Gegevens van klanten importeren

Om je te helpen snel en gemakkelijk over te stappen naar Lightspeed Retail, kun je je bestaande leveranciers- en klantgegevens importeren.

Het importbestand voorbereiden

Download het sjabloon voor het importbestand of gebruik een bestand met dezelfde indeling als het sjabloon. Je kunt de volgende bestandsindelingen gebruiken:
- .XLSX (voorkeur)
- .CSV
Open het sjabloon voor importbestanden in Excel of Google Spreadsheets.

Als je een .CSV-bestand opent in Excel, volg dan de instructies in Importbestanden openen en opslaan met Excel om het bestand op de juiste manier in te delen.

Belangrijke aandachtspunten bij het importeren van klanten:

Je mag de kolommen in het sjabloon niet bewerken of herschikken en je mag geen kolommen toevoegen of verwijderen. Dit veroorzaakt fouten en vertraagt je import.
Elk veld kan maximaal 255 tekens bevatten en ondersteunt geen enter of regeleinde (behalve de kolom Opmerkingen).
Speciale tekens zijn niet toegestaan. Dit omvat alle niet-Engelse tekens.
Aangepaste velden kunnen niet worden geïmporteerd, zelfs als je ze al in je Retail POS-account hebt gemaakt.
Vanwege PCI-compliance kunnen gevoelige klantgegevens, zoals creditcardinformatie, niet in onze systemen worden opgeslagen. Als we gevoelige gegevens in je bestand detecteren, verwijderen we het bestand uit het ticket en vragen we je om het bestand opnieuw in te dienen.

Het importbestand bevat de volgende kolommen:

De spreadsheet voor het importeren van klantgegevens met de kolommen Voornaam, Achternaam en Titel.

First Name (Voornaam)

Word geïmporteerd in het veld Voornaam.

Last Name (Achternaam)

Word geïmporteerd in het veld Achternaam.

Title (Titel)

Word geïmporteerd in het veld Titel. Veelvoorkomende titels zijn m., dhr., mevr., mw. en mx.

De spreadsheet voor het importeren van klantgegevens met de kolommen Klanttype, Bedrijf en Geboortedatum.

Customer Type (Klanttype)

Er moet een klanttype zijn aangemaakt. Je kunt dit ook tijdens het importeren aanmaken, dus laat deze cel leeg als je geen klanttype wilt toewijzen.

Wordt geïmporteerd in het vervolgkeuzemenu Aangepast type.

Company (Bedrijf)

Wordt geïmporteerd in het veld Bedrijf.

DOB

Wordt geïmporteerd in het veld Geboortedatum.

Indeling "MM/DD/JJJJ."

Als je een ander type gebruikt, stel dit dan in wanneer je het ticket aanmaakt.

De spreadsheet voor het importeren van klantgegevens met de kolommen Adres 1, Adres 2 en Plaats.

Address 1 (Adres 1)

Wordt geïmporteerd in het veld Adres 1.

Address 2 (Adres 2)

Wordt geïmporteerd in het veld Adres 2.

City (Plaats)

Wordt geïmporteerd in het veld Plaats.

De spreadsheet voor het importeren van klantgegevens met de kolommen Staat, Postcode en Land.

State (Staat)

Wordt geïmporteerd in het veld Staat.

Voor niet-Amerikaanse klanten typ je gelijkwaardige gegevens in (bijvoorbeeld provincie).

ZIP Code (Postcode)

Wordt geïmporteerd in het veld Postcode.

Voer voor niet-Amerikaanse klanten gelijkwaardige gegevens in (bijvoorbeeld postcode).

Indeling "12345" of "12345-1234" voor Amerikaanse postcodes.

Country (Land)

Wordt geïmporteerd in het veld Land.

De spreadsheet voor het importeren van klantgegevens met de kolommen Telefoon thuis, Telefoon werk en Mobiel nummer.

Home phone

Wordt geïmporteerd in het veld Home in de sectie Telefoonnummers.

Indeling "(123)123-1234" of "123-123-1234."

Work phone

Wordt geïmporteerd in het veld Telefoon werk in de sectie Telefoonnummers.

Indeling "(123)123-1234" of "123-123-1234."

Mobile (Mobiel nummer)

Wordt geïmporteerd in het veld Mobiel nummer in de sectie Telefoonnummers.

Indeling "(123)123-1234" of "123-123-1234."

De spreadsheet voor het importeren van klantgegevens met de kolommen Fax, E-mailadres 1 en E-mailadres 2.

Fax

Wordt geïmporteerd in het veld Fax in de sectie Telefoonnummers.

Indeling "(123)123-1234" of "123-123-1234."

Email 1 (E-mailadres 1)

Wordt geïmporteerd in het veld E-mailadres 1.

Email 2 (E-mailadres 2)

Wordt geïmporteerd in het veld E-mailadres 2.

De spreadsheet voor het importeren van klantgegevens met de kolommen Website, Aangepast en Tags.

Website

Wordt geïmporteerd in het veld Website.

Custom

Aangepast veld moet zijn aangemaakt.

Wordt geïmporteerd in Aangepaste velden.

Notes (Opmerkingen)

Wordt geïmporteerd in het veld Opmerkingen. Tekens voor een nieuwe regel en tabs zijn toegestaan. Geen tekenlimiet.

Tax Category

Omzetbelasting moet zijn ingesteld.

Wordt geïmporteerd in het veld BTW.

Als deze leeg is, wordt de standaard-BTW toegepast.
De invoer moet overeenkomen met een bestaande BTW op je account. Als dat niet het geval is, wordt er een nieuwe BTW met de invoer aangemaakt.

Discount (Korting)

Er moet een kortingstarief zijn ingesteld. Je kunt dit tijdens het importeren aanmaken, maar het wordt niet automatisch ingesteld. Het instellen moet handmatig gebeuren.

Wordt geïmporteerd in het veld Korting.

Als deze leeg is, wordt er geen korting toegepast.

Het spreadsheet voor het importeren van klantgegevens met de kolommen Beschrijving van serie-item, Nummer van serie-item, Kleur van serie-item.

Serialized item description

Wordt geïmporteerd in het veld Item op het tabblad Items van de klant.

Zie Meerdere items met serienummer voor één klant invoeren hieronder om meerdere items met een serienummer in te voeren.

Serialized item number

Wordt geïmporteerd in het veld Serienr. op het tabblad Items van de klant.

Serialized item color

Wordt geïmporteerd in het veld Kleur op het tabblad Items van de klant.

De spreadsheet voor het importeren van klantgegevens met de kolommen Maat van serie-item en Geen e-mailadres.

Serialized item size

Wordt geïmporteerd in het veld Maat op het tabblad Items van de klant.

No Email (Geen e-mail)

Wordt geïmporteerd in het veld E-mail in de sectie Contactpersoon van de klant.

Voer "0" in als de klant toestemming heeft gegeven voor het ontvangen van communicatie via e-mail.
Voer "1" in als de klant geen toestemming heeft gegeven voor het ontvangen van communicatie via e-mail.

De spreadsheet voor het importeren van klantgegevens met de kolommen Geen telefoonnummer en Geen postadres.

No Phone (Geen telefoon)

Wordt geïmporteerd in het veld Bellen in de sectie Contactpersoon van de klant.

Voer "0" in als de klant toestemming heeft gegeven voor het ontvangen van communicatie via de telefoon.
Voer "1" in als de klant geen toestemming heeft gegeven voor het ontvangen van communicatie via de telefoon.

No Mail (Geen mail)

Wordt geïmporteerd in het veld Post in de sectie Contactpersoon van de klant.

Voer "0" in als de klant toestemming heeft gegeven voor het ontvangen van communicatie per post.
Voer "1" in als de klant geen toestemming heeft gegeven voor het ontvangen van communicatie per post.

Het importbestand verifiëren

Scan het document op eventuele verkeerde gegevens waardoor de gegevensimport kan mislukken.

Als er kolommen zijn die geen andere gegevens bevatten dan de kop, verwijder dan de gehele kolom.
Verwijder speciale tekens.
Wis cellen met 'n.v.t.' zodat het veld leeg is.
Wijzig cellen met formulegetallen zoals 4.001E+11 (meestal UPC- of EAN-waarden), zodat het in plaats daarvan gewone integere getallen zijn zoals 40010000000.
- Selecteer om dit te doen in Excel de kolom met de formulegetallen. Klik op Opmaak > Cellen opmaken. Verander de categorie in Getal, stel de optie voor aantal decimalen in op 0 en klik op OK.
- Selecteer om dit te doen in Google Spreadsheets de kolom met de formulegetallen. Klik op Opmaak > Getal > Getal.
Als je Excel gebruikt: Controleer of de voorloop 0 niet uit UPC-nummers is weggelaten. Als dat wel het geval is, typ dan "0" (inclusief aanhalingstekens) aan het begin van je UPC-nummer.
Zorg ervoor dat je spreadsheet een .XLSX-(voorkeur), of CSV-bestand is.

Het indienen van je spreadsheet bij ons Retail import-team.

Na het voorbereiden en verifiëren van je importspreadsheetbestand maak je een ticket aan en dien je deze in bij ons Retail Imports-team:

Klik hier om je verzoek te verzenden.
Selecteer Import request (Importverzoek) in het vervolgkeuzemenu.
Typ Customer import (Klantimport) in het veld Onderwerp.
Selecteer Customer or Vendor Import (Klant of Leverancierimport) in het vervolgkeuzemenu Import Type (Importtype).
Vul het veld Beschrijving in. Zorg dat dit het volgende bevat:
1. Je e-mailadres
2. Je Support-ID
  
  Je vindt je Support-ID door linksonder in Retail POS op Help te klikken. Het is een nummer van 6 cijfers dat bovenaan in het pop-upvenster staat.
Klik op Bestand toevoegen of bestanden hier neerzetten en voeg je spreadsheet bij.
Klik op Verzenden.

Het importeren van de gegevens kan 5 tot 7 werkdagen duren. Als we je gegevens moeten bewerken, sturen we het bestand naar je terug ter goedkeuring. Als je bestand niet op de juiste manier is ingedeeld, zal dit het importeren vertragen.

Meerdere items met serienummer voor één klant invoeren

Als je meerdere items met een serienummer voor één klant moet invoeren, wijkt een deel van het normale indieningsproces af.

Voer de klantgegevens in je spreadsheet in.
- Vul geen gegevens van items met een serienummer in voor de desbetreffende klant(en).
Dien je spreadsheet in zoals beschreven in de stappen hierboven, met de volgende uitzonderingen:
- Houd er in je veld Beschrijving rekening mee dat je meerdere items met een serienummer voor één klant moet invoeren.
Het Retail Imports-team genereert een nieuwe export en stuurt deze naar je op.
Voer de gegevens van de items met een serienummer in de nieuwe export in volgens de instructies van het Retail Imports-team.
Verstuur de bijgewerkte export terug naar het Retail Imports-team.

Wat nu?

Naar klanten zoeken

Inzicht in het zoeken naar een specifieke klant.

Meer informatie

Klantgegevens beheren

Klantgegevens wijzigen, samenvoegen, exporteren, archiveren of verwijderen.