Gegevens van leveranciers importeren

Om je overstap naar Lightspeed Retail zo snel en gemakkelijk mogelijk te laten verlopen, helpen we je bij het importeren van de voorraad, de leveranciers en de klanten die je al hebt.

Ga naar Voorraadgegevens importeren als je voorraadgegevens wilt importeren.

Ga naar Gegevens van klanten importeren als je gegevens van klanten wilt importeren.

Belangrijkste stappen voor het importeren van leveranciergegevens in Lightspeed Retail

  1. Maak een spreadsheet voor je voorraadgegevens volgens de vereisten van Lightspeed Retail.
  2. Geef je spreadsheet de juiste indeling, zodat deze gemakkelijk kan worden geïmporteerd. Als de indeling van het bestand niet voldoet aan onze vereisten, sturen we het naar je terug en kun je het wijzigen.
  3. Controleer de gegevens.
  4. Het indienen van uw spreadsheet bij ons Retail Imports-team.

Je ontvangt binnen een paar minuten automatisch per e-mail een bevestiging dat we je bestand hebben ontvangen. Als je geen bevestiging per e-mail ontvangt, verzend je het bestand nogmaals of bel je het supportteam.

OPMERKING: Het importeren van de gegevens kan 5 tot 7 werkdagen in beslag nemen. Als we je gegevens op welke wijze dan ook moeten bewerken, sturen we het bestand naar je terug ter goedkeuring. Als je bestand niet de juiste indeling heeft, zal dit de import van je gegevens vertragen.

1. Spreadsheet voorbereiden

  1. Als je van een ander POS-softwareprogramma overstapt naar Lightspeed, exporteer je je bestaande voorraadgegevens vanuit je oude POS-softwareprogramma naar een spreadsheetbestand zoals Microsoft Excel. Lightspeed ondersteunt de volgende bestandsindelingen voor importeren:
    • csv
    • txt
    • xls
    • xlsx
  2. Maak een back-up van het originele exportbestand. Het back-upbestand dient als een voorzorgsmaatregel bije eventuele problemen en kan ook worden gebruikt om je gegevens te controleren.
  3. Wijzig de kolomkoppen in het spreadsheetbestand zodat ze overeenkomen met de systeemvelden in Lightspeed Retail. Raadpleeg Data fields voor informatie over de velden voor voorraad die worden gebruikt in Lightspeed Retail.
  4. Controleer de gegevens in de spreadsheet en corrigeer eventuele fouten in de opmaak of de gegevens aan de hand van de informatie in Data verification.

2. Spreadsheet indelen

Zorg ervoor dat de spreadsheet de juiste indeling heeft, zodat we het gemakkelijk kunnen importeren en de gegevens in je systeem niet handmatig hoeven te corrigeren.

Voorbeeld van een importbestand

Je kunt dit voorbeeld van een Excel-bestand gebruiken als sjabloon.

OPMERKINGEN: Alle codes voor stad, land en postcode moeten in hun eigen kolom staan en niet in één cel worden samengevoegd. Je kunt de kolommen naar wens herordenen. Verwijder kolommen die alleen een kop hebben en verder geen gegevens bevatten.

Kop Vereisten Beschrijving
Vendor name Mag maximaal 255 tekens bevatten, mag ook leeg zijn. Mag geen Enter-tekens (CR), regeleinden of speciale tekens bevatten. Naam van de leverancier
Account Number    
Contact first name Mag maximaal 255 tekens bevatten, mag ook leeg zijn. Mag geen Enter-tekens (CR), regeleinden of speciale tekens bevatten. Voornaam van contactpersoon
Contact last name Mag maximaal 255 tekens bevatten, mag ook leeg zijn. Mag geen Enter-tekens (CR), regeleinden of speciale tekens bevatten. Achternaam van contactpersoon
Address 1 Mag maximaal 25 tekens bevatten, mag ook leeg zijn. Mag geen Enter-tekens (CR), regeleinden of speciale tekens bevatten. Adres van de leverancier, regel 1
Address 2 Mag maximaal 25 tekens bevatten, mag ook leeg zijn. Mag geen Enter-tekens (CR), regeleinden of speciale tekens bevatten. Adres van de leverancier, regel 2
City Mag maximaal 25 tekens bevatten, mag ook leeg zijn. Mag geen Enter-tekens (CR), regeleinden of speciale tekens bevatten. Woonplaats van de leverancier
State Mag maximaal 25 tekens bevatten, mag ook leeg zijn. Mag geen Enter-tekens (CR), regeleinden of speciale tekens bevatten. Staat waar de leverancier woont
Zip Numeriek of leeg. Mag geen Enter-tekens (CR), regeleinden of speciale tekens bevatten.

Postcode waar de leverancier woont
Zip+4-indeling is acceptabel voor dit veld (12345-1234)

Country Mag maximaal 255 tekens bevatten, mag ook leeg zijn. Mag geen Enter-tekens (CR), regeleinden of speciale tekens bevatten. Land waar de leverancier woont
Work phone Numeriek of leeg. Mag geen Enter-tekens (CR), regeleinden of speciale tekens bevatten. Werktelefoonnummer van de leverancier. Diverse indelingen zijn mogelijk: (123)123-1234 of 123-123-1234.
Fax Numeriek of leeg. Mag geen Enter-tekens (CR), regeleinden of speciale tekens bevatten. Faxnummer van de leverancier. Diverse indelingen zijn mogelijk: (123)123-1234 of 123-123-1234.
Mobile Numeriek of leeg. Mag geen Enter-tekens (CR), regeleinden of speciale tekens bevatten. Mobiele telefoonnummer van de leverancier. Diverse indelingen zijn mogelijk: (123)123-1234 of 123-123-1234.
E-Mail 1 Mag maximaal 255 tekens bevatten, mag ook leeg zijn. Mag geen Enter-tekens (CR), regeleinden of speciale tekens bevatten. Primaire e-mailadres van de leverancier
E-Mail 2 Mag maximaal 255 tekens bevatten, mag ook leeg zijn. Mag geen Enter-tekens (CR), regeleinden of speciale tekens bevatten. Secundaire e-mailadres van de leverancier
Website Mag maximaal 255 tekens bevatten, mag ook leeg zijn. Mag geen Enter-tekens (CR), regeleinden of speciale tekens bevatten. Website van de leverancier
Custom Mag maximaal 255 tekens bevatten, mag ook leeg zijn. Mag geen Enter-tekens (CR), regeleinden of speciale tekens bevatten. Kan worden gebruikt voor een leveranciernummer om snel een leverancier aan een document toe te voegen
Notes Mag geen Enter-tekens (CR), regeleinden of speciale tekens bevatten. Opmerkingen bij de leverancier

3. De gegevens controleren

Scan na het maken van je importspreadsheet het document op eventuele verkeerde gegevens, waardoor de gegevensimport kan mislukken.

  • Bewerk speciale tekens, zoals ☺↨♪♫♀♂¶▓, zodanig dat ze de juiste gegevens weergeven.
  • Corrigeer rijen die doorlopen in andere kolommen.
  • Wis cellen met 'n.v.t.' zodat het veld leeg is.
  • Wijzig cellen met formulegetallen zoals 4.001E+11 (meestal UPC- of EAN-waarden), zodat het in plaats daarvan gewone integere getallen zijn zoals 40010000000. Als je Excel gebruikt:
  1. Selecteer de kolom met de formulegetallen.
  2. Klik op Format > Cells.
  3. Wijzig de Category in Number, stel Decimal places in op 0 en klik vervolgens op OK.

Meerdere 'n.v.t.'-vermeldingen wissen:

  1. Selecteer de gegevens die je wilt wijzigen, of dat nu een rij, kolom of het hele document is.
  2. Druk op Ctrl+F of op Find.
  3. Selecteer het tabblad Replace.
  4. Typ 'n.v.t.' voor de tekst die je wilt vervangen.
  5. Laat het veld leeg voor Replace with.

Concatenate gebruiken zodat je kolom Description de kolommen voor grootte en voor kleur bevat:

  1. Voeg een andere kolom in, klik in de eerste cel (D2) en type “=CONCATENATE(“. Geef de rest van de formule op zoals aangegeven in het voorbeeld hieronder. Klik op C2 en voeg de ,”: “, toe (om het scheidingsteken “: “ te maken tussen de eerste twee cellen die je in deze formule wilt hebben), klik vervolgens op :::de cel die je als volgende wilt (B2) en voeg ,” “, toe (om het scheidingsteken “ “ te maken [om tussen de twee laatste cellen in de formule alleen maar een spatie te hebben]), :::en klik vervolgens op de laatste cel (A2).

  2. Druk op Enter.
  3. Je hebt waarschijnlijk meer dan één rij. Als je de formule wilt toepassen op alle rijen, klik je op het vak en sleep je het naar de onderkant van de kolom. Daardoor krijg je een lijst van samengevoegde resultaten.

  4. Als je op een van de cellen klikt, zie je dat er in werkelijkheid de functie =CONCATENATE in staat. Als je bijvoorbeeld van de cellen 'T-shirt: Large, rood' wilt maken, kopieer je de kolom, gebruik je speciaal plakken, en selecteer je waarden en getalnotaties.

Meerdere regels in cellen of rijen corrigeren

  1. Markeer alle gegevens in de spreadsheet.
  2. Druk op Ctrl+F of op Find.
  3. Klik op het tabblad Replace.
  4. Houd Alt ingedrukt en gebruik het numerieke toetsenblok om in het vak Find 0010 te typen. Typ niets in het vak Replace.
  5. Klik op Replace all.

Ontbrekende 0 toevoegen aan UPC-nummers

In Excel worden de voorloopnullen van UPC-nummers afgekapt. Voeg een ''0'' toe (een nul tussen dubbele aanhalingstekens) aan het begin van het UPC-nummer om dit probleem te corrigeren. UPC's zijn meestal 12 cijfers lang. Je kunt ze in je spreadsheet sorteren en de nummers corrigeren die 11 cijfers of minder bevatten. Meestal, maar niet altijd, dus controleer de barcode van je product.

4. Het indienen van uw spreadsheet bij ons Retail Imports-team

Na het voorbereiden, formatteren en verifiëren van uw importspreadsheetbestand maakt u een ticket aan en dient u deze in bij ons Retail Imports-team:

  1. Voor het aanmaken van een ticket gaat u als volgt te werk:
    • Klik hier voor een directe link.
    • Klik boven aan de pagina op Een aanvraag indienen.
    • Selecteer uit de product-vervolgkeuzelijst Lightspeed Retail.
  2. Vul de velden in voor E-mailadres, Onderwerp, Beschrijving en Telefoonnummer.
  3. Selecteer voor het automatisch verzenden van uw ticket naar het Retail Imports-team uit de Categorie-vervolgkeuzelijst Import > Klanten/inventaris/verkopers.
  4. Klik op Bestand Toevoegen om uw bestanden toe te voegen.
  5. Klik op Verzenden om uw ticket te verzenden.

 

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen