Importation et mise à jour d’articles à l’aide d’une feuille de calcul

Ce processus est destiné à ajouter de nouveaux articles de stock ou à mettre à jour des articles existants à l’aide d’une feuille de calcul et de l’outil d’importation de PDV détaillants. Vous pouvez également préparer votre feuille de calcul et l’envoyer à l’équipe d’importation qui se chargera du téléversement (Amérique du Nord uniquement).

Il existe plusieurs façons d’ajouter ou de mettre à jour des articles et des images dans PDV détaillants, mais l’importation à l’aide d’une feuille de calcul (.CSV ou .XLSX) peut vous faire gagner du temps, en particulier si vous exportez des données de stocks depuis votre système de point de vente antérieur, si vous avez des stocks importants ou si vous maîtrisez les applications de feuilles de calcul telles que Google Sheets ou Excel.

Télécharger votre feuille de calcul d’importation de stocks

Avant de procéder à l’importation, vous devez télécharger et préparer votre feuille de calcul afin qu’elle soit compatible avec l’outil d’importation de PDV détaillants. Vous pouvez utiliser un fichier d’exportation de stocks existant pour effectuer des mises à jour simples ou utiliser le modèle d’importation de stocks pour ajouter ou mettre à jour des articles de manière plus détaillée.

Utiliser le modèle d’importation de stocks

Le modèle d’importation de stocks comprend toutes les colonnes de base ainsi que des colonnes qui indiquent le type d’article, s’il possède un numéro de série, s’il est réductible, s’il est archivé, le coût du fournisseur, la marque, les balises, et qui permettent d’ajouter des commentaires ou des seuils ou des niveaux de réapprovisionnement.
1. Téléchargez le modèle d’importation de stocks.
2. Ouvrez le fichier dans Excel ou Google Sheets. Si vous utilisez Excel avec un fichier .CSV, vous devrez suivre des instructions spéciales pour éviter toute erreur d’importation.
3. Consultez les règles d’importation et suivez les étapes décrites dans les sections suivantes pour importer vos articles sans problème.
Utiliser votre fichier d’exportation d’articles existant

Pour effectuer de simples mises à jour des descriptions, des codes à barres, des prix et des coûts, des taxes, des noms ou des numéros de fournisseurs, des catégories et des sous-catégories des articles ou pour ajouter des quantités en stock, vous pouvez exporter et mettre à jour votre fichier de stocks de PDV détaillants existant :
1. Accédez à Stocks > Recherche d’articles.
2. (Facultatif) Appliquez des filtres pour inclure ou exclure des articles de votre fichier d’exportation. Exporter uniquement les articles que vous souhaitez mettre à jour peut réduire les erreurs d’importation ou les doublons au cours du processus d’importation.
3. Cliquez sur Exporter.
  
  Vos stocks seront automatiquement téléchargés au format .CSV. L’outil d’importation prend en charge les formats de fichiers .CSV, .XLSX, .XLS et .TXT correctement formatés.
4. Ouvrez le fichier dans Excel ou Google Sheets. Si vous utilisez Excel avec un fichier .CSV, vous devrez suivre des instructions spéciales pour éviter toute erreur d’importation.
  
  Le fichier d’exportation d’articles comprendra les anciennes colonnes Season (saison) et Department (département), qui ne sont plus disponibles. Laissez ces colonnes vides ou supprimez-les avant d’importer votre feuille de calcul.
5. Consultez les règles d’importation et suivez les étapes décrites dans les sections suivantes pour importer vos articles sans problème.
Avant de commencer vos mises à jour, créez une copie de secours de votre fichier d’exportation initial au cas où vous rencontreriez des erreurs. Vous pourrez également l’utiliser pour vérifier vos données.
Importer des stocks à partir d’un autre système de point de vente

Si vous migrez des stocks depuis un autre système de point de vente :
1. Exportez les données de votre ancien logiciel de point de vente dans une feuille de calcul (.CSV ou .XLSX).
2. Téléchargez le modèle d’importation de stocks.
3. Ouvrez le fichier dans Excel ou Google Sheets. Si vous utilisez Excel avec un fichier .CSV, vous devrez suivre des instructions spéciales pour éviter toute erreur d’importation.
4. Copiez les données de votre fichier d’exportation et collez-les dans les champs des colonnes correspondantes du modèle d’importation de stocks. Ne modifiez pas les noms des en-têtes de colonne dans le modèle d’importation de stocks.
5. Vérifiez que les données que vous avez insérées dans le modèle respectent les règles d’importation décrites ci-dessous.
6. Suivez les étapes des sections suivantes pour importer vos stocks dans PDV détaillants.

