Dans PDV détaillants, les ordres de travail vous permettent de proposer des services de mise au point, de nettoyage ou de réparation. Vous pouvez créer et suivre vos services, vos stocks et votre personnel directement à partir de PDV détaillants.

Pour effectuer une ordre de travail depuis un iPad, accédez à l’onglet Gestionnaire de la page Profil, et suivez les étapes ci-dessous.

Activer le module Service

Pour pouvoir créer des ordres de travail, vous devez d’abord activer le module Service sur votre compte. Pour ce faire :

1. Cliquez sur Paramètres, faites défiler l’écran jusqu’à la section Configuration avancée et cliquez sur Modules facultatifs.

   

2. Activez le module Service.

   

3. Cliquez sur Enregistrer les modifications.
4. Demandez aux membres du personnel actuellement connectés de se déconnecter puis de se reconnecter.

Créer un ordre de travail

Pour créer des ordres de travail, vous devez les associer à un client. Vous pouvez associer un client existant ou en créer un nouveau lors de la génération de l’ordre de travail.

1. Accédez au menu principal, puis cliquez sur Service > Nouvel ordre de travail.
2. La page Rechercher ou créer un nouveau client s’affiche. Pour rechercher l’un de vos clients, saisissez les renseignements le concernant, puis sélectionnez son nom dans le menu Correspondances possibles. Pour créer un nouveau client, saisissez les renseignements le concernant, puis cliquez sur Créer un nouveau client.
3. Une fois le client ajouté, le système vous redirige vers la page Ordre de travail. Ajoutez les renseignements concernant l’ordre de travail et l’article faisant l’objet du service. Au besoin, vous pouvez ajouter des images à l’ordre de travail.
4. Ajoutez les articles et les frais à l’ordre de travail.
5. Si l’article est encore sous garantie, cochez la case Garantie pour supprimer le coût du service.
6. L’option Conserver les pièces permet de demander à votre équipe de garder les pièces remplacées après réparation.

   

7. Sélectionnez la date et l’heure de début et d’échéance du service dans les champs Date de début et Dû.

   

8. Vous pouvez ajouter un commentaire à afficher sur le reçu ou un commentaire interne pour donner des renseignements supplémentaires à votre personnel. Cliquez sur Ajouter une estampille temporelle pour ajouter la date et l’heure actuelle à un commentaire interne.

   

Pour attribuer des membres du personnel à votre ordre de travail, procédez comme suit :

• Pour attribuer un employé particulier au service, sélectionnez son nom dans le menu déroulant Employé. Si vous le souhaitez, vous pouvez cliquer sur Attribuer toutes les lignes à l’employé.

  

• Pour attribuer des articles individuels à différents employés :
  
  1. Cliquez sur le nom de l’article dans la colonne Description.
  2. Sélectionnez un employé dans le menu déroulant Employé.
  3. Cliquez sur Enregistrer.

Modifier le client associé à un ordre de travail

Pour modifier le client associé à un ordre de travail, procédez comme suit :

1. Cliquez sur Service > Ordres de travail.
2. Localisez l’ordre de travail et cliquez sur son ID.
3. Dans le champ Client, cliquez sur Supprimer. Si vous supprimez le client, la ligne de vente sera également supprimée.
4. Un message d’avertissement s’affiche pour vous demander de confirmer l’opération. En supprimant le client, vous supprimerez les commandes spéciales et les unités réservées seront renvoyées dans vos stocks. Cliquez sur OK pour confirmer.

Le système vous redirige alors vers la page d’ajout de client. Ajoutez un client pour revenir à la page Ordre de travail.

Si des articles d’ordre de travail ont été mis en commande spéciale, la commande spéciale sera supprimée lors de la suppression du client de l’ordre de travail. Si vous souhaitez faire une commande spéciale pour un article inclus dans l’ordre de travail, activez l’état Commande spéciale situé à côté de l’article concerné une fois un client de nouveau ajouté à l’ordre de travail.

Dupliquer un ordre de travail

Si un ordre de travail n’a pas encore été terminé, il peut être dupliqué. Le doublon inclut tous les articles et renseignements de l’ordre de travail d’origine, à l’exception des renseignements spécifiques à la commande, tels que les numéros de série des articles. Pour dupliquer un ordre de travail, procédez comme suit :

1. Cliquez sur Service > Ordres de travail.
2. Localisez l’ordre de travail et cliquez sur l’ID ou sur le client.
3. Cliquez sur Dupliquer. Un nouvel onglet contenant le nouvel ordre de travail s’ouvre automatiquement.

