Gegevens van klanten importeren

Voor een snelle en gemakkelijke overgang naar Lightspeed Retail helpen we je bij het importeren van de voorraad, de leveranciers en de klanten die je al hebt.

Ga voor het importeren van voorraadgegevens naar Voorraadgegevens importeren.

Ga voor het importeren van leveranciersgegevens naar Leveranciersgegevens importeren.

Belangrijkste stappen voor het importeren van klantgegevens in Lightspeed Retail

  1. Maak een spreadsheet voor je voorraadgegevens volgens de vereisten van Lightspeed Retail.
  2. Geef je spreadsheet de juiste indeling voor eenvoudig importeren. Als de indeling van het bestand niet voldoet aan onze vereisten, sturen we het naar je terug en kun je het wijzigen.
  3. Controleer de gegevens.
  4. Het indienen van uw spreadsheet bij ons Retail Imports-team.

Je ontvangt binnen een paar minuten automatisch per e-mail een bevestiging dat we je bestand hebben ontvangen. Als je geen bevestiging per e-mail ontvangt, verzend je het bestand nogmaals of bel je het supportteam.

OPMERKING: Het importeren van de gegevens kan 5 tot 7 werkdagen in beslag nemen. Als we je gegevens op welke wijze dan ook moeten bewerken, sturen we het bestand naar je terug ter goedkeuring. Als je bestand niet de juiste indeling heeft, zal dit de import van je gegevens vertragen.

1. Spreadsheet voorbereiden

  1. Als je van een ander POS-softwareprogramma overstapt naar Lightspeed, exporteer je je bestaande voorraadgegevens vanuit je oude POS-softwareprogramma naar een spreadsheetbestand zoals Microsoft Excel. Lightspeed ondersteunt de volgende bestandsindelingen voor importeren:
    • csv
    • txt
    • xls
    • xlsx
  2. Maak een back-up van je oorspronkelijke exportbestand. Het back-upbestand is een voorzorgsmaatregel tegen fouten en kan ook worden gebruikt om je gegevens te controleren.
  3. Wijzig de kolomkoppen in het spreadsheetbestand zodat ze overeenkomen met de systeemvelden in Lightspeed Retail. Raadpleeg Gegevensvelden voor informatie over de velden voor voorraad die worden gebruikt in Lightspeed Retail.
  4. Controleer de gegevens in de spreadsheet en corrigeer eventuele fouten in de opmaak of de gegevens aan de hand van de informatie in Gegevensverificatie.

2. Spreadsheet indelen

Zorg ervoor dat de spreadsheet de juiste indeling heeft, zodat we het gemakkelijk kunnen importeren en de gegevens in je systeem niet handmatig hoeven te corrigeren.

Gebruik onderstaande voorraadveldnamen bij het wijzigen van de kolomkoppen van de voorraadgegevens in je spreadsheet. Als je bijvoorbeeld een kolom met de kop Itemnaam hebt, wijzig je deze kop in Beschrijving. Voor elk veldtype bieden we ook informatie over waar de gegevens worden geïmporteerd in Lightspeed Retail, een beschrijving van het veld, en de vereisten voor de gegevens. Als een veld bijvoorbeeld ofwel Ja of Nee moet zijn, wordt deze eis voor het betreffende veld uitgelegd.

Voorbeeld van een bestand voor importeren

Je kunt dit voorbeeld van een Excel-bestand gebruiken als sjabloon.

OPMERKINGEN: Alle codes voor stad, land en postcode moeten in hun eigen kolom staan en niet in één cel worden samengevoegd. Je kunt de kolommen naar wens herordenen. Verwijder kolommen die alleen een kop hebben en verder geen gegevens bevatten.

