

Het terugbetalen van de oorspronkelijke verkoop is nuttig voor je administratie, en kan helpen bij het elimineren van fraude. Het kan ook voorkomen dat je afgeprijsde items voor de volledige prijs terugbetaalt. Je kunt de oorspronkelijke verkoop vinden door:

• De kassabon van je klant te scannen
• Op de naam van je klant te zoeken
• Op het item van je klant te zoeken

Als je de oorspronkelijke verkoop die terugbetaald moet worden niet kunt vinden, klik dan op Verkoop > Terugbetalen en ga naar 2. Items selecteren om terug te betalen.

De kassabon van je klant scannen

Je kunt de kassabon van je klant in twee omgevingen scannen:

• De kassa
• De weergave verkoopgeschiedenis

De kassabon van je klant scannen aan de kassa:

1. Klik in het hoofdmenu op Verkoop > Terugbetalen.
2. Scan in het veld Item de kassabon van je klant. Het oorspronkelijke item/de oorspronkelijke items die je klant heeft gekocht, verschijnt/verschijnen in het tabblad Terugbetalen van de kassa.

De kassabon van je klant scannen in de weergave verkoopgeschiedenis:

1. Klik in het hoofdmenu op Verkoop > Verkoopgeschiedenis.
2. Scan in de zoekbalk de kassabon van je klant.
3. Klik in het zijpaneel op Terugbetalen of omruilen.

Het oorspronkelijke item dat de klant heeft gekocht, moet nu in het tabblad Terugbetalen van de kassa verschijnen.

Op de naam van je klant te zoeken

Als je klant geen kassabon heeft, raden we aan om op de klant te zoeken:

1. Klik in het hoofdmenu op Verkoop > Terugbetalen.

2. Voer in het veld Klant de naam van je klant in of een van hun andere zoekbare gegevens en klik op Zoeken. Als je zoekopdracht een unieke match oplevert, wordt je klant automatisch aan de terugbetaling gekoppeld. Klik op + Aan verkoop toewijzen naast het juiste klantenaccount als je zoekopdracht meerdere resultaten oplevert.

3. Klik op Bewerken rechts van de naam van de klant om het account van je klant te openen.

4. Klik op Verkoop in het linkermenu in het account van je klant.

5. Zoek het item van de klant door de beschikbare velden en filters te gebruiken.

6. Klik op de verkoop-ID die gekoppeld is aan het item vanuit de zoekresultaten.

7. Klik op de grijze knop Terugbetalen aan de bovenkant van het scherm. Het oorspronkelijke item/de oorspronkelijke items die je klant heeft gekocht bij de verkoop, verschijnt/verschijnen in het tabblad Terugbetalen van de kassa.

Op het item van je klant te zoeken

Als je klant zijn/haar kassabon niet heeft of geen overeenkomende verkoop in zijn/haar klantenaccount heeft, raden we aan op het item zelf te zoeken als een derde alternatief:

1. Klik in het hoofdmenu op Rapporten > Lijnen.

2. Zoek het item van de klant door de beschikbare velden en filters te gebruiken. Als je moeite hebt met het vinden van zijn/haar item en de oorspronkelijke verkoop, kun je je zoekresultaten verfijnen en onderzoeken op basis van de volgende vragen:

   • Wanneer heeft u dit item gekocht?

     • Selecteer een specifieke datum of periode in het veld datum.

   • Heeft u tijdens dezelfde aankoop andere items gekocht?

     • Items die gelijktijdig zijn gekocht hebben dezelfde verkoop-ID. Deze vraag is behulpzaam als het item meerdere keren is gekocht op dezelfde dag.

   • Welke betaalmethode heeft u gebruikt?

     • Je kunt de betaalmethode(n) zien die gebruikt zijn op het moment van aankoop als je klikt op de verkoop-ID en op Betalingen in het linkermenu. Je kunt ook gebruik maken van het rapport Ontvangen betalingen als je liever filtert op betaalmethoden. Deze vraag is ook behulpzaam als het item meerdere keren is gekocht op dezelfde dag.

   • Herinnert u zich de naam van de werknemer die u heeft geholpen?
     • Je kunt het filter Werknemer gebruiken om de zoekresultaten te verfijnen.

3. Klik op de verkoop-ID die gekoppeld is aan het item vanuit de zoekresultaten.

4. Klik op de grijze knop Terugbetalen aan de bovenkant van het scherm. Het oorspronkelijke item/de oorspronkelijke items die je klant heeft gekocht bij de verkoop, verschijnt/verschijnen in het tabblad Terugbetalen van de kassa.

2. Items selecteren om terug te betalen

Selecteer in het tabblad Terugbetalen van de verkoop het item/de items die moeten worden terugbetaald op een van de volgende manieren:

• Klikken: Klik op Terugbetalen aan de linkerkant van de itembeschrijving. De oorspronkelijke hoeveelheid die is verkocht wordt automatisch ingevoerd. Indien nodig pas je de hoeveelheid van de items die moeten worden terugbetaald aan door de gewenste negatieve hoeveelheid in te voeren.

• Scannen: Scan in het veld Item het item/de items tot je de gewenste negatieve hoeveelheid ziet.

