Met de werkorderfunctie in Retail POS kun je diensten als afstellen, reinigen en reparatie aanbieden. Maak en volg je diensten, voorraad en personeel rechtstreeks in Retail POS.

Een nieuwe werkorder aanmaken

Om een werkorder te maken, moet je die koppelen aan een klant. Bij het aanmaken van een order kun je een bestaande klant koppelen of een nieuwe klant aanmaken.

1. Klik vanuit het hoofdmenu op Service-module > Nieuwe werkorder.

2. Als de werkorder voor een bestaande klant is, zoek je deze op door de gegevens in te vullen en op de juiste naam te klikken in het menu MOGELIJKE MATCHES. Is de order voor een nieuwe klant? Voer dan de gegevens in en klik op Nieuwe klant maken.

3. Het vervolgkeuzemenu Status wordt standaard op Open ingesteld. Naarmate er voortgang wordt geboekt met de werkorder, kun je dit wijzigen in Offerte, Wachtend, Afgerond of een aangepaste werkorderstatus.
4. Voeg informatie toe over het item waarop de dienst betrekking heeft.
   • Vul relevante informatie in in de velden Beschrijving, Color (Kleur), Size (Grootte) en Serienr., zodat het duidelijk is om welk item het gaat.
   • Je kunt eventueel ook afbeeldingen aan de werkorder toevoegen.
   • Als het item onder de garantie valt, vink je het vakje Garantie aan om de kosten van de dienst op nul te zetten.
   • Met Onderdelen reserveren laat je je team weten dat ze de oude onderdelen na de reparatie moeten bewaren.

     

5. Als je een bepaalde werknemer aan de dienst wil toewijzen, kies je diens naam in het vervolgkeuzemenu Werknemer. Je kunt verschillende werknemers toewijzen aan specifieke regelitems in de order, of één werknemer aan alle items toewijzen.

   

6. Selecteer in de velden Datum in en Datum uit de juiste data en tijden.

   

7. Als de klant of je personeel aanvullende informatie nodig hebben, kun je die toevoegen in de velden Kassabon-opmerking of Interne opmerking. Je kunt op Tijdstip toevoegen klikken om je naam en de datum en tijd aan een interne opmerking toe te voegen.

Een item met serienummer aan een werkorder toevoegen

Als zowel de klant als het item met serienummer waar ze een dienst voor aanvragen al bestaan in je Retail POS-account, kun je beide automatisch aan een nieuwe werkorder toevoegen.

1. Klik vanuit het hoofdmenu op Klanten > Klanten.

2. Klik in de lijst met klanten op de naam van je klant.

3. Klik in het linkermenu op de sectie Items.

4. Klik op het pictogram Bewerk serienummer naast het item met serienummer waar een dienst voor wordt aangevraagd.

5. Klik in het linkermenu op de sectie Werkorders.

6. Klik op +Nieuwe werkorder in de rechterbovenhoek.

Items en kosten aan een werkorder toevoegen

Om je personeel de nodige informatie te verstrekken, kun je voorraaditems, arbeidskosten of diverse kosten aan een werkorder toevoegen.

Voorraaditems toevoegen

1. Zoek naar voorraaditems met behulp van het veld Item. Als er maar één item met je zoekopdracht overeenkomt, wordt deze automatisch aan de order toegevoegd.
2. Komen er meer items overeen, dan word je automatisch doorgestuurd naar een zoekpagina. Klik op Selecteren naast een item om deze aan de order toe te voegen.
3. Als je het item eenmaal toegevoegd hebt, kun je er details aan toevoegen. Klik daarna op Opslaan.
4. Je kunt op elk moment een item verwijderen door op het prullenbakpictogram ernaast te klikken.

Arbeidskosten toevoegen

1. Klik op Labor (Arbeid).
2. Vul de velden onder Arbeidskosten toevoegen in. Als je een arbeidstarief voor je winkellocatie hebt ingesteld, kun je invoeren hoeveel tijd er voor de order nodig is en wordt de prijs automatisch berekend.
3. Klik op Opslaan.

Met Aangepast tarief kun je indien nodig een vast tarief instellen voor de volledige dienst.

Diverse kosten toevoegen

Als je naast item- en arbeidskosten nog andere kosten wilt toevoegen, kun je dat doen in de sectie Diverse kosten.

1. Klik op Misc (Diverse).
2. Vul de sectie Diverse toevoegen in.
3. Klik op Opslaan.

Communicatie met de klant

Het kan zijn dat je klanten om offertes, schattingen of geprinte informatie vragen voor hun administratie. Je hoeft hiervoor niet de werkorder te sluiten: gebruik de knoppen bovenaan de pagina om de gewenste informatie te verstrekken.

• Om een tag te printen: klik op Tag printen om een papieren referentie te printen waarop staat dat het item aan de werkorder gekoppeld is.
• Om een schatting te printen: selecteer Offerte in het vervolgkeuzemenu Status en klik op Tag printen.
• Om een offerte te printen: klik op Offerte printen.
• Om een offerte via e-mail te verzenden: Klik op Als e-mail verzenden, voer het e-mailadres van de klant in en voeg eventueel een aangepast bericht toe. Klik vervolgens op Werkopdracht per e-mail versturen.

Werkorders voltooien

Als een werkorder eenmaal afgerond is, kun je deze op twee manieren sluiten: vanuit de werkorder zelf, of via een verkoop.

Om de werkorder via het orderformulier te sluiten:

1. Klik in het hoofdmenu op Service-module > Werkorders.
2. Zoek de werkorder op. Je kunt op elke combinatie van Customer (Klant), Regelitem en Serienummer zoeken.

   

3. Klik op de ID van de werkorder om deze te openen.
4. Selecteer Afgerond in het vervolgkeuzemenu Status.
5. Indien nodig kun je Items of kosten wijzigen, aan de werkorder toevoegen, of uit de werkorder verwijderen.
6. Klik op Kassa om naar het betaalscherm te gaan.
7. Klik op Betaling.
8. Klik op de knop Max of voer het bedrag handmatig in naast de bijbehorende betaalmethoden.
9. Klik op Verkoop voltooien.

Om de werkorder tijdens een verkoop te sluiten:

1. Klik in het hoofdmenu op Verkoop > Nieuwe verkoop.
2. Voer in het veld Klanten zoeken de gegevens van een klant met een openstaande werkorder in.
3. Klik naast de klant op Aan verkoop toewijzen.
4. Klik op het tabblad Werkorders.
5. Klik links van de werkorder op Voltooien om de order over te zetten naar het tabblad Verkoop.
6. Indien nodig kun je in het tabblad Verkoop aanvullende items of kosten aan de verkoop toevoegen.
7. Klik op Betaling.
8. Klik op Max of voer het bedrag handmatig in naast de betaalmethoden van de klant.
9. Klik op Verkoop voltooien.

Wat nu?