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Formatage des fichiers d’importation d’articles

Si vous souhaitez confier l’importation d’articles en stock à l’équipe d’importation Retail, cliquez ici pour en savoir plus.

 

Afin d’ajouter des articles ou des images d’articles à votre compte Retail POS, l’en-tête des colonnes et les données sur les stocks de votre fichier d’importation doivent être compatibles avec Lightspeed Retail POS. Le principe est le même pour la modification d’articles ou d’images d’articles. Par conséquent, pour que votre fichier d’importation soit compatible avec Lightspeed Retail POS et que vos données sur les stocks se retrouvent dans les bonnes colonnes, le formatage doit être adéquat. Voici les étapes à suivre pour y arriver :

 

  1. Créer un fichier d’importation d’articles
  2. Ouvrir le fichier d’importation d’articles
  3. Formater le fichier d’importation d’articles

 

Remarque : Si vous importez vos stocks pour la première fois, nous vous recommandons de commencer par lire les articles d’aide ci-dessous.
  • Si vous transférez les données sur vos stocks de votre ancien logiciel de PDV à Lightspeed Retail POS, veuillez consulter l’article Migrating from your previous POS (Migration à partir de votre ancien logiciel de PDV).
  • Si vous partez de zéro pour la gestion de vos stocks, mais que vous connaissez bien les tableurs comme Google Sheets, veuillez consulter l’article Formatage des fichiers d’importation d’articles.

 

Avant de commencer

Avant de formater votre fichier d’importation, veuillez prendre note des points suivants :

 

  • Un compte ne peut traiter qu’une seule importation à la fois.
  • Une fois qu’une importation est terminée, elle ne peut pas être annulée.
  • Votre fichier d’importation doit être au format XLSX ou CSV (nous recommandons le format XLSX).
  • Votre fichier d’importation peut contenir jusqu’à 10 000 articles.
  • Vous pouvez réorganiser les colonnes comme vous le voulez.
  • Certaines colonnes utilisent une valeur par défaut si elles sont vides (voir la colonne Data format [format de données]).
  • Vous pouvez seulement importer la quantité en stock des nouveaux articles. Afin de mettre à jour la quantité en stock des articles existants, nous recommandons d’effectuer un dénombrement des stocks.
  • Vous ne pouvez pas importer des champs personnalisés.
  • Vous pouvez importer jusqu’à 10 niveaux de catégories et de sous-catégories. Par exemple, si vous importez 10 niveaux, les en-têtes de colonnes seraient Category, Subcategory 1, Subcategory 2, Subcategory 3, Subcategory 4, Subcategory 5, Subcategory 6, Subcategory 7, Subcategory 8 et Subcategory 9 (catégorie et sous-catégorie 1 à 9).
  • Pour importer des variantes de matrice, vous devez les formater autrement que les autres types d’articles dans votre fichier d’importation d’articles. Pour en savoir davantage, consultez l’article Formatage des variantes de matrice dans les fichiers d’importation d’articles.
  • Afin d’importer des images, votre compte Retail POS utilise les données sur les stocks dans votre fichier d’importation pour repérer le nom de fichier des images que vous voulez importer et les articles auxquels elles sont associées. Pour en savoir davantage, consultez l’article Formatage des variantes de matrice dans les fichiers d’importation d’articles.
  • Si vous commandez un article auprès de plusieurs fournisseurs, l’article peut avoir plusieurs fournisseurs, identifiants de fournisseurs et prix fournisseurs dans vos stocks. Cependant, vous ne pouvez importer qu’un seul fournisseur, identifiant de fournisseur et coût fournisseur par importation. Si vous ajoutez le même article à une nouvelle importation doté d’une nouvelle valeur pour ces trois champs, les nouvelles valeurs seront ajoutées à l’article. Elles n’effaceront pas le fournisseur, identifiant de fournisseur et coût fournisseur antérieurs.

 

1. Créer un fichier d’importation d’articles

Au lieu de créer votre fichier d’importation d’articles à partir de zéro, nous vous recommandons d’utiliser une des méthodes suivantes :

 

  • Exporter les données sur les stocks à partir de Lightspeed Retail POS
  • Télécharger un modèle de fichier CSV à partir de Lightspeed Retail POS

 

Exporter les données sur les stocks à partir de Lightspeed Retail POS

Il est particulièrement utile d’exporter les données sur vos stocks à partir de Lightspeed Retail POS si vous modifiez des articles existants. Voici la marche à suivre :

 

  1. Cliquez sur Stocks > Recherche d’articles à partir du menu principal.
  2. Utilisez les filtres pour affiner votre liste d’articles, si vous le souhaitez.
  3. Cliquez sur Exporter dans le coin supérieur droit des résultats de recherche.