Sur iPad, l’ordre de travail dupliqué n’est pas visible tant que vous ne retournez pas à la page Workorders (ordres de travail).

Ajouter des articles et des frais à un ordre de travail

Vous pouvez ajouter des articles, des frais de main-d’œuvre ou d’autres frais à vos ordres de travail.

Ajouter des articles en stock

1. Saisissez le nom de l’article dans le champ Article.

   

   Si un seul article correspond à votre recherche, il sera automatiquement ajouté à l’ordre de travail. Sinon, cliquez sur Sélectionner à côté de l’article pertinent dans la liste des résultats.

   

2. Après avoir ajouté l’article, saisissez ses renseignements, puis cliquez sur Enregistrer.
3. Pour retirer un article de l’ordre de travail, cliquez sur l’icône de corbeille (Supprimer).

   

Vous pouvez modifier l’article ajouté à l’ordre de travail pour ajouter des commentaires sur l’article, des renseignements relatifs aux taxes ou encore des réductions. Pour ce faire, procédez comme suit :

1. Cliquez sur le nom de l’article dans la colonne Description.
2. Apportez les modifications souhaitées. Cliquez à nouveau sur le nom de l’article pour modifier ses détails.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Ajouter un article possédant un numéro de série à un ordre de travail

Si le client et l’article possédant un numéro de série pour lequel le service est demandé existent déjà dans votre compte PDV détaillants (série R), vous pouvez automatiquement les associer à un nouvel ordre de travail.

1. Accédez au menu principal, puis cliquez sur Clients > Clients.
2. Cliquez sur le nom du client.
3. Cliquez sur Articles.

   

4. Cliquez sur l’icône de modification du numéro de série à côté de l’article possédant un numéro de série qui doit faire l’objet d’un service.

   

5. Cliquez sur l’onglet Ordres de travail.
6. Cliquez sur + Nouvel ordre de travail.

   

Réserver des stocks pour des ordres de travail

Le fait d’ajouter des articles à un ordre de travail marque automatiquement les stocks correspondant comme réservés. Cela vous permet de suivre vos stocks et d’éviter de vendre accidentellement des articles dont vous auriez besoin pour un ordre de travail. Lors du passage à la caisse, une notification vous indique qu’un article est réservé.

Pour afficher la quantité réservée d’un article, procédez comme suit :

1. Accédez à Stocks > Recherche d’articles.
2. Localisez l’article.
3. La quantité réservée se trouve dans la section Reservations (réservations).

   

Cette section donne le détail des réservations pour les mises de côté et les commandes spéciales. Les ordres de travail réservent chacun les articles séparément, même s’ils sont associés au même client.

Si votre vente en cours comporte un article réservé et que la vente de cet article entraînerait des stocks négatifs, un message apparaît à l’écran Ventes pour vous en avertir.

L’avertissement apparaît également à la page de l’ordre de travail si vous ajoutez un article réservé.

Créer des commandes spéciales pour des articles d’ordre de travail

Lorsque vous ajoutez un article à un ordre de travail, vous pouvez le passer en commande spéciale en cochant la case Commande spéciale dans la colonne État.

Une commande spéciale sera automatiquement créée pour l’article concerné, et le déplacera de la réservation pour l’ordre de travail à la réservation pour la commande spéciale.

Pour consulter la quantité totale en commande spéciale, accédez aux détails de l’article.

1. Accédez à Stocks > Recherche d’articles.
2. Localisez l’article.
3. Consultez la quantité réservée pour les commandes spéciales dans la section Reservations (réservations).

   

Pour retirer l’article de la commande spéciale, décochez la case Commande spéciale dans la colonne État. L’article sera renvoyé dans la réservation initiale.

Si vous supprimez un article d’ordre de travail d’une commande spéciale, il sera supprimé de tout bon de commande ou transfert de stocks envoyé.

Ajouter des frais de main-d’œuvre

Dans l’onglet Main-d’œuvre, vous pouvez facturer au client le travail associé à sa commande. Pour ce faire, accédez à la page de l’ordre de travail, puis procédez comme suit :

1. Cliquez sur Main-d'œuvre.

   

2. Remplissez les champs de la section Ajouter les frais de main-d’œuvre. Si vous avez défini un taux horaire de service pour votre boutique, saisissez le temps passé sur l’ordre de travail et le prix sera calculé automatiquement.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Le champ Remplacer vous permet de définir un tarif fixe pour l’ensemble du service, si besoin est.

Ajouter des frais divers

Si vous devez ajouter d’autres frais en plus des articles et des frais de main-d’œuvre, utilisez la section Divers. Pour ce faire, accédez à la page de l’ordre de travail, puis procédez comme suit :

1. Cliquez sur Misc. (divers).
2. Remplissez la section Ajouter des frais divers.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Ajouter des aux ordres de travail

Vous pouvez ajouter des images à vos ordres de travail. Par exemple, vous pouvez ajouter des photos de l’article avant et après le service.

Vous pouvez téléverser jusqu’à 12 images par ordre de travail. Les images doivent respecter les exigences suivantes :

• Taille de l’image : 650 × 650 pixels. Les images plus grandes seront rognées.
• Format de fichier : JPEG ou JPG
• Taille du fichier : 8 Mo 
• Nom du fichier : Utilisez uniquement des lettres et des chiffres, pas de caractères spéciaux.

Par défaut, la limite de téléversement de votre compte est de 100 Go de données d’image ou de 25 000 images, selon la première éventualité. Dès que vous avez atteint 75 % de l’une ou l’autre de ces limites, vous recevez une notification dans la section d’ajout d’image de l’ordre de travail.

Pour augmenter votre limite de téléversement d’images, contactez notre équipe de soutien technique PDV détaillants.

Depuis la page Ordre de travail, procédez comme suit :

1. Cliquez sur le bouton + Ajouter des images.

   

2. Pour téléverser vos images, vous pouvez :
   1. faire glisser et déposer les fichiers ;
   2. cliquer sur le bouton pour parcourir vos fichiers.

Lorsque les images sont téléversées, l’image en vedette apparaît comme vignette de l’ordre de travail. Pour afficher et gérer les images, procédez comme suit :

1. Cliquez sur la vignette de l’image en vedette.

   

2. Cliquez sur Grille ou sur Diaporama pour choisir l’affichage de vos images.
   1. L’option Grille affiche les images de tous vos articles. Vous pouvez parcourir votre ordinateur ou glisser et déposer d’autres images, ou cliquer sur une image pour accéder à l’affichage en diaporama. Glissez et déposez vos images pour les réorganiser.

      

   2. L’option Diaporama vous permet de passer d’une image à l’autre au moyen des flèches sur la gauche et sur la droite. Le bouton Supprimer l’image vous permet de supprimer l’image, et le bouton Marquer comme En vedette vous permet de mettre une image précise en vedette. Faites un clic droit ou glissez et déposez vos images pour les enregistrer sur votre ordinateur.

      

   3. Cliquez sur Fermer pour revenir à votre ordre de travail.

Modifier l’état d’un ordre de travail

Les ordres de travail disposent de quatre états par défaut : En cours, Estimation, En attente et Terminé. Au fur et à mesure de l’avancée du service, vous pouvez utiliser les états En cours, En attente et Terminé pour vous organiser.

Créer un état d’ordre de travail personnalisé

Vous pouvez créer des états personnalisés pour vos ordres de travail. Par exemple, vous pourriez avoir besoin d’un état Envoyé au fabricant ou Renvoyé par le fabricant pour les réparations effectuées en dehors de votre boutique.

1. Dans PDV détaillants, accédez à Paramètres, puis cliquez sur États personnalisés dans la section Service.
2. Cliquez sur le bouton + Nouvel état.

   

3. Dans le champ État, saisissez le nom de votre nouvel état.
4. Dans le champ Ordre, saisissez le numéro que vous souhaitez donner à votre état. Plus le numéro est proche de zéro, plus il est haut dans le menu déroulant État.
5. Dans le menu déroulant Couleur, sélectionnez une couleur d’arrière-plan.
6. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Finaliser des ordres de travail

Après avoir terminé un ordre de travail, vous pouvez le fermer depuis l’ordre de travail lui-même ou par l’intermédiaire d’une vente.

Fermer depuis l’ordre de travail

1. Accédez au menu principal, puis cliquez sur Service > Ordres de travail.
2. Trouvez l’ordre de travail en utilisant les champs Customer (client), Article ou Numéro de série.
3. Cliquez sur l’ID de l’ordre de travail pour l’ouvrir.
4. Dans le menu déroulant État, sélectionné Terminé.

   

5. Si besoin est, ajoutez, supprimez ou modifiez les articles ou les frais de l’ordre de travail.
6. Cliquez sur Finaliser pour accéder à l’écran de paiement.

