Met de werkorderfunctie in Retail POS kun je diensten als afstellen, reinigen en reparatie aanbieden. Maak en volg je diensten, voorraad en personeel rechtstreeks in Retail POS.

Om toegang te krijgen tot werkorders op een iPad, ga je naar het tabblad Manager via de pagina Profiel en volg je onderstaande stappen.

De Service-module inschakelen

Om werkorders te kunnen maken, moet je de Service-module in je account inschakelen:

1. Navigeer naar Instellingen > Optionele modules onder Geavanceerde configuratie.

   

2. Schakel de Service-module in.

   

3. Klik op Wijzigingen opslaan.
4. Laat alle momenteel ingelogde werknemers uitloggen en daarna weer inloggen.

Een nieuwe werkorder aanmaken

Om een werkorder te maken, moet je die koppelen aan een klant. Bij het aanmaken van een order kun je een bestaande klant koppelen of een nieuwe klant aanmaken.

1. Klik vanuit het hoofdmenu op Service-module > Nieuwe werkorder.
2. Nieuwe klant zoeken of maken. Zoek klanten door hun details in te voeren en hun naam te kiezen in het menu Mogelijke matches. Als je een nieuwe klant wilt aanmaken, vul je de details van de klant in en klik je op Nieuwe klant maken.
3. Nadat je een nieuwe klant hebt aangemaakt, word je doorgestuurd naar de pagina Werkorder. Voeg informatie toe over de werkorder en het item waarvoor de service wordt aangevraagd. Indien nodig kun je afbeeldingen toevoegen aan de werkorder.
4. Voeg items en kosten toe aan de werkorder.
5. Als het item onder de garantie valt, vink je het vakje Garantie aan om de kosten van de dienst op nul te zetten.
6. (Optioneel) Met Onderdelen reserveren laat je je team weten dat ze de oude onderdelen na de reparatie moeten bewaren.

   

7. Selecteer in de velden Datum in en Datum uit de juiste data en tijden.

   

8. Je kunt een kassabon-opmerking of interne opmerking achterlaten als extra informatie voor je personeel. Klik op Tijdstip toevoegen om de datum en tijd toe te voegen aan een interne opmerking.

   

Werknemers toewijzen aan de werkorder:

• Als je specifieke werknemers wilt toewijzen aan de service, kies je hun naam in het vervolgkeuzemenu Werknemer. Je kunt ook de optie Werknemer aan alle lijnen toewijzen selecteren.

  

• Afzonderlijke items uit een lijn toewijzen aan verschillende werknemers:
  
  1. Klik op de naam van het item in de kolom Beschrijving.
  2. Kies een werknemer in het vervolgkeuzemenu Werknemer.
  3. Klik op Opslaan.

De aan een werkorder gekoppelde klant wijzigen

Zo wijzig je welke klant is gekoppeld aan een werkorder:

1. Klik op Service-module > Werkorders.
2. Zoek de werkorder en klik op de ID ervan.
3. Klik in het veld Klant op Verwijderen. Als je de klant verwijdert, wordt daarmee ook de verkooplijn verwijderd.
4. Controleer de informatie in de pop-upmelding om te bevestigen dat je de klant wilt verwijderen. Speciale orders worden verwijderd, en gereserveerde eenheden worden teruggeplaatst in je voorraad. Klik op OK om te bevestigen.

Je wordt gevraagd een klant toe te voegen. Zodra er een klant is toegevoegd aan de werkorder, word je omgeleid naar de pagina Werkorder.

Als er werkorderitems aan een speciale order zijn toegevoegd, wordt de speciale order verwijderd wanneer de klant wordt verwijderd van de werkorder. Wil je nog steeds items toevoegen aan een speciale order voor de werkorder, schakel dan de status Speciale order naast het item in zodra je opnieuw een klant hebt toegevoegd.

Een werkorder dupliceren

Als een werkorder nog niet is voltooid, kun je die dupliceren. Het duplicaat bevat alle items en informatie van de oorspronkelijke order, behalve orderspecifieke functies zoals serienummers van items. Zo dupliceer je een werkorder:

1. Navigeer naar Service-module > Werkorders.
2. Zoek de order en klik op de ID of Klant.
3. Klik op Dupliceren. Er wordt nu automatisch een nieuw tabblad geopend met een identieke order.

Op de iPad wordt de identieke order pas zichtbaar als je teruggaat naar de pagina Werkorder.

Items en kosten aan een werkorder toevoegen

Je kunt voorraaditems, een arbeidstarief of diverse kosten (Misc) toevoegen aan een werkorder.