Je kunt optioneel klikken op Opmerkingen weergeven klikken om een kassabon-opmerking of een interne opmerking achter te laten. Als je een interne opmerking achterlaat, kun je ook tikken op Tijdstip toevoegen om een tijdstempel (met je naam, de datum en de tijd) toe te voegen.

Items met serienummer selecteren om terug te betalen

Als je items met serienummers wilt terugbetalen, doe je dit vanuit het tabblad Terugbetalen door het serienummer volgens deze stappen te selecteren:

1. Klik naast elk terug te betalen item op Terugbetalen. Deze knop vind je links van de itembeschrijving.
2. Er verschijnt dan een zoekvenster met een of meerdere serienummers van het gekochte item.
3. Selecteer een of meerdere serienummers die je wilt terugbetalen. Je kunt het serienummer ook typen of scannen in het zoekvenster en vervolgens selecteren.
4. Klik daarna op Terugbetalen.

Je gaat dan terug naar het verkoopscherm om door te gaan met de terugbetalingstransactie. Je kunt de hoeveelheid items met serienummer niet wijzigen.

Als je een of meerdere verkeerde serienummers hebt geselecteerd, kun je het geselecteerde nummer verwijderen door naast het serienummer op Verwijderen te klikken.

3. Items toevoegen om in te wisselen (optioneel)

Als de klant tijdens de terugbetaling ook items wil kopen, kun je een omruiling maken door items aan het tabblad Verkoop toe te voegen. De kassa berekent het verschil tussen het tabblad Verkoop en het tabblad Terugbetalen en geeft duidelijk weer of je aan je klant een terugbetaling verschuldigd bent (totaal van de verkoop is een negatieve waarde) of dat je klant een saldo moet betalen (totaal van de verkoop is een positieve waarde).

Om een ​omruiling te beginnen:

1. Volg de voorgaande stappen om de items die moeten worden terugbetaald toe te voegen aan het tabblad Terugbetalen van de verkoop.
2. Schakel over naar het tabblad Verkoop.
3. Voeg de gekochte items toe aan het tabblad verkoop door ze te scannen of door ernaar te zoeken.
4. Pas indien nodig de hoeveelheid van elk item aan naar het gewenste aantal.

Daarna heb je een tabblad Verkoop met alle gekochte items en een tabblad Terugbetalen met alle items die zijn teruggebracht. Het Totaal geeft het te ontvangen of verschuldigde saldo weer nadat beide tabbladen zijn verwerkt. In het geval dat een item wordt ingewisseld voor een ander item van dezelfde prijs (maar bijvoorbeeld in een andere maat), is het saldo $0,00. Voltooi de verkoop om je voorraadaantallen aan te passen voor alle items die bij de omruiling betrokken zijn.

Naast het toevoegen van items aan een omruiling, kun je ook cadeaubonnen verkopen of opwaarderen.

4. De betaling verwerken

Als het Totaal van een omruiling een positieve waarde heeft, is het venster voor de betaalmethode groen, en kun je de betaling eenvoudig verwerken zoals je zou doen bij een verkoop en doorgaan naar sectie 6. De kassabon printen of e-mailen (optioneel).

Als het Totaal van je terugbetaling of omruiling een negatieve waarde heeft, is het venster voor de betaalmethode oranje, en kan het terugbetaalde bedrag onderworpen zijn aan bepaalde beperkingen op basis van:

• De betaalmethode(n) en bedrag(en) voor de oorspronkelijke transactie.
• De instelling Terugbetalen met in Instellingen > Betaalmethoden.

Als bijvoorbeeld $100 van een verkoop van $200 is betaald met de betaalmethode Winkelkrediet en die betaalmethode volgens de instellingen alleen kan worden terugbetaald als Winkelkrediet, moet je de klant ten minste $100 van de totale terugbetaling van $200 terugbetalen in de vorm van winkelkrediet.

Als je de oorspronkelijke transactie terugbetaalt (terugbetaling via referentie) en deze is betaald met een creditcard, kun je die kaart selecteren als betaalmethode om het geld automatisch terug te sturen naar de kaart. Dit hangt wel af van je betalingsverwerker en de tijd die is verstreken sinds de transactie. Als je deze kaart selecteert en de terugbetalingstransactie automatisch voltooit, wordt het geld automatisch terug naar die kaart verzonden.

  

• Terugbetaling naar een creditcard met Tyro

  De betalingsverwerker Tyro biedt geen ondersteuning voor terugbetaling rechtstreeks naar de kaart die oorspronkelijk voor de transactie is gebruikt. Selecteer in plaats daarvan dat je naar een creditcard terugbetaalt en veeg/voer de betreffende creditcard in.

Hetzelfde geldt echter niet voor betaalkaarten. Als de oorspronkelijke transactie is betaald met een betaalkaart, moet je het bedrag terugbetalen naar een ander type betaling, zoals contant geld; terugbetalen naar een betaalkaart is niet mogelijk.

Wat nu?

Terugbetaling is een geweldige manier om een transactie ongedaan te maken en tegelijkertijd zowel de verkoop als de teruggegeven items bij te houden. Soms zou je echter liever willen dat de transactie in de eerste plaats nooit had plaatsgevonden. In dergelijke gevallen kun je de transactie ongedaan maken.