Ajouter ou mettre à jour des articles dans votre feuille de calcul d’importation

Avant d’ajouter ou de mettre à jour des articles dans votre feuille de calcul, consultez les règles d’importation suivantes :

Les fichiers d’importation peuvent contenir jusqu’à 10 000 articles.
Les cellules ont une limite de 255 caractères et ne peuvent pas contenir de retours, de sauts de ligne ou de caractères spéciaux, sauf indication contraire.
Ne modifiez pas les en-têtes de colonne. Les colonnes peuvent être réorganisées et supprimées si vous n’en avez pas besoin, à l’exception des colonnes System ID (identifiant du système) et Item (article) (ou Description).
Pour supprimer des renseignements sur des articles existants, vous devrez saisir de nouveaux renseignements ou un texte d’espace réservé (p. ex. NULL) dans la cellule. Les cellules vides ne supprimeront pas les renseignements existants ; elles retrouveront les valeurs par défaut ou seront ignorées lors de l’importation.
Lisez attentivement les règles de formatage des colonnes décrites ci-dessous.

Certains champs présentés dans cette section peuvent ne pas figurer dans votre fichier d’exportation d’articles. Utilisez le modèle d’importation de stocks pour ajouter ou modifier des articles de manière plus détaillée.

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System ID (Identifiant du système)

Identifiant unique à 12 chiffres généré automatiquement. Il garantit que les données de votre fichier d’importation sont synchronisées avec le bon article de stock.

Laissez ce champ vide pour les nouveaux articles.
Ne peut pas être modifié pour les articles existants.

UPC (CUP)

Code universel du produit.

Entre 11 et 18 chiffres.

EAN (Code EAN)

Numérotation européenne de l’article.

13 chiffres.

Custom SKU (UGS personnalisée)

Réservée à l’usage de la boutique. Parfois utilisée pour les numéros d’articles du point de vente précédent.

UGS du fabricant (Fabr. UGS)

Numéro d’identification UGS du fabricant.

Description ou Item (article)

Nom descriptif unique de votre article.

Si le produit a des variantes, laissez ce champ vide.
Si l’article a une description, laissez les champs Matrix (matrice) vides.

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Vendor (Fournisseur)

Nom du fournisseur qui vous a vendu l’article.

Si un article provient de plusieurs fournisseurs, dupliquez-le dans la feuille de calcul et modifiez les champs Vendor (fournisseur), Vendor ID (identifiant du fournisseur) et Vendor cost (coût du fournisseur) en conséquence.

Vendor ID (identifiant du fournisseur)

Numéro de pièce du fournisseur pour l’article.

Vous devez renseigner un fournisseur pour pouvoir saisir un identifiant du fournisseur.

Vendor cost (Coût du fournisseur)

Prix que vous avez payé pour l’article auprès de votre fournisseur.

Nombre entier avec deux décimales maximum (p. ex. 10,99).
N’utilisez pas le format monétaire. La devise sera appliquée selon les paramètres de votre compte.
Vous devez renseigner un fournisseur et un identifiant du fournisseur pour pouvoir saisir le coût du fournisseur.

Brand (Marque)

Marque ou fabricant de l’article.

Si des marques ont déjà été ajoutées, elles seront associées sans tenir compte de la casse du texte (p. ex. « Lightspeed » et « LIGHTSPEED »).
Les entrées uniques seront considérées comme de nouvelles marques (p. ex. « Lightspeed » + « Light Speed »).

Si vous possédez une boutique Commerce électronique, consultez l’article Gestion des marques de produit dans Commerce électronique pour savoir comment les marques sont transmises à Commerce électronique.

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Default Cost (coût par défaut)

Prix que vous avez payé pour l’article auprès de votre fournisseur par défaut.

Nombre entier avec deux décimales maximum (p. ex. 10,99).
N’utilisez pas le format monétaire. La devise sera appliquée selon les paramètres de votre compte.
Si ce champ est laissé vide, la valeur par défaut sera 0.

