Pour commander des produits, vous devez d'abord créer un bon de commande (BC), puis y ajouter des articles.

Les bons de commande permettent de commander des articles auprès d’un fournisseur externe. Ils centralisent les processus d’achat et conservent une trace des produits commandés auprès des différents fournisseurs.

Vous pouvez ajouter des articles à un bon de commande selon quatre méthodes :

• Recherche manuelle d’articles : ajoutez les articles individuellement. Cette méthode est utile avec les petits BC ou si vous n'ajoutez que quelques articles à un BC existant. Pour ajouter un grand nombre d’articles, utilisez plutôt une importation par feuille de calcul.
• Ajout d’articles par réapprovisionnement manuel : ajoutez des stocks au bon de commande en utilisant les seuils et niveaux de réapprovisionnement des articles.
• Ajout d’articles de commande spéciale : ajoutez un article de commande spéciale à un BC non envoyé.
• Importation d'articles dans la commande à l'aide d'une feuille de calcul : ajoutez des articles en lot à un BC. Cela vous permet également d'ajouter des articles à PDV détaillants en même temps que vous créez un bon de commande.

Ajout manuel d'articles à un bon de commande

Un bon de commande doit exister avant que vous puissiez y ajouter des articles.

1. Créez un bon de commande, ou accédez à Inventory (stocks) > Purchase Orders (bons de commande) pour sélectionner un BC existant.
2. Dans le BC, faites défiler la page jusqu'à Items (articles).

3. Localisez l'article à l'aide du champ Locate a product (localiser un produit). Vous pouvez activer ou désactiver la case à cocher Search all catalogs (rechercher dans tous les catalogues) pour rechercher l'article chez tous les fournisseurs. Pour rechercher des articles auprès d'un fournisseur sélectionné, décochez la case et utilisez les menus déroulants pour filtrer les catégories et les marques.

   

4. Cliquez sur Ajouter un article. Si le champ de recherche est vide, cliquez sur Ajout d'articles pour afficher tous les articles dans l’ensemble de vos boutiques.

   • Si un seul article correspond à vos critères de recherche, il sera ajouté automatiquement à votre bon de commande.
   • Si votre recherche renvoie plusieurs résultats, sélectionnez l'article que vous souhaitez ajouter.
   • Pour sélectionner plusieurs articles, cochez les cases de chaque article, puis cliquez sur + Add Selected (+ ajouter la sélection).

   

5. Une fois que vous avez fini d’ajouter des articles au BC, envoyez-le au fournisseur.

Une fois qu’un article est ajouté à un BC, vous pouvez ajuster la quantité de commande, le prix, le coût unitaire et l’identifiant du fournisseur sous l’entrée de l’article dans la section Items (articles).

Ajouter des articles à un bon de commande via réapprovisionnement manuel

Si vous avez défini des seuils de réapprovisionnement et des niveaux de réapprovisionnement pour la boutique actuellement sélectionnée, vous pouvez ajouter à votre bon de commande les articles qui ont atteint leurs seuils de réapprovisionnement pour le fournisseur sélectionné. Pour ce faire, les articles doivent :

• avoir atteint leur seuil de réapprovisionnement dans la boutique actuellement sélectionnée ;
• être associés à un identifiant de fournisseur indiqué sur le bon de commande du fournisseur ou être associés à un fournisseur par défaut indiqué sur le bon de commande du fournisseur ;
• avoir une quantité en stock et en livraison différée inférieure ou égale au seuil de réapprovisionnement établi.

Un bon de commande doit exister avant que vous puissiez y ajouter des articles. Pour ajouter des articles en effectuant un réapprovisionnement manuel :

1. Créez un bon de commande, ou accédez à Inventory (stocks) > Purchase Orders (bons de commande) et sélectionnez un bon de commande existant.

2. Dans la section Add items (ajouter des articles), cochez la case Add items using manual reordering (ajouter des articles en effectuant un réapprovisionnement manuel).

   

   Si besoin, sous Filtres, utilisez le menu déroulant des catégories pour sélectionner Toutes les catégories ou sélectionner des articles d’une catégorie spécifique. Vous pouvez également utiliser le menu déroulant des marques pour sélectionner Toutes les marques ou bien sélectionner des articles d’une marque spécifique.

3. Cliquez sur Générer un bon de commande > Ok. Vos articles seront ajoutés au bon de commande. S’il n’y a aucun article à ajouter, un message d’erreur s’affichera.
4. Une fois que vous avez fini d’ajouter des articles au BC, envoyez-le au fournisseur.

Si vous avez accès à Analytique Lightspeed et à la fonctionnalité de prévision de la demande, vous pouvez également ajouter des articles en vous appuyant sur les calculs de prévision de la demande.

Ajouter des articles de commande spéciale

Si un article de commande spéciale existe déjà pour la boutique actuellement sélectionnée, vous pouvez l’ajouter au bon de commande si celui-ci n’a pas déjà été envoyé. Pour ce faire :

1. Créez un bon de commande, ou accédez à Inventory (stocks) > Purchase orders (bons de commande) et sélectionnez un BC existant.

2. Dans l’onglet Commandes spéciales, ajoutez des articles individuels au bon de commande en cochant la case à côté de l’article que vous souhaitez ajouter. Vous pouvez également sélectionner et ajouter tous les articles de votre choix en cochant la case à côté du bouton + Ajouter la sélection au bon de commande en bas de la liste.

   

3. Cliquez sur + Ajouter la sélection au bon de commande.

   

Dans l’onglet Commandes spéciales, l’état de l’article passera à Commandé et apparaîtra sous Special orders on purchase (commandes spéciales sur achat).

Pour supprimer un article de commande spéciale d’un bon de commande sans le supprimer, cliquez sur Supprimer dans la ligne de l’article sur la page Commandes spéciales sur achat. Si l’article existe également dans le bon de commande, sa quantité sera déduite de la quantité de commande totale.

Pour supprimer définitivement un article de commande spéciale, cliquez sur l’icône de corbeille. Cette action ne peut pas être annulée.

Une fois que vous avez fini d’ajouter des articles au BC, envoyez-le au fournisseur.

Importation d’articles dans un bon de commande à l’aide d’une feuille de calcul

Vous pouvez ajouter des articles en lot à un bon de commande à l’aide d’une feuille de calcul CSV ou XLSX. Il peut s’agir d’articles que vous avez déjà commandés ou de nouveaux articles que vous voulez ajouter à PDV détaillants et commander en même temps.

PDV détaillants détermine si un article existe déjà en vérifiant les valeurs des articles. Pour chaque article de votre fichier d’importation, PDV  détaillants recherche un équivalent pour :

• System ID (Identifiant du système)
• Vendor ID (identifiant du fournisseur)
• UPC (CUP)
• EAN (Code EAN)
• Custom SKU (UGS personnalisée)
• UGS du fabricant (Fabr. UGS)

En cas de correspondance, PDV détaillants ne créera pas de nouvel article. Si vous avez coché la case Mettre à jour les articles existants avant d’importer le fichier, les articles seront mis à jour selon les nouvelles données du fichier d’importation.

Vous devez créer des fichiers d’importation distincts pour chaque fournisseur. Si vous achetez le même article auprès de plusieurs fournisseurs, vous pouvez ajouter cet article à autant de fichiers d’importation spécifiques au fournisseur que nécessaire.

Importer des articles du catalogue d’un fournisseur

Si vous utilisez des catalogues de fournisseurs, vous pouvez importer des articles de catalogue dans un bon de commande. Si l'article ne figure pas dans vos stocks, l'article sera créé en fonction des renseignements du catalogue.

Pour effectuer une importation à l'aide de catalogues de fournisseurs, vous devez sélectionner un fournisseur pour le bon de commande, puis vous assurer que les articles utilisent le bon identifiant du fournisseur dans le fichier d’importation. L'identifiant du fournisseur est le numéro de pièce du fournisseur pour l'article.

Pour choisir un fournisseur pour votre bon de commande, depuis l'onglet Order (commande) :

1. Faites défiler la page jusqu’à la section Détails.
2. Dans le menu déroulant Vendor (fournisseur), sélectionnez un fournisseur existant ou saisissez le nom d’un nouveau fournisseur et cliquez sur Add vendor (ajouter un fournisseur).
3. Cliquez sur Enregistrer.

Préparer le fichier d’importation

Lorsque vous ajoutez un article à PDV détaillants par le biais d’une importation de bon de commande, le fournisseur par défaut de l’article est défini comme étant celui que vous avez sélectionné pour le bon de commande. Comme un bon de commande est propre à un fournisseur précis, vous devez créer un fichier d’importation d’articles distinct pour chacun de vos fournisseurs.

Un fichier d’importation peut comporter 500 articles au maximum.

1. Téléchargez le modèle de fichier d’importation ou utilisez un fichier .CSV formaté de la même manière que le modèle :
   • Modèle d’importation de produits de bon de commande pour les boutiques multidevises
   • Modèle d’importation de produits de bon de commande pour les boutiques à devise unique
2. Ouvrez le modèle de fichier d’importation dans Excel ou Google Sheets.

Pour éviter les erreurs d’importation, ne modifiez pas, n’ajoutez pas, ne supprimez pas et ne réorganisez pas les colonnes du modèle.

