Sommige Lightspeed-factureringsfuncties bevinden zich momenteel in de bètafase en zijn mogelijk niet beschikbaar in je account.

Dankzij nieuwe en verbeterde factureringsfuncties in Lightspeed kun je veel efficiënter klanten factureren, aanbetalingen aanvragen en innen, en openstaande saldi bijhouden. Dit helpt je om verkopen op een kredietrekening te stroomlijnen en aanbetalingen te beheren in Retail POS.

Het gaat om de volgende functies:

• Nieuw online proces voor het aanvragen van aanbetalingen bij de kassa
• Nieuwe betaalmethode om aanbetalingen toe te passen bij de kassa
• Automatisch gegenereerde facturen met aangepaste betalingstermijnen en geïntegreerde betaalformulieren
• E-mailmeldingen voor geslaagde of mislukte betalingen
• Optie om klantkaarten veilig op te slaan
• Dynamische rekeningafschriften met geïntegreerde betaalformulieren

Hoe werkt het nieuwe proces voor aanbetalingen?

Het proces voor aanbetalingen van klanten is bijgewerkt. Het is nu eenvoudiger om klanten vooraf om aanbetalingen te vragen en deze tijdens een verkoop aan de kassa toe te passen.

Aanbetalingen aanvragen

Wanneer je tijdens een verkoop een speciale order, reservering of werkorder aanmaakt, is de nieuwe knop Betaling aanvragen beschikbaar op de pagina Verkopen. Wanneer je op deze knop klikt, start het online proces voor aanbetalingen om je te helpen bij het aanvragen en innen van gedeeltelijke betalingen van klanten.

De klant ontvangt dan via e-mail een betaalverzoek met een overzicht van de verkoop, evenals een beveiligd betaalformulier om het verzoek af te handelen. Een verzoek verloopt na 14 dagen.

Aanbetalingen toepassen

Nadat het verzoek is afgehandeld, kun je de nieuwe betaalmethode Aanbetaling gebruiken om de aanbetaling op de verkoop toe te passen.

Gegevens van de aanbetaling bekijken

Informatie over