Default – Price (par défaut – prix)

Prix par défaut de l’article qui sera facturé à vos clients.

Nombre entier avec deux décimales maximum (p. ex. 19,99).
N’utilisez pas le format monétaire. La devise sera appliquée selon les paramètres de votre compte.
Si ce champ est laissé vide, la valeur par défaut sera 0.

MSRP (PDSF)

Prix de détail suggéré par le fabricant. Il ne s’agit pas du montant facturé à votre client.

Nombre entier avec deux décimales maximum (p. ex. 15,99).
N’utilisez pas le format monétaire. La devise sera appliquée selon les paramètres de votre compte.
Si ce champ est laissé vide, la valeur par défaut sera 0.

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Discountable (réductible)

Indique si des réductions peuvent être appliquées à l’article.

Saisissez Yes (oui) ou No (non).
Si ce champ est laissé vide, la valeur par défaut sera Yes (oui).

Taxable

Si ce champ indique Yes (oui) ou est vide, le prix de l’article inclura la taxe au taux associé à la catégorie de taxe.

Saisissez Yes (oui) ou No (non).
Si ce champ est laissé vide, la valeur par défaut sera Yes (oui).

Tax Class (catégorie de taxe)

Si l’article est taxable, ce champ indique la catégorie de taxe à lui appliquer.

Saisissez Item (article, par défaut), Labor (main-d’œuvre, si le module Service est activé), Gift Card (carte-cadeau, si les cartes-cadeaux sont activées), ou une catégorie de taxe personnalisée.
Si ce champ est laissé vide, la catégorie de taxe par défaut sera Item (article).

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Item Type (type d’article)

Indique le type d’article que vous importez.

Saisissez Single (unitaire), Non-Inventory (hors stock, articles sans stock, comme le papier-cadeau), Assembly (montage), ou Box (boîte).
Les montages et les boîtes sont à assembler manuellement et les articles doivent y être associés hors du processus d’importation.
Si ce champ est laissé vide, le type d’article par défaut sera Single (unitaire).

Serialized (possédant un numéro de série)

Indique si l’article possèdera un numéro de série. Les numéros de série sont à importer séparément.

Saisissez Yes (oui) ou No (non).
Si ce champ est laissé vide, la valeur par défaut sera No (non).

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Category & Subcategory (catégorie et sous-catégorie)

La catégorie principale et les sous-catégories auxquelles vous souhaitez associer l’article.

Vous devez saisir une catégorie pour pouvoir saisir une sous-catégorie.
Vous pouvez ajouter jusqu’à neuf niveaux de sous-catégories à une catégorie, p. ex. Vêtements (catégorie) > Hauts (sous-catégorie) > T-Shirts (sous-catégorie 2) > Performance (sous-catégorie 3), etc.

Add tags (ajouter des balises)

Indique les nouvelles balises à ajouter à l’article.

Séparez les balises par des virgules.

Replace Tags (remplacer les balises)

Sert à supprimer les balises d’un article existant.

Saisissez Yes (oui) ou No (non).
Si ce champ est laissé vide, la valeur par défaut sera No (non).

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Note (Commentaire)

Renseignements supplémentaires sur l’article. Vous pourrez choisir ultérieurement d’afficher ou non les commentaires sur les ventes et les reçus.

Les commentaires peuvent comporter des retours et des sauts de ligne, mais pas de caractères spéciaux.

Longueur libre, retours et sauts de ligne autorisés.
Pas de caractères spéciaux.
Pas de données sensibles.

[STORE] - Quantity on Hand (nom de la boutique – quantité en stock)

Niveau des stocks actuel de l’article dans la boutique spécifiée. Chaque boutique doit avoir sa propre colonne.

S’ajoute aux stocks, ne les remplace pas.
Doit être un nombre entier positif.
Si ce champ est laissé vide, la valeur par défaut sera 0.
S’il n’y a pas de coût par défaut, le coût unitaire sera de 0.

[STORE] - Reorder Point (nom de la boutique – seuil de réapprovisionnement)

Dans le rapport Liste de réapprovisionnement, l’article apparaîtra comme devant être réapprovisionné lorsque la quantité en stock sera inférieure ou égale à ce chiffre. Chacune de vos boutiques peut avoir sa propre colonne.

