Importation de données fournisseurs

Pour une transition rapide et simple vers Lightspeed Retail, nous vous aiderons à importer vos données existantes sur les stocks, les fournisseurs et les clients.

Pour importer les données sur les stocks, allez à Importation de données sur les stocks.

Pour importer les données clients, allez à Importation de données clients.

Principales étapes d'importation des données clients dans Lightspeed Retail

  1. Préparez une feuille de calcul pour les données de vos stocks selon les exigences de Lightspeed Retail.
  2. Formatez la feuille de calcul pour faciliter l'importation. Si votre fichier n'est pas formaté selon nos exigences, nous vous le renverrons pour modification.
  3. Vérifiez les données.
  4. Soumettez la feuille de calcul à notre équipe d'importation.

Dans les minutes qui suivent, vous recevrez un mail automatisé confirmant la réception de votre fichier. Si vous ne recevez pas de mail de confirmation, renvoyez le fichier ou appelez notre équipe de support.

REMARQUE: L'importation de données peut prendre de cinq à sept jours ouvrables. Si nous devons modifier vos données de quelque façon que ce soit, nous vous renverrons le fichier pour que vous puissiez l'approuver. Si votre fichier n'est pas bien formaté, cela retardera votre importation.

1. Pour préparer votre feuille de calcul

  1. Si vous passez d'un logiciel de PDV à Lightspeed, exportez vos données de stocks actuelles à partir de votre ancien logiciel de PDV vers un logiciel de feuilles de calcul comme Microsoft Excel.

    Lightspeed prend en charge les formats de fichier suivants pour l'importation :
    • csv
    • txt
    • xls
    • xlsx
  2. Créez une copie de secours de votre fichier d'exportation initial. Le fichier de secours est une précaution à prendre contre les erreurs, et il peut servir à la vérification de vos données.
  3. Dans votre feuille de calcul, renommez les en-têtes de colonne pour qu'ils correspondent aux noms de champs de Lightspeed Retail. Consultez la section Data fields pour les champs des stocks utilisés dans Lightspeed Retail.
  4. Vérifiez les données de votre feuille de calcul et corrigez toute erreur de formatage ou autre comme indiqué à la section sur la vérification des données.

2. Pour formater votre feuille de calcul

Pour éviter d'avoir à corriger les données à la main dans votre système, formatez votre feuille de calcul de sorte qu'il soit facile de l'importer.

Exemple de fichier d'importation

Vous pouvez utiliser cet exemple de fichier Excel comme modèle.

REMARQUES: Il devrait y avoir une colonne distincte pour City, State et Zip Code, non fusionnée en une cellule. Vous pouvez réorganiser les colonnes comme vous le souhaitez. Si une colonne ne contient pas d'autre donnée que l'en-tête, vous pouvez la supprimer entièrement.

En-tête Exigences Description
Vendor name Texte de 255 caractères maximum ou champ laissé en blanc. Aucun retour, saut de ligne ou caractère spécial. Nom du fournisseur
Account number    
Contact first name Texte de 255 caractères maximum ou champ laissé en blanc. Aucun retour, saut de ligne ou caractère spécial. Prénom du contact
Contact last name Texte de 255 caractères maximum ou champ laissé en blanc. Aucun retour, saut de ligne ou caractère spécial. Nom de famille du contact
Address 1 Texte de 25 caractères maximum ou champ laissé en blanc. Aucun retour, saut de ligne ou caractère spécial. Ligne 1 de l'adresse du fournisseur
Address 2 Texte de 25 caractères maximum ou champ laissé en blanc. Aucun retour, saut de ligne ou caractère spécial. Ligne 2 de l'adresse du fournisseur
City Texte de 25 caractères maximum ou champ laissé en blanc. Aucun retour, saut de ligne ou caractère spécial. Ville de résidence du fournisseur
State Texte de 25 caractères maximum ou champ laissé en blanc. Aucun retour, saut de ligne ou caractère spécial. État/province de résidence du fournisseur
Zip Numérique ou champ laissé en blanc. Aucun retour, saut de ligne ou caractère spécial.

Code postal de résidence du fournisseur
Format de code+4 acceptable pour ce champ (« 12345-1234 »)

Country Texte de 255 caractères maximum ou champ laissé en blanc. Aucun retour, saut de ligne ou caractère spécial. Pays de résidence du fournisseur
Work phone Numérique ou champ laissé en blanc. Aucun retour, saut de ligne ou caractère spécial. Numéro de téléphone du fournisseur Plusieurs formats acceptables : (123) 123-1234 ou 123-123-1234.
Fax Numérique ou champ laissé en blanc. Aucun retour, saut de ligne ou caractère spécial. Numéro de fax du fournisseur Plusieurs formats acceptables : (123) 123-1234 ou 123-123-1234.
Mobile Numérique ou champ laissé en blanc. Aucun retour, saut de ligne ou caractère spécial. Numéro de portable du fournisseur Plusieurs formats acceptables : (123) 123-1234 ou 123-123-1234.
E-Mail 1 Texte de 255 caractères maximum ou champ laissé en blanc. Aucun retour, saut de ligne ou caractère spécial. Adresse mail principale du fournisseur
E-Mail 2 Texte de 255 caractères maximum ou champ laissé en blanc. Aucun retour, saut de ligne ou caractère spécial. Adresse mail secondaire du fournisseur
Website Texte de 255 caractères maximum ou champ laissé en blanc. Aucun retour, saut de ligne ou caractère spécial. Site Web du fournisseur
Custom Texte de 255 caractères maximum ou champ laissé en blanc. Aucun retour, saut de ligne ou caractère spécial. Peut servir de numéro de fournisseur pour ajouter rapidement un fournisseur à un document
Notes Aucun retour, saut de ligne ou caractère spécial. Remarques concernant le fournisseur

