Les bons de commande sont utilisés pour commander ou recommander des articles pour plusieurs boutiques auprès d’un fournisseur externe. Ils permettent de centraliser le processus d’achat et de tenir un registre des produits commandés auprès de vos fournisseurs, ce qui assure l’exactitude de vos stocks.

Pour commander des produits, vous devez ajouter les articles souhaités au bon de commande. Vous pouvez rechercher des articles manuellement, les ajouter en fonction de leur seuil de réapprovisionnement, ajouter des articles de commande spéciale, ou importer des articles.

Ajouter des articles manuellement

1. Sur la page du bon de commande, accédez à la section Ajouter des articles.

   

2. Saisissez un mot-clé pour rechercher l’article dans toutes vos boutiques.

3. Pour effectuer la recherche dans tous les catalogues disponibles, cochez la case Rechercher dans tous les catalogues. Pour limiter la recherche au catalogue du fournisseur sélectionné, ne cochez pas cette case.

4. Cliquez sur Ajouter un article.

   Pour afficher tous les articles dans l’ensemble de vos boutiques, laissez le champ de recherche vide et cliquez sur Ajouter un article.

5. Si un seul article correspond à vos critères de recherche, il sera ajouté automatiquement à votre bon de commande.

   Si plusieurs articles correspondent à vos critères de recherche, cliquez sur Sélectionner à côté de l’article que vous souhaitez ajouter. Pour ajouter plusieurs articles, cochez la case à côté de chaque article que vous souhaitez ajouter, puis cliquez sur + Ajouter la sélection.

   

Ajouter des articles en fonction de leur seuil de réapprovisionnement

Si vous avez déjà configuré des seuils et des niveaux de réapprovisionnement pour les articles de la boutique actuellement sélectionnée, vous pouvez ajouter les articles qui ont atteint leur seuil de réapprovisionnement pour le fournisseur sélectionné. Pour ce faire, suivez les instructions ci-dessous :

1. Accédez à la section Réapprovisionnement d’articles sur la page du bon de commande.

   

2. Pour sélectionner les articles d’une certaine catégorie uniquement, cliquez sur + Tout sous Catégorie.

   Une fenêtre contextuelle apparaît. Cliquez sur Sélectionner pour la catégorie souhaitée.

   

3. Pour sélectionner les articles d’une certaine marque uniquement, cliquez sur le menu déroulant Marque et sélectionnez la catégorie souhaitée.
4. Cliquez sur + Ajouter tout automatiquement. Une fenêtre apparaît et vous invite à confirmer votre choix. Cliquez sur OK.

Si vous souhaitez ajouter des articles au bon de commande en utilisant cette méthode, les articles doivent :

• avoir atteint leur seuil de réapprovisionnement dans la boutique actuellement sélectionnée ;
• être associés à un identifiant de fournisseur indiqué sur le bon de commande du fournisseur OU être associés à un fournisseur par défaut indiqué sur le bon de commande du fournisseur ;
• avoir une quantité en stock et en livraison différée inférieure ou égale au seuil de réapprovisionnement établi.

Ajouter des articles de commande spéciale

Si un article de commande spéciale existe déjà pour la boutique actuellement sélectionnée, vous pouvez l’ajouter au bon de commande en suivant les instructions ci-dessous :

1. Cliquez sur Commandes spéciales.

   

2. Cliquez sur + Ajouter au bon de commande. L’état de l’article de commande spéciale passe automatiquement à Commandé.

   Pour ajouter plusieurs articles de commande spéciale, cochez les cases à côté de chaque article à ajouter puis cliquez sur + Ajouter la sélection au bon de commande.

   

3. La ou les commandes spéciales apparaissent désormais dans la section Commandes spéciales sur achat.

   

4. Cliquez sur l’onglet en comm. à gauche de l’écran pour revenir à l’écran principal du bon de commande.

Importation d’articles dans un bon de commande

Si vous souhaitez ajouter des articles à un bon de commande et créer les articles dans PDV détaillants en même temps, vous pouvez importer les articles dans un bon de commande.

Ajuster les quantités d’articles

1. Depuis la page principale du bon de commande, accédez à la section Articles en bas de l’écran.

   

2. Cliquez sur le champ QTÉ DE CETTE COMM. sur la ligne de l’article pour lequel vous souhaitez ajuster la quantité, et saisissez la quantité souhaitée.

   • La colonne QTÉ EN STOCK indique le nombre d’exemplaires de l’article que vous avez actuellement en boutique.
   • Pour connaître la quantité d’un article déjà commandé ou en livraison différée sur les bons de commande existants d’une même boutique, reportez-vous à la colonne QTÉ EN COMM. Les quantités apparaissent dans cette colonne seulement si l’état des commandes existantes est réglé à Commandé ou Enregistrement.

   Les montants des lignes Shipping Cost (coûts d’expédition) et Autre de la section Coûts sont exportés vers QuickBooks, si vous l’utilisez. Le montant de la ligne Réduction est appliqué au coût unitaire de l’article pris en compte dans le coût total du bon de commande.

Prochaines étapes