Création d'une commande à retourner au fournisseur

Si vos stocks comptent des articles défectueux ou endommagés, des articles que vous ne tenez plus ou des articles ajoutés par mégarde parce que vous avez reçu les mauvais articles ou une quantité plus grande que prévu, la fonction Retour au fournisseur de Lightspeed Retail offre un flux de travail simplifié pour les retours aux fournisseurs (gestion, suivi et rapports d'articles retournés à vos fournisseurs).

Les quantités d'articles retournés à l'aide de la fonction Retour au fournisseur sont automatiquement retirées de vos stocks. Vous pouvez produire des rapports sur les stocks retournés et exporter les données vers QuickBooks Desktop pour une comptabilité précise des coûts.

Meilleures pratiques

Si vous recevez des articles défectueux ou endommagés, les mauvais articles ou une plus grande quantité que celle commandée, nous vous recommandons de ne pas ajouter ces articles à vos stocks de Lightspeed Retail lors de la vérification des articles de bons de commande. Vous évitez ainsi d'ajuster les quantités d'articles ou de prendre en compte les coûts de retour. À la place, mettez les articles de côté et contactez votre fournisseur pour coordonner un envoi de retour hors de Lightspeed Retail. Cependant, si vous avez déjà ajouté ces articles à vos stocks, la fonction Retour au fournisseur de Lightspeed Retail vous permet d'ajuster automatiquement la quantité d'articles et de prendre en compte les coûts de retour.

REMARQUE : La fonction Retour au fournisseur est irréversible. Si vous souhaitez renverser un retour, vous devez le faire manuellement.

Le flux de travail lié à la fonction Retour au fournisseur compte deux étapes principales :

  1. Création d'une commande à retourner à un fournisseur.
  2. Finalisation d'une commande à retourner à un fournisseur.

Pour créer une commande à retourner à un fournisseur

  1. Dans Lightspeed Retail, dans le menu principal, cliquez sur Stocks Retour au fournisseur.

  2. Cliquez sur +Nouveau retour au fournisseur.

  3. Sélectionnez la boutique à partir de laquelle vous retournez l'article et le fournisseur à qui vous retournez l'article, puis entrez votre code d'autorisation de retour du fournisseur dans le champ Numéro de référence (RMA, RA ou RGA). Au besoin, vous pouvez ajouter une note concernant le retour.

  4. Cliquez sur Enregistrer les modifications.
  5. Entrez l'information sur votre fournisseur.
  6. Ajoutez les articles à retourner. Vous pouvez scanner l'article ou le rechercher à l'aide du champ Recherche d'articles. Vous pouvez supprimer un bon de commande pour un retour au fournisseur en cliquant sur le bouton X Bon de commande.

  7. La liste relative à l'article indique l'identifiant du fournisseur, la quantité retournée, le coût unitaire et le coût total. Si l'article a été acheté à partir d'un bon de commande dans Lightspeed Retail, le système sélectionne automatiquement le bon de commande le plus récent qui contient l'article. Cette action est effectuée pour assurer la comptabilité exacte des coûts. Par défaut, le coût unitaire est tiré du bon de commande connexe. Autrement, le coût est tiré de l'information par défaut sur l'article. Vous pouvez modifier ces informations par défaut sur le retour d'article :

    • Choisir un autre bon de commande : Si l'article à retourner ne provient pas du bon de commande apparaissant pour l'article en question, cliquez sur le bouton Bon de commande pour choisir un autre bon de commande. Si vous changez de bon de commande, le coût unitaire change en conséquence.
    • Définir une raison pour le retour : Choisissez la raison du retour. Pour créer une raison personnalisée, allez à Création des raisons de retour aux fournisseurs.
    • Modifier la quantité : Rajustez la quantité à retourner.
    • Modifier le coût : Le coût de l'article est automatiquement tiré du bon de commande connexe ou des information par défaut de l'article. Vous pouvez modifier le coût au besoin.
  8. S'il y a lieu, sous Coûts, entrez le coût de retour dans le champ Expédition ou indiquez diverses valeurs positives ou négatives dans Autre, comme des frais de restockage ou la rétrofacturation du fournisseur. Les montants entrés sont ajoutés ou soustraits de la valeur totale du retour.

    REMARQUE : Les coûts liés à l'article, à l'expédition ou à autre chose sont enregistrés pour exportation dans QuickBooks Desktop. Consulter la page Exportation des données sur les retours aux fournisseurs vers QuickBooks Desktop.

  9. Cliquez sur Enregistrer les modifications.
  10. Passez en revue l'information et cliquez sur Imprimer le bordereau d'emballage pour imprimer un bordereau de marchandise qui sera inclus avec votre envoi de retour.

  11. Lorsque vous êtes prêt à retourner les articles à votre fournisseur, cliquez sur Envoyer les produits au fournisseur. Cette action fait passer le statut de la commande à Envoyé dans votre système Lightspeed Retail et rajuste vos stocks en conséquence. Pour finaliser la commande, vous pouvez cliquer sur Marquer comme fermé ou attendre la confirmation de votre fournisseur avant de le faire.

    REMARQUE : Les données de la fonction Retour au fournisseur sont disponibles dans les rapports après l'envoi d'une commande. Consultez la page Rapport des données sur les retours aux fournisseurs.

Pour finaliser une commande à retourner à un fournisseur

Lorsque votre fournisseur a traité votre commande de retours, vous pouvez finaliser cette commande de votre côté et l'indiquer comme étant fermée.

  1. Dans Lightspeed Retail, dans le menu principal, cliquez sur Stocks > Retour au fournisseur.

  2. Dans la liste, cliquez sur la commande envoyée que vous souhaitez finaliser.

  3. Cliquez sur Marquer comme fermé pour finaliser la commande.

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