Les dénombrements des stocks permettent de rapprocher les stocks, de mesurer la freinte des stocks et de corriger les dénombrements des stocks. Vous pouvez effectuer des dénombrements complets ou partiels.

Un dénombrement des stocks ne peut pas être importé ou fusionné avec un autre dénombrement.

Créer un dénombrement des stocks

1. Dans le menu principal, cliquez sur Stocks > Dénombrements des stocks > +Nouveau dénombrement des stocks.

2. Donnez un nom à votre dénombrement. Nous vous recommandons de l’intituler en fonction de la situation et de la période de l’année, par exemple Dénombrement automne 2023.

3. Si vous avez un compte à plusieurs boutiques, sélectionnez votre boutique.

   Une fois que vous avez ajouté des articles à votre dénombrement des stocks, vous ne pouvez plus modifier la boutique sélectionnée.

4. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Dénombrer vos articles

Il existe trois façons de dénombrer et de saisir vos articles :

Utiliser un lecteur de codes à barres

Cette méthode est idéale pour les petits dénombrements de stocks ou lorsque les articles sont facilement accessibles à proximité d’un appareil équipé de Lightspeed Retail, ce qui permet de les numériser à l’aide d’un lecteur de codes à barres.

1. Cliquez sur le champ de recherche Rechercher/Numériser l’article. Le curseur doit clignoter.
2. Utilisez le lecteur de codes à barres pour numériser chaque article que vous souhaitez dénombrer.

   Vous pouvez numériser plusieurs fois le même article pour augmenter la quantité dénombrée. Si vous devez dénombrer une grande quantité du même article, cliquez sur le champ Dénombrement à côté de l’article correspondant dans la liste et saisissez une valeur comprise entre 1 et 99. Pour les valeurs supérieures à 99, numérisez à nouveau l’article et continuez à saisir les valeurs souhaitées.

Utiliser des copies papier

Les copies papier sont idéales pour les dénombrements de moyenne à grande envergure et vous permettent d’imprimer une liste de tous les articles à dénombrer. Cette liste peut être remise au personnel, et les quantités sont saisies sur la copie papier puis notées dans Lightspeed Retail.

1. Sur la page Dénombrement des stocks, cliquez sur Imprimer la liste d’articles.
2. Sélectionnez une option de tri dans les listes Trier par Identifiant d’article ou Trier par Description.
3. Imprimez la liste générée et indiquez la quantité de chaque article dans la case Count (dénombrement).
4. Une fois que tous les articles de la copie papier ont été dénombrés, retournez dans Lightspeed Retail. Saisissez l’identifiant de chaque article figurant sur la copie papier dans le champ ID et la quantité correspondante dans le champ Dénombrement, puis cliquez sur Entrer le dénombrement.

Importer une feuille de calcul

L’importation d’une feuille de calcul est idéale pour les dénombrements des stocks importants. Les articles peuvent être dénombrés et les quantités formatées dans un tableur (CSV ou XLSX) qui sera reconnu par Lightspeed Retail et ajouté automatiquement au dénombrement.

1. Créez une feuille de calcul CSV ou XLSX, puis nommez deux colonnes ID et Dénombrement.
2. Dans la colonne ID, saisissez l’identifiant du système, le CUP, le code EAN, l’UGS personnalisée ou l’UGS du fabricant associés à l’article dénombré dans Lightspeed Retail.

   Si vous ne savez pas quoi saisir dans la colonne ID, vous pouvez voir tous les détails des articles enregistrés en accédant à Stocks > Recherche d’articles et en utilisant les filtres pour établir une liste d’articles, puis en cliquant sur Exporter pour télécharger une feuille de calcul contenant les détails des articles sélectionnés. Cette feuille peut ensuite être utilisée pour créer une nouvelle feuille de calcul d’importation pour le dénombrement des stocks.

