Zodra je een inkooporder hebt aangemaakt en items aan de order hebt toegevoegd, kun je de status ervan beheren en zendingsgegevens bijhouden en bewerken.

De status van een inkooporder begrijpen

Lightspeed Retail heeft statussen met een kleurcode zodat je in de lijst met inkooporders snel de status van elke order kunt zien.

Om naar de lijst met inkooporders te gaan, navigeer je naar Voorraad > Inkooporders.

• Lichtgrijs: inkooporders met de lichtgrijze status Open zijn aangemaakt, maar niet besteld.
• Geel: inkooporders met de gele status Besteld zijn besteld bij de leverancier, maar de zending is nog niet ontvangen.
• Rood: Inkooporders met de rode status Check-in worden momenteel ontvangen. De inkooporder is open en de bestelde items zijn nog niet aangemeld of aan de voorraad toegevoegd.
• Groen: Inkooporders met de groene status Check-in zijn ontvangen. De bestelde items zijn aangemeld en aan de voorraad toegevoegd.
• Donkergrijs: inkooporders met de donkergrijze status Afgerond zijn aangemerkt als voltooid.

De status van een inkooporder veranderen en bijwerken

1. Navigeer naar Voorraad > Inkooporders.

   

2. Zoek de inkooporder in de lijst en klik erop.

   • Om de lijst te filteren op leverancier, klik je op het vervolgkeuzemenu Alle leveranciers en selecteer je de gewenste leverancier. Klik vervolgens op Zoeken.
   • Om de lijst te filteren op winkel, klik je op Geavanceerd en vervolgens op het vervolgkeuzemenu Locatie en selecteer je de winkel. Klik vervolgens op Zoeken.

   

3. Klik op de statusknop om de status te wijzigen.
   
   1. Je kunt de nieuwe status ook selecteren in het vervolgkeuzemenu Status.

      

4. Klik op wijzigingen opslaan.

Een inkooporder archiveren

1. Navigeer naar de inkooporder die je wilt archiveren.
2. Klik op Archiveren.

   

3. Er verschijnt een pop-upvenster waarin wordt gevraagd of je het zeker weet. Klik op OK.

De gearchiveerde inkooporder wordt niet meer standaard weergegeven in de lijst met inkooporders, maar kan nog wel worden geraadpleegd en bewerkt. Je kunt hem op elk moment weer dearchiveren.

Het archiveren van een inkooporder ongedaan maken

1. Navigeer naar Voorraad > Inkooporders.
2. Zet een vinkje voor Gearchiveerd weergeven.

   

3. Klik op Zoeken.
4. Selecteer de gearchiveerde inkooporder in de lijst.
5. Klik op Dearchiveren.

   

6. Er verschijnt een pop-upvenster waarin wordt gevraagd of je het zeker weet. Klik op OK.

Het archiveren van je inkooporder wordt ongedaan gemaakt en de inkooporder wordt weer weergegeven in de lijst met alle inkooporders.

Zendingen volgen

Wanneer een zending van een inkooporder is gearriveerd, kun je de items ontvangen en ze aan je voorraad toevoegen. Je kunt het proces zo nodig herhalen wanneer er aanvullende zendingen arriveren.

Zodra een zending is ontvangen, kan deze worden gevolgd op het tabblad Verzendingsgeschiedenis.

1. Navigeer naar de inkooporder waarvan je de verzendingsgeschiedenis wilt volgen.
2. Klik op Verzendingsgeschiedenis.

   

In de sectie ordergegevens zie je het inkoopordernummer, de leverancier en het referentienummer van de inkooporder.

De sectie Orderoverzicht bevat informatie over het aantal en subtotaal voor ontvangen voorraad en voor de originele order.

In de lijst met zendingen wordt elke ontvangen zending weergegeven, met de status, de ontvangstdatum, de vervaldatum van de factuur, het aantal van die zending en het totaal.

De lijst kan worden gefilterd op ontvangstdatum of op vervaldatum van de factuur.

Zendingsgegevens bewerken

Nadat je inkooporders hebt ontvangen, kun je sommige gegevens voor je administratie wijzigen. Je kunt factuurdatums en referentienummers toevoegen en het aantal items bewerken om tel- en typfouten te corrigeren.

Klik op het tabblad Verzendingsgeschiedenis op de naam van de zending die je wilt bewerken.

In de sectie met zendingsgegevens kun je de status, ontvangstdatum, vervaldatum van de factuur en het referentienummer van de zending bewerken. De leverancier en het ontvangen aantal items worden vermeld, maar deze informatie kan niet worden bewerkt.

In het overzicht van de totale kosten zie je het subtotaal en het totaal. Je kunt de verzendkosten bewerken om verzendkosten toe te voegen. Het totaal wordt dan automatisch bijgewerkt.

In de lijst met items worden het artikelnummer leverancier, de itemnaam, de leveranciersprijs, de verzendkosten per eenheid, de korting per eenheid, de eenheidsprijs en het totaal weergegeven. Het ontvangen aantal wordt ook weergegeven en kan worden bewerkt.

Verzendkosten toevoegen

Je kunt specifieke kosten voor elke ontvangen zending registreren door een specifieke zending te selecteren in het tabblad Verzendingsgeschiedenis.

1. Navigeer op het tabblad Verzendingsgeschiedenis naar de inkooporder waarvoor je verzendkosten wilt registreren.
2. Klik op de naam van de gedeeltelijke zending.
3. Voer de kosten voor de zending in het veld Verzendkosten in.

   

Als je de verzendkosten bijwerkt op deze pagina, wordt het totaal in de informatie van deze zending automatisch bijgewerkt. Het totaal voor de volledige inkooporder wordt niet automatisch bijgewerkt.

Zendingsrapporten bekijken

In Retail POS kun je een rapport bekijken van al je ontvangen zendingen. Je kunt filters gebruiken om je zoekopdracht te verfijnen of je rapport printen of naar een .CSV-bestand exporteren, waardoor je een beter beeld krijgt van al je inkooporderzendingen.

1. Navigeer naar Rapporten.
2. Klik in de sectie Verzendingen op Ontvangen zendingen.

   

3. Typ het item in en/of filter de resultaten.
   1. Je kunt op Geavanceerd klikken om meer filters te zien.

      

4. Klik op Zoeken.

Je kunt op Printen klikken om de resultaten uit te printen of op Exporteren om de resultaten te exporteren in een CSV-bestand.

Wat nu?