Bij een preautorisatie wordt een specifiek bedrag op de kaart van een klant gereserveerd, zodat het geld beschikbaar is voordat een transactie wordt verwerkt en de betaling op een later tijdstip wordt afgeschreven. Dit type openstaande transactie wordt doorgaans gebruikt voor termijnbetalingen, reserveringen of borgsommen voor verhuur.

In Retail POS kun je preautorisaties inschakelen, vooraf geautoriseerde betalingen vastleggen voor items die niet op voorraad zijn, e-mailherinneringen instellen voor verlopende reserveringen en reserveringen beheren vanaf de pagina Preautorisatierapport.

Preautorisatie is alleen beschikbaar voor transacties waarbij een creditcard aanwezig is. De optie is niet beschikbaar voor handmatig verwerkte kaart- of facturatietransacties.

Meer informatie over perioden voor preautorisatie

Preautorisatieperioden variëren per creditcardmerk en kunnen zonder voorafgaande kennisgeving worden gewijzigd.

• Mastercard, AMEX, Discover: twee dagen (transacties met fysieke kaart)
• Visa: vijf dagen (transacties met fysieke kaart)

Bij langere preautorisatieperioden kunnen in aanmerking komende eigenaren een betaling tot 30 dagen later innen*. De geschiktheid hangt af van:

• Type bedrijf
• Creditcardmerk/kaartnetwerk
• Of de kaart fysiek aanwezig is tijdens de transactie
• Of de transactie door de klant is gestart (kaarthouder neemt actief deel aan de transactie, zoals het tikken van de kaart) of door de eigenaar (kaarthouder stemde in met de kosten, maar nam niet direct deel, zoals een no-show-toeslag)

* AMEX stelt dat een eigenaar vooraf geautoriseerde bedragen moet vastleggen aan het einde van het verblijf of de huurperiode van de klant.

Preautorisatie- en e-mailherinneringen instellen

1. Ga naar Instellingen > Betalingsverwerking.

2. Scrol omlaag naar Preautorisatie en schakel Preautorisatie toestaan in.

   

3. (Optioneel) Schakel Herinneringen voor vervaldatum in om e-mailherinneringen te ontvangen voordat preautorisaties verlopen.
   1. Voer een e-mailontvanger in, selecteer een locatie (indien van toepassing) en druk op Enter om toe te voegen.
   2. Klik op + Ontvanger toevoegen om meer werknemers toe te voegen.
4. Klik op Wijzigingen opslaan bovenaan de pagina.

Machtigingen voor preautorisatie instellen voor werknemersrollen

Bepaalde werknemersrollen toegang geven tot preautorisatie tijdens verkopen:

1. Ga naar Instellingen > Werknemersrollen.
2. Klik op de werknemersrol die je wilt bijwerken.

3. Vink in de sectie Verkoop het selectievakje voor de preautorisatiemachtiging aan.

   

4. Klik op Wijzigingen opslaan om de machtigingen voor het roltype bij te werken.

Als je de machtigingen voor de werknemersrol wijzigt, worden de machtigingen voor alle werknemers met dat roltype ook bijgewerkt.

Sjablonen instellen voor kassabonnen bij preautorisaties

Wil je klanten meer transparantie bieden over hun vooraf geautoriseerde betalingen? Dan kun je sjablonen voor aangepaste kassabonnen maken die de gegevens van de preautorisatie bevatten:

1. Nadat je printsjablonen hebt ingeschakeld, volg je de stappen om een sjabloon voor een aangepaste kassabon met de gegevens van de preautorisatie toe te voegen.
2. Pas het printsjabloon naar wens aan.
3. Klik buiten het veld van het printsjabloon om je wijzigingen op te slaan.

De gegevens van de preautorisatie worden op kassabonnen weergegeven als je het bijgewerkte kassabon-sjabloon gebruikt.

Preautorisatie bij de kassa gebruiken

1. Ga naar Verkoop > Nieuwe verkoop.

2. Voeg een klant toe aan de verkoop.

   Klanten moeten aan de verkoop worden gekoppeld om een preautorisatie te kunnen gebruiken.

3. Voeg items toe aan de verkoop.

   Preautorisatie is momenteel alleen beschikbaar voor items die niet op voorraad zijn.

4. Klik op Preautorisatie.

   

5. Selecteer eventueel een terminal of klik op Annuleren in het pop-upvenster. Of geef de terminal aan de klant om de preautorisatie te voltooien.

6. Ga verder met de verkoop zoals gewoonlijk. Bovenaan de bevestigingspagina van de preautorisatie zie je een opmerking met Wisselgeld: $ 0,00 en de informatie over de duur van de reservering voor de preautorisatie.

   

   Er wordt ook een regelitem gemaakt in het rapport Preautorisaties (Rapporten > Preautorisaties).

   

Vooraf geautoriseerde betalingen vastleggen

Een verkoop met een preautorisatie afronden:

1. Open de verkoop door te navigeren naar:
   • Rapporten > Preautorisaties > klik op Verwerken naast de verkoop, of
   • Verkoop > scrol naar beneden naar Preautorisatie > klik op Alles weergeven, of
   • Verkopen > Verkoopgeschiedenis > Doorgaan met verkoop, of
   • Verkoop > Nieuwe verkoop > bevestig een klant met een lopende preautorisatie.
2. Klik op het tabblad Preautorisaties.

3. Vink de itemvakjes aan die in de verkoop moeten worden opgenomen.

   

4. Voer het bedrag dat de klant moet betalen in de velden Vast te leggen voor elk item in. Terugbetaalbare items, zoals beveiligingsaanbetalingen, kunnen worden geselecteerd en op $ 0,00 worden ingevoerd, als hiervan sprake is.

   Kaartuitgevers beperken het bedrag dat je te veel kunt vastleggen tot +15%. Als je dit bedrag overschrijdt, zie je een waarschuwing en moet je de invoer aanpassen.

5. Klik op Vastleggen en rond de verkoop af.

Vooraf geautoriseerde betalingen annuleren

Een preautorisatie annuleren:

1. Open de juiste verkoop door te navigeren naar:
   • Rapporten > Preautorisaties > klik op Verwerken naast de verkoop, of
   • Verkoop > scrol naar Preautorisatie > klik op Alles weergeven, of
   • Verkoop > Verkoopgeschiedenis > Doorgaan met verkoop.
2. Klik op het tabblad Preautorisaties.

3. Klik op Preautorisatie annuleren.

   

4. Klik in het pop-upvenster op Preautorisatie annuleren.

   Het geld wordt teruggestort op de kaart van de klant. Je kunt het geld in de toekomst niet meer afschrijven. Deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt.

   

5. (Optioneel) Klik op Kassabon printen.

De verkoop annuleren:

1. Klik op Verkoop annuleren.

   

2. Klik in het pop-upvenster op OK.

Je kunt informatie over geannuleerde verkopen bekijken in Rapporten > Alle transacties en in de portal voor eigenaren van Lightspeed Payments.

Reserveringen voor preautorisaties beheren

Reserveringen voor preautorisaties beheren:

1. Ga naar Rapporten > klik op Preautorisaties onder Overige transacties.

   Je kunt preautorisaties ook openen via de pagina Verkoop > de sectie Preautorisatie > Alles weergeven.

2. Klik op het tabblad Actief om preautorisaties te bekijken die nog niet zijn vastgelegd. Preautorisaties die bijna verlopen, hebben rode deadlines voor het vastleggen.

   • Klik op de kolomkop deadline voor het vastleggen om te sorteren op vervaldatum.
   • Klik op de naam van de klant om toegang te krijgen tot de pagina van de klant.
   • Klik op Verwerken om de bijbehorende verkoop te openen en de betaling vast te leggen.

   

   We raden aan de preautorisatiepagina regelmatig te controleren op reserveringen die verlopen.

3. Klik op het tabblad Geannuleerd om de geannuleerde preautorisaties te bekijken.

   • Klik op de kolomkop Annuleringsdatum om te sorteren op annuleringsdatum.
   • Klik op de naam van de klant om toegang te krijgen tot de pagina van de klant.
   • Klik op Verkoop weergeven om de bijbehorende verkoop te openen.

   

4. Klik op het tabblad Verlopen om preautorisaties te bekijken die zijn verlopen voordat de betaling werd vastgelegd.
   • Klik op de kolomkop Vervaldatum om te sorteren op vervaldatum.
   • Klik op de naam van de klant om toegang te krijgen tot de pagina van de klant.
   • Klik op Verkoop weergeven om de bijbehorende verkoop te openen.