Doit être un nombre entier positif.
Si ce champ est laissé vide, la valeur par défaut sera 0.

[STORE] - Reorder Level (nom de la boutique – niveau de réapprovisionnement)

Niveau de réapprovisionnement des stocks souhaité. Au seuil de réapprovisionnement, le rapport Liste de réapprovisionnement indiquera la différence entre le niveau de réapprovisionnement et les articles actuellement en stock.

Doit être un nombre entier positif.
Si vide, la valeur par défaut est 0

Modifier la quantité en stock ne fait qu’ajouter à votre niveau des stocks, cela ne le remplace pas. Par exemple, si vous avez 10 exemplaires d’un article et que vous indiquez 50 dans le champ, votre nouvelle quantité en stock sera de 60.

Ajouter des noms de fichiers d’images à votre feuille de calcul d’importation

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Featured Image (image en vedette)

La première image qui apparaît pour illustrer l’article et dans votre boutique en ligne (le cas échéant).

Saisissez le nom de fichier de l’image. Lorsque vous téléversez des images, les noms de fichiers doivent correspondre parfaitement.

Image

Image supplémentaire pour votre produit.

Vous pouvez ajouter jusqu’à 12 images par produit. Ajoutez autant de colonnes intitulées Image que nécessaire.

Saisissez le nom de fichier de l’image. Lorsque vous téléversez des images, les noms de fichiers doivent correspondre parfaitement.

Après avoir importé les noms de fichiers des images de vos articles, vous devrez téléverser les fichiers d’image sur votre compte PDV détaillants pour les ajouter à vos articles.

Ajouter des variantes de matrice à votre feuille de calcul d’importation

Un produit à variantes est un produit proposé dans différentes déclinaisons, par exemple de taille ou de couleur. Chaque produit à variantes doit avoir une UGS unique et ses propres stocks.

Chaque produit peut avoir jusqu’à trois attributs. PDV détaillants dispose de trois ensembles d’attributs de matrice intégrés : couleur, taille et couleur/taille. Vous pouvez également créer des ensembles d’attributs de matrice personnalisés.

Pour créer un produit à variantes, vous devez remplir les mêmes champs et suivre les mêmes étapes que pour créer un produit standard, à quelques différences près :

Description : Laissez ce champ vide. La description de votre article proviendra des champs Matrix Description (description de la matrice) et Attribute (attribut).

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Matrix Description (description de la matrice)

Nom de votre article.

Toutes les variantes d’une matrice doivent avoir la même description de matrice.

Matrix Attribute Set (ensemble d’attributs de matrice)

L’ensemble d’attributs de votre article, par exemple sa couleur ou sa taille.

Toutes les variantes d’une matrice doivent avoir le même ensemble d’attributs.

Attribute 1, 2, 3 (attribut 1, 2, 3)

Les options individuelles de l’ensemble d’attributs. Par exemple, si votre ensemble d’attributs correspond à la couleur, l’attribut 1 peut être Rouge, l’attribut 2 Noir et l’attribut 3 Blanc.

Règles des colonnes pour les variantes de matrice

Il est important de comprendre quelles colonnes mettront à jour toutes les variantes de la matrice, lesquelles ne mettront à jour que la variante individuelle et les éléments qui ne peuvent pas être mis à jour via l’importation :
Colonnes qui mettront à jour chaque variante de la matrice :
- Brand (marque)
- Category (catégorie)
- Subcategory 1, 2, etc. (sous-catégorie 1, 2, etc.)
- Tax Class (catégorie de taxe)
- Vendor (fournisseur)
- Item Type (type d’article)
- Serialized (possédant un numéro de série)
Colonnes qui mettront à jour les variantes individuelles dans la matrice :
- UPC (CUP)
- EAN (code EAN)
- Custom SKU (UGS personnalisée)
- Manufacturer SKU (UGS du fabricant)
- Price (prix)
- MSRP (PDSF)
- Default cost (coût par défaut)
- Reorder Point (point de réapprovisionnement)
- Reorder Level (niveau de réapprovisionnement)
- Vendor ID (identifiant du fournisseur)
- Replace Tags & Add Tags (remplacer les balises et ajouter des balises)
- Image
Éléments qui ne peuvent pas être mis à jour via l’importation :
- Matrix Description (description de la matrice), Matrix Attribute Set (ensemble d’attributs de matrice) et Attribute [1, 2, 3] (attribut 1, 2, 3) doivent être modifiés manuellement.
- La quantité en stock d’une variante de matrice ne peut être importée que si cette variante a d’abord été créée. Il est impossible de modifier cet élément.
- Les variantes de matrice ne peuvent être supprimées d’une matrice via une importation.