Kop

Geïmporteerd in

Vereisten

Beschrijving

First name Customers view > First name field  Mag maximaal 255 tekens bevatten, mag ook leeg zijn. Mag geen Enter-tekens (CR), regeleinden of speciale tekens bevatten. Voornaam van de klant
Last name Customers view > Last name field Mag maximaal 255 tekens bevatten, mag ook leeg zijn. Mag geen Enter-tekens (CR), regeleinden of speciale tekens bevatten. Achternaam van de klant
Title Customers view > Title field Mag maximaal 255 tekens bevatten, mag ook leeg zijn. Mag geen Enter-tekens (CR), regeleinden of speciale tekens bevatten. Titel/functie van de klant
Customer Type Customers view > Type Mag maximaal 255 tekens bevatten, mag ook leeg zijn. Mag geen Enter-tekens (CR), regeleinden of speciale tekens bevatten. De groep waaraan je een klant kan toevoegen voor het toepassen van een korting of BTW-tarief. Bijvoorbeeld student of verkoopmedewerker.
Company Customers view > Customer name > Company Mag maximaal 255 tekens bevatten, mag ook leeg zijn. Mag geen Enter-tekens (CR), regeleinden of speciale tekens bevatten. Bedrijf van de klant
DOB Customers view > Customer Name> Biographical > Date Of Birth Datumnotatie mm/dd/jjjj of leeg. Mag geen Enter-tekens (CR), regeleinden of speciale tekens bevatten. Geboortedatum van de klant
Address 1 Customers view > Customer name > Address > Address Mag maximaal 25 tekens bevatten, mag ook leeg zijn. Mag geen Enter-tekens (CR), regeleinden of speciale tekens bevatten. Adres van de klant, regel 1
Address 2 Customers view > Customer name > Address > Address cont. Mag maximaal 25 tekens bevatten, mag ook leeg zijn. Mag geen Enter-tekens (CR), regeleinden of speciale tekens bevatten. Adres van de klant, regel 2
City Customers view > Customer name > Address > City Mag maximaal 25 tekens bevatten, mag ook leeg zijn. Mag geen Enter-tekens (CR), regeleinden of speciale tekens bevatten. Woonplaats van de klant
State Customer view > Customer name > Address > State Mag maximaal 25 tekens bevatten, mag ook leeg zijn. Mag geen Enter-tekens (CR), regeleinden of speciale tekens bevatten. Staat waar de klant woont
Zip Code Customers view > Customer name > Address > Zip Numeriek of leeg. Mag geen Enter-tekens (CR), regeleinden of speciale tekens bevatten.

Postcode waar de klant woont.
Zip+4-indeling is acceptabel voor dit veld (12345-1234)