3. Dans la colonne Dénombrement, saisissez la quantité de l’article dénombré.
4. Enregistrez la feuille de calcul au format CSV ou XLSX.
5. Sur la page Dénombrement des stocks dans Lightspeed Retail, cliquez sur Sélectionner un fichier et sélectionnez la feuille de calcul que vous avez créée, ou glissez-déposez le fichier dans le champ Importer des articles.
6. Après le téléchargement du fichier et l’affichage du message Le fichier a été téléversé, cliquez sur Faire correspondre les colonnes.
7. Assurez-vous que les colonnes Votre fichier et Lightspeed sont correctement mises en correspondance.
   
   • ID avec ID du système
   • Dénombrement avec Dénombrement
8. Cliquez sur Vérifier le fichier. Lightspeed Retail vérifiera l’absence d’erreurs dans le fichier d’importation et, en cas de succès, affichera un aperçu de l’importation.

   Si le fichier d’importation contient des erreurs, un message Le fichier contient X articles comportant des erreurs apparaît. Cliquez sur Téléchargez ce fichier pour corriger les erreurs, puis réimportez le fichier.

9. Cliquez sur Importer.

Contrôler et rapprocher le dénombrement

Suivez les étapes ci-dessous pour aligner avec précision votre stock physique sur les données du système après avoir effectué un dénombrement des stocks. À mesure que vous effectuez le rapprochement, une barre de progression vous indique visuellement votre progression en temps réel.

1. Dans le dénombrement des stocks, cliquez sur Manquant dans le menu de gauche.

2. Cette liste affiche les articles non dénombrés. Il se peut que certains articles n’aient jamais été dénombrés et que d’autres ne l’aient pas été parce qu’ils sont manquants. Les articles de cette liste ne feront l’objet d’aucun ajustement de stock. Si vous effectuez un dénombrement partiel de quelques articles sélectionnés, cette liste contiendra toujours des articles.

3. Vous pouvez mettre tous les articles de cette liste à zéro en faisant défiler la liste jusqu’en bas, en cochant la case pour sélectionner tous les articles et en cliquant sur le bouton Mettre les articles sélectionnés à zéro. Cela permet de mettre leurs niveaux de stock à zéro lorsque vous effectuez le rapprochement. Le rapprochement consiste à faire correspondre vos dénombrements de stocks à vos stocks physiques. Faites attention lorsque vous utilisez cette fonction, car elle ajuste vos dénombrements des stocks pour tous les articles dénombrés.

4. Après vous être assuré de l’exactitude de la liste, procédez au rapprochement de votre inventaire. Sur la page Dénombrement des stocks, dans le menu de gauche, cliquez sur Rapprocher.

5. Après vous être assuré que vos dénombrements sont corrects, cliquez sur le bouton Rapprocher les stocks.

6. Après le rapprochement, dans le menu de gauche, cliquez sur Freinte pour afficher la quantité de stock perdue en raison de la freinte.

Les dénombrements des stocks mesurent les écarts entre les niveaux de stocks. Les ventes ou les ajouts de stocks ne modifient pas cela. Par exemple, si vous constatez qu’il vous manque deux chapeaux, votre ajustement sera de -2 à la quantité enstock pour le chapeau. Cela ne change pas lorsque vous vendez des articles ou recevez des bons de commande. La quantité en stock est toujours décalée de -2.

Variations des stocks au cours d’un dénombrement

Une fois le dénombrement terminé, si un article est surligné en jaune et accompagné d’un bouton Qté. en stock modifiée, cela signifie que le stock a changé après la saisie du dénombrement de l’article. Il peut s’agir de n’importe quel type de changement, comme une nouvelle vente, un bon de commande, un transfert ou un ajustement manuel. Si vous ne savez pas exactement pourquoi la quantité en stock a changé, recherchez la raison de ce changement.

Si vous effectuez un dénombrement pour un compte à plusieurs boutiques, la modification concerne la boutique pour laquelle vous effectuez le dénombrement.