Les champs personnalisés ne peuvent pas être importés, même si vous les avez déjà créés dans votre compte PDV détaillants.

Préparer votre feuille de calcul pour l’importation

Prendre le temps de vérifier votre feuille de calcul avant de l’importer peut vous faire gagner du temps plus tard et réduire le risque d’erreurs d’importation. Lorsque vous vérifiez votre feuille de calcul :

Vous pouvez réorganiser les colonnes, mais les en-têtes de colonne doivent correspondre à ceux du fichier d’exportation ou du modèle. Modifier les en-têtes de colonnes ou ajouter des colonnes personnalisées peut entraîner des erreurs d’importation.
Supprimez les lignes et les colonnes vides, à l’exception des colonnes System ID (identifiant du système), Description ou Item (article) et, le cas échéant, Matrix Description (description de la matrice), Matrix Attribute Set (ensemble d’attributs de matrice) et Attribute Values (valeurs des attributs).
Vérifiez que les cellules vides le soient volontairement, car certaines colonnes peuvent adopter une valeur par défaut si elles sont laissées vides ou supprimées. Les cellules vides ne suppriment pas les données relatives aux stocks pour les articles existants, vous devrez ajouter de nouveaux renseignements dans les cellules pour modifier les données.
Assurez-vous que les colonnes qui contiennent des nombres, comme UPC (CUP) ou Default Cost (coût par défaut), sont formatées comme des nombres entiers standard (p. ex. 40010000000), et ne sont pas au format scientifique, monétaire ou à tout autre format numérique (p. ex. 4.001E+11).
- Dans Excel :
  - Sélectionnez la colonne comportant des chiffres, puis cliquez sur Format > Format de cellule. Sélectionnez la catégorie Nombre, définissez le nombre de décimales sur 0, puis cliquez sur OK.
  - Vérifiez que le premier 0 des numéros CUP n’a pas été supprimé. Si c’est le cas, saisissez "0" (apostrophes comprises) au début de votre numéro CUP.
- Dans Google Sheets : Sélectionnez la colonne comportant des chiffres, puis cliquez sur Format > Nombre > Nombre.
Supprimez la mise en forme personnalisée des cellules. Cela peut se produire lorsque vous collez des données provenant d’autres sources.
Supprimez les caractères spéciaux, les symboles et les émojis.
Enregistrez votre fichier au format .CSV ou .XLSX. Suivez les étapes d’exportation Excel si vous utilisez Excel.

Téléverser votre feuille de calcul d’importation dans PDV détaillants

Après avoir vérifié et enregistré votre fichier, importez votre feuille de calcul de stocks dans PDV détaillants. Vous ne pouvez effectuer qu’une seule importation à la fois par compte.

