Als je overstapt van Retail POS (R-Series) op Retail POS (X-Series), kun je bestaande cadeaubonnen in bulk importeren in X-Series, wat een eenvoudige overdracht van gegevens tussen producten mogelijk maakt. Na het importeren kun je de details van cadeaubonnen op verschillende plaatsen bekijken en beheren in Retail POS (X-Series).

Hoe het importeren van cadeaubonnen werkt

Retail POS (R-Series) en Retail POS (X-Series) gaan verschillend om met het maken en beheren van cadeaubonnen. Het is belangrijk om te begrijpen welke gegevens wel en niet worden geïmporteerd, en wat er na de migratie wordt geregistreerd in Retail POS (X-Series), zodat je nauwkeurige records kunt bijhouden.

Je kunt gegevens toevoegen aan de velden customer_code, email of note bij het importeren van je klanten. Alleen de klantnaam, -code en contactgegevens zijn te doorzoeken op de pagina Klanten in Retail POS (X-Series). Andere gegevens kun je vinden door te klikken op de naam van de klant en te navigeren naar de tabbladen Details of Opmerkingen.

Het koppelen van een klant aan een verkoop wanneer er een cadeaubon wordt gebruikt en het gebruikmaken van klantengroepen bieden extra context en maken meer gerichte samenvattingen mogelijk in Verkoopgeschiedenis en Rapportage.

Wat in X-Series wordt geregistreerd voor cadeaubontransacties

In Retail POS (X-Series) worden automatisch belangrijke gegevens gevolgd die betrekking hebben op cadeaubonverkopen voor transacties die worden voltooid in Retail POS (X-Series). Die gegevens bestaan uit:

• Totaal verkocht: cadeaubontegoed verkocht in X-Series na de importdatum.
• Totaal verzilverd: cadeaubontegoed verzilverd voor aankopen die zijn gedaan in X-Series na de importdatum.
• Status (Geïmporteerd, Opnieuw geladen, Verzilverd, Ongedaan gemaakt (tenietgedaan)) en gerelateerd Bedrag.
• Gebruiker die de actie heeft uitgevoerd.
• Datum van de wijzigingen die zijn aangebracht in X-Series vanaf de importdatum.
• Vervaldatum, indien ingeschakeld.
  • Je moet eerst Vervaldatum voor cadeaubonnen inschakelen aanvinken in Catalogus > Cadeaubonnen.
  • Vervaldatums worden alleen toegevoegd aan nieuw geactiveerde of opnieuw geladen cadeaubonnen die zijn verkocht nadat vervaldatums voor cadeaubonnen zijn ingeschakeld in X-Series. Geïmporteerde cadeaubonnen hebben geen vervaldatum, tenzij ze opnieuw worden geladen.
  • De vervaldatum wordt berekend aan de hand van de datum waarop de cadeaubon is uitgegeven.

    

Je kunt extra informatie vastleggen via de opmerkingen die zijn toegevoegd tijdens een verkoop of in de Verkoopgeschiedenis in Retail POS (X-Series). Je kunt ook aangepaste velden maken met onze API om specifieke informatie vast te leggen tijdens het importeren. Daarvoor is enige kennis van ontwikkelen nodig.

Cadeaubonnen exporteren uit Retail POS (R-Series).

De gebruikerstoestemming Cadeaubongegevens exporteren moet worden ingeschakeld voor je account om cadeaubonnen te kunnen exporteren vanuit Retail POS.

Cadeaubonnen exporteren vanuit Retail POS (R-Series):

1. Navigeer naar Klanten > Cadeaubonnen.

   

2. Klik op Exporteren.

   

Je cadeaubongegevens worden automatisch gedownload als .CSV-bestand.

Je importbestand voorbereiden

1. Download de importsjabloon voor cadeaubonnen voor Retail POS (X-Series).
2. Open het bestand gift_card_export dat je eerder hebt gedownload van Retail POS (R-Series).
3. Kopieer de cellen uit de kolom Code in je geëxporteerde bestand.

   

4. Plak de cellen in de number-kolomcellen in de sjabloon gift_card_import.

   

5. Kopieer de cellen uit de kolom Saldo in je geëxporteerde bestand.

   

6. Plak de cellen in de balance-kolomcellen in de sjabloon gift_card_import. Zorg ervoor dat ze worden ingedeeld als getallen met twee cijfers (bijvoorbeeld 25,00 in plaats van 25).

   

   Je kunt ook cadeaubonrijen verwijderen waarin het saldo 0,00 is, omdat die niet kunnen worden geïmporteerd in Retail POS (X-Series).

7. Sla de sjabloon gift_card_import op als een CSV-bestand.
   1. Windows: klik op Exporteren als CSV.
   2. Google Sheets: selecteer Bestand > Downloaden > CSV.

Cadeaubonnen importeren in Retail POS (X-Series)

1. Navigeer in Retail POS (X-Series) naar Catalogus > Cadeaubonnen.
2. Klik op CSV importeren.

   

3. Selecteer je CSV-bestand gift_card_import. Na het uploaden daarvan verschijnt er een tijdelijke banner om je te laten weten dat het importeren van je bestand is gelukt.

   

   Als het importeren niet is gelukt, zie je een banner met de tekst Kan bonnen niet importeren. Klik op CSV downloaden om een lijst te downloaden met de redenen waarom je cadeaubonnen niet zijn geüpload. Corrigeer eventuele fouten en probeer het opnieuw.

   

   In gevallen waarin het uploaden deels is mislukt, zijn de cadeaubonnen zonder fouten wel geüpload.

Om te verifiëren dat je cadeaubonnen zijn geïmporteerd zoals verwacht, navigeer je naar Rapportage > Cadeaubonrapporten en bekijk je de gegevens in de cadeaubontabel. Je kunt zo nodig zoeken en filteren op cadeaubonnummer.

Veelvoorkomende importfouten oplossen

Als je klikt op CSV importeren en er gebeurt niets of je krijgt een foutmelding waarin staat dat Retail POS de cadeaubonnen niet kan importeren, controleer dan je bestand op de volgende veelvoorkomende fouten:

• Controleer of je bestand is geëxporteerd als een CSV.
• Controleer of er zich maar twee kolommen in je spreadsheet bevinden en dat er geen wijzigingen zijn aangebracht aan de kolomnamen (number en balance).
• Verwijder, buiten liggende streepjes (-) en punten (.), alle niet-alfanumerieke tekens zoals komma's (,), apostrofs (‘), accent graves (`), haakjes (), rechte haakjes ( [ ] ), aanhalingstekens (“ ”), en/of ampersands (&).
• Zorg ervoor dat alle cadeauboncodes/-nummers alleen cijfers zonder spaties bevatten.
• Verwijder alle cadeaubonitems met een saldo van 0,00.
• Als het bestand beschadigd is, download de importsjabloon dan nog een keer en probeer het opnieuw.

Cadeaubongegevens zoeken in Retail POS (X-Series)

Na het importeren kun je de cadeaubondetails op verschillende plaatsen in Retail POS (X-Series) bekijken en beheren, afhankelijk van de behoefte.

• Navigeer naar Catalogus > Cadeaubonnen om de instellingen te beheren en cadeaubonnen te importeren.

  

• Navigeer naar Rapportage > Cadeaubonrapporten voor de details en geschiedenis van alle cadeaubonnen.

  

• Navigeer naar het scherm Verkopen voor informatie over een specifieke bon, waaronder de Vervaldatum (indien van toepassing).

  Zoek op de pagina Verkopen naar het product 'Cadeaubon', voer het cadeaubonnummer in en klik op Cadeaubon zoeken.

  

  Er verschijnt een overzicht van de gegevens en geschiedenis van de cadeaubon.

  

Wat nu?

Attachments

• gift_card_import.csv15 bytes