Deze workflow is bedoeld om nieuwe voorraad toe te voegen of bestaande items bij te werken met behulp van een spreadsheet en de zelf-importeertool in Retail POS. Je kunt je spreadsheets ook voorbereiden en deze naar het team Imports sturen om te uploaden (alleen Noord-Amerika).

Er zijn meerdere manieren om items en afbeeldingen toe te voegen of bij te werken in Retail POS. Importeren met behulp van een spreadsheetbestand (.CSV of .XLSX) kan echter tijd en moeite besparen, vooral als je voorraadgegevens van je eerdere verkooppunt (POS) exporteert, een grote voorraad hebt of bekend bent met spreadsheet-applicaties zoals Google Spreadsheets of Excel.

Je spreadsheet voor voorraadimport downloaden

Voordat je gaat importeren, moet je je spreadsheetbestand downloaden en voorbereiden zodat dit compatibel is met de zelf-importeertool in Retail POS. Je kunt beginnen met een bestaand voorraadexportbestand voor basisupdates of de Sjabloon voor voorraadimport gebruiken om items met meer detail toe te voegen of bij te werken.

• De sjabloon voor voorraadimport gebruiken

  De Sjabloon voor voorraadimport bevat alle standaardkolommen, evenals het itemtype, status van het serienummer, kortingsstatus, leverancierskosten, merk, tags, opmerkingen, herbestellingspunten of -niveaus en gearchiveerde itemstatus.

  1. Download de Sjabloon voor voorraadimport.
  2. Open het bestand in Excel of Google Spreadsheets. Als je Excel gebruikt met een CSV-bestand, moet je specifieke instructies volgen om importfouten te vermijden.

     

  3. Bekijk de importregels en volg de stappen die staan beschreven in de volgende secties om je items te importeren.

• Je bestaande item-exportbestand gebruiken

  Voor basisupdates aan bestaande itembeschrijvingen, barcodes, prijzen en kosten, belastingen, leveranciersnamen of -nummers, categorieën/subcategorieën of om het voorraadaantal toe te voegen, kun je je bestaande Retail POS-voorraadbestand exporteren en bijwerken:

  1. Ga naar Voorraad > Item zoeken.

     

  2. (Optioneel) Pas filters toe om items op te nemen in of uit te sluiten van je exportbestand. Als je alleen de items exporteert die je wilt bijwerken, worden later in het importproces mogelijk de importfouten of duplicaten beperkt.

  3. Klik op Exporteren.

     

     Je voorraad wordt automatisch gedownload als een .CSV-bestand. De zelf-importeertool ondersteunt goed opgemaakte .CSV-, .XLSX-, .XLS- en .TXT-bestandsindelingen.

  4. Open het bestand in Excel of Google Spreadsheets. Als je Excel gebruikt met een .CSV-bestand, moet je specifieke instructies volgen om importfouten te vermijden.

     Het item-exportbestand bevat verouderde kolommen Season (Seizoen) en Department (Afdeling) die niet langer beschikbaar zijn. Laat deze kolommen leeg of verwijder ze voordat je je spreadsheet importeert.

  5. Bekijk de importregels en volg de stappen in de volgende secties om je items te importeren.

  Maak voordat je je updates start een kopie van je originele exportbestand als een back-up voor het geval dat er fouten optreden. Deze kan ook worden gebruikt om je gegevens te verifiëren.

• Voorraad importeren vanuit een ander POS-systeem

  Als je migreert vanuit een ander POS-systeem:

  1. Exporteer gegevens van je vorige POS-software in een spreadsheet-softwarebestand (.CSV of .XLSX).
  2. Download de Sjabloon voor voorraadimport.
  3. Open het bestand in Excel of Google Spreadsheets. Als je Excel gebruikt met een CSV-bestand, moet je specifieke instructies volgen om importfouten te vermijden.
  4. Kopieer de gegevens van je exportbestand en plak ze in de overeenkomende kolomvelden in het sjabloonbestand voor voorraadimport. Pas de namen van de kolomkoppen niet aan in het sjabloonbestand voor voorraadimport.
  5. Controleer of de gegevens die je in de sjabloon hebt ingevoerd, de hieronder beschreven importregels volgen.
  6. Volg de stappen in de volgende secties om je voorraad in Retail POS te importeren.

Items toevoegen aan of bijwerken in je importspreadsheet

Voordat je items toevoegt aan of bijwerkt in je spreadsheet, moet je deze belangrijke importregels bekijken:

Sommige velden in deze sectie worden mogelijk niet weergegeven in je item-exportbestand. Gebruik de Sjabloon voor voorraadimport voor gedetailleerdere itemupdates of -toevoegingen.

Als je het voorraadaantal bijwerkt, wordt dit alleen toegevoegd aan je voorraadniveau, maar niet vervangen. Als je bijvoorbeeld 10 stuks van een item hebt en het veld bijwerkt naar 50, is je bijgewerkte voorraadaantal 60.

Afbeeldingsbestandsnamen toevoegen aan je importspreadsheet

Na het importeren van de bestandsnamen van je itemafbeeldingen, moet je de afbeeldingsbestanden uploaden naar je Retail POS-account om ze officieel toe te voegen aan je items.

Matrixvariantproducten toevoegen aan je importspreadsheet

Een product met varianten is een product dat wordt aangeboden in verschillende variaties, zoals grootte of kleur. Elk variantproduct moet een unieke SKU en een eigen voorraad hebben.

Elk product kan maximaal drie kenmerken hebben. Retail POS heeft drie ingebouwde matrix kenmerkensets: Kleur, Grootte en Kleur/Grootte. Je kunt ook aangepaste matrix kenmerkensets maken.

Bij het maken van een variantproduct zijn dezelfde velden en stappen betrokken als bij het maken van een standaardproduct, met enkele verschillen:

• Beschrijving: laat dit veld leeg. De beschrijving van je item komt uit de velden Beschrijving matrix + Kenmerk.

• Kolomregels voor matrixvarianten

  Het is belangrijk om inzicht te hebben in welke kolommen elke variant in de matrix bijwerken, welke alleen de afzonderlijke variant bijwerken of welke niet kunnen worden bijgewerkt via import:

  Kolommen die elke variant in de matrix bijwerken:

  • Brand (Merk)
  • Category (Categorie)
  • Subcategory 1, 2, etc. (Subcategorie 1, 2 etc.)
  • Tax Class (Belastingklasse)
  • Vendor (Verkoper)
  • Item Type (Itemtype)
  • Serialized (Serienummer)

  Kolommen die de afzonderlijke varianten in de matrix bijwerken:

  • UPC
  • EAN
  • Custom SKU (Aangepaste SKU)
  • Manufacturer SKU (SKU merk)
  • Price (Prijs)
  • MSRP
  • Default Cost (Standaardkosten)
  • Reorder Point (Herindelingspunt)
  • Reorder Level (Herindelingsniveau)
  • Vendor ID (Artikelnummer leverancier)
  • Replace & Add Tags (Tags vervangen en toevoegen)
  • Image (Afbeelding)

  Wat niet kan worden bijgewerkt via import:

  • Matrix Description (Beschrijving matrix), Matrix Attribute Set (Matrix kenmerkenset) en Attribute [1, 2, 3] (Kenmerk [1, 2, 3]) moeten handmatig worden bijgewerkt.
  • Voorraadaantal van een matrixvariant kan alleen worden geïmporteerd wanneer de matrixvariant wordt gemaakt. Dit kan niet worden bijgewerkt.
  • Matrixvarianten kunnen niet via een import worden verwijderd uit een matrix.

Aangepaste velden kunnen niet worden geïmporteerd, zelfs als je ze al in je Retail POS-account hebt gemaakt.

Je spreadsheet voorbereiden voor import

Als je iets meer tijd neemt om je spreadsheetbestand te verifiëren voordat je gaat importeren, kan je dat later tijd besparen en de kans op importfouten verminderen. Bij het verifiëren van je spreadsheetbestand:

1. Je kunt kolommen opnieuw indelen, maar kolomkoppen moeten overeenkomen met die in het export- of sjabloonbestand. Wijzigingen aan kolomkoppen of het toevoegen van aangepaste kolommen kunnen importfouten veroorzaken.

   

2. Verwijder lege rijen en kolommen, behalve de kolommen System ID (Systeem-ID), Description (Beschrijving) (of Item), en indien van toepassing, Matrix Description (Beschrijving matrix), Matrix Attribute Set (Matrix kenmerkenset) en Attribute Values (Attribuutwaarden).
3. Bevestig of lege cellen bedoeld zijn, omdat sommige kolommen mogelijk een standaardwaarde gebruiken indien ze leeg worden gelaten of worden verwijderd. Lege cellen verwijderen geen voorraadgegevens voor bestaande items. Je moet nieuwe inhoud aan de cel toevoegen om deze bij te werken.

4. Zorg ervoor dat kolommen met getallen, zoals UPC of Default Cost (Standaardkosten) worden ingedeeld als normale gehele getallen (bijv. 40010000000), geen wetenschappelijke nummers, valuta of andere numerieke indelingen (bijv. 4.001E+11).

   • In Excel:
     • Selecteer de kolom met getallen en klik op Indeling > Cellen. Wijzig de Categorie in Getal, stel het aantal decimalen in op 0 en klik op OK.
     • Controleer of de voorloop-0 niet is afgekapt uit UPC-nummers. Als dat wel zo is, typ je "0" (inclusief aanhalingstekens) aan het begin van je UPC-nummer.
   • In Google Spreadsheets: selecteer de kolom met de getallen en klik op Indeling > Getal > Getal.

     

5. Verwijder aangepaste opmaak in cellen. Dit kan gebeuren bij het plakken van gegevens uit andere bronnen.
6. Verwijder eventuele speciale tekens, symbolen of emoji's.
7. Sla je bestand op als .CSV- of .XLSX-indeling, volgens de Excel-exportstappen als je Excel gebruikt.

Je importspreadsheet uploaden in Retail POS

Nadat je je bestand hebt geverifieerd en opgeslagen, importeer je je voorraadspreadsheet naar Retail POS. Per account kan slechts 1 import tegelijkertijd worden uitgevoerd.

1. Navigeer naar Voorraad > Items importeren.

   

2. Klik op + Nieuwe import.

   

3. Versleep je importbestand of klik op Bestand kiezen om je importbestand te selecteren.

4. In de vervolgkeuzelijst Importmethode selecteren kies je de gewenste importmethode:

   • Nieuwe items maken en bestaande items bijwerken: je spreadsheet bevat rijen met bijgewerkte items en de bijbehorende Systeem-ID's. Het bevat ook rijen met nieuwe voorraaditems met de velden Systeem-ID leeg gelaten.
   • Alleen bestaande items bijwerken: je spreadsheet bevat alleen rijen met bijgewerkte items en de bijbehorende Systeem-ID's.
   • Alleen nieuwe items maken: je spreadsheet bevat alleen rijen met nieuwe voorraaditems waarvoor de velden Systeem-ID leeg zijn gelaten.