Accédez à Stocks > importer des articles.
Cliquez sur + Nouvelle importation.
Faites glisser et déposez votre fichier ou cliquez sur Choose file (choisir un fichier) pour sélectionner votre fichier d’importation.
Dans le menu déroulant Select import method (sélectionner la méthode d’importation), sélectionnez la méthode d’importation de votre choix :
- Create new and update existing items (créer de nouveaux articles et mettre à jour des articles existants) : Votre feuille de calcul comprend des lignes avec des articles modifiés et leur identifiant du système. Elle comprend également des lignes avec de nouveaux articles pour lesquels aucun identifiant du système n’est renseigné.
- Update existing items only (uniquement mettre à jour des articles existants) : Votre feuille de calcul ne comporte que des lignes avec des articles modifiés et leur identifiant du système.
- Create new items only (uniquement créer de nouveaux articles) : Votre feuille de calcul ne comprend que des lignes avec de nouveaux articles pour lesquels aucun identifiant du système n’est renseigné.
Si votre feuille de calcul comporte des articles existants, cliquez sur le menu déroulant Faire correspondre au champ pour sélectionner le type d’identifiant unique que vous souhaitez utiliser pour appliquer les modifications apportées au bon article :
- Identifiant du système (recommandé) : Les identifiants du système sont générés lors de la création d’un article et ne peuvent pas être modifiés, ce qui garantit qu’ils sont uniques pour chaque article. Votre feuille de calcul doit contenir les identifiants du système des articles existants, mais les cellules d’identifiant du système des nouveaux articles doivent être laissées vides.
- CUP : Code universel du produit, code à barres entre 11 et 18 chiffres. Si vous sélectionnez cette option, votre feuille de calcul doit comporter un CUP unique pour chaque article.
- EAN : Numérotation européenne de l’article, code à barres à 13 chiffres. Si vous sélectionnez cette option, votre feuille de calcul doit comporter un code EAN unique pour chaque article.
- UGS personnalisée : Code réservé à l’usage de la boutique. Si vous sélectionnez cette option, votre feuille de calcul doit comporter une UGS personnalisée unique pour chaque article.
- UGS du fabricant : Numéro d’identification de l’article du fabricant. Si vous sélectionnez cette option, votre feuille de calcul doit comporter une UGS du fabricant unique pour chaque article.
(Facultatif) Saisissez votre adresse courriel pour recevoir une notification lorsque votre fichier d’importation est vérifié et terminé.
Vérifiez que toutes les colonnes sont mises en correspondance. Si certaines colonnes ne le sont pas, sélectionnez-les individuellement dans la liste déroulante.
Sélectionnez la case Ignorer correspondant aux colonnes qui ne sont pas à importer.
Cliquez sur Review import (passer l’importation en revue).
Passez en revue les renseignements sur votre importation. En cas d’erreur, consultez la section ci-dessous pour savoir comment résoudre les problèmes les plus courants.

Si les données relatives aux stocks semblent correctes, passez à la section Terminer l’importation des stocks.

Corriger les erreurs de votre feuille de calcul d’importation

L’outil d’importation examine automatiquement votre fichier d’importation à la recherche d’erreurs de formatage, vous indique leur nombre et vous donne des conseils sur la manière de les corriger.

Dans la section Fix errors and upload again (corriger les erreurs et téléverser le fichier de nouveau), cliquez sur Download and fix (télécharger et corriger) pour télécharger automatiquement une copie de votre fichier d’importation. Cette copie comprendra deux colonnes supplémentaires, Errors (erreurs) et Suggested Fixes (corrections suggérées).
Ouvrez le nouveau fichier dans Google Sheets ou Excel.
Corrigez les erreurs indiquées dans la colonne Errors (erreurs).
Une fois les corrections apportées, supprimez les colonnes Errors (erreurs) et Suggested Fixes (corrections suggérées).
Enregistrez le fichier d’importation au format .XLSX ou .CSV.
Téléversez le fichier d’importation de nouveau.

Terminer l’importation des stocks

Si les données relatives aux stocks semblent correctes :

Cliquez sur Importer des articles.
L’importation de vos articles commence et le rapport d’importation apparaît une fois qu’elle est terminée.
Dans la section Plus d’actions pour les articles importés, vous pouvez sélectionner :
- Ajouter les articles en stock à la file d’attente des étiquettes : Si vous avez importé une quantité en stock pour vos nouveaux articles, vous pouvez créer et imprimer votre file d’attente d’étiquettes.
- Téléverser des images pour ces articles : Si vous avez importé les noms de fichiers des images de vos articles, vous devez téléverser les fichiers d’images dans votre compte PDV détaillants pour les ajouter à vos articles.
- Télécharger le fichier utilisé pour cette importation : Pour la gestion de vos dossiers, le fichier utilisé pour l’importation est stocké dans votre compte PDV détaillants et peut être téléchargé.

Les articles devraient maintenant être créés ou mis à jour dans vos stocks. Pour vous assurer que vos stocks ont été importés correctement, accédez à Stocks > Recherche d’articles pour consulter vos articles.

Prochaines étapes

Importation d’images

Découvrez comment importer des images pour les ajouter à vos articles.

Migration des stocks provenant de votre système de point de vente antérieur

Déplacez vos stocks vers PDV détaillants.