La fonctionnalité Multidevise vous permet d’assurer un meilleur suivi des coûts si vous passez régulièrement des commandes dans une devise autre que votre devise locale. Une fois cette fonctionnalité activée, vous pourrez attribuer des devises à vos fournisseurs et passer des commandes en utilisant celles-ci. Lightspeed Retail utilise ensuite le taux de change que vous avez saisi pour calculer le coût de vos commandes dans votre devise locale.

Modifications apportées par Multidevise à votre compte

Par défaut, la fonctionnalité Multidevise est désactivée. Avant de l’activer, vous devez prendre certaines mesures pour préparer votre compte.

C’est pour cette raison que nous vous recommandons de lire cet article en entier. Ainsi, vous comprendrez les changements pour votre compte et serez en mesure de déterminer de façon éclairée si la fonctionnalité Multidevise convient à votre entreprise.

Activation de la fonctionnalité Multidevise

Voici comment activer la fonctionnalité Multidevise :

1. Accédez à Paramètres > Options générales > Devises.
2. Utilisez le menu déroulant pour sélectionner la devise de votre boutique. Il s’agit de la devise par défaut que votre boutique utilise pour les ventes (autrement dit, la devise utilisée par les clients de votre boutique).
3. Utilisez le menu déroulant pour choisir une devise d’achat à ajouter à votre compte.
4. Saisissez un taux de change servant à convertir cette devise d’achat dans la devise de votre boutique.
   Remarque : Ce taux de change ne se met pas à jour automatiquement. Nous vous recommandons donc de le mettre à jour de façon périodique.
5. Cliquez sur Ajouter la devise d’achat.
6. Répétez les étapes 3 à 5 pour chaque devise à ajouter. 
   

Dès que vous ajoutez une devise d’achat, la fonctionnalité Multidevise est activée dans votre compte.

Attribution de devises d’achat aux fournisseurs

Maintenant que vos devises d’achat sont créées, vous devez les attribuer aux fournisseurs auprès desquels vous faites des achats dans ces devises.

1. Accédez à Stocks > Fournisseurs.
2. Utilisez le menu déroulant Devise de fournisseur pour choisir la devise que vous souhaitez attribuer au fournisseur.
   Si vous ne trouvez pas la devise que vous souhaitez attribuer, cliquez sur Gérer pour ouvrir la page des devises sous les options générales et créer la devise manquante.
3. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Une fois la devise du fournisseur configurée, vous pouvez commencer à paramétrer le coût du fournisseur pour vos articles.

Définition du coût exigé par le fournisseur

Les articles qui se trouvent dans vos stocks auront toujours un coût par défaut dans la devise de votre boutique. Cependant, vous pouvez aussi attribuer à un article un coût du fournisseur dans la devise d’achat associée.

Pour ce faire :

1. Accédez à Stocks > Recherche d’articles.
2. Trouvez l’article en question et cliquez dessus pour ouvrir la page Détails.
3. Cliquez sur l’onglet Identifiants du fournisseur.
4. Utilisez le menu déroulant pour choisir le fournisseur pour lequel vous voulez définir un coût de fournisseur.
5. Saisissez un identifiant de fournisseur pour l’article chez ce fournisseur.
6. Saisissez un coût du fournisseur dans la devise d’achat. C’est le taux de change que vous avez saisi lorsque vous avez créé cette devise d’achat qui sera automatiquement utilisé pour calculer le coût dans la devise de votre boutique.
7. Cliquez sur Ajouter un identifiant de fournisseur.
   

Vous pouvez répéter ces étapes pour configurer plusieurs coûts de fournisseur, chacun dans une devise différente. Vous pouvez ensuite revenir à la page Détails de cet article pour consulter son coût par défaut dans la devise de votre boutique, le coût du fournisseur pour le fournisseur sélectionné et l’identifiant du fournisseur qui représente cet article chez ce fournisseur.

Une fois que vous avez créé l’identifiant du fournisseur, vous pouvez changer le coût du fournisseur à la page Détails. Ce faisant, le coût par défaut de la devise de votre boutique sera recalculé automatiquement en fonction du taux de change saisi dans Paramètres > Options générales > Devises.

Ajout de stocks

Vous pouvez maintenant utiliser le coût du fournisseur dans votre devise d’achat pour ajouter des quantités données de stocks, que ce soit manuellement ou par le biais d’un bon de commande.

Veuillez noter que lorsque vous modifiez le coût du fournisseur dans la devise d’achat de ce fournisseur, le coût unitaire dans la devise de votre boutique est automatiquement calculé en fonction du dernier taux de change saisi. Cependant, le fait de modifier la valeur du coût unitaire dans votre devise locale ne change pas le coût du fournisseur. Ainsi, vous êtes en mesure de consigner avec exactitude le coût qui est exigé par votre fournisseur dans sa devise tout en tenant compte des coûts d’achat rendus dans votre devise locale.

Correction des coûts moyens si des coûts ont déjà été saisis dans d’autres devises

Si vous enregistrez déjà le coût de vos articles dans une autre devise que celle de votre boutique, vous devrez effectuer quelques étapes supplémentaires lors de la configuration de la fonctionnalité Multidevise afin de garantir que vos coûts moyens (et les profits qui en découleront) sont correctement consignés dans Lightspeed Retail.

Voici comment assurer l’exactitude des marges :

1. Accédez à Rapports > Stocks pour ouvrir le rapport sur les stocks.
2. Cliquez sur Exporter afin de générer une feuille de calcul qui présente tous vos stocks et leurs coûts.
3. Dans cette feuille de calcul, supprimez tous les articles dont le coût a été enregistré dans la devise locale de votre boutique, en laissant uniquement ceux dont le coût est entré dans une autre devise que la vôtre.
4. Effectuez un dénombrement des stocks pour les articles restants (ceux dont le coût a été enregistré dans une autre devise que celle de votre boutique) en inscrivant zéro pour les quantités actuelles en stock. L’effet sera également de remettre à zéro le coût moyen pour ces articles.
5. Activez la fonctionnalité Multidevise dans votre compte.
6. Accédez à Stocks > Nouvelle commande pour créer un nouveau bon de commande.
7. Associez ce bon de commande à un fournisseur pour lequel vous avez enregistré les coûts dans une autre devise que celle de votre boutique.
8. Téléchargez le modèle d’importation de bon de commande qui comprend le coût du fournisseur.
9. En utilisant comme guide le rapport sur les stocks généré à l’étape 2, remplissez les cellules du modèle d’importation avec les articles que vous achetez du fournisseur configuré à l’étape 7, en vous assurant d’indiquer leur identifiant du système. Placez le coût de votre exportation de stocks dans la colonne vendor cost (coût du fournisseur) du modèle d’importation, et assurez-vous également que chaque article est associé à un identifiant du fournisseur.
10. Importez les articles dans le bon de commande en utilisant l’outil d’importation pour bon de commande.
11. Définissez la quantité pour chaque article du bon de commande afin qu’elle reflète votre quantité actuelle en stock (reportez-vous à l’exportation du rapport sur les stocks de l’étape 2, si nécessaire).
12. Terminez le bon de commande.
13. Répétez les étapes 6 à 12 pour chaque fournisseur pour lequel vous avez enregistré des coûts dans une autre devise que la devise locale de votre boutique.

Ces étapes permettent de supprimer toute quantité de stocks dont le coût est enregistré dans une autre devise que la devise locale de votre boutique, puis de la restaurer avec le coût calculé dans la bonne devise sous le champ Coût du fournisseur. Ainsi, vous pouvez comparer vos statistiques de vente et de coût dans la même devise, et vos marges de profit seront calculées correctement.

Mise à jour des coûts du fournisseur

Si vous souhaitez suivre les coûts d’un grand nombre d’articles en stock dans une autre devise que celle de votre boutique, vous pouvez mettre à jour leurs coûts de fournisseur grâce à l’outil d’importation d’articles. À cette fin, assurez-vous que votre fichier d’importation d’articles comprend les colonnes suivantes :

• System ID (identifiant du système)
• Vendor (fournisseur)
• Vendor ID (identifiant du fournisseur)
• Vendor Cost (coût du fournisseur)