   

7. Procédez au paiement.

Fermer un ordre de travail pendant une vente

1. Accédez au menu principal, puis cliquez sur Ventes > Nouvelle vente.
2. Dans le champ Rechercher des clients, saisissez le nom d’un client pour lequel un ordre de travail est ouvert.
3. Cliquez sur Associer à la vente à côté du nom du client.
4. Cliquez sur l’onglet Ordres de travail.

   

5. Cliquez sur le bouton Finaliser à la gauche de l’ordre de travail pour le transférer vers l’onglet Vente.

   

6. Dans l’onglet Vente, vous pouvez ajouter des articles ou des frais supplémentaires à la vente, si besoin est.
7. Finalisez la vente.

Supprimer un ordre de travail d’une vente

Pour retirer un ordre de travail d’une vente, cliquez sur Supprimer à côté de la description de l’ordre.

L’ordre de travail sera renvoyé dans l’onglet Ordres de travail.

Finaliser les ordres de travail en lot

Si plusieurs ordres de travail en cours correspondent à un seul client, vous pouvez tous les finaliser en un seul clic. Pour ce faire, accédez à la vente en cours, puis suivez les étapes ci-dessous :

1. Cliquez sur l’onglet Ordres de travail.
2. Cliquez sur Tout finaliser.

   

Tous les ordres de travail seront alors déplacés vers l’onglet Vente. Selon le nombre d’ordres de travail et la quantité d’articles contenus dans chaque ordre, le traitement de cette action peut prendre quelques instants.

Communiquer avec votre client

Vos clients peuvent demander des devis, des estimations et des renseignements sur papier. Vous pouvez les leur fournir directement depuis l’ordre de travail.

• Pour imprimer une étiquette : Cliquez sur Imprimer l’étiquette pour imprimer une référence papier qui relie l’article à l’ordre de travail.
• Pour imprimer une estimation : Cliquez sur Estimation dans le menu déroulant État, puis cliquez sur Imprimer l’étiquette.
• Pour imprimer un devis : Cliquez sur Imprimer le devis.
• Pour envoyer un devis par courriel : Cliquez sur Envoyer en tant que courriel, saisissez l’adresse courriel du client, écrivez un message personnalisé si besoin est, puis cliquez sur Envoyer l’ordre de travail par courriel.

Créer une estimation d’ordre de travail

L’état Estimation vous permet d’effectuer et d’imprimer des estimations pour vos clients sans devoir émettre d’ordre de travail ni devoir réserver des stocks.

Pour transformer un ordre de travail en estimation depuis la page de l’ordre de travail, procédez comme suit :

1. Cliquez sur le menu déroulant État.
2. Sélectionnez Estimation.

   

3. Un message s’affiche pour vous informer que vous transformez l’ordre de travail en estimation. Cliquez sur OK pour confirmer.

Les articles d’une estimation ne créeront pas de commande spéciale même si l’option Commande spéciale était précédemment sélectionnée. À la page Ordres de travail, l’état Estimate (estimation) apparaîtra dans la colonne État. Les unités réservées seront renvoyées dans vos stocks.

Transférer des ordres de travail entre boutiques

Au besoin, vous pouvez déplacer vos ordres de travail entre vos boutiques. Pour ce faire, accédez à la page de l’ordre de travail, puis procédez comme suit :

1. Cliquez sur le menu déroulant Boutique.

   

2. Sélectionnez la boutique vers laquelle vous souhaitez déplacer l’ordre de travail.
3. Cliquez sur OK pour confirmer.

Lorsque vous déplacez un ordre de travail, les articles réservés dans la boutique actuelle seront renvoyés dans les stocks de ladite boutique, puis à nouveau réservés dans l’autre boutique.

Archiver les ordres de travail

En archivant un ordre de travail, vous renvoyez les unités réservées dans les stocks et vous supprimez toute commande spéciale associée. Il sera supprimé de la page Ordres de travail et ne sera plus disponible sur la page de vente.

1. Cliquez sur Service > Ordres de travail.
2. Localisez l’ordre de travail et cliquez sur son ID ou sur le nom du client.
3. Cliquez sur Archiver.

Afficher les ordres de travail archivés

1. Cliquez sur Service > Ordres de travail.
2. Cliquez sur Avancé.

   

3. Cochez la case Afficher les éléments archivés, puis cliquez sur Rechercher.

   

   Les ordres de travail archivés apparaîtront alors.

Pour ouvrir un ordre de travail archivé, cliquez sur son ID ou sur le nom du client. Ensuite, si vous souhaitez désarchiver l’ordre de travail, cliquez sur Désarchiver.

Si vous dupliquez un ordre de travail archivé, la copie ne sera pas archivée.

Prochaines étapes