Werknemersrollen en -toegang begrijpen

In Lightspeed Retail krijgt elk personeelslid een eigen gebruikersaccount toegewezen. Aan elk werknemersaccount wordt een rol toegewezen die specifieke toestemmingen geeft voor de dagelijkse taken van een werknemer. Naast de standaard beschikbare werknemersrollen kun je tot 21 aangepaste werknemersrollen aanmaken om nog beter aan je behoeften te voldoen.

Er zijn vier standaard werknemersrollen die kunnen worden toegewezen aan een werknemer in Retail POS:

Verkoopmedewerker

• Ideaal voor verkooppersoneel dat niet tot het management behoort.
• Kan verkopen verwerken, voorraad overdragen en de kassa afsluiten.
• Geen toegang tot beheerfuncties zoals het toevoegen en bewerken van producten of toegang tot rapportages.

Manager

• Ideaal voor managementpersoneel.
• Kan alles wat een verkoopmedewerker kan.
• Heeft toegang hebben tot de rapportage van de toegewezen winkel.
• Kan items toevoegen/bewerken indien nodig.

Beheerder

• Ideaal voor winkeleigenaren of personeel op het hoofdkantoor.
• Volledige toegang om alle winkels binnen het Retail POS-account te bekijken en te wijzigen.
• Er kunnen meerdere beheerders aangemaakt worden.

Eigenaar

• Hoogste toegangsniveau.
• Werk contactgegevens voor facturering bij.
• Wijzig abonnementen of de betalingsgegevens ervan.
• Annuleer het account.
• Exporteer essentiële gegevens.
• Verwijder klant- en werknemersrecords.

Daarnaast heeft elk Retail POS-account een rol als primaire gebruiker, die wordt aangemaakt met de logingegevens die je gebruikt als je je voor het eerst aanmeldt bij Retail POS.

De werknemerspagina van het account van de primaire gebruiker kan alleen worden bewerkt door de primaire gebruiker.

Als een andere werknemer om wat voor reden dan ook de gegevens van de primaire gebruiker moet wijzigen, moet de werknemer een e-mail sturen naar billing@lightspeedhq.com of bellen met onze afdeling Facturering.

Een werknemer aanmaken

Door individuele werknemersaccounts aan te maken, kun je de activiteiten van werknemers bijhouden, waaronder gewerkte uren.

1. Selecteer vanuit het hoofdmenu Instellingen > Configuratie van werknemers.

   

2. Klik op + Nieuwe werknemer.

   

3. Voer de naam van de werknemer in.

   

4. Selecteer de werknemersrol in het vervolgkeuzemenu naast Rol.
5. Klik op Wijzigingen opslaan.
6. Voor accounts met meerdere locaties: Bepaal de locatietoegang voor de werknemer. Standaard hebben nieuwe werknemers toegang tot alle locaties. Toegang beperken:
   1. Deselecteer de schakelaar Toegang tot alle locaties.

      

   2. Klik op Bewerken.
   3. Klik op Verwijderen naast de locaties waar je de toegang voor die werknemer wilt beperken.

      

   4. Klik op Opslaan.
7. Voer het telefoonnummer of de telefoonnummers, het adres en andere contactgegevens van de werknemer in.
8. Selecteer de gewenste contactmethode van de werknemer.
9. Klik op Wijzigingen opslaan.

Logingegevens aanmaken en bewerken

Je kunt de logingegevens van een werknemer instellen en bewerken, zodat je werknemers unieke pincodes kunt geven om in en uit te loggen op je Retail-systeem.

1. Selecteer vanuit het hoofdmenu Instellingen > Configuratie van werknemers.
2. Selecteer de werknemer.
3. Klik op Inloggen.

   

4. Voer een wachtwoord en een pincode vergrendelingsscherm in.

   

5. Klik op Wijzigingen opslaan.

Een aangepaste werknemersrol aanmaken

Je kunt maximaal 21 aangepaste werknemersrollen toevoegen. Elk van deze rollen vereist een unieke naam.

