Wat kun je niet importeren en welke oplossingen zijn daarvoor?

Lightspeed Retail kan u helpen bij het importeren met behulp van een spreadsheet van klanten en voorraad die door u of uw eerdere verkooppunt zijn ingevoerd. Ga voor meer informatie naar onze hulppagina. Het is niet mogelijk om uw cadeaubonnen, aanbetalingen of openstaande saldo's (schulden) naar uw nieuwe Lightspeed Account te importeren. Blijf lezen om erachter te komen hoe u deze gegevens om kunt zetten naar Retail.

Geschiedenis, waaronder verkoopgeschiedenis

Retail kan alleen verslag doen van uw ingevoerde klanten- en inventarisgeschiedenis vanaf uw eerste dat dat u Retail gebruikt. Uw eerdere verkoop- en aankoopgeschiedenis kan niet worden geïmporteerd.

Als u een grote hoeveelheid aan verkoopgeschiedenisdata heeft, raden we aan deze informatie vanuit uw oude POS-systeem te importeren naar een bestandsvorm waar u uw oude POS-systeem niet voor nodig heeft. Bijvoorbeeld een spreadsheet. Als dit niet mogelijk is, kan het handig zijn om, voordat u verder gaat met een nieuw systeem, uw oude gegevens te bekijken en vast te leggen op een manier dat u het in te toekomst nog kunt bekijken.

Klantenrekening en cadeaubonnen

Veel POS-systemen kunnen zowel creditaccounts voor uw klanten als cadeaubonnen bijhouden. We raden aan al deze informatie ten behoeve van uw administratie te exporteren. Deze kunnen niet geïmporteerd worden, maar met behulp van een op maat gemaakte betaalmethode, hebben we wel een methode om deze rekeningen tot stand te brengen om zo voor deze stortingen te betalen.

Het verplaatsen van kredietrekeningen van klanten

Als uw klantenlijst eenmaal is geïmporteerd, kunt u beginnen met het invoeren van stortingen of het resterende tegoed van uw klanten.

  • Ga naar Instellingen > Betaalmethoden en klik op Nieuwe betaalmethode in de rechter bovenhoek.
  • Noem deze betaalmethode Accountmigratie. U heeft zich geen zorgen te maken over wat er onder Terugbetalen als of Klant vereisen staat, omdat deze betaalmethode alleen voor dit doeleinde gebruikt zal worden.
  • Start een Nieuwe verkoop en voeg de klant toe aan de verkoop. Dit kunt u doen door de naam van de klant in te voeren of, als u de volledige contactinformatie van de klant geïmporteerd hebt, het e-mailadres of telefoonnummer in het lege veld bij Klanten zoeken.

 

  • Klik op de groene knop Betaling om verder te gaan naar het scherm Betaling.
  • Klik op de knop Aanbetaling toevoegen om een storting toe te voegen. Voer het bedrag van de account in bij het veld Voer bedrag aanbetaling in. Kies in het meerkeuzemenu Voer betaalmethode aanbetaling in het betaaltype Accountmigratie in.

  •  Klik op OK. In het betaaltype Accountmigratie zal automatisch het bedrag te zien zijn dat moet worden "betaald" met het betaaltype Accountmigratie.

  • Klik op de groene knop Verkoop voltooien. Dit zal het geld op de rekening van uw klant plaatsen. Nu zult u, wanneer zij voorbijkomen, de klant kunnen koppelen aan de verkoop. Wanneer de klant moet betalen, zal het geld automatisch van hun klantenrekening worden gehaald, waarna zij een eventueel restbedrag kunnen voldoen.

Cadeaubonnen

De procedure voor cadeaubonnen is vrijwel hetzelfde.

Cadeaubonnen binnen Lightspeed moeten worden gescand door middel van een streepjescode of handmatig worden ingevoerd en er is geen ondersteuning voor doorgevoerde bonnen. Cadeaubonnen moeten bij voorkeur twaalf tekens hebben en starten met 23. 230000000001 zou dus toegestaan zijn. Als u oude cadeaubonnen heeft met een ander soort nummering, kunt u ze met het nummer dat ze al hebben in dit nummerschema invoeren. Als u bijvoorbeeld een cadeaubon met het nummer 1001 heeft, kunt u dit invoeren als 230000001001.

De procedure voor het omzetten van dit getal naar een streepjescode is iets anders. Bij voorkeur passen streepjescodes in het EAN-13 format, wat het twaalfcijferige nummer van hierboven zou zijn, met een dertiende controlegetal. Dit controlegetal is een cijfer dat is berekend aan de hand van het twaalfcijferige nummer en kan worden gevonden met een check-digit calculator. Als u een twaalfcijferig cadeaubonnummer invoert, print dan een streepjescode met het EAN-13 nummer erop uit. In het voorbeeld van hierboven zou dat 2300000010015 zijn.

Als u het cadeaubonnummer 230000001001 bij Retail invoert, zult u later de streepjescode 2300000010015 kunnen uitprinten. Retail weet dan dat uit het scannen van die streepjescode 230000001001 tevoorschijn moet komen.

  • Ten eerste, zorg ervoor dat u de cadeaubonapplicatie van uw account aan heeft staan. Als de knop Cadeaubon knop niet staat weergegeven, zult u deze eerst aan moeten zetten. Om dit te doen gaat u naar Instellingen > Aan de slag, ga verder naar het tabblad Optionele modules en druk tot slot op de knop Volgende stap.

  • Start hierna een nieuwe verkoop en druk op de knop cadeaubon.

  • Voer in dit scherm de hoeveelheid die moet worden toegevoegd aan de rekening in het vak Hoeveelheid en scan dan uw oude cadeaubon of voer het nummer in dat begint met 23, gevolgd door de serie nullen in het vak Kaartscan. Als het nummer van de cadeaubon 1001 was, voer dan 230000001001 in.
  • Klik op Cadeaubon maken. Dit zal het tegoed van de cadeaubon toevoegen bij de kassa.
  • Klik op de groene knop Betaling en klik op de knop Max naast Accountmigratie om te betalen voor het gehele cadeaubonbedrag met het betaaltype Accountmigratie.

  • Klik op Verkoop voltooien om de transactie te voltooien en het tegoed op de cadeaubon te zetten.

U kunt nu klanten met hun cadeaubon laten betalen. U kunt dit doen door op de knop cadeaubon op het scherm Betaling te klikken en het nieuwe nummer van hun cadeaubon in te voeren.

Als u meerdere cadeaubonnen heeft, kunt u de bovengenoemde handeling meerdere keren in één transactie doen om al uw cadeaubonnen in één keer vast te leggen. U kunt dit, als u er tijd voor heeft, ook met grotere hoeveelheden doen. Dit kan ook vlak voordat de klant wil betalen met zijn of haar cadeaubon.

Openstaande kosten en schuld van klanten

Het kan zijn dat u een kredietlijn voor een klant hebt aangemaakt en dat zij aankopen op krediet hebben gedaan. Met deze stappen kunt u de kosten toevoegen aan hun rekening.

  • Ga naar het profiel van de klant. U vindt hen via Klanten > Klanten. Klik op Account aan de zijkant op het tabblad Account. Hebben zij nog geen rekening bij u lopen? Klik dan op Nu account maken om voor hen een rekening te openen.

  • Voer in het veld Kredietlimiet het gewenste bedrag in om het kredietlimiet van de klanten vast te stellen. Klik dan op Wijzigingen opslaan. Zij zullen niets boven dit bedrag kunnen besteden. Voer bij twijfel over de grootte van het in te voeren bedrag, in ieder geval evenveel of meer dan het bedrag dat zij schuldig zijn. Als u wilt kunt u het factuuradres van de klanten invoeren, als u hen vanuit Retail een rekening wilt sturen.

  • Open een nieuwe verkoop, koppel de klant aan de verkoop en klik op de knop Diversen om Diverse kosten toe te voegen.

  • Noem deze post voor uw administratie Eerdere kosten en voer het verschuldige bedrag in het vak Prijs in.
  • Tenzij u de kosten van alle eerder gemaakt aankopen bij de hand hebt, kunt u de $0 in het vak Kosten laten staan.
  • Zorg en ten slotte voor dat u het vinkje van het vak Belasting uitschakelt. De klanten hebben over hun aankopen al belasting betaald. Dit hoeft u daarom niet meer in rekening te brengen.

  • Klik op Opslaan. U ziet dan de kosten in de kassa staan.
  • Klik op de groene knop Betaling.
  • Klik naast het betaaltype Account  op de knop Max. Klik daarna op Verkoop voltooien.
  • Dit zal de kosten op hun rekening zetten, zodat zij deze later kunnen afbetalen. Dit kunnen zij met in het scherm Betaling doen met de knop Betalen.
Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen