Importation d’articles dans un bon de commande

Vous pouvez ajouter des articles en lot à un bon de commande et créer les articles dans Lightspeed Retail en même temps. Vous pouvez également importer des articles existants et des articles de catalogue à l’aide d’un fichier d’importation.

Le fichier d’importation doit être au format CSV et correspondre aux spécifications de Lightspeed.

Importer des articles nouveaux et existants

Nouveaux articles

Les nouveaux articles désignent les articles qui n’existent pas encore dans vos stocks. Une fois importés, les articles sont simultanément ajoutés au bon de commande et créés dans votre système Lightspeed Retail.

Articles existants

Les articles existants désignent les articles qui figurent déjà dans vos stocks. Une fois importés, les articles sont ajoutés à votre bon de commande. Vous pouvez mettre à jour les articles existants pour inclure les nouveaux renseignements importés.

Lightspeed Retail détermine si un article existe dans votre système en fonction des données de l’article dans votre fichier d’importation. Pour en savoir plus, consulter la section Correspondance des articles.

Correspondance des articles

Lorsque vous téléversez un fichier d’importation dans un bon de commande, Lightspeed Retail recherche des correspondances entre les articles importés et les articles qui se trouvent déjà dans votre système. Pour chaque article de votre fichier d’importation, Lightspeed Retail analyse les données suivantes dans l’ordre :

System ID (Identifiant du système)
Vendor ID (Identifiant de fournisseur)
UPC (CUP)
EAN (code EAN)
Custom SKU (UGS personnalisée)
Manufacturer SKU (UGS du fabricant)

En cas de correspondance, Lightspeed Retail ne créera pas de nouvel article. Si vous avez coché la case Mettre à jour les articles existants avant d’importer le fichier, les données sans correspondance des articles existants seront mises à jour selon les nouvelles données du fichier d’importation.

Lightspeed Retail ne tente pas de trouver une correspondance sur la base des descriptions des articles existants. Ainsi, si aucune correspondance n’est établie entre un article existant et le fichier d’importation, et même si la description du produit existe déjà dans vos stocks, le système crée un nouvel article ayant le même nom.

Importer des articles du catalogue d’un fournisseur

Le cas échéant, vous pouvez importer des articles du catalogue d’un fournisseur dans un bon de commande. Si un article ne figure pas dans vos stocks, le système le crée en fonction des renseignements contenus dans le catalogue. Vous n’avez qu’à préciser l’identifiant du fournisseur dans le fichier d’importation et sélectionner le fournisseur associé dans le bon de commande.

Comme un bon de commande se rapporte à un fournisseur en particulier, vous devez créer des fichiers d’importation d’articles distincts pour chacun de vos fournisseurs. Si vous achetez le même article auprès de plusieurs fournisseurs, vous pouvez ajouter l’article à autant de fichiers d’importation que nécessaire pour utilisation dans des bons de commande distincts.

Préparer le fichier d’importation

Lorsque vous ajoutez un article à Lightspeed Retail par le biais d’une importation de bon de commande, le fournisseur par défaut de l’article est défini comme étant celui que vous avez sélectionné pour le bon de commande. Comme un bon de commande est propre à un fournisseur précis, vous devez créer un fichier d’importation d’articles distinct pour chacun de vos fournisseurs.

Un fichier d’importation peut comporter 500 articles au maximum.

Téléchargez le modèle de fichier d’importation ou utilisez un fichier .CSV formaté de la même manière que le modèle.
Ouvrez le modèle de fichier d’importation dans Excel ou Google Sheets.

Pour éviter les erreurs d’importation, ne modifiez pas, n’ajoutez pas, ne supprimez pas et ne réorganisez pas les colonnes du modèle.

Le fichier d’importation contient les colonnes suivantes :

Colonnes Order Qty (quantité commandée) et Unit Cost (coût unitaire) de la feuille de calcul utilisée pour l’importation d’un bon de commande.

Order Qty (quantité commandée)

Le nombre d’articles commandés dans le bon de commande. Cette donnée est importée dans le champ Qté de cette comm. de l’article.

Unit Cost* (Coût unitaire*)

Cette colonne est utilisée si la fonctionnalité Multidevise est désactivée. Il s’agit du coût de l’article payé à votre fournisseur. Cette donnée est importée dans le champ Coût unitaire de l’article dans la section Stocks.

Vendor Cost* (Coût du fournisseur*)

Cette colonne est utilisée si la fonctionnalité Multidevise est activée. Il s’agit du coût de l’article payé à votre fournisseur dans sa devise. Cette donnée est importée dans le champ Coût du fournisseur de l’article dans la section Stocks.

* Votre modèle comportera la colonne Unit Cost (coût unitaire) ou la colonne Vendor Cost (coût du fournisseur), en fonction de vos paramètres Multidevise.