3. Pour vérifier les données

Après la création de votre feuille de calcul d'importation, vérifiez si le document contient des erreurs, ce qui pourrait causer l'échec de l'importation.

  • Modifiez les caractères spéciaux, comme ☺↨♪♫♀♂¶▓, afin qu'ils affichent les bonnes données.
  • Corrigez les lignes qui vont dans les autres colonnes.
  • Supprimez les cellules avec N/A afin qu'elles correspondent à un champ vide.

Changez les cellules comportant des données scientifiques, comme 4.001E+11 (habituellement des valeurs UPC ou EAN), afin que des nombres entiers y soient indiqués, par exemple 40010000000. Si vous utilisez Excel :

  1. Sélectionnez la colonne comportant les données scientifiques.
  2. Cliquez sur Format > Cells.
  3. Changez Category à Number, réglez les Decimal places à 0, puis cliquez sur OK.

Pour effacer plusieurs entrées avec N/A 

  1. Sélectionnez les données à changer, que ce soit une ligne, une colonne ou le document en entier.
  2. Appuyez sur Ctrl+F ou Rechercher et remplacer.
  3. Sélectionnez l'onglet Remplacer.
  4. Entrez N/A comme texte à remplacer.
  5. Puis, laissez vide la boîte Remplacer par.

Pour utiliser la fonction Concaténer afin que vos colonnes de description contiennent les colonnes de taille et de couleur 

  1. Insérez une autre colonne, puis cliquez sur la première cellule (D2) et entrez “=CONCATENATE(“. Puis, sélectionnez la première cellule que vous voulez afficher :::en premier. Cliquez sur C2, puis ajoutez ,”: “, (ceci crée le séparateur “: “ entre les deux premières cellules voulues dans la formule), cliquez sur la :::cellule à ajouter ensuite (B2), puis ajoutez ,” “, (ceci créé les séparateurs “ “ [vous voulez seulement un espace entre les deux dernières cellules de la formule]), :::et cliquez sur la dernière cellule (A2).

  2. Appuyez sur la touche Entrée.
  3. Vous avez certainement plus qu'une ligne. Donc, si cela doit être fait pour toutes les lignes, cliquez sur la boîte, puis faites-la glisser au bas de la colonne; vous obtenez alors une liste des résultats joints.

  4. Si vous cliquez sur l'une des cellules, vous verrez que le contenu est en fait la fonction =CONCATENATE. Pour que les cellules contiennent “T-Shirt: Large, Red,” par exemple, copiez la colonne puis faites Collage spécial et sélectionnez l'option Valeurs et formats des nombres.

Pour corriger plusieurs lignes dans les cellules ou les rangées

  1. Mettez en évidence toutes les données de la feuille de calcul.
  2. Appuyez sur Ctrl+F ou Rechercher et remplacer.
  3. Cliquez sur l'onglet Remplacer.
  4. Dans la case Rechercher, en appuyant sur Alt, entrez 0010 avec le clavier numérique. N'entrez rien dans la case Remplacer par.
  5. Cliquez sur Remplacer tout.

Pour ajouter un 0 manquant aux chiffres de l'UPC

Excel supprime le premier 0 des chiffres de l'UPC. Pour corriger ceci, ajoutez "0" (un zéro avec des guillemets) au début d'un chiffre de l'UPC. Normalement, les UPC ont 12 chiffres; vous pourriez donc trier votre feuille de calcul par UPC et corriger ceux qui ont 11 chiffres ou moins. Ce n'est pas toujours le cas avec les UPC, vous devez alors vérifier le code à barres de votre produit.

4. Pour soumettre votre feuille de calcul à notre équipe d’importation

Après avoir préparé, formaté, et vérifié votre feuille de calcul, envoyez une demande pour soumettre votre fichier à notre équipe d’importation:

  1. Pour créer une demande, suivez une des démarches ci-dessous:
    • Cliquez ici pour un lien direct.
    • En haut de cette page, cliquez sur Envoyez une demande. Ensuite, sélectionnez Lightspeed Retail depuis le premier menu déroulant.
  2. Remplissez les champs Adresse e-mail, Sujet, Description, et Numéro de contact préféré.
  3. Pour transmettre automatiquement votre demande à notre équipe d’importation, sélectionnez Import de données > Clients/Inventaire/Fournisseur depuis le menu déroulant Catégorie.
  4. Pour joindre votre fichier, cliquez sur Ajoutez un fichier.
  5. Pour soumettre votre ticket, cliquez sur Envoyer.

 

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