Voorraaditems toevoegen

1. Zoek het item in het veld Item.

   

   Als er maar één item voldoet aan de criteria van je zoekopdracht, wordt het automatisch toegevoegd aan de order. Anders klik je op Selecteren naast een item op de pagina met zoekresultaten om het toe te voegen aan de order.

   

2. Als je het item eenmaal toegevoegd hebt, kun je er details aan toevoegen. Klik daarna op Opslaan.
3. Als je een item wilt verwijderen, klik je op het pictogram Verwijderen (het prullenbakpictogram).

   

Je kunt items bewerken zodra ze zijn toegevoegd aan een werkorder, om opmerkingen, belastinggegevens en kortingen bij individuele items toe te voegen. Zo bewerk je een item in een werkorder:

1. Klik op de naam van het item in de kolom Beschrijving.
2. Bewerk het item. Je kunt nogmaals op de naam van het item klikken om de productinformatie te bewerken.
3. Klik op Opslaan.

Een item met serienummer aan een werkorder toevoegen

Als zowel de klant als het item met serienummer waar ze een dienst voor aanvragen al bestaan in je Retail POS-account, kun je beide automatisch aan een nieuwe werkorder toevoegen.

1. Klik vanuit het hoofdmenu op Klanten > Klanten.
2. Klik op de naam van de klant.
3. Klik op Items.

   

4. Klik op het pictogram Bewerk serienummer naast het item met serienummer waarvoor een service wordt aangevraagd.

   

5. Klik op het tabblad Werkorders.
6. Klik op + Nieuwe werkorder.

   

Voorraad reserveren voor werkorders

Als je items toevoegt aan een werkorder, worden ze automatisch aangemerkt als voorraad. Daardoor kun je de voorraad bijhouden en voorkomen dat je items verkoopt die je nodig hebt voor het voltooien van werkorders. Je ontvangt notificaties bij de kassa waarin je wordt meegedeeld dat een item is gereserveerd.

Zo zie je de hoeveelheid van een item dat is gereserveerd:

1. Ga naar Voorraad > Item zoeken.
2. Zoek het item.
3. Je ziet de hoeveelheid onder Reservations (Reserveringen).

   

In deze sectie zijn de reserveringen uitgesplitst in Reservering en Speciale order. Voor verschillende werkorders worden items apart gereserveerd, zelfs als ze zijn gekoppeld aan dezelfde klant.

Als je een verkoop doet waarvoor voorraad wordt gereserveerd en de verkoop van het item zou resulteren in een negatieve voorraad, verschijnt er een waarschuwing op het scherm Verkoop.

Er wordt ook een waarschuwing weergegeven op de pagina Werkorder als je op het punt staat voorraad toe te voegen die mogelijk gereserveerd is.

Speciale orders maken voor items van een werkorder

Bij het toevoegen van items aan een werkorder kun je een speciale order plaatsen door Speciale order in te schakelen naast het item in de kolom Status.

Er wordt dan automatisch een speciale order gemaakt voor de items, en ze worden verplaatst van de reserveringen van je Werkorder naar de reserveringen van je Speciale order.

Je kunt de totale voorraad die is toegevoegd aan een speciale order bekijken via de details van het item.

1. Ga naar Voorraad > Item zoeken.
2. Zoek het item.
3. Je vindt de gereserveerde hoeveelheid van de Speciale order onder Reservations (Reserveringen).

   

Als je de items uit een speciale order wilt verwijderen, schakel je het selectievakje bij Speciale order uit in de kolom Status. De items komen dan weer op gereserveerd te staan.

Als je een item van een werkorder verwijdert uit een speciale order, wordt het verwijderd uit alle verzonden inkooporders of voorraadoverdrachten.

Arbeidskosten toevoegen

Op het tabblad Arbeid kun je klanten kosten in rekening brengen voor het werk dat is gekoppeld aan de order. Op de pagina Werkorder:

1. Klik op Arbeid.

   

2. Vul de velden onder Arbeidskosten toevoegen in. Als je een arbeidstarief voor je winkellocatie hebt ingesteld, kun je invoeren hoeveel tijd er voor de order nodig is en wordt de prijs automatisch berekend.
3. Klik op Opslaan.

Met Aangepast tarief kun je indien nodig een vast tarief instellen voor de volledige dienst.

Diverse kosten toevoegen

Als je kosten moet toevoegen naast items en arbeid, kun je de sectie Diverse toevoegen gebruiken. Op de pagina Werkorder:

1. Klik op Misc. (Diverse).
2. Vul de sectie Diverse toevoegen in.
3. Klik op Opslaan.

Afbeeldingen aan werkorders toevoegen

Je kunt afbeeldingen uploaden naar een werkorder, bijvoorbeeld voor- en na-afbeeldingen voor aansprakelijkheidsdoeleinden.

Per werkorder kun je maximaal 12 afbeeldingen toevoegen. Afbeeldingsbestanden moeten voldoen aan de volgende vereisten:

• Afbeeldingsgrootte: 650 x 650 pixels. Grotere afbeeldingen worden passend gemaakt.
• Bestandstype: JPEG of JPG
• Bestandsgrootte: : 8 MB
• Bestandsnaam: gebruik alleen letters en cijfers, geen speciale tekens.

De uploadlimieten van je standaardaccount zijn maximaal 100 GB aan afbeeldingsgegevens of 25.000 afbeeldingen. Zodra je 75% van een van die limieten hebt bereikt, krijg je daarvan een melding in de sectie Afbeeldingen uploaden van je werkorder.

Als je de uploadlimiet voor afbeeldingen wilt verhogen, neem je contact op met ons Retail Support-team.

Op de pagina Werkorder:

1. Klik op de knop + Afbeeldingen toevoegen.

   

2. Voer een van de volgende handelingen uit om je afbeeldingen te uploaden:
   1. Sleep de bestanden.
   2. Klik op de knop Door bestanden bladeren om de bestanden op je computer te zoeken.

Zodra je je afbeelding hebt geüpload, wordt de uitgelichte afbeelding weergegeven als miniatuur. Zo bekijk en beheer je afbeeldingen:

1. Klik op de uitgelichte miniatuur van de afbeelding.

   

2. Klik op Raster of Presentatie om aan te geven hoe je afbeeldingen wilt weergeven.
   1. Rasterweergave: Hierin worden de miniaturen weergegeven van al je items. Je kunt bladeren door afbeeldingen of nog meer afbeeldingsbestanden slepen en neerzetten. Of je kunt klikken op een specifieke afbeelding om de weergave Presentatie ervan te openen. Klik op afbeeldingen en versleep ze om de volgorde ervan te wijzigen.

      

   2. Presentatie: Hiermee kun je naar links en rechts navigeren tussen afbeeldingen met behulp van de pijlen. Je kunt ook klikken op de knop Afbeelding verwijderen om een afbeelding te verwijderen of Markeren als uitgelicht om er de uitgelichte afbeelding van te maken. Klik met de rechtermuisknop op afbeeldingen of versleep ze om ze op te slaan op je computer.

      

   3. Klik op Sluiten om terug te gaan naar je werkorder.

De status van de werkorder wijzigen

Werkorders hebben vier standaardstatussen: Open, Offerte, Wachtend en Afgerond. Naarmate het werk vordert, kun je Open, Wachtend en Afgerond gebruiken om de voortgang van werkorders te volgen.

Een aangepaste werkorderstatus maken

Je kunt aangepaste statussen maken die passen bij je werkorders. Je kunt bijvoorbeeld aangepaste statussen als Verzonden naar fabrikant en Terugontvangen van fabrikant maken voor reparaties die buiten je winkel zijn uitgevoerd.

1. Ga in Retail POS naar Instellingen > Aangepaste statussen onder de kop Service-module.
2. Klik op de knop + Nieuwe status.

   

3. Voer in het veld Status de naam voor de status in.
4. Voer in het veld Order het ordernummer in. Dat bepaalt waar de aangepaste status wordt weergegeven in het vervolgkeuzemenu Status in de werkorder. Hoe lager het getal bij order, hoe hoger de status wordt weergegeven.
5. In het vervolgkeuzemenu Color (Kleur) selecteer je een achtergrondkleur om de status makkelijk te kunnen herkennen.
6. Klik op Wijzigingen opslaan.

Werkorders voltooien

Als een werkorder eenmaal afgerond is, kun je deze op twee manieren sluiten: vanuit de werkorder zelf, of via een verkoop.

Via het orderformulier sluiten

1. Klik in het hoofdmenu op Service-module > Werkorders.
2. Zoek de werkorder op. Je kunt op elke combinatie van Customer (Klant), Regelitem en Serienummer zoeken.
3. Klik op de ID van de werkorder om deze te openen.
4. Open het vervolgkeuzemenu Status en selecteer Afgerond.

   

5. Indien nodig kun je Items of kosten wijzigen, aan de werkorder toevoegen, of uit de werkorder verwijderen.
6. Klik op Kassa om naar het betaalscherm te gaan.

   

7. Voltooi de betaling.

Een werkorder sluiten tijdens een verkoop

1. Klik in het hoofdmenu op Verkoop > Nieuwe verkoop.
2. Voer in het veld Klanten zoeken de gegevens van een klant met een openstaande werkorder in.
3. Klik naast de klant op Aan verkoop toewijzen.
4. Klik op het tabblad Werkorders.

   

5. Klik links van de werkorder op Voltooien om de order te verplaatsen naar het tabblad Verkoop.

   

6. Indien nodig kun je in het tabblad Verkoop aanvullende items of kosten aan de verkoop toevoegen.
7. Voltooi de verkoop.

Een werkorder verwijderen uit een verkoop

Als je een werkorder wilt verwijderen uit een verkoop, klik je op Verwijderen naast de beschrijving van de order.

De werkorder wordt teruggeplaatst naar het tabblad Werkorders.

Werkorders in bulk voltooien

Als een klant meerdere geopende werkorders heeft, kunnen die met één klik worden voltooid. Vanuit de geopende verkoop:

1. Klik op het tabblad Werkorders.
2. Klik op Alles voltooien.

   

Alle werkorders worden dan verplaatst naar het tabblad Verkoop. Afhankelijk van hoeveel werkorders je voltooit en hoeveel regels elke werkorder bevat, kan het even duren voordat deze actie is verwerkt.

Communicatie met de klant

Het kan zijn dat je klanten om offertes, schattingen of geprinte informatie vragen. Die kun je verstrekken zonder de werkorder te verlaten.

• Om een tag te printen: klik op Tag printen om een papieren referentie te printen waarop staat dat het item aan de werkorder gekoppeld is.
• Als je een schatting wilt printen: selecteer schatting in het vervolgkeuzemenu Status en klik op Tag printen.
• Om een offerte te printen: klik op Offerte printen.
• Om een offerte via e-mail te verzenden: Klik op Als e-mail verzenden, voer het e-mailadres van de klant in en voeg eventueel een aangepast bericht toe. Klik vervolgens op Werkopdracht per e-mail versturen.

Een schatting van een werkorder maken

Met de status Schatting kun je schattingen voor klanten maken en printen zonder een werkorder te plaatsen of voorraad te reserveren.

Zo verander je een werkorder in een schatting op de pagina Werkorder:

1. Klik op het vervolgkeuzemenu Status.
2. Selecteer Schatting.

   

3. Lees de informatie in de pop-upmelding om te bevestigen dat je de werkorder wilt veranderen in een schatting. Klik op OK.

Items in een schatting resulteren niet in een speciale order, ook niet als de optie Speciale order is ingeschakeld. Schatting wordt weergegeven onder Status op de pagina Werkorders. Gereserveerde eenheden worden teruggeplaatst in je voorraad.

Werkorders verplaatsen tussen winkellocaties

Je kunt werkorders zo nodig verplaatsen tussen winkellocaties. Op de pagina Werkorder:

1. Klik op het vervolgkeuzemenu Winkel.

   

2. Selecteer de locatie waar je de werkorder naartoe verplaatst.
3. Klik op OK om de wijziging op te slaan.

Bij het verplaatsen van een werkorder worden items die zijn gereserveerd op de huidige locatie, teruggeplaatst in de voorraad van de huidige locatie en vervolgens gereserveerd in de voorraad van de nieuwe winkel.

Werkorders archiveren

Bij het archiveren van een werkorder worden gereserveerde eenheden teruggeplaatst in je voorraad en eventuele speciale orders verwijderd. Ze worden verwijderd van de pagina Werkorders en zijn niet meer beschikbaar bij de kassa.

1. Klik op Service-module > Werkorders.
2. Zoek de werkorder en klik op de ID of de naam van de Klant.
3. Klik op Archiveren.

Gearchiveerde werkorders bekijken

1. Klik op Service-module > Werkorders.
2. Klik op Geavanceerd.

   

3. Schakel het vakje bij Gearchiveerd weergeven uit en klik op Zoeken om de pagina te verversen.

   

   Gearchiveerde verkopen worden nu zichtbaar.

Je kunt een gearchiveerde werkorder openen door te klikken op de ID of klantnaam. Als je een order wilt dearchiveren, klik je op Dearchiveren op de pagina van een gearchiveerde werkorder.

Als je een gearchiveerde werkorder dupliceert, wordt de kopie niet gearchiveerd.

Wat nu?