Colonnes System ID (identifiant du système), Vendor ID (identifiant de fournisseur) et UPC (CUP) de la feuille de calcul utilisée pour l’importation d’un bon de commande.

System ID (identifiant du système)

L’identifiant du système Lightspeed Retail pour l’article.

Laissez ce champ vide lorsque vous importez de nouveaux articles. Lightspeed Retail leur attribue automatiquement un identifiant.

Vendor ID (Identifiant de fournisseur)

Le numéro de pièce du fournisseur pour l’article. Il est importé dans le champ Identifiant de fournisseur et dans la section Identifiants du fournisseur de l’article.

Si aucun identifiant de fournisseur n’est associé à l’article du fournisseur dans le bon de commande sélectionné, le nouvel identifiant de fournisseur est ajouté à la section Identifiants du fournisseur de l’article. Cela se produit que vous choisissiez ou non de mettre à jour les articles existants lors de l’importation du fichier.

UPC (CUP)

Le code à barres universel à 12 chiffres de l’article. Il est importé dans le champ CUP de la section Détails de l’article.

Colonnes EAN (EAN), Custom SKU (UGS personnalisée) et Manufacturer SKU (UGS du fabricant) de la feuille de calcul utilisée pour l’importation d’un bon de commande.

EAN (code EAN)

Le code à barres international à 13 chiffres de l’article. Il est importé dans le champ EAN de la section Détails de l’article.

Custom SKU (UGS personnalisée)

Pour usage interne seulement. Certaines boutiques utilisent ce champ pour leurs anciens codes à barres ou numéros d’article. Cette donnée est importée dans le champ UGS personnalisée et dans la section Détails de l’article.

Manufacturer SKU (UGS du fabricant)

L’UGS du fabricant pour l’article. Elle est importée dans le champ UGS du fabricant dans la section Détails de l’article.

Colonnes Description et Price (prix) de la feuille de calcul utilisée pour l’importation d’un bon de commande.

Description

Le nom de l’article. Chaque description d’article doit être unique. Elle est importée dans le champ Description de la section Détails de l’article.

Price (prix)

Le prix de détail que vous demandez pour l’article. Il est importé dans la section Default Price value (prix par défaut) de la section Détails de l’article.

Vérifier le fichier d’importation

Vérifiez si le document contient des erreurs, ce qui pourrait causer l’échec de l’importation.

Retirez les caractères spéciaux, comme ☺↨♪♫♀♂¶▓, afin que les bonnes données soient affichées.
Effacez les cellules contenant la mention N/A (S. O.) pour laisser les champs vides.
Modifiez les cellules comportant des nombres en notation scientifique, comme 4.001E+11 (en général, des valeurs CUP ou EAN), afin qu’elles indiquent des nombres entiers, par exemple 40010000000.
- Si vous utilisez Excel, sélectionnez la colonne comportant la valeur en notation scientifique. Cliquez sur Format > Format de cellule. Dans le menu Catégorie, sélectionnez Nombre, définissez le nombre de décimales sur 0, puis cliquez sur OK.
- Si vous utilisez Google Sheets, sélectionnez la colonne comportant la valeur en notation scientifique. Cliquez sur Format > Nombre > Nombre.
Assurez-vous que votre feuille de calcul est bien au format .CSV.

Téléverser le fichier d’importation

Une fois que vous avez préparé le fichier d’importation et vérifié les données, vous pouvez le téléverser dans un bon de commande dans Lightspeed Retail.

Un seul fichier d’importation de bon de commande peut être importé à la fois par boutique.

Accédez à Stocks > Nouvelle commande.
Sélectionnez un fournisseur.
1. Si vous avez un compte à plusieurs boutiques, sélectionnez la boutique pour laquelle vous créez le bon de commande dans le menu déroulant Boutique. L’adresse d’expédition qui figure sur le bon de commande est liée à la boutique sélectionnée.
Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Cliquez sur Importer.
Si vous souhaitez mettre à jour tous les articles de vos stocks selon les nouvelles données du fichier d’importation, cochez la case Mettre à jour les articles existants.
Cliquez sur Téléverser un fichier CSV et sélectionnez votre fichier.
Faites correspondre les en-têtes de colonne de votre fichier d’importation au format CSV aux champs de produit appropriés dans Lightspeed Retail.
Cliquez sur Importer les articles dans le bon de commande.
Attendez la fin de l’importation. Cela peut prendre plusieurs minutes. Vous pouvez quitter la page sans que cela impacte votre importation.
L’état de l’importation sera mis à jour.
1. Si le téléversement est correctement effectué, c’est terminé ! Les articles téléversés apparaîtront sur l’écran du bon de commande.
2. Si le téléversement a échoué, la page indiquera le problème. Corrigez les erreurs signalées et procédez une nouvelle fois au téléversement.
Vous devrez peut-être actualiser la page pour voir le résultat du téléversement.
Cliquez sur le nom de la commande.
Cliquez sur Commandé pour modifier l’état du bon de commande.