Les dossiers du personnel peuvent être mis à jour, exportés, archivés ou supprimés en fonction de vos besoins. Lightspeed Retail vous donne un accès direct à tout ce dont vous avez besoin pour vous conformer aux lois sur la protection des données à caractère personnel.

Modifier les données du personnel

Dans Lightspeed Retail, vous pouvez facilement modifier les données du personnel pour respecter les demandes relatives à la protection des données à caractère personnel.

1. Accédez à Paramètres > Configuration du personnel.

   

2. Vous pouvez utiliser les champs et cliquer sur Rechercher pour affiner vos résultats.
3. Cliquez sur le nom de l’employé dont vous souhaitez modifier les renseignements.

   

4. Dans la section Détails, modifiez les données personnelles de votre employé dans les champs requis.
5. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

   

Les données personnelles de votre employé sont désormais modifiées dans votre compte Retail POS (R-Series).

Si vous avez une boutique eCom connectée à vos stocks Lightspeed Retail, vous devrez également modifier les données de votre employé depuis votre boutique eCom. De même, si vous avez intégré votre compte Retail POS (R-Series) avec l’un de nos partenaires, vous devrez contacter ce dernier directement pour connaître les données dont il dispose et compléter votre demande.

Exporter les données du personnel

Dans Lightspeed Retail, vous pouvez exporter les données de votre personnel pour effectuer des mises à jour en lot, respecter les demandes en matière de protection des données à caractère personnel et créer une sauvegarde hors ligne.

1. Accédez à Paramètres > Configuration du personnel.
2. Vous pouvez utiliser les champs et cliquer sur Rechercher pour affiner vos résultats.
3. Cliquez sur Exporter.

   

Un fichier .CSV contenant les données concernant votre personnel sera téléchargé sur votre ordinateur.

Si vous partagez ces données avec un employé spécifique, nous vous recommandons de vérifier que vous avez supprimé toutes les données personnelles qui ne le concernent pas avant de lui donner accès au fichier .CSV.

Si vous avez une boutique Lightspeed eCom connectée à vos stocks Lightspeed Retail, vous devrez également exporter les données depuis votre boutique eCom. De même, si vous avez intégré votre compte Retail POS (R-Series) avec l’un de nos partenaires, vous devrez contacter ce dernier directement pour connaître les données dont il dispose et compléter votre demande.

Archiver un employé

Puisque votre plan Lightspeed Retail détermine la limite d’employés de votre compte Retail POS (R-Series), archiver un ancien employé vous permet de libérer sa place et de l’attribuer à un nouvel employé.

L’archivage d’un employé est une opération réversible.

1. Accédez à Paramètres > Configuration du personnel.
2. Vous pouvez saisir le nom de l’employé dans le champ Employé ou sélectionner un rôle dans le menu déroulant Tous les rôles. Cliquez ensuite sur Rechercher.
3. Cliquez sur le nom de l’employé.
4. Cliquez sur Archiver.

   

5. Cliquez sur OK.

L’employé archivé ne pourra plus se connecter, pointer son arrivée, déverrouiller la caisse ou traiter des ventes.

Trouver un employé archivé

1. Accédez à Paramètres > Configuration du personnel.
2. Cochez la case Afficher les éléments archivés.

   

3. Cliquez sur Rechercher.

Les employés archivés seront désormais visibles dans la liste de votre personnel, sur fond gris.

Désarchiver un employé

1. Trouvez l’employé en suivant les étapes indiquées dans la section Trouver un employé archivé
2. Cliquez sur le nom de l’employé.
3. Cliquez sur Désarchiver.

   

4. Cliquez sur OK.

Le compte de l’employé sera à nouveau visible dans la liste de votre personnel. L’employé pourra se connecter, pointer son arrivée, déverrouiller les caisses et traiter des ventes.

Supprimer des données du personnel

Vous pouvez supprimer les données du personnel pour respecter les demandes relatives à la protection des données à caractère personnel. Vous aurez besoin des autorisations suivantes pour activer cette fonctionnalité :

• Paramètres – Base
• Paramètres – Configuration du personnel
• Paramètres – Suppression de comptes d’employés

La suppression d’un employé est une action irréversible.

Avant de supprimer les données d’un employé, nous vous recommandons de :

• confirmer l’identité de votre employé avant de répondre à ses demandes relatives à la protection des données à caractère personnel ;
• relever les raisons éventuelles pour lesquelles, en tant que propriétaire d’un compte Retail POS (R-Series), vous pourriez avoir besoin de conserver certaines des données personnelles que votre employé vous demande de supprimer (par exemple, pour des raisons fiscales, réglementaires, de traitement des paiements ou de rétrofacturations).

Pour supprimer les données d’un employé, suivez les étapes ci-dessous :

1. Suivez les étapes d’archivage d’un employé ci-dessus.
2. Cliquez sur Supprimer le compte.

   

3. Un avertissement s’affiche, indiquant que la suppression du profil d’un employé entraîne la suppression de tous les liens auxquels cet employé est associé, la suppression de sa page de profil et la conservation de toute activité associée à cet employé au moyen d’un identifiant anonymisé. La suppression d’un employé ne peut être annulée. Après avoir lu et compris l’avertissement, cochez la case.

   

4. Cliquez sur Supprimer ce compte.
5. Cliquez sur Retourner à la Configuration du personnel.

   

Le compte de l’employé est officiellement supprimé de la liste de votre personnel et anonymisé dans l’ensemble de votre compte Retail POS (R-Series).

Si vous avez une boutique Lightspeed eCom connectée à vos stocks Lightspeed Retail, vous devrez également supprimer les données de votre boutique eCom. De même, si vous avez intégré votre compte Retail POS (R-Series) avec l’un de nos partenaires, vous devrez contacter ce dernier directement pour connaître les données dont il dispose et procéder à leur suppression.

Prochaines étapes