   

5. Als je bestaande items hebt opgenomen in je spreadsheet, gebruik je de vervolgkeuzelijst Overeenkomst op veld om het unieke ID-type te selecteren dat je wilt gebruiken om je updates te koppelen aan het juiste bestaande item in je voorraad:

   • Systeem-ID (aanbevolen): Systeem-ID's worden gegenereerd wanneer een item wordt gemaakt en kunnen niet worden bijgewerkt. Zo wordt ervoor gezorgd dat ze uniek zijn per item. Je spreadsheet moet systeem-ID's bevatten voor bestaande items, maar nieuwe items moeten worden leeg gelaten.
   • UPC: Universal Product Code, barcodenummer van 11-18 cijfers. Indien geselecteerd, moet je spreadsheet een unieke UPC voor elk item bevatten.
   • EAN: International Article Number, barcodenummer van 13 cijfers. Indien geselecteerd, moet je spreadsheet een unieke EAN voor elk item bevatten.
   • Aangepaste SKU: interne winkelcode. Indien geselecteerd, moet je spreadsheet een unieke Aangepaste SKU voor elk item bevatten.
   • SKU merk: identificatienummer van het item van het merk. Indien geselecteerd, moet je spreadsheet een uniek SKU merk voor elk item bevatten.

   

6. (Optioneel) Voer je e-mailadres in waarop je op de hoogte moet worden gesteld wanneer je importbestand is geverifieerd en voltooid.

   

7. Controleer of alle kolommen zijn ingedeeld. Als je niet-ingedeelde kolommen hebt, wijs je afzonderlijk de juiste kolom uit de vervolgkeuzelijst aan.

   

8. Selecteer het selectievakje Overslaan in de kolommen die niet moeten worden geïmporteerd.

   

9. Klik op Import beoordelen.

   

10. Beoordeel je importinformatie. Als er fouten zijn, ga je door naar de onderstaande sectie voor meer informatie over het oplossen van veelvoorkomende fouten.

    

    Als je voorraadgegevens er goed uitzien, ga je naar het gedeelte Je voorraadimport voltooien.

Fouten in je importspreadsheet oplossen

De zelf-importeertool beoordeelt je importbestand automatisch op opmaakfouten, laat zien hoeveel er aanwezig zijn en geeft je tips voor het oplossen van deze fouten.

1. Klik onder Fouten oplossen en opnieuw uploaden op Downloaden en oplossen. Hiermee wordt automatisch een kopie van je importbestand gedownload, waarbij twee kolommen worden toegevoegd: Errors (Fouten) en Suggested Fixes (Voorgestelde oplossingen).

   

2. Open het nieuwe bestand in Google Spreadsheets of Excel.
3. Los de fouten op die staan vermeld in de kolom Errors (Fouten).

   

4. Na het corrigeren van de problemen, verwijder je de kolommen Errors (Fouten) en Suggested Fixes (Voorgestelde oplossingen).
5. Sla het importbestand op in .XLSX- of .CSV-indeling.
6. Upload het importbestand opnieuw.

Je voorraadimport voltooien

Als je voorraadgegevens er goed uitzien:

1. Klik op Items importeren.

   

2. Je items worden geïmporteerd en het importrapport wordt weergegeven als het importeren is voltooid.

   

3. Onder Meer acties voor de geïmporteerde items kun je het volgende doen:

   • Labels toevoegen aan de wachtrij voor items met voorraad: als je een voorraadaantal hebt geïmporteerd voor je nieuwe items, kun je je labelwachtrij maken en printen.
   • Afbeeldingen uploaden voor deze items: als je de bestandsnamen van je itemafbeeldingen hebt geïmporteerd, moet je de afbeeldingsbestanden uploaden naar je Retail POS-account om ze aan je items toe te voegen.
   • Het bestand downloaden dat voor deze import wordt gebruikt: voor je eigen archief wordt het bestand dat wordt gebruikt voor de import opgeslagen in je Retail POS-account en is dit bestand beschikbaar om te downloaden.

   

Je items moeten nu worden gemaakt of bijgewerkt in je voorraad. Als je wilt controleren of je voorraad goed is geïmporteerd, ga je naar Voorraad > Item zoeken om je items te bekijken.

Wat nu?

Attachments

• Template - Inventory Import.xlsx100 kB