Country Customers view > Customer name > Address > Country Mag maximaal 255 tekens bevatten, mag ook leeg zijn. Mag geen Enter-tekens (CR), regeleinden of speciale tekens bevatten. Land waar de klant woont.
Home phone Customers view > Customer name > Phones > Home Numeriek of leeg. Mag geen Enter-tekens (CR), regeleinden of speciale tekens bevatten. Huistelefoonnummer van de klant. Diverse indelingen zijn mogelijk: (123)123-1234 of 123-123-1234.
Work phone Customers view > Customer name > Phones > Work Numeriek of leeg. Mag geen Enter-tekens (CR), regeleinden of speciale tekens bevatten. Werktelefoonnummer van de klant. Diverse indelingen zijn mogelijk: (123)123-1234 of 123-123-1234.
Fax Customers view > Customer name > Phones > Fax Numeriek of leeg. Mag geen Enter-tekens (CR), regeleinden of speciale tekens bevatten. Faxnummer van de klant. Diverse indelingen zijn mogelijk: (123)123-1234 of 123-123-1234.
Mobile Customers view > Customer name > Phones > Mobile Numeriek of leeg. Mag geen Enter-tekens (CR), regeleinden of speciale tekens bevatten. Mobiele telefoonnummer van de klant. Diverse indelingen zijn mogelijk: (123)123-1234 of 123-123-1234.
E-Mail Customers view > Customer name > Other > Email 1 Mag maximaal 255 tekens bevatten, mag ook leeg zijn. Mag geen Enter-tekens (CR), regeleinden of speciale tekens bevatten. Primaire e-mailadres van de klant
E-Mail 2 Customers view > Customer name > Other > Email 2 Mag maximaal 255 tekens bevatten, mag ook leeg zijn. Mag geen Enter-tekens (CR), regeleinden of speciale tekens bevatten. Secundaire e-mailadres van de klant
Website Customers view > Customer name > Other > Website Mag maximaal 255 tekens bevatten, mag ook leeg zijn. Mag geen Enter-tekens (CR), regeleinden of speciale tekens bevatten. Website van de klant
Custom Customers view > Customer name > Other > Custom Mag maximaal 255 tekens bevatten, mag ook leeg zijn. Mag geen Enter-tekens (CR), regeleinden of speciale tekens bevatten. Kan worden gebruikt voor een klantnummer om snel een klant aan een verkooptransactie toe te voegen
Tags Customers view > Customer name > Tags > Tags Mag maximaal 255 tekens bevatten, mag ook leeg zijn. Mag geen Enter-tekens (CR), regeleinden of speciale tekens bevatten. Trefwoorden of termen die worden gebruikt om te zoeken naar je klanten. Dit veld kan worden doorzocht met items die al of niet zijn getagd met je zoekcriteria. Kunnen meerdere door komma's gescheiden tags zijn zoals medewerker, bestuurder.
Notes Customers view > Customer Name > Notes Mag geen Enter-tekens (CR), regeleinden of speciale tekens bevatten. Klantgerelateerde opmerkingen
Tax Category Customers view > Customer Name > Sales Tax Mag geen Enter-tekens (CR), regeleinden of speciale tekens bevatten. Btw-tarief voor de klant. Als dit leeg wordt gelaten, wordt het standaardtarief toegepast.
Discount Customers view > Customer Name > Discount Mag geen Enter-tekens (CR), regeleinden of speciale tekens bevatten. Kortingstarief voor de klant: 'Medewerker'. Als dit leeg wordt gelaten, wordt geen korting toegepast. We raden je aan om je kortingen een toepasselijke naam te geven (bijvoorbeeld '20% korting').
Serialized item description Customers view > Customer Name > Items Tab > Item Mag maximaal 255 tekens bevatten, mag ook leeg zijn. Mag geen Enter-tekens (CR), regeleinden of speciale tekens bevatten. Geserialiseerde artikelbeschrijving, bijvoorbeeld: 'El Diablo-racefiets'.
Serialized item number Item view > Details Tab > Items Tab > Serial # Mag maximaal 255 tekens bevatten, mag ook leeg zijn. Mag geen Enter-tekens (CR), regeleinden of speciale tekens bevatten. Serienummer voor geserialiseerd artikel: '2817356-23'
Serialized item color Item view > Details Tab > Items Tab > Color Mag maximaal 255 tekens bevatten, mag ook leeg zijn. Mag geen Enter-tekens (CR), regeleinden of speciale tekens bevatten. Kleur van het geserialiseerde artikel, bijvoorbeeld blauw.
Serialized item size Item view > Details Tab > Items Tab > Size Mag maximaal 255 tekens bevatten, mag ook leeg zijn. Mag geen Enter-tekens (CR), regeleinden of speciale tekens bevatten. De grootte van het geserialiseerde artikel, bijvoorbeeld 55 cm. OPMERKING: Als de klant meer dan een geserialiseerd artikel heeft, maak dan een dubbele klant met een ander geserialiseerd artikel. Als je dit wilt doen, laat het ons dan van tevoren weten, zodat we weten dat we deze dubbele klanten moeten samenvoegen.

3. De gegevens controleren

Scan na het maken van je importspreadsheet het document op eventuele verkeerde gegevens, waardoor de gegevensimport kan mislukken.

  • Bewerk speciale tekens, zoals ☺↨♪♫♀♂¶▓, zodanig dat ze de juiste gegevens weergeven.
  • Corrigeer rijen die doorlopen in andere kolommen.
  • Wis cellen met 'n.v.t.' zodat het veld leeg is.
  • Wijzig cellen met formulegetallen zoals 4.001E+11 (meestal UPC- of EAN-waarden), zodat het in plaats daarvan gewone integere getallen zijn zoals 40010000000. Als je Excel gebruikt:
  1. Selecteer de kolom met de formulegetallen.
  2. Klik op Celeigenschappen.
  3. Wijzig de Categorie in Getal, stel Decimalen in op 0 en klik vervolgens op OK.

Meerdere 'n.v.t.'-vermeldingen wissen:

  1. Selecteer de gegevens die je wilt wijzigen, of dat nu een rij, kolom of het hele document is.
  2. Druk op Ctrl+F of op Zoeken.
  3. Selecteer het tabblad Vervangen.
  4. Typ 'n.v.t.' voor de tekst die je wilt vervangen.
  5. Laat het veld leeg voor Vervangen door.

Samenvoegen gebruiken zodat je kolom Beschrijving de kolommen voor grootte en voor kleur bevat:

  1. Voeg een andere kolom in, klik in de eerste cel (D2) en type “=SAMENVOEGEN(“. Geef de rest van de formule op zoals aangegeven in het voorbeeld hieronder. Klik op C2 en voeg de ,”: “, toe (om het scheidingsteken “: “ te maken tussen de eerste twee cellen die je in deze formule wilt hebben), klik vervolgens op :::de cel die je als volgende wilt (B2) en voeg ,” “, toe (om het scheidingsteken “ “ te maken [om tussen de twee laatste cellen in de formule alleen maar een spatie te hebben]), :::en klik vervolgens op de laatste cel (A2).

  2. Druk op Enter.
  3. Je hebt waarschijnlijk meer dan één rij. Als je de formule wilt toepassen op alle rijen, klik je op het vak en sleep je het naar de onderkant van de kolom. Daardoor krijg je een lijst van samengevoegde resultaten.

  4. Als je op een van de cellen klikt, zie je dat er in werkelijkheid de functie =SAMENVOEGEN in staat. Als je bijvoorbeeld van de cellen 'T-shirt: Large, rood' wilt maken, kopieer je de kolom, gebruik je speciaal plakken, en selecteer je waarden en getalnotaties.

Meerdere regels in cellen of rijen corrigeren

  1. Markeer alle gegevens in de spreadsheet.
  2. Druk op Ctrl+F of op Zoeken.
  3. Klik op het tabblad Vervangen.
  4. Houd Alt ingedrukt en gebruik het numerieke toetsenblok om in het vak Zoeken 0010 te typen. Typ niets in het vak Vervangen.
  5. Klik op Alles vervangen.

Ontbrekende 0 toevoegen aan UPC-nummers

In Excel worden de voorloopnullen van UPC-nummers afgekapt. Voeg een ''0'' toe (een nul tussen dubbele aanhalingstekens) aan het begin van het UPC-nummer om dit probleem te corrigeren. UPC's zijn meestal 12 cijfers lang. Je kunt ze in je spreadsheet sorteren en de nummers corrigeren die 11 cijfers of minder bevatten. Meestal, maar niet altijd, dus controleer de barcode van je product.

4. Het indienen van uw spreadsheet bij ons Retail Imports-team

Na het voorbereiden, formatteren en verifiëren van uw importspreadsheetbestand maak je een ticket aan en dien je deze in bij ons Retail Imports-team:

  1. Voor het aanmaken van een ticket ga je als volgt te werk:
    • Klik hier voor een directe link.
    • Klik boven aan de pagina op Een aanvraag indienen.
    • Selecteer uit de product-vervolgkeuzelijst Lightspeed Retail.
  2. Vul de velden in voor E-mailadres, Onderwerp, Beschrijving en Telefoonnummer.
  3. Selecteer voor het automatisch verzenden van uw ticket naar het Retail Imports-team uit de Categorie-vervolgkeuzelijst Import > Klanten/inventaris/verkopers.
  4. Klik op Bestand Toevoegen om je bestanden toe te voegen.
  5. Klik op Verzenden om je ticket te verzenden.

 

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen