Via speciale orders kun je items bestellen die niet op voorraad zijn. Daardoor loop je geen verkoop mis als een klant iets wil kopen wat niet op voorraad is. Retail POS voorziet je van de tools om meer voorraad te bestellen van leveranciers of verschillende locaties, en om contact op te nemen met je klanten over het ophalen van hun aankopen.

Je moet een geopende verkoop hebben om een speciale order te kunnen maken. Je kunt ook een speciale order maken tijdens een gewone verkoop.

Een speciale order aanmaken

Als je een speciale order wilt openen op een iPad, ga je op de profielpagina naar het tabblad Manager en volg je dezelfde stappen hieronder.

1. Navigeer naar Verkoop > Speciale order.

   

2. Voeg een klant toe aan de verkoop.
3. Voeg de items toe voor de speciale order. Als de items zijn toegevoegd, wordt de speciale order bevestigd. Als de klant geen aanbetaling hoeft toe te voegen, kun je de pagina verlaten of een nieuwe verkoop beginnen.

   

4. Als de klant een aanbetaling wil toevoegen:
   1. Klik op Betaling.
   2. Klik op Aanbetaling.

      

   3. Voeg een bedrag toe aan het veld Bedrag aanbetaling. Als je Lightspeed Payments gebruikt, kun je ook een betaling op afstand via betaallink accepteren.

      

   4. Klik op Volgende en voltooi de verkoop.

Als je de verkoop annuleert, wordt daarmee niet ook de speciale order geannuleerd. Je moet de items van de speciale order verwijderen uit de verkoop voordat je kunt annuleren. Dat doe je door te klikken op het prullenbakpictogram naast het item of door de speciale order handmatig te annuleren.

Een speciale order maken tijdens een verkoop

Als je een speciale order wilt openen op een iPad, ga je op de profielpagina naar het tabblad Manager en volg je dezelfde stappen hieronder.

Als je items aan een verkoop hebt toegevoegd en deze aan een speciale order wilt toevoegen:

1. Voeg een klant toe aan de verkoop.
2. Wil je alle items in de verkoop toevoegen aan de speciale order, dan klik je op Alles op speciale orders. Daarmee bevestig je de speciale order. Als je klant geen aanbetaling hoeft toe te voegen, kun je de pagina verlaten of een nieuwe verkoop beginnen.

   

3. Als je maar een paar items wilt toevoegen aan de speciale order:
   1. Klik op de naam van het item.
   2. Kies Speciale order in het vervolgkeuzemenu Verplaatsen naar.

      

   3. Klik op Opslaan. De speciale order wordt nu naar het tabblad Speciale order verplaatst op de kassa en de speciale order wordt bevestigd. Als je klant geen aanbetaling hoeft toe te voegen, kun je de pagina verlaten of een nieuwe verkoop beginnen.
4. Als de klant een aanbetaling wil toevoegen:
   1. Klik op Betaling.
   2. Klik op Aanbetaling.

      

   3. Voeg een bedrag toe aan het veld Bedrag aanbetaling. Als je Lightspeed Payments gebruikt, kun je ook een betaling op afstand via betaallink accepteren.
   4. Klik op Volgende en voltooi de verkoop.

      

5. Als er maar een paar items van de order zijn verplaatst naar het tabblad Speciale order, ga je terug naar het tabblad Verkoop om de initiële verkoop te voltooien.

Als je de verkoop annuleert, wordt daarmee niet ook de speciale order geannuleerd. Je moet de items van de speciale order verwijderen uit de verkoop voordat je kunt annuleren of speciale orders handmatig annuleren.

Speciale orders beheren

Op een iPad kun je de pagina Speciale orders alleen openen via het tabblad Manager.

Om toegang te krijgen tot alle geopende speciale orders, navigeer je naar Voorraad > Speciale orders.

Op de pagina Speciale orders wordt elke order weergegeven met een status en een kleur:

• Not Ordered (Niet besteld) (Rood): het item dat niet op voorraad is, is niet besteld.
• Ordered (Besteld) (Geel): de vereiste items zijn besteld, maar nog niet ontvangen.
• Ordered, Partially Received (Besteld, gedeeltelijk ontvangen) (Geel): sommige items zijn ontvangen of op voorraad, maar er staan nog items of eenheden open.
• Ready, Not Called (Klaar, niet gebeld) (Groen): Het item is ontvangen, maar er is geen contact opgenomen met de klant.
• Ready For Pickup (Klaar om opgehaald te worden) (Groen): het item is ontvangen en de order is klaar om te worden opgehaald door de klant.

Bij elke order wordt ook vermeld: de klant, de items, de vereiste hoeveelheid, de al gereserveerde hoeveelheid en hoeveel eenheden er zijn besteld en ontvangen.

Speciale orders printen

Je kunt een record van al je geopende speciale orders printen door te klikken op het printpictogram bovenaan de pagina.

Je kunt kassabonnen printen voor afzonderlijke speciale orders door te klikken op het printerpictogram naast de speciale order. Alles wat je invoert in het veld Opmerkingen wordt meegeprint op de kassabon.

Items van speciale orders bestellen

Zodra de items voor een speciale order zijn bevestigd, worden items op voorraad gereserveerd voor de speciale order. Items die niet op voorraad zijn, kunnen zo nodig rechtstreeks worden toegevoegd aan inkooporders of voorraadoverdrachten. Je kunt speciale orders ook toevoegen aan inkooporders via de API Retail POS.

Als er maar een paar eenheden die vereist zijn om een speciale order te voltooien op voorraad zijn, worden die gereserveerd en worden alleen de resterende eenheden toegevoegd aan de inkooporder of overdracht. Speciale orders waarvoor maar een deel van de vereiste voorraad is gereserveerd, worden gemarkeerd als Ordered, partially received (Besteld, gedeeltelijk ontvangen), zelfs als de inkooporder of voorraadoverdracht voor de resterende eenheden nog niet is verzonden.

Een aanbetaling toevoegen aan een speciale order nadat die is gemaakt

1. Navigeer naar Voorraad > Speciale orders.

   

2. Zoek de speciale order van de klant met behulp van de zoekfilters of door de barcode van de kassabon te scannen in het veld Item.
3. Klik op het winkelwagenpictogram om de order naar de kassa te verplaatsen.

   

4. Klik op Betaling.
5. Klik op Aanbetaling.

   

6. Voeg een bedrag toe aan het veld Bedrag aanbetaling.

   

7. Klik op Volgende en voltooi de verkoop.

Items toevoegen aan een bestaande speciale order

Zo kun je items toevoegen aan of hoeveelheden van items bijwerken in een speciale order:

1. Navigeer naar Voorraad > Speciale orders.

2. Zoek de speciale order van de klant met behulp van de zoekfilters of door de barcode van de kassabon te scannen in het veld Item.

3. Klik op het winkelwagenpictogram om de order naar de kassa te verplaatsen.

   

4. Voeg nieuwe items toe aan de speciale order of wijzig de hoeveelheid in het veld Aantal. Je voorraad wordt dan automatisch bijgewerkt:
   • Als de items nog niet zijn besteld, wordt het voorgestelde aantal om te bestellen bij het maken van een inkooporder of voorraadoverdracht automatisch bijgewerkt.
   • Als de items zijn besteld, wordt de hoeveelheid om achter te houden voor de speciale order bijgewerkt. Als het bedrag op bestelling niet volstaat voor het nieuwe vereiste bedrag, worden alle beschikbare bestelde eenheden achtergehouden voor de speciale order. Het resterende vereiste aantal wordt voorgesteld als je een nieuwe inkooporder of overdracht maakt.
5. Als de klant geen aanbetaling hoeft toe te voegen, kun je deze pagina verlaten of een nieuwe verkoop beginnen.
6. Als de klant een aanbetaling wil toevoegen
   1. Klik op Betaling.
   2. Klik op Aanbetaling.

      

   3. Voeg een bedrag toe aan het veld Bedrag aanbetaling. Als je Lightspeed Payments hebt, kun je ook een betaling op afstand via betaallink accepteren.

      

   4. Klik op Volgende en voltooi de verkoop.

Een speciale order voltooien

Bij het voltooien van een speciale order waarvan de items zijn besteld via het tabblad Speciale orders op de inkooporder of voorraadoverdracht wordt de status automatisch bijgewerkt naar Ready, not called (Klaar, niet gebeld) wanneer de items zijn ontvangen.

Als de items zijn besteld via een gewone inkooporder of overdracht, klik je op Klaar om de orderstatus bij te werken naar Ready, not called (Klaar, niet gebeld). Orders kunnen pas worden gemarkeerd als Ready, not called (Klaar, niet gebeld) als alle benodigde items op voorraad zijn.

Nadat je contact hebt opgenomen met de klant, klik je op het selectievakje Gebeld. De status verandert dan in Ready For Pickup (Klaar om opgehaald te worden).

Wanneer je klant de speciale order komt ophalen:

1. Navigeer naar Voorraad > Speciale orders.
2. Zoek de speciale order van de klant met behulp van de zoekfilters of door de barcode van de kassabon te scannen in het veld Item.
3. Klik op het winkelwagenpictogram om de order naar de kassa te verplaatsen.

   

4. Klik op Voltooien naast de items die zijn gemarkeerd met Ready For Pickup (Klaar om opgehaald te worden) of klik op Alles voltooien om alle items te selecteren.

   

   Als de speciale order per ongeluk is gemarkeerd als voltooid, klik je op Niet voltooid om dit terug te draaien.
   

5. Klik op Betaling.
6. Neem de betaling van de klant aan en/of gebruik het rekeningsaldo als de klant een aanbetaling heeft gedaan voor de speciale order. Voltooi de verkoop vervolgens.

   

Een speciale order annuleren

Als je een verkoop op de kassa annuleert, wordt daarmee niet ook automatisch een speciale order geannuleerd. Doe het volgende om een speciale order te annuleren:

1. Navigeer naar Voorraad > Speciale orders.

   

2. Zoek de speciale order van de klant met behulp van de zoekfilters of door de barcode van de kassabon te scannen in het veld Item.
3. Klik op het prullenbakpictogram naast de speciale order en klik op OK.

   

4. Als de klant heeft betaald voor de order of een aanbetaling heeft gedaan, moet je de terugbetaling handmatig verwerken:
   1. Navigeer naar Verkoop en klik onder Transacties van vandaag op Alles weergeven.

      

   2. Zoek de geannuleerde speciale order. Geannuleerde speciale orders bevinden zich in de sectie Voltooid, maar er is geen valutawaarde aan gekoppeld.
   3. Klik op het winkelwagenpictogram om de geannuleerde speciale order naar de kassa te verplaatsen.

      

   4. Selecteer de methode voor de terugbetaling in het vervolgkeuzemenu Terugbetalen aan.
   5. Voer het terug te betalen bedrag in bij Bedrag terugbetalen en klik op OK.

      

   6. Voltooi de terugbetaling.

Wat nu?