Dans Retail POS, les ordres de travail vous permettent de proposer des services de mise au point, de nettoyage ou de réparation. Vous pouvez créer et suivre vos services, vos stocks et votre personnel directement à partir de Retail POS.

Créer un ordre de travail

Pour créer des ordres de travail, vous devez les associer à un client. Vous pouvez associer un client existant ou en créer un nouveau lors de la génération de l’ordre de travail.

1. Accédez au menu principal, puis cliquez sur Service > Nouvel ordre de travail.

2. Si l’ordre de travail provient d’un client existant, saisissez ses coordonnées puis sélectionnez son nom dans le menu CORRESPONDANCES POSSIBLES. Si le client n’existe pas encore, saisissez ses coordonnées, puis cliquez sur Créer un nouveau client.

3. Par défaut, le menu déroulant État est réglé sur En cours. Au fil de la progression du travail, vous pouvez modifier l’état en sélectionnant Estimation, En attente, Terminé ou un état personnalisé.
4. Ajoutez des renseignements sur l’article concerné par le service.
   • Utilisez les champs Description, Couleur, Taille et Numéro de série pour identifier l’article.
   • Vous pouvez également ajouter des images à l’ordre de travail.
   • Si l’article est encore sous garantie, cochez la case Garantie pour supprimer le coût du service.
   • L’option Conserver les pièces permet de demander à votre équipe de garder les pièces remplacées après réparation.

     

5. Si vous attribuez un employé particulier au service, sélectionnez son nom dans le menu déroulant Employé. Vous pouvez attribuer des employés à des lignes d’articles spécifiques de l’ordre de service ou attribuer un employé à l’ensemble des articles.

   

6. Sélectionnez la date et l’heure de début et d’échéance du service dans les champs Date de début et Dû.

   

7. Si votre client ou votre personnel a besoin de plus de renseignements, ajoutez un commentaire à afficher sur le reçu ou un commentaire interne. Vous pouvez toucher Ajouter une estampille temporelle pour ajouter votre nom, la date et l’heure à un commentaire interne.

Ajouter un article possédant un numéro de série à un ordre de travail

Si le client et l’article possédant un numéro de série pour lequel le service est demandé existent déjà dans votre compte Retail POS (R-Series), vous pouvez automatiquement les associer à un nouvel ordre de travail.

1. Accédez au menu principal, puis cliquez sur Clients > Clients.

2. Cliquez sur le nom du client dans la liste des clients.

3. Dans le menu de gauche, cliquez sur la section Articles.

4. Cliquez sur l’icône Modifier le numéro de série à côté de l’article possédant un numéro de série pour lequel un service est demandé.

5. Dans le menu de gauche, cliquez sur la section Ordres de travail.

6. Cliquez sur + Nouvel ordre de travail en haut à droite.

Ajouter des articles et des frais à un ordre de travail

Donnez plus de renseignements à votre personnel en ajoutant des articles en stock, des frais de main-d’œuvre ou des frais divers à un ordre de travail.

Ajouter des articles en stock

1. Recherchez des articles depuis le champ Article. Si votre recherche ne donne qu’un seul résultat, il sera automatiquement ajouté à l’ordre.
2. Sinon, vous accéderez à une page de recherche. Cliquez sur Sélectionner à côté d’un article pour l’ajouter à l’ordre.
3. Après avoir ajouté l’article, saisissez ses renseignements, puis cliquez sur Enregistrer.
4. Cliquez sur l’icône de corbeille à côté d’un article pour le supprimer.

Ajouter des frais de main-d’œuvre

1. Cliquez sur Labor (main-d’œuvre).
2. Remplissez les champs de la section Ajouter les frais de main-d’œuvre. Si vous avez défini un taux horaire de service pour votre boutique, saisissez le temps passé sur l’ordre de travail et le prix sera calculé automatiquement.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Le champ Remplacer vous permet de définir un tarif fixe pour l’ensemble du service, si besoin est.

Ajouter des frais divers

Vous pouvez ajouter des frais en plus des articles et de la main-d’œuvre depuis la section Frais divers.

1. Cliquez sur Misc (divers).
2. Remplissez la section Ajouter des frais divers.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Communiquer avec votre client

Vos clients peuvent demander des devis, des estimations et des renseignements sur papier pour les conserver. Vous pouvez leur fournir ces informations directement depuis l’ordre de travail en utilisant les boutons situés en haut de la page.

• Pour imprimer une étiquette : Cliquez sur Imprimer l’étiquette pour imprimer une référence papier qui relie l’article à l’ordre de travail.
• Pour imprimer une estimation : Dans le menu déroulant État, sélectionnez Estimation, puis cliquez sur Imprimer l’étiquette.
• Pour imprimer un devis : Cliquez sur Imprimer le devis.
• Pour envoyer un devis par courriel : Cliquez sur Envoyer en tant que courriel, saisissez l’adresse courriel du client, écrivez un message personnalisé si besoin est, puis cliquez sur Envoyer l’ordre de travail par courriel.

Finaliser des ordres de travail

Après avoir terminé un ordre de travail, vous pouvez le fermer depuis l’ordre de travail lui-même ou par l’intermédiaire d’une vente.

Pour fermer l’ordre de travail depuis sa page, suivez les instructions ci-dessous :

1. Accédez au menu principal, puis cliquez sur Service > Ordres de travail.
2. Trouvez l’ordre de travail en utilisant les champs Customer (client), Article ou Numéro de série.

   

3. Cliquez sur l’ID de l’ordre de travail pour l’ouvrir.
4. Dans le menu déroulant État, sélectionnez Terminé.
5. Si besoin est, ajoutez, supprimez ou modifiez les articles ou les frais de l’ordre de travail.
6. Cliquez sur Finaliser pour accéder à l’écran de paiement.
7. Cliquez sur Paiement.
8. Cliquez sur Max. ou saisissez manuellement le montant à côté du type de paiement correspondant.
9. Cliquez sur Terminer la vente.

Pour fermer l’ordre de travail en traitant une vente, suivez les instructions ci-dessous :

1. Accédez au menu principal, puis cliquez sur Ventes > Nouvelle vente.
2. Dans le champ Rechercher des clients, saisissez le nom d’un client pour lequel un ordre de travail est ouvert.
3. Cliquez sur Associer à la vente à côté du nom du client.
4. Cliquez sur l’onglet Ordres de travail.
5. Cliquez sur Finaliser sur le côté gauche de l’ordre de travail pour le transférer à l’onglet Vente.
6. Dans l’onglet Vente, vous pouvez ajouter des articles ou des frais supplémentaires à la vente, si besoin est.
7. Cliquez sur Paiement.
8. Cliquez sur Max. ou saisissez manuellement le montant à côté du type de paiement du client.
9. Cliquez sur Terminer la vente.

Prochaines étapes