Grote verbeteringen aan de reserverings- en verkoopworkflows zorgen voor meer duidelijkheid en controle over hoe voorraadreserveringen worden gemaakt, aangepast, bijgehouden, voltooid en vastgelegd in reserveringen, speciale orders en werkorders. Kassaworkflows zoals het afronden van een verkoop, het uitgeven van een terugbetaling of het tenietdoen van een transactie worden ook bijgewerkt voor meer consistentie in Retail POS.

Wat verandert er aan de reserverings- en verkoopworkflows?

Wanneer de updates voor de reserverings- en verkoopworkflows beschikbaar zijn in je Retail POS-account, zie je de nieuwe functies en verbeterde werking in de kassa, de Service-workbench, de inkooporders en overdrachten, de voorraadlogs en de rapporten:

Voorspelbaarder reserveringsgedrag

• Reserveringen worden nu bevestigd zonder dat je een verkoop hoeft te voltooien. Als je een verkoop annuleert, worden daarmee niet ook reserveringen of speciale orders geannuleerd die zijn gemaakt nadat de verkoop is gestart. Die moeten handmatig worden geannuleerd.
• Voorheen kon elk wijziging aan een reserveringslijnitem met onvoldoende gereserveerde voorraad ervoor zorgen dat alle recent ontvangen eenheden werden gereserveerd. Nu wordt de gereserveerde hoeveelheid alleen aangepast door de volgende acties:
  • Een lijn toevoegen voor een reservering, speciale order of werkorder
  • De hoeveelheid van een lijn bewerken
  • De winkel van een lijn wijzigen
  • Een lijn verwijderen
  • Een speciale order markeren als klaar
  • Een werkorder verplaatsen tussen de status schatting en niet-schatting
  • De klant van een werkorder wijzigen
  • Een werkorder archiveren of herstellen
• Reserveringen en speciale orders toewijzen aan een verkoop zorgt er niet meer voor dat de reserveringsstatus wordt gewijzigd of extra voorraad wordt gereserveerd. Als er niet voldoende gereserveerde voorraad is, wordt de resterende hoeveelheid verwijderd na voltooiing van de verkoop.
• De knop Niet gereed verschijnt wanneer eenheden worden gereserveerd voor een speciale order, waardoor ze kunnen worden teruggezet in de voorraad.
• Als je een item toevoegt aan het tabblad Speciale order van de kassa, wordt de hoeveelheid voor een bestaande speciale order van hetzelfde item verhoogd, als het niet is gekoppeld aan een verstuurde inkooporder of overdracht, of handmatig gemarkeerd is als Klaar. Anders wordt er een nieuwe lijn voor speciale orders gemaakt.
• Als je een identiek item van een speciale order toevoegt aan een werkorder, wordt er nu een nieuwe lijn gemaakt in plaats van een bestaande lijn bijgewerkt.
• De tabbladen voor reserveringen en speciale orders op de kassa ondersteunen nu de instelling Algemene opties van Aparte verkoopregels aanmaken bij het toevoegen van eenheden. Reserveringen ondersteunen ook Aparte verkoopregels aanmaken bij het aanpassen van aantallen.
• Als je een item archiveert, worden alle gereserveerde eenheden vrijgegeven voordat voorraad ongeldig wordt verklaard.

Voorspelbaarder gedrag bij verkopen en tenietdoen

• Als je een verkoop voltooit of tenietdoet, worden eventuele gearchiveerde items in de verkoop automatisch hersteld.
• Als je een verkoop tenietdoet, wordt de reserveringsstatus van lijnen voor reserveringen, speciale orders of werkorders voltooid door de verkoop.
• Het terugbetalen van een verkoop die een negatieve voorraad heeft veroorzaakt, zorgt ervoor dat de negatieve voorraad wordt geannuleerd. Als je de terugbetaling tenietdoet, wordt die negatieve voorraad hersteld.

Nauwkeuriger volgen van kosten voor reserveringen en verkoop

• Als de hoeveelheid van de reservering afneemt, wordt de voorraad in omgekeerde FIFO-volgorde hersteld, zodat oudere eenheden gereserveerd blijven. (FIFO: first in, first out.)
• Terugbetalingen met referentie en tenietgedane verkopen herstellen de voorraad naar de oorspronkelijke voorraad in plaats van dat er nieuwe voorraden worden aangemaakt. Gedeeltelijke terugbetalingen herstellen voorraad in omgekeerde FIFO-volgorde, zodat oudere eenheden verkocht blijven. Meerdere gedeeltelijke terugbetalingen herstellen de correcte hoeveelheid van elke voorraad op volgorde.
• Terugbetalingen vanaf een andere locatie zorgen voor nieuwe voorraden op de ontvangende locatie die overeenkomen met de oorspronkelijke FIFO-volgorde van de verkoop.
• Bij het tenietdoen van een terugbetaling wordt er geprobeerd de exacte eenheden die zijn toegevoegd door die terugbetaling te verwijderen, voordat de FIFO-volgorde wordt toegepast. Als er onvoldoende eenheden overblijven, leidt het tenietdoen van een terugbetaling ertoe dat er negatieve voorraad wordt gemaakt ten opzichte van de terugbetaling met een nieuwe Ongeldig verklaarde terugbetaling-status.

Afstemmen van workflows voor speciale orders en inkooporders

• Speciale orders kunnen niet meer worden omgezet in reserveringen, omdat eenheden nu na ontvangst automatisch worden gereserveerd voor de speciale order. Als je handmatig beschikbare voorraad wilt reserveren, klik je op de knop Klaar op de speciale order.
• Als een speciale order wordt gekoppeld aan een inkooporder of overdracht, worden wijzigingen aan de hoeveelheid gesynchroniseerd terwijl de verzending van de inkooporder of overdracht ongedaan wordt gemaakt. Als je een speciale order toevoegt aan een verzonden inkooporder, verandert het orderaantal niet. Hoeveelheden in een verzonden inkooporder moeten voldoen aan het bedrag dat nodig is om de speciale order af te handelen of dat bedrag overtreffen. Meerdere speciale orders voor hetzelfde item in een inkooporder of overdracht worden afgehandeld in volgorde van oudste naar nieuwste.
• Speciale orders kunnen nu gedeeltelijk worden ontvangen. Eenheden worden bij aankomst automatisch gereserveerd, en de speciale order wordt gemarkeerd als Klaar zodra de volledige hoeveelheid is ontvangen. Op de pagina Inkooporders > Speciale orders in de tabel Special Orders to Call (Speciale orders om te bellen), worden gedeeltelijk ontvangen reserveringen met rood, volledig ontvangen orders met geel en gebelde speciale orders met groen gemarkeerd. Speciale orders worden weergegeven met de nieuwe status Ordered, partially received (Besteld, gedeeltelijk ontvangen) voor een gedeeltelijk gereserveerde hoeveelheid.
• Bij automatisch ontvangen voorraad van een inkooporder of overdracht om een verkoop van een eenheid te voltooien met een voorraadaantal dat niet volstaat, worden hoeveelheden die zijn toegewezen aan speciale orders nu uitgesloten, zodat items gereserveerd blijven. Te veel ontvangen aantallen worden niet meer automatisch ontvangen. Er worden geen labels toegevoegd aan de printwachtrij voor automatisch ontvangen eenheden.
• Je kunt nu speciale orders aanmaken voor niet-voorraaditems. Die worden automatisch gemarkeerd als Klaar wanneer er voldoende hoeveelheid is ontvangen van een inkooporder of overdracht. Maar er worden geen actuele reserveringen van eenheden bijgehouden.

Betere zichtbaarheid van gereserveerde voorraad en kosten

• De kassa, Service-workbench, en de rapporten voor reserveringen, speciale orders en werkorders worden nu weergegeven met het aantal eenheden dat is gereserveerd voor elke lijn.
• In rapporten van reserveringen, speciale orders en werkorders wordt het gemiddelde van de werkelijke prijs en een geschatte prijs van de resterende gewenste hoeveelheid weergegeven, op basis van de kostenmethode van het account en de instellingen voor het beheren van kosten.
• Voor reserveringen, verkopen, terugbetalingen en tenietgedane verkopen wordt één gegroepeerde voorraadlogvermelding per item gemaakt met daarin de totale wijziging van de hoeveelheid. Bij omruilingen wordt een aparte logvermelding gemaakt voor eenheden die worden toegevoegd en voor eenheden die worden verwijderd.
• Als je een verkoop voltooit waardoor één of meer volledig gereserveerde lijnen voor reserveringen, speciale orders of werkorders worden voltooid, wordt er een vermelding gemaakt in het voorraadlog. Als er geen aanvullende hoeveelheden nodig zijn, wordt “–” weergegeven bij de Change in QTY (Wijziging in aantal).
• Voor voorraad die wordt toegevoegd of verwijderd uit partijen voor reserveringen, verkopen, terugbetalingen of tenietgedane verkopen worden nu logs voor partijaanpassingen aangemaakt.
• In de voorraadlogs voor reserveringen, verkopen, terugbetalingen en tenietgedane verkopen worden nu de naam van de klant en de link naar de pagina van de klant vermeld.
• In voorraadlogs voor reserveringen voor werkorders wordt nu een link naar de werkorder vermeld in de kolom Bron.
• Wijzigingen in reserveringen worden nu voorzien van een nieuwe, gedetailleerdere status, in plaats van Verkocht of Sale cancelled, voided, or line removed (Verkoop geannuleerd, ongeldig verklaard of lijn verwijderd):
  • Reserved for Layaway (Gereserveerd voor reservering)
  • Reserved for Special Order (Gereserveerd voor speciale order)
  • Reserved for Workorder (Gereserveerd voor werkorder)
  • Cancelled reservation for Layaway (Geannuleerde reservering voor reservering)
  • Cancelled reservation for Special Order (Geannuleerde reservering voor speciale order)
  • Cancelled reservation for Workorder (Geannuleerde reservering voor werkorder)
• De verschillende soorten terugbetalingen zijn nu voorzien van een nieuwe, gedetailleerdere logstatus:
  • Refunded (cross-location) (Terugbetaald vanaf andere locatie)
  • Refunded (unreferenced). (Terugbetaald (zonder referentie))
• De verschillende soorten tenietgedane verkopen zijn nu voorzien van een nieuwe, gedetailleerdere logstatus, in plaats van Sale cancelled, voided, or line removed (Verkoop geannuleerd, ongeldig verklaard of lijn verwijderd):
  • Voided sale (Ongeldige verklaarde verkoop)
  • Voided refund (Ongeldige verklaarde terugbetaling)
  • Voided refund (cross-location) (Ongeldig verklaarde terugbetaling (vanaf andere locatie))
  • Voided refund (unreferenced) (Ongeldig verklaarde terugbetaling (zonder referentie))

Wanneer zie ik de updates in mijn account?

De updates voor de reserverings- en verkoopworkflows zijn geleidelijk uitgerold naar alle eigenaars.

De wijzigingen zijn geactiveerd in je account, en Retail POS is automatisch bijgewerkt. Je hoeft zelf niets te doen.