1. Ga naar Instellingen > Rollen werknemers.

   

2. Klik op + Nieuwe werknemersrol.

   

3. Voer een unieke naam in voor de rol en pas de toestemmingen aan.

   

4. Klik op Wijzigingen opslaan.

Toegang tot werknemersrollen aanpassen

Je kunt werknemersrollen bewerken. Navigeer naar Instellingen > Rollen werknemers en klik op een rol. Aangepaste rollen kunnen worden gearchiveerd op voorwaarde dat er geen actieve werknemer aan die rol is toegewezen. Standaardrollen kunnen niet worden gearchiveerd.

Als je de toestemmingen voor een werknemersrol wijzigt, worden automatisch de toestemmingen voor alle werknemers met die rol bijgewerkt.

De instelling Vertraging automatisch uitloggen begrijpen

Met de instelling Vertraging automatisch uitloggen bepaal je hoeveel minuten een Lightspeed Retail POS-sessie open blijft nadat een werknemer met toegang via externe aanmelden zich heeft aangemeld.

We raden aan om de instelling Vertraging automatisch uitloggen zo te configureren dat deze de volledige duur van een typische werkdag in je winkel weergeeft. Hierdoor hebben je werknemers altijd toegang tot je Retail-account en kunnen ze klanten bedienen, terwijl je er tegelijkertijd voor zorgt dat je Retail-account veilig is en ontoegankelijk voor werknemers met toegang via pincode na openingstijd.

Deze instelling configureren:

1. Navigeer naar Instellingen > Algemene opties.

   

2. Voer in het veld Vertraging automatisch uitloggen het totale aantal minuten in van een typische werkdag in je winkel.

   

3. Klik op Wijzigingen opslaan.

   

De instelling Vertraging verificatie pincode begrijpen

Met de instelling Vertraging verificatie pincode bepaal je hoeveel minuten een werknemer toegang heeft tot je Retail-account nadat deze inactief is geweest. Deze instelling vergrendelt werknemers automatisch en vereist verificatie via pincode na een bepaalde tijd inactief te zijn geweest, zodat je Retail-account veilig en ontoegankelijk is als het niet in gebruik is.

Deze instelling configureren:

1. Navigeer naar Instellingen > Algemene opties.
2. Voer in het veld Vertraging verificatie pincode het totale aantal minuten in dat je wilt dat je Retail-sessie ontgrendeld blijft wanneer inactief.
3. Klik op Wijzigingen opslaan.

Toestemmingen werknemersrol begrijpen

Lightspeed Retail maakt veel maatwerk mogelijk met betrekking tot de toegang en toestemmingen van werknemers.

Algemeen

De sectie Algemeen bevat toestemmingen voor algemeen accountonderhoud.

• Met Algemeen - Alles schakel je alle toestemmingen voor Algemeen in of uit.
• Met Externe log-in kan een gebruiker inloggen bij Lightspeed Retail vanaf elk apparaat dat is verbonden met internet wanneer de Lightspeed Retail-sessie is gesloten. Als een gebruiker deze toestemming niet heeft, kan de gebruiker alleen lokaal bij Lightspeed Retail inloggen met de toegangspincode als de applicatie geopend is.
• Met Rapporten heeft een gebruiker toegang tot het gebied Rapporten en Home (met de KPI's Marge en Winst verborgen).
• Met Bewerk ingevoerde urenregistraties medewerkers kan een gebruiker in- en uitklokinvoeren van andere werknemers bewerken.
• Met Service-module heeft een gebruiker toegang tot het gebied Service-module.
• Met Samenvoegen van records toestaan kan een gebruiker records van klanten samenvoegen.

Verkoop

De sectie Verkoop bevat toestemmingen voor verkooptransacties.

• Met Verkoop - Alles schakel je alle toestemmingen voor Verkoop in of uit.
• Met Verkoopheeft een gebruiker toegang tot het gebied Verkoop. Als je deze optie uitschakelt, kan een gebruiker geen verkopen doen.
• Met Verkoop - Terugbetaling kan een gebruiker terugbetalingen verwerken.
• Met Verkoop - Kassa openen kan een gebruiker een kassa openen in Lightspeed Retail om verkopen en terugbetalingen te verwerken.
• Met Verkoop - Opname uit kassa kan een gebruiker geld opnemen uit een kassa.
• Met Verkoop - Kassa afsluiten kan een gebruiker een kassa afsluiten.
• Met Verkoop - Prijzen wijzigen kan een gebruiker de prijzen van items in een verkoop wijzigen. Als de gebruiker ook toegang tot voorraad heeft, kan de gebruiker de prijs van een item voor alle volgende verkopen wijzigen.
• Met Verkoop - Catalogusitem importeren kan een gebruiker items importeren uit catalogussen naar de lokale voorraad.
• Met Verkoop - Reserveringen & speciale orders kan een gebruiker reserveringen en speciale orders aanmaken.
• Met Verkoop - Lijn-alleen-korting kan een gebruiker een korting toepassen op individuele items uit een lijn.
• Met Verkoop - Voltooi een verkoop zonder een serienummer te selecteren kan een gebruiker de verkoop van een item met een serienummer voltooien zonder een itemserienummer te selecteren.
• Met Verkoop - Volledige verkoopkorting kan een gebruiker kortingen toepassen op een gehele verkoop.
• Met Verkoop - Aanmaken van nieuw serienummer bij kassa toestaan kan een gebruiker bij de kassa een nieuw itemserienummer aanmaken.
• Met Verkoop - bekijk klantverkopen van andere winkels wanneer de locatie is uitgeschakeld kan een gebruiker de klantverkoopgeschiedenis weergeven van locaties waar de gebruiker geen toegang toe heeft.

Voorraad

De sectie Voorraad bevat toestemmingen voor voorraadbeheer.

Algemene toestemmingen voor Voorraad

• Met Voorraad - Alles schakel je alle toestemmingen voor Voorraad in of uit.
• Met Voorraad - Basis heeft een gebruiker toegang tot het gebied Voorraad en kan de gebruiker serienummers toevoegen tijdens de verkoop van items met een serienummer.
• Met Voorraad - Aantal op voorraad tonen voor alle locaties kan een gebruiker het voorraadaantal (quantity-on-hand; QOH) van een item in alle locaties zien, ongeacht de locatietoegang. Indien ingeschakeld wordt de QOH van een item in alle locaties weergegeven bij het zoeken naar items aan de kassa, in je voorraad, in werkorders en bij het exporteren van je voorraad. Indien uitgeschakeld kan de gebruiker de QOH van een item alleen bekijken voor locaties waar deze toegang tot heeft.
• Met Voorraad - Transfer aanmaken in alle beschikbare locaties kan een gebruiker voorraad tussen alle beschikbare locaties verplaatsen.
• Met Voorraad - Categorieën kan een gebruiker categorieën bewerken.
• Met Voorraad - Merken kan een gebruiker merken bewerken.
• Met Voorraad - Tags kan een gebruiker tags bewerken.

Specifieke toestemmingen voor Voorraad

*Voor deze toestemmingen moet Voorraad - Basis ingeschakeld zijn.

• Met *Voorraad - Itemkosten kan een gebruiker itemprijzen bekijken, bewerken en exporteren, de KPI's Marge en Winst bekijken (als ook Rapporten is ingeschakeld), de kolom Inkoopprijs in rapporten over voorraadderving bij telling zien.
• Met *Voorraad - Items maken en bewerken kan een gebruiker nieuwe items aanmaken of bestaande items bewerken. De gebruiker kan ook bestaande serienummers bewerken. Hiervoor moet Voorraad - Itemkosten ingeschakeld zijn.
• Met *Voorraad - Speciale orders kan een gebruiker bestaande speciale orders bekijken.
• Met *Voorraad - Inkooporders kan een gebruiker inkooporders aanmaken en bewerken.
• Met *Voorraad - Inkooporders - Ontvangen items toevoegen aan voorraad kan een gebruiker ontvangen items in inkooporders aan voorraad toevoegen.
• Met *Voorraad - Inkooporders - Deels ontvangen serienummers toevoegen aan voorraad kan een gebruiker serienummers van gedeeltelijk ontvangen inkooporders aan voorraad toevoegen.
• Met *Voorraad - Leveranciersretouren kan een gebruiker retourzendingen naar de leverancier openen en verzenden.
• Met *Voorraad - Inventarisatie kan een gebruiker inventariseringen aanmaken en telgegevens invoeren.
• Met *Voorraad - Telling - Doorvoeren kan een gebruiker inventariseringen met elkaar in overeenstemming brengen.
• Met *Voorraad - Transfers kan een gebruiker transfers tussen winkels aanmaken, bouwen en ontvangen. Transfers zijn alleen beschikbaar voor accounts met meerdere winkels.
• Met *Voorraad - Transfers - Voorraad voor transfer verzenden kan een gebruiker items verzenden in transfers tussen locaties.
• Met *Voorraad - Afbeeldingen en items importeren kan een gebruiker zowel items als productafbeeldingen in de voorraad importeren.
• Met *Voorraad - Leveranciers kan een gebruiker leveranciers bewerken. Hiervoor moeten Voorraad - Itemkosten en Voorraad - Items maken en bewerken ingeschakeld zijn.
• Met *Voorraad - Redenen leveranciersretour kan een gebruiker redenen retourzending leverancier bewerken. Hiervoor moet Voorraad - Itemkosten en Voorraad - Items maken en bewerken ingeschakeld zijn.

eCom

De sectie eCom bevat toestemmingen voor eCom-beheer.

• Met eCom - Alles schakel je alle toestemmingen voor eCom in of uit.
• Met eCom - Basis heeft een gebruiker toegang tot eCom vanuit het vervolgkeuzemenu in het hoofdmenu.

Klanten

De sectie Klanten bevat toestemmingen voor klantenaccountbeheer.

• Met Klanten - Alles schakel je alle toestemmingen voor Klanten in of uit.
• Met Klanten - Basis heeft een gebruiker toegang tot het gebied Klanten en kan de gebruiker bestaande serienummers bewerken.
• Met Klanten - Exporteren kan een gebruiker klantengegevens exporteren van de gebieden Klanten, Winkelkredieten, Cadeaubonnen, Klanten in het submenu items en het rapportKlant en item.
• Met Klanten - Limiet op winkelkrediet kan een gebruiker een creditlimiet voor klanten instellen.
• Met Klanten - Klant verwijderen kan een gebruiker klantenaccounts verwijderen en klantengegevens anonimiseren in het hele Retail-account.
• Met Klanten - Bekijk cadeaukaartnummers kan een gebruiker de volledige cadeaubonnummers zien in plaats van alleen de laatste vier cijfers.
• Met Klanten - Cadeaubon-gegevens exporteren kan een gebruiker een lijst van cadeaubongegevens exporteren, waaronder namen, saldo's en cadeauboncodes.

Betalingsrapporten

De sectie Betalingsrapporten bevat toestemmingen voor het bekijken van betalingsrapporten.

• Met Betalingsrapporten - Alles schakel je alle toestemmingen voor Betalingsrapporten in of uit.
• Met Rapport - Verkopen met kaart en uitbetalingen heeft een gebruiker toegang tot rapporten over verkopen met kaart en uitbetalingen.

Instellingen

De sectie Instellingen bevat toestemmingen voor algemene accountinstellingen.

• Met Instellingen - Alles schakel je alle toestemmingen voor Instellingen in of uit.
• Met Instellingen - Basis heeft een gebruiker toegang tot het gebied Instellingen.
• Met Instellingen - Configuratie van winkels heeft een gebruiker toegang tot Locaties onder Instellingen.
• Met Instellingen - Configuratie van werknemer heeft een gebruiker toegang tot Configuratie van werknemers en Rollen werknemers onder Instellingen.
• Met Instellingen - Werknemersaccount verwijderen kan een gebruiker werknemersaccounts verwijderen en werknemersgegevens anonimiseren in het hele Retail-account.
• Met Instellingen - Configuratie van verkopen kan een gebruiker prijsregels, kortingen, betaaltypen en btw instellen.
• Met Instellingen - Verkopen tenietdoen kan een gebruiker transacties annuleren.
• Met Instellingen - Prijsstellingen heeft een gebruiker toegang tot aan prijsstelling gerelateerde instellingen in Instellingen.
• Met Instellingen - Financiële diensten heeft een gebruiker toegang tot het tabblad Financiële diensten in Lightspeed Retail, waaronder instellingen, rapporten en Lightspeed Capital.

Wat nu?