Importation des données clients

Pour une transition rapide et simple vers Lightspeed Retail, nous vous aiderons à importer vos données existantes sur les stocks, les fournisseurs et les clients.

Pour importer les données des stocks, allez à Importation de données sur les stocks.

Pour importer les données des fournisseurs, allez à Importation de données fournisseurs.

Principales étapes d'importation des données clients dans Lightspeed Retail

  1. Préparez une feuille de calcul pour les données de vos stocks selon les exigences de Lightspeed Retail.
  2. Formatez la feuille de calcul pour faciliter l'importation. Si votre fichier n'est pas formaté selon nos exigences, nous vous le renverrons pour modification.
  3. Vérifiez les données.
  4. Soumettez la feuille de calcul à notre équipe d'importation.

Dans les minutes qui suivent, vous recevrez un mail automatisé confirmant la réception de votre fichier. Si vous ne recevez pas de mail de confirmation, renvoyez le fichier ou appelez notre équipe de support.

REMARQUE: L'importation de données peut prendre de cinq à sept jours ouvrables. Si nous devons modifier vos données de quelque façon que ce soit, nous vous renverrons le fichier pour que vous puissiez l'approuver. Si votre fichier n'est pas bien formaté, cela retardera votre importation.

1. Pour préparer votre feuille de calcul

  1. Si vous passez d'un logiciel de PDV à Lightspeed, exportez vos données de stocks actuelles à partir de votre ancien logiciel de PDV vers un logiciel de feuilles de calcul comme Microsoft Excel.

    Lightspeed prend en charge les formats de fichier suivants pour l'importation:
    • csv
    • txt
    • xls
    • xlsx
  2. Créez une copie de secours de votre fichier d'exportation initial. Le fichier de secours est une précaution à prendre contre les erreurs, et il peut servir à la vérification de vos données.
  3. Dans votre feuille de calcul, renommez les en-têtes de colonne pour qu'ils correspondent aux titres de champs de Lightspeed Retail. Consultez la page Data fields pour les champs des stocks utilisés dans Lightspeed Retail.
  4. Vérifiez les données de votre feuille de calcul et corrigez toute erreur de formatage ou autre comme indiqué à la section sur la vérification des données.

2. Pour formater votre feuille de calcul

Pour éviter d'avoir à corriger les données à la main dans votre système, formatez votre feuille de calcul de sorte qu'il soit facile de l'importer.

Utilisez ces titres de champ pour les stocks afin de renommer les en-têtes dans votre feuille de calcul. Par exemple, si vous disposez d'une colonne intitulée « Nom de l'article », vous devrez la renommer « Description ». Pour chaque type de champ, nous donnons aussi l'endroit où les données seront importées dans Lightspeed Retail, une description du champ et les exigences concernant les données. Par exemple, si un champ doit comporter « Oui » ou « Non », cette exigence est indiquée pour le champ correspondant.

Exemple de fichier d'importation

Vous pouvez utiliser cet exemple de fichier Excel comme modèle.

REMARQUES: Il devrait y avoir une colonne distincte pour City, State et Zip Code, non fusionnée en une cellule. Vous pouvez aussi réorganiser les colonnes comme vous le souhaitez. Si une colonne ne contient pas d'autre donnée que l'en-tête, vous pouvez la supprimer entièrement.

En-tête

Importé dans

Exigences

Description

First name Vue Customers > champ First name Texte de 255 caractères maximum ou champ vide. Aucun retour, saut de ligne ou caractère spécial. Prénom du client
Last name Vue Customers > champ Last name Texte de 255 caractères maximum ou champ vide. Aucun retour, saut de ligne ou caractère spécial. Nom de famille du client
Title Vue Customers > champ Title Texte de 255 caractères maximum ou champ vide. Aucun retour, saut de ligne ou caractère spécial. Titre du client
Customer Type Vue Customers > menu déroulant Type Texte de 255 caractères maximum ou champ vide. Aucun retour, saut de ligne ou caractère spécial. Attribue le client à un type de client en but d'accorder la même réduction ou la même taxe de vente à un groupe de clients. Par exemple, étudiant ou employé.
Company Vue Customers > Customer name > Company Texte de 255 caractères maximum ou champ vide. Aucun retour, saut de ligne ou caractère spécial. Nom de l'entreprise du client
DOB Vue Customers > Customer Name> Biographical > Date Of Birth Format de date mm/jj/aaaa ou champ vide. Aucun retour, saut de ligne ou caractère spécial. Date de naissance du client
Address 1 Vue Customers > Customer name > Address > Address Texte de 25 caractères maximum ou champ vide. Aucun retour, saut de ligne ou caractère spécial. Ligne 1 de l'adresse du client
Address 2 Vue Customers > Customer name > Address > Address cont. Texte de 25 caractères maximum ou champ vide. Aucun retour, saut de ligne ou caractère spécial. Ligne 2 de l'adresse du client
City Vue Customers > Customer name > Address > City Texte de 25 caractères maximum ou champ vide. Aucun retour, saut de ligne ou caractère spécial. Ville de résidence du client
State Vue Customer > Customer name > Address > State Texte de 25 caractères maximum ou champ vide. Aucun retour, saut de ligne ou caractère spécial. État de résidence du client
Zip Code Vue Customers > Customer name > Address > Zip Numérique ou champ vide. Aucun retour, saut de ligne ou caractère spécial.

