Zodra je een inkooporder hebt aangemaakt en items aan de order hebt toegevoegd, kun je de status ervan beheren en zendingsgegevens bijhouden en bewerken.

De status van een inkooporder begrijpen

Retail POS heeft statussen met een kleurcode zodat je in de lijst met inkooporders (Voorraad > Inkooporders) snel de status van elke order kunt zien.

• Open(Lichtgrijs): inkooporders met de lichtgrijze status Open zijn aangemaakt, maar niet besteld.
• Besteld (Geel): inkooporders met de gele status Besteld zijn besteld bij de leverancier, maar de zending is nog niet ontvangen.
• Check-in (rood): Inkooporders met de rode status Check-in worden momenteel ontvangen. De inkooporder is open en de bestelde items zijn nog niet aangemeld of aan de voorraad toegevoegd.
• Check-in (groen): Inkooporders met de groene status Check-in zijn ontvangen. De bestelde items zijn aangemeld en aan de voorraad toegevoegd.
• Afgerond (donkergrijs): inkooporders met de donkergrijze status Afgerond zijn aangemerkt als voltooid.

De status van een inkooporder veranderen en bijwerken

1. Navigeer naar Voorraad > Inkooporders.

   

2. Zoek de inkooporder in de lijst en klik erop. Je kunt de lijst filteren op leverancier (vervolgkeuzelijst Alle leveranciers > selecteer de leverancier) of op winkel (Geavanceerd > vervolgkeuzelijst Locatie > selecteer de winkel) en vervolgens Zoeken.

   

3. Klik op de knop Status om de status te wijzigen of klik op de vervolgkeuzelijst Status om de nieuwe status te selecteren.

   

4. Klik op Wijzigingen opslaan.

Een inkooporder archiveren

1. Navigeer naar de inkooporder die je wilt archiveren.
2. Klik op Archiveren.

   

3. Er verschijnt een pop-upvenster waarin wordt gevraagd of je het zeker weet. Klik op OK.

De gearchiveerde inkooporder wordt niet meer standaard weergegeven in de lijst met inkooporders, maar kan nog wel worden geraadpleegd en bewerkt. Je kunt hem op elk moment weer dearchiveren.

Het archiveren van een inkooporder ongedaan maken

1. Navigeer naar Voorraad > Inkooporders.
2. Schakel het selectievakje Gearchiveerd weergeven in.

   

3. Klik op Zoeken.
4. Selecteer de gearchiveerde inkooporder in de lijst.
5. Klik op Dearchiveren.

   

6. Er verschijnt een pop-upvenster waarin wordt gevraagd of je het zeker weet. Klik op OK.

Het archiveren van je inkooporder wordt ongedaan gemaakt en de inkooporder wordt weer weergegeven in de lijst met alle inkooporders.

Zendingen volgen

Wanneer een zending van een inkooporder is gearriveerd, kun je de items ontvangen en ze aan je voorraad toevoegen. Je kunt het proces zo nodig herhalen wanneer er aanvullende zendingen arriveren.

Zodra een zending is ontvangen, kan deze worden gevolgd op het tabblad Verzendingsgeschiedenis.

1. Navigeer naar de inkooporder.
2. Klik op Verzendingsgeschiedenis.

   

In de sectie ordergegevens zie je het inkoopordernummer, de leverancier en het referentienummer van de inkooporder.

De sectie Orderoverzicht bevat informatie over het aantal en subtotaal voor ontvangen voorraad en voor de originele order.

In de lijst met zendingen wordt elke ontvangen zending weergegeven, met de status, de ontvangstdatum, de vervaldatum van de factuur, het aantal van die zending en het totaal.

De lijst kan worden gefilterd op ontvangstdatum of op vervaldatum van de factuur.

Zendingsgegevens bewerken

Als je inkooporders hebt ontvangen, kun je factuurdatums en referentienummers toevoegen of de hoeveelheid van items bewerken om aantallen of spelfouten te corrigeren.

1. Navigeer naar de inkooporder.
2. Klik op het tabblad Verzendingsgeschiedenis op de naam van de zending die je wilt bewerken.

3. In de sectie met zendingsgegevens kun je de status, ontvangstdatum, vervaldatum van de factuur en het referentienummer van de zending bewerken. De leverancier en het ontvangen aantal items worden vermeld, maar deze informatie kan niet worden bewerkt.

   

   In het overzicht van de totale kosten zie je het subtotaal en het totaal. Je kunt de verzendkosten bewerken om verzendkosten toe te voegen. Het totaal wordt dan automatisch bijgewerkt.

   

   In de lijst met items worden het artikelnummer leverancier, de itemnaam, de leveranciersprijs, de verzendkosten per eenheid, de korting per eenheid, de eenheidsprijs en het totaal weergegeven. Het ontvangen aantal wordt ook weergegeven en kan worden bewerkt.

   

Speciale bestellingen synchroniseren met bewerkte zendingen

Aangebrachte bewerkingen aan de itemhoeveelheid van een zending, worden gesynchroniseerd met eventuele speciale orders die aan de inkooporder zijn gekoppeld.

• Als de hoeveelheid van de zending wordt verhoogd, reserveert Retail POS automatisch de toegevoegde eenheden voor onvolledige speciale orders.
• Als de hoeveelheid van de zending wordt verlaagd en er onvoldoende voorraadaantal aanwezig is in de voorraad, verwijdert Retail POS eenheden uit de reserveringen van speciale orders voordat ze worden verwijderd uit de voorraad.

Speciale orders kunnen niet worden toegevoegd aan een reeds Verzonden inkooporder. Als je een correctie moet aanbrengen, moet je eerst de inkooporder heropenen.

Verzendkosten toevoegen

Je kunt specifieke kosten voor elke ontvangen zending registreren door een specifieke zending te selecteren in het tabblad Verzendingsgeschiedenis.

1. Navigeer naar de inkooporder.
2. Klik op het tabblad Verzendingsgeschiedenis op de naam van de gedeeltelijke zending die je wilt bewerken.
3. Voer de kosten voor de zending in het veld Verzendkosten in.

   

Als je de verzendkosten bijwerkt op deze pagina, wordt het totaal in de informatie van deze zending automatisch bijgewerkt. Het totaal voor de volledige inkooporder wordt niet automatisch bijgewerkt.

Zendingsrapporten bekijken

In Retail POS kun je een rapport van al je ontvangen zendingen bekijken, je zoekopdracht verfijnen met behulp van filters en je rapport printen of exporteren als CSV.

1. Navigeer naar Rapporten.
2. Klik in de sectie Verzendingen op Ontvangen zendingen.

   

3. Typ je item of gebruik de zoekfilters om het te vinden. Klik op Geavanceerd om meer filters te tonen.

   

4. Klik op Zoeken.
5. Je kunt op Printen klikken om de resultaten uit te printen of op Exporteren om de resultaten te exporteren in een CSV-bestand.

Wat nu?