Voor functies ten aanzien van kostenberekening, bestellingen, voorraad en inkoop moet je productleveranciers instellen. Als je productsectoren hebt toegevoegd tijdens het instellen van je account, zijn de bijbehorende leveranciers automatisch aan je leverancierslijst toegevoegd. Wel moet je nog steeds de leveranciersinstellingen toevoegen.

Je kunt leveranciers toevoegen wanneer je producten handmatig toevoegt. Als je producten importeert in Retail POS vanuit een bestaande database die leveranciersinformatie bevat, worden de leveranciers automatisch toegevoegd aan je Retail POS-systeem.

Handmatig leveranciers bewerken en toevoegen

Je kunt leveranciers individueel toevoegen of bestaande leveranciers bewerken vanuit het hoofdmenu:

1. Navigeer naar Voorraad > Leveranciers.
2. Als je een bestaande leverancier wilt bewerken, selecteer je deze uit de lijst, of je klikt op + Nieuwe Leverancier om een nieuwe leverancier toe te voegen.
3. Voer de leveranciersopties en contactinformatie in. Als je een van de opties Bijwerken vanuit catalogus selecteert, wordt de informatie automatisch bijgewerkt bij het toevoegen van artikelen aan een inkooporder om de bijgewerkte leverancierscatalogus weer te geven. Dit is vooral nuttig als je geïntegreerde leveranciers gebruikt.
4. Klik op Wijzigingen opslaan.

Leveranciersgegevens importeren

Als je veel leveranciers moet toevoegen, kan een import tijd besparen in vergelijking met het individueel toevoegen van elke leverancier. Je moet een spreadsheet voorbereiden voor je voorraadgegevens die zijn geformatteerd voor Retail POS. Als het niet correct is geformatteerd, wordt het aan je teruggestuurd voor een update. Je import loopt dan vertraging op. Zodra de gegevens zijn geverifieerd, kun je je spreadsheet indienen bij het Retail Imports-team.

De gegevensimport kan 3 tot 5 werkdagen duren. Als het Retail Imports-team wijzigingen aanbrengt in je gegevens, wordt het bestand naar je teruggestuurd voor goedkeuring.

Spreadsheet voorbereiden

Retail POS-imports zijn compatibel met XLSX- en CSV-bestandstypen.

1. Als je overstapt van een POS-software naar Lightspeed, exporteer dan je huidige voorraadgegevens van je vorige POS-software naar een CSV- of XLSX-spreadsheetbestand.
2. Maak een back-up van je oorspronkelijke exportbestand. Het back-upbestand is een voorzorgsmaatregel tegen fouten en kan ook worden gebruikt om je gegevens te controleren.
3. Wijzig de kolomkoppen in het spreadsheetbestand zodat ze overeenkomen met de systeemvelden in Retail POS.
4. Controleer de gegevens in de spreadsheet en corrigeer eventuele fouten in de opmaak of de gegevens.

Omdat je de gegevens in je systeem niet handmatig wilt corrigeren, formatteer je het spreadsheet zodat het Retail Imports-team deze eenvoudig kan importeren.

Alle steden, staten en postcodes moeten in hun eigen kolommen staan en niet samengevoegd worden in één cel. Je kunt de kolommen herordenen. Als een kolom geen andere gegevens bevat dan de kop, verwijder dan de hele kolom.

Retail POS-imports zijn compatibel met standaard Amerikaanse toetsenbordtekens en accenten. Andere alfabetten worden niet ondersteund.

Je gegevens verifiëren en je spreadsheet verzenden

Nadat je je importspreadsheet hebt gemaakt, controleer je op gegevens die ertoe kunnen leiden dat de gegevensimport mislukt. De onderstaande stappen zijn gebaseerd op het gebruik van Excel om je spreadsheet te bewerken.

• Verwijder speciale tekens om problemen met de weergave van gegevens te voorkomen.
• Corrigeer rijen die doorlopen in andere kolommen.
• Wis cellen met 'n.v.t.' zodat het veld leeg is.
• Wijzig cellen met formulegetallen zoals 4.001E+11 (meestal UPC- of EAN-waarden), zodat het in plaats daarvan gewone integere getallen zijn zoals 40010000000.
• Verwijder regeleinden uit cellen of regels.
  1. Markeer alle gegevens in de spreadsheet.
  2. Druk op Ctrl+F of op Zoeken.
  3. Klik op het tabblad Vervangen.
  4. In het vak Zoeken houd je Alt ingedrukt en typ je 0010. Je ziet geen wijzigingen, maar er is een teken toegevoegd. Typ niets in het vak Vervangen.
  5. Klik op Alles vervangen.
• Voeg een ontbrekende 0 toe aan UPC-nummers. Sommige spreadsheetsoftware verwijdert de voorloopnul van UPC-nummers. Om dit te corrigeren, voeg je "0" (een nul tussen aanhalingstekens) toe aan het begin van een UPC-nummer. Meestal zijn UPC's 12 cijfers lang, dus je kunt je spreadsheet sorteren op de UPC's en alle nummers corrigeren die 11 cijfers of minder zijn. Dit is niet altijd het geval met UPC's, dus controleer de barcode van je product.

Nadat je het spreadsheetbestand van de import hebt voorbereid, ingedeeld en geverifieerd, maak je een ticket om het te verzenden naar het Retail Imports-team.

Leveranciers samenvoegen

Als je dubbele records in je lijst met leveranciers hebt, kun je de details samenvoegen tot één record.

Je kunt het samenvoegen niet ongedaan maken. Aangezien velden van het primaire record het secundaire record overschrijven, moet je ervoor zorgen dat er geen gegevens verloren gaan als je de leveranciers samenvoegt.

Wanneer je leveranciersrecords samenvoegt, word je gevraagd om er één als primair record en één als secundair record te kiezen. De volgende regels worden dan toegepast:

• De informatie in het primaire record wordt behouden en het secundaire record wordt verwijderd.
• Als het primaire record een veld zonder informatie heeft en het secundaire record informatie bevat, wordt de informatie naar het primaire record gekopieerd.
• Als beide velden informatie bevatten, wordt de info in het primaire record behouden.

Leveranciersrecords samenvoegen:

1. Navigeer naar Voorraad > Leveranciers.
2. Zoek je een leveranciersrecord om te bewerken, voer dan de naam van de leverancier in het zoekveld Naam in en klik op Zoeken.
3. Als je leveranciers wilt samenvoegen die hetzelfde zijn, open je het leveranciersrecord dat je als primair record wilt behouden.
4. Klik op Samenvoegen.
5. Selecteer het selectievakje voor het secundaire leveranciersrecord dat je wilt samenvoegen met het primaire leveranciersrecord.
6. Klik op Samenvoegen > OK.

Wat nu?