Dans Lightspeed Retail, les ordres de travail permettent d’assigner facilement des services d’entretien, des réparations ou d’autres tâches à des employés.

1. Dans le menu principal, cliquez sur Service > Nouvel ordre de travail.

2. Entrez les informations du client et suivez les instructions ci-dessous, selon le cas où il s’agit d’un nouveau client ou d’un client existant :

   • Nouveau client : cliquez sur le bouton Créer un nouveau client.

   • Client existant : dans la section CORRESPONDANCES POSSIBLES, cliquez sur le nom du client.

     Remarque : Si votre client et l’article numéroté devant être réparé se trouvent tous deux dans votre compte Retail, il est possible de les associer automatiquement à un nouvel ordre de travail. Pour ce faire :

     1. À partir du menu principal, cliquez sur Clients > Clients.

     2. Dans votre liste de clients, cliquez sur le nom du client.

     3. Dans le menu de gauche, cliquez sur le sous-menu Articles.

     4. Cliquez sur l’icône représentant un crayon et figurant à côté de l’article numéroté devant être réparé.

     5. Dans le menu de gauche, cliquez sur le sous-menu Ordres de travail.

     6. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur + Nouvel ordre de travail.

3. À partir de la liste déroulante Statut, indiquez le statut de l’ordre de travail comme étant en cours. Par la suite, il est possible de modifier le statut de l’ordre de travail et le faire passer à en estimation, en attente ou terminé.

   Remarque : Vous pouvez créer des statuts d'ordres de travail personnalisés pour représenter le plus fidèlement possible le déroulement des activités de votre service à la clientèle.

4. Servez-vous des champs Description, Couleur, Taille et Numéro de série pour décrire l’article concerné par l’ordre de travail.

   Remarque : Si vous souhaitez inclure des images de l’article, consultez l’article Ajout d'images à un ordre de travail.

5. Dans les champs Date de début et Dû, sélectionnez les dates et heures.

6. Vous pouvez aussi ajouter un commentaire interne ou un commentaire à afficher sur le reçu. Si vous ajoutez un commentaire interne, vous pouvez y inclure une estampille temporelle (votre nom, la date et l’heure) en cliquant sur Ajouter une estampille temporelle. 

   Remarque : Pour en savoir plus, veuillez consulter l’article Saisie de commentaires à afficher sur le reçu ou de commentaires internes.

7. Ajoutez un article en stock, des frais de main-d’œuvre ou des frais divers à l’ordre de travail selon les instructions suivantes :

   • Article en stock : dans le champ Article, entrez la description de l’article, cliquez sur le bouton Rechercher, puis cliquez sur le bouton Sélectionner à gauche de l’article.

   • Frais divers : cliquez sur le bouton Misc., remplissez les différents champs dans la section Ajouter des frais divers, puis cliquez sur Enregistrer.

   • Frais de main-d’œuvre : cliquez sur le bouton Main-d’œuvre, remplissez les différents champs dans la section Ajouter les frais de main-d’œuvre, puis cliquez sur Enregistrer.

     Remarque : Dans le menu principal, cliquez sur Paramètres > Boutiques > et Personnaliser à côté du nom de la boutique afin de modifier le taux de service par défaut des frais de main-d’œuvre de la boutique dans le champ Taux de service ($/heure).

8. Selon les besoins de votre client, suivez les instructions ci-dessous :

   • Pour imprimer une étiquette : cliquez sur Imprimer l’étiquette pour avoir une référence sur papier liant l’article à l’ordre de travail.

   • Pour imprimer l’estimation : dans la liste déroulante Statut, sélectionnez En estimation et cliquez sur Imprimer l’étiquette.

   • Pour imprimer le devis : cliquez sur Imprimer le devis.

   • Pour envoyer le devis par courriel : cliquez sur Envoyer en tant que courriel, entrez l’adresse courriel du client et rédigez un message personnalisé si nécessaire, puis cliquez sur Envoyer l’ordre de travail.

   • Pour valider l’ordre de travail : cliquez sur le bouton vert Valider et exécutez l'ordre de travail.