Code postal de résidence du client
Format de code+4 acceptable pour ce champ (« 12345-1234 »)

Country Vue Customers > Customer name > Address > Country Texte de 255 caractères maximum ou champ vide. Aucun retour, saut de ligne ou caractère spécial. Pays de résidence du client
Home phone Vue Customers > Customer name > Phones > Home Numérique ou champ vide. Aucun retour, saut de ligne ou caractère spécial. Numéro de téléphone fixe du client Plusieurs formats acceptables : (123) 123-1234 ou 123-123-1234.
Work phone Vue Customers > Customer name > Phones > Work Numérique ou champ vide. Aucun retour, saut de ligne ou caractère spécial. Numéro de téléphone au travail du client Plusieurs formats acceptables : (123) 123-1234 ou 123-123-1234.
Fax Vue Customers > Customer name > Phones > Fax Numérique ou champ vide. Aucun retour, saut de ligne ou caractère spécial. Numéro de fax du client Plusieurs formats acceptables : (123) 123-1234 ou 123-123-1234.
Mobile Vue Customers > Customer name > Phones > Mobile Numérique ou champ vide. Aucun retour, saut de ligne ou caractère spécial. Numéro de portable du client Plusieurs formats acceptables : (123) 123-1234 ou 123-123-1234.
E-Mail Vue Customers > Customer name > Other > Email 1 Texte de 255 caractères maximum ou champ vide. Aucun retour, saut de ligne ou caractère spécial. Adresse mail principale du client
E-Mail 2 Vue Customers > Customer name > Other > Email 2 Texte de 255 caractères maximum ou champ vide. Aucun retour, saut de ligne ou caractère spécial. Adresse mail secondaire du client
Website Vue Customers > Customer name > Other > Website Texte de 255 caractères maximum ou champ vide. Aucun retour, saut de ligne ou caractère spécial. Site Web du client
Custom Vue Customers > Customer name > Other > Custom Texte de 255 caractères maximum ou champ vide. Aucun retour, saut de ligne ou caractère spécial. Peut servir de numéro de client pour ajouter rapidement un client à une vente
Tags Vue Customers > Customer name > Tags > Tags Texte de 255 caractères maximum ou champ vide. Aucun retour, saut de ligne ou caractère spécial. Mots-clés ou termes utilisés pour rechercher vos clients. On peut faire une recherche dans ce champ pour des articles avec ou sans balise de critère de recherche. Il peut s'agir de plusieurs balises séparées par une virgule, comme employé, conducteur.
Notes Vue Customers > Customer Name > Notes Aucun retour, saut de ligne ou caractère spécial. Remarques liées au client
Tax Category Vue Customers > Customer Name > Sales Tax Aucun retour, saut de ligne ou caractère spécial. Taux de taxes de vente pour les clients Si le champ ne contient aucune donnée, le taux de taxes de vente par défaut sera indiqué.
Discount Vue Customers > Customer Name > Discount Aucun retour, saut de ligne ou caractère spécial. Taux de réduction pour le client : « Employé » Si le champ est laissé vide, aucune réduction ne sera appliquée. Recommandation : intitulez vos réductions de façon adéquate (ex. : « Réduction de 20 % »).
Serialized item description Vue Customers > Customer Name > Items Tab > Item Texte de 255 caractères maximum ou champ vide. Aucun retour, saut de ligne ou caractère spécial. Description de l'article numéroté, comme « Vélo de course El Diablo ».
Serialized item number Vue Item > Details Tab > Items Tab > Serial # Texte de 255 caractères maximum ou champ vide. Aucun retour, saut de ligne ou caractère spécial. Numéro de série de l'article numéroté : « 2817356-23 »
Serialized item color Vue view > Details Tab > Items Tab > Color Texte de 255 caractères maximum ou champ vide. Aucun retour, saut de ligne ou caractère spécial. Couleur de l'article numéroté, comme bleu.
Serialized item size Vue Item > Details Tab > Items Tab > Size Texte de 255 caractères maximum ou champ vide. Aucun retour, saut de ligne ou caractère spécial. La taille de l'article numéroté, par exemple : 55 cm. REMARQUE: Si le client compte plus d'un article numéroté, créez un double du client avec un article numéroté différent. Si vous voulez faire ceci, avertissez-nous afin que nous fusionnions ce client en double.

