Les commandes consolidées et les transferts représentent un moyen efficace de créer et de gérer des bons de commande pour différents fournisseurs et différentes boutiques à partir d’un endroit centralisé.

Les commandes consolidées sont expédiées à la boutique qui a effectué la commande en question. Les commandes consolidées sont utilisées par les entreprises ayant un entrepôt ou un centre de distribution où elles stockent la marchandise pour les boutiques et transfèrent les articles aux boutiques individuelles. Les entreprises ayant une seule boutique peuvent utiliser les commandes consolidées pour gérer facilement les bons de commande pour plusieurs fournisseurs.

Fonctionnement des commandes consolidées et des transferts

Pour accéder à l’écran Commande consolidée, cliquez sur Stocks > Commande consolidée.

• • La section Consolidée permet d’ajouter des articles à la commande consolidée, puis de les attribuer à des bons de commande. Les articles figurant dans la section Consolidée ont été ajoutés à la commande consolidée, mais n’ont pas encore été attribués à des bons de commande.

    

  • La section Bons de commande répertorie les bons de commande ouverts et en attente de commande attribués à la boutique sélectionnée. Les bons de commande provenant d’une commande consolidée sont automatiquement attribués à la boutique sélectionnée.

    

  • La section Transferts répertorie les articles pour lesquels aucune demande de transfert n’a été envoyée pour la boutique sélectionnée. Elle indique également le stock actuel de votre boutique et la quantité demandée.

    

Ajouter des articles à une commande consolidée

Vous pouvez ajouter des articles à une commande consolidée manuellement, en fonction des seuils de réapprovisionnement ou par demandes de transfert (applicable uniquement aux comptes regroupant plusieurs boutiques).

Ajouter des articles manuellement

1. Accédez à Stocks > Commande consolidée.
2. Placez le curseur dans le champ Recherche d’articles.

   

3. Saisissez le nom de l’article.
4. Si votre recherche ne renvoie qu’une seule correspondance, l’article est automatiquement ajouté.
   Si votre recherche renvoie plusieurs correspondances, cliquez sur Sélectionner à côté de l’article souhaité. Pour ajouter plusieurs articles à la fois, cochez la case à côté de chaque article, puis cliquez sur + Ajouter la sélection.

   

En cliquant sur + Ajouter un article, vous ferez apparaître la liste de tous vos articles.

Ajouter des articles en fonction de leur seuil de réapprovisionnement

Si vous avez préalablement défini des seuils de réapprovisionnement et des niveaux de stocks, vous pouvez ajouter des articles qui ont atteint leur seuil de réapprovisionnement.

1. Accédez à Stocks > Commande consolidée.
2. Cliquez sur + Ajouter des réapprovisionnements.

   

3. Cliquez sur OK.

Pour n’ajouter que les articles d’une catégorie spécifique, suivez les étapes ci-dessous :

1. Cliquez sur + Tout.
2. Sélectionnez la catégorie de votre choix.

   

3. Cliquez sur OK.
4. Cliquez sur + Ajouter des réapprovisionnements.
5. Cliquez sur OK.

Seuls les articles ayant atteint leur seuil de réapprovisionnement dans la boutique sélectionnée sont ajoutés. Les articles ayant atteint leur seuil de réapprovisionnement dans d’autres boutiques ne sont pas ajoutés.

Ajouter des articles par demandes de transfert

Si votre boutique reçoit des demandes de transfert de la part de vos autres boutiques, vous pouvez ajouter les articles de la demande de transfert à une commande consolidée.

1. Accédez à Stocks > Commande consolidée.
2. Cliquez sur le menu déroulant de la rubrique Ajouter des demandes de transfert et sélectionnez votre transfert.

   

3. Cliquez sur + Ajouter un transfert.
4. Cliquez sur OK.

Après avoir ajouté un article à la liste de commande consolidée, vous pouvez ajuster le prix total, la quantité de commande ou le fournisseur.

Attribuer des articles à des bons de commande

Après avoir ajouté des articles à une commande consolidée, vous pouvez les attribuer à des commandes nouvelles ou existantes. Les articles sont attribués aux bons de commande en fonction de leur fournisseur.