Téléverser le fichier d’importation

Avant de téléverser votre feuille de calcul d'importation, vérifiez s'il existe des données susceptibles de faire échouer l'importation. Les étapes ci-dessous sont basées sur l'utilisation d'Excel pour modifier votre feuille de calcul.

• Retirez les caractères spéciaux pour éviter les problèmes d'affichage des données.
• Corrigez les lignes qui vont dans les autres colonnes.
• Supprimez les cellules avec N/A afin qu’elles correspondent à un champ laissé en blanc.
• Changez les cellules comportant des données scientifiques, comme 4.001E+11 (habituellement des valeurs UPC ou EAN), afin que des nombres entiers y soient indiqués, par exemple 40010000000.
• Retirez les sauts de ligne des cellules ou des lignes.
  1. Mettez en évidence toutes les données de la feuille de calcul.
  2. Appuyez sur Ctrl+F ou Rechercher.
  3. Cliquez sur l’onglet Remplacer.
  4. Dans la zone Trouver, tout en maintenant la touche Alt enfoncée, tapez 0010. Vous ne verrez aucun changement, mais un caractère aura été ajouté. Ne tapez rien dans la boîte Remplacer.
  5. Cliquez sur Remplacer tout.
• Ajoutez un 0 manquant aux numéros CUP. Certains logiciels de tableur retireront le 0 initial des numéros CUP. Pour corriger cela, ajoutez '0' (un zéro entre apostrophes) au début d'un numéro CUP. En général, les CUP comportent 12 chiffres. Vous pouvez donc trier votre tableur par CUP et corriger ceux qui ont 11 chiffres ou moins. Ce n'est pas toujours le cas avec les CUP, alors vérifiez le code à barres de votre produit.

Une fois que vous avez préparé le fichier d’importation et vérifié les données, vous pouvez le téléverser dans un bon de commande dans PDV détaillants.

Un seul fichier d’importation de bon de commande peut être importé à la fois par boutique.

1. Accédez à Stocks > Nouvelle commande.

   

2. Sélectionnez une option dans le menu déroulant Fournisseur.
3. Si vous avez un compte à plusieurs boutiques, sélectionnez la boutique pour laquelle vous créez le bon de commande dans le menu déroulant Boutique. L’adresse d’expédition qui figure sur le bon de commande est liée à la boutique sélectionnée. Sinon, passez cette étape.
4. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

5. Cliquez sur Importer.

   

6. Si vous souhaitez mettre à jour des articles de vos stocks selon les nouvelles données du fichier d’importation, cochez la case Mettre à jour les articles existants.

   

7. Cliquez sur Téléverser un fichier CSV et sélectionnez votre fichier.

8. Dans la section Attribuer les colonnes, faites correspondre les en-têtes de colonne de votre fichier d’importation au format CSV aux champs de produit appropriés dans PDV détaillants.

   

9. Cliquez sur Importer les articles dans le bon de commande. Cela peut prendre plusieurs minutes. Vous pouvez quitter la page sans que cela impacte votre importation.

Quand le bon de commande sera complété, l’état de l’importation sera mis à jour. Vous devrez peut-être actualiser la page pour voir le résultat du téléversement.

• Si le téléversement est correctement effectué, les articles téléversés apparaîtront sur l’écran du bon de commande.

  

• Si le téléversement a échoué, la page indiquera le problème. Corrigez les erreurs signalées et procédez une nouvelle fois au téléversement.

  

Une fois que vous avez fini d’ajouter des articles au BC, envoyez-le au fournisseur.

Ajuster les quantités d’articles

Pour modifier la quantité d’un article dans une commande, à partir du bon de commande :

1. Accédez à l’onglet Commandes.
2. Sous Articles, cliquez dans le champ Qté de cette commande.
3. Saisissez le nombre d’articles que vous souhaitez inclure dans la commande. La modification sera enregistrée automatiquement.

Le BC affichera également la quantité en stock et la quantité commandée pour un article.

• Qté. en stock : Nombre d’articles actuellement disponibles dans votre boutique.

• Qté en commande : La quantité d’un article déjà commandé ou en livraison différée sur les bons de commande existants d’une même boutique. Les quantités apparaissent dans cette colonne seulement si l’état des commandes existantes est réglé à Commandé ou Enregistrement.

  

Les montants des lignes Shipping Cost (coûts d’expédition) et Autre de la section Coûts sont exportés vers QuickBooks, si vous l’utilisez. Le montant de la ligne Réduction est appliqué au coût unitaire de l’article pris en compte dans le coût total du bon de commande.

Prochaines étapes

Attachments

• Retail (R-Series) purchase order product import template - multicurrency enabled.csv96 octets
• Retail (R-Series) purchase order product import template - multicurrency disabled.csv93 octets