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Un fichier CSV contenant les données sur les stocks de vos articles devrait se télécharger automatiquement sur votre ordinateur.

 

Télécharger un modèle de fichier CSV à partir de Lightspeed Retail POS

Vous économiserez beaucoup de temps si vous téléchargez un modèle de fichier CSV à partir de Lightspeed Retail POS, car celui-ci contient les en-têtes de colonnes qui sont compatibles avec Retail POS. Le fichier propose également des exemples pour vous aider à bien formater votre fichier d’importation. Pour télécharger le modèle de fichier CSV :

 

  1. Cliquez sur Stocks > Importer des articles à partir du menu principal.
  2. Cliquez sur + Nouvelle importation et Télécharger notre modèle de fichier CSV dans le coin inférieur gauche de la page.

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2. Ouvrir le fichier d’importation d’articles

Nous vous recommandons d’utiliser Google Sheets pour ouvrir et formater votre fichier. Ce tableur est gratuit et il cause moins d’erreurs de traitement de données que d’autres tableurs. Il suffit d’enregistrer votre fichier d’importation au format XLSX pour éviter les erreurs de traitement de données avec Google Sheets. Nous vous recommandons de le faire tout de suite après l’ouverture de votre fichier afin de ne pas l’oublier.

Si vous voulez ouvrir et modifier votre fichier dans Excel, veuillez consulter l’article Ouverture et enregistrement de fichiers CSV dans Excel, car vous devez ouvrir et enregistrer votre fichier d’importation d’une façon précise pour éviter de corrompre certaines colonnes de données sur vos stocks. Lorsque vous avez terminé le formatage, enregistrez votre fichier d’importation au format XLSX.

 

3. Formater le fichier d’importation d’articles

Pour simplifier votre fichier d’importation et le formater plus facilement, supprimez les colonnes non essentielles afin qu’il ne contienne que celles dont vous avez besoin. Si vous utilisez un fichier d’exportation de votre ancien PDV ou que vous créez votre fichier d’importation à partir de zéro, renommez également les en-têtes de colonnes pour les faire correspondre aux en-têtes de colonnes des tableaux ci-dessous. Vous assurerez ainsi la compatibilité avec Lightspeed Retail POS.

Une fois que vous avez simplifié votre fichier d’importation et renommé l’en-tête des colonnes, au besoin, consultez les tableaux ci-dessous pour formater les données sur vos stocks. La méthode de formatage de votre fichier d’importation dépend de ce que vous voulez faire :

 

 

Remarque : Si vous téléversez votre fichier d’importation dans votre compte Retail POS, l’outil est conçu pour vous aider à faire correspondre l’en-tête des colonnes lors de l’analyse du fichier d’importation. Si votre fichier d’importation contient des erreurs de formatage, Retail POS vous indiquera le nombre d’erreurs et la façon de les corriger. Pour en savoir plus, consultez l’article Lancement d’une importation.

 

Formater un fichier pour créer de nouveaux articles

Le tableau ci-dessous dresse la liste des en-têtes de colonnes compatibles avec Lightspeed Retail POS et fournit une description de chacune d’entre elles. Si vous voulez créer de nouveaux articles dans votre fichier d’importation, on y explique également la façon de formater les données sur les stocks que vous pouvez saisir dans chaque colonne.

Les rangées bleues du tableau ne s’appliquent que si vous utilisez Retail POS avec eCom (Omnicanal). Les cellules bleues fournissent également de l’information sur Omnicanal.

Si votre compte comporte plusieurs boutiques, certaines rangées du tableau ci-dessous, dont [Shop name] – Quantity on Hand ([Nom de la boutique] – Quantité en stock) et [Shop name] – Unit Cost ([Nom de la boutique] – Coût unitaire), contiennent aussi de l’information supplémentaire.

Remarque : L’en-tête des colonnes doit demeurer en anglais pour être compatible avec Lightspeed Retail POS.

 

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