3. Pour vérifier les données

Après la création de votre feuille de calcul d'importation, vérifiez si le document contient des erreurs, ce qui pourrait causer l'échec de l'importation.

  • Modifiez les caractères spéciaux, comme ☺↨♪♫♀♂¶▓, afin qu'ils affichent les bonnes données.
  • Corrigez les lignes qui vont dans les autres colonnes.
  • Supprimez les cellules avec N/A afin qu'elles correspondent à un champ vide.

Changez les cellules comportant des données scientifiques, comme 4.001E+11 (habituellement des valeurs UPC ou EAN), afin que des nombres entiers y soient indiqués, par exemple 40010000000. Si vous utilisez Excel :

  1. Sélectionnez la colonne comportant les données scientifiques.
  2. Cliquez sur Format > Cellules.
  3. Changez Catégorie à Nombre, fixez la position des décimales à 0, puis cliquez sur OK.

Pour effacer plusieurs entrées avec N/A:

  1. Sélectionnez les données à changer, que ce soit une ligne, une colonne ou le document en entier.
  2. Appuyez sur Ctrl+F ou Rechercher et remplacer.
  3. Sélectionnez l'onglet Remplacer.
  4. Entrez N/A comme texte à remplacer.
  5. Puis, laissez le champ Remplacer par vide.

Pour utiliser la fonction Concaténer afin que vos colonnes de description contiennent les colonnes de taille et de couleur:

  1. Insérez une autre colonne, puis cliquez sur la première cellule (D2) et entrez “=CONCATENATE(“. Puis, sélectionnez la première cellule que vous voulez afficher :::en premier. Cliquez sur C2, puis ajoutez ,”: “, (ceci crée le séparateur “: “ entre les deux premières cellules voulues dans la formule), cliquez sur la :::cellule à ajouter ensuite (B2), puis ajoutez ,” “, (ceci créé les séparateurs “ “ [vous voulez seulement un espace entre les deux dernières cellules de la formule]), :::et cliquez sur la dernière cellule (A2).

  2. Appuyez sur la touche Entrée.
  3. Vous avez certainement plus qu'une ligne. Donc, si cela doit être fait pour toutes les lignes, cliquez sur la boîte, puis faites-la glisser au bas de la colonne; vous obtenez alors une liste des résultats concaténés.

  4. Si vous cliquez sur l'une des cellules, vous verrez que le contenu est en fait la fonction =CONCATENATE. Pour que les cellules contiennent “T-Shirt: Large, Red,” par exemple, copiez la colonne puis faites Collage spécial et sélectionnez l'option Valeurs et formats des nombres.

Pour corriger plusieurs lignes dans les cellules ou les lignes:

  1. Mettez en évidence toutes les données de la feuille de calcul.
  2. Appuyez sur Ctrl+F ou Rechercher et remplacer.
  3. Cliquez sur l'onglet Remplacer.
  4. Dans le champ Rechercher, en appuyant sur Alt, entrez 0010 avec le clavier numérique. N'entrez rien dans le champ Remplacer par.
  5. Cliquez sur Remplacer tout.

Pour ajouter un zéro manquant aux chiffres UPC:

Excel supprime le premier 0 des chiffres UPC. Pour corriger ceci, ajoutez "0" (un zéro avec des guillemets) au début d'un chiffre UPC. Normalement, les UPC ont 12 chiffres; vous pourriez donc trier votre feuille de calcul par UPC et corriger ceux qui ont 11 chiffres ou moins. Ce n'est pas toujours le cas avec les UPC, vous devez alors vérifier le code à barres de votre produit.

4. Pour soumettre votre feuille de calcul à notre équipe d’importation

Après avoir préparé, formaté, et vérifié votre feuille de calcul, envoyez une demande pour soumettre votre fichier à notre équipe d’importation:

  1. Pour créer une demande, suivez une des démarches ci-dessous:
    • Cliquez ici pour un lien direct.
    • En haut de cette page, cliquez sur Envoyez une demande. Ensuite, sélectionnez Lightspeed Retail depuis le premier menu déroulant.
  2. Remplissez les champs Adresse e-mail, Sujet, Description, et Numéro de contact préféré.
  3. Pour transmettre automatiquement votre demande à notre équipe d’importation, sélectionnez Import de données > Clients/Stocks/Fournisseur depuis le menu déroulant Catégorie.
  4. Pour joindre votre fichier, cliquez sur Ajoutez un fichier.
  5. Pour soumettre votre ticket, cliquez sur Envoyer.

 

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