1. Accédez à Stocks > Commande consolidée.
2. Dans le menu déroulant Attribution, sélectionnez une méthode d’attribution :

   

   • Utiliser les attributions de commandes en cours : attribue des articles à des bons de commande en cours pour le même fournisseur. Si aucune commande n’est en cours pour un fournisseur, les articles de ce fournisseur ne sont pas attribués à des bons de commande.
   • Créer de nouvelles commandes : attribue des articles à de nouveaux bons de commande par fournisseur.
   • Choisir une commande en cours spécifique : sélectionnez un bon de commande spécifique pour lui attribuer des articles ayant le même fournisseur.
3. Sélectionnez un fournisseur dans la liste déroulante Fournisseur, ou sélectionnez Tous les fournisseurs.

   

4. Cliquez sur Attribuer des articles aux commandes.
5. Cliquez sur OK.

Utiliser un processus d’achat centralisé

La centralisation des achats vous permet de gérer les achats pour l’ensemble de vos boutiques. Vous pouvez ainsi éviter les commandes en double, négocier de meilleures réductions avec les fournisseurs pour les achats en lot, réduire les coûts de transport et de gestion des stocks, organiser les transactions et améliorer vos relations avec les fournisseurs.

Exemple de processus d’achat centralisé utilisant une commande consolidée et des transferts

Nom de l’entreprise : L’animalerie de Sarah
Siège social avec entrepôt : Boston, Massachusetts. (Sarah Hayes)
Trois boutiques (secondaires) : Cambridge, Massachusetts (Amir Singh) ; Quincy, Massachusetts (Cecil Dawson) ; Provincetown, Massachusetts (Mei Liu)

1. Le 1er juin, Amir, Cecil et Mei créent un transfert pour demander des stocks au siège social de Boston (géré par Sarah). Les demandes portent sur des articles de commande spéciale, des articles ayant atteint leur seuil de réapprovisionnement et d’autres articles. Tous les articles doivent être livrés avant le 12 juin.
2. Sarah crée une commande consolidée pour répondre aux demandes de transfert et réapprovisionner le stock de l’entrepôt.
   1. Elle ajoute à la commande consolidée tous les articles des trois demandes de transfert en cours.
   2. Elle ajoute à la commande consolidée les articles de l’entrepôt qui ont atteint leur seuil de réapprovisionnement.
   3. Elle attribue les articles de la commande consolidée à de nouveaux bons de commande. Étant donné que tous les articles de la commande consolidée proviennent de deux fournisseurs (L’expert des animaux et Animaux & Compagnie), deux bons de commande sont automatiquement créés, l’un pour L’expert des animaux et l’autre pour Animaux & Compagnie.
3. Sarah envoie les deux bons de commande aux fournisseurs par courriel le 2 juin et demande à recevoir les commandes au plus tard le 9 juin.
4. Sarah reçoit le colis d’Animaux & Compagnie le 7 juin et celui de L’expert des animaux le 8 juin. Elle ajoute les articles reçus aux stocks de l’entrepôt.
5. Le 9 juin, Sarah transfère les stocks à Amir, Cecil et Mei en utilisant les demandes de transfert en cours, et expédie les articles aux boutiques de Cambridge, Quincy et Provincetown.
6. Amir, Cecil et Mei reçoivent les articles le 10 juin et les ajoutent à leurs stocks en utilisant les mêmes demandes de transfert que celles qu’ils ont initiées.

Exemple de processus d’achat centralisé utilisant des bons de commande

Nom de l’entreprise : Mode Brooklyn
Acheteur central : Morgan Conway
Trois boutiques : Brooklyn, New York (Morgan Conway) ; Bronx, New York (Gloria Rodriguez) ; Manhattan, New York (Jayden Williams)

1. Le 20 juillet, Morgan vérifie les articles et les quantités à acheter pour chaque boutique en interrogeant Gloria et Jayden, et en exécutant les rapports Liste de réapprovisionnement, Stocks et Article (Totaux de ventes groupés) pour les boutiques. Ces dernières doivent recevoir les articles au plus tard le 10 août.
2. Morgan crée un bon de commande pour chaque boutique. Les articles sont achetés auprès d’un seul fournisseur, Vêtements Couture. Si une boutique a besoin d’articles provenant de plusieurs fournisseurs, un bon de commande distinct sera nécessaire pour chaque fournisseur. Pour chaque bon de commande, Morgan :
   1. ajoute les articles qui ont atteint leur seuil de réapprovisionnement ;
   2. ajoute d’autres articles, si nécessaire.
3. Morgan envoie les bons de commande à Vêtements Couture par courriel le 2 août et demande à recevoir la commande au plus tard le 7 août.
4. Morgan, Gloria et Jayden reçoivent les articles dans leurs boutiques respectives le 5 août et les ajoutent à leurs stocks en utilisant les bons de commande initiés par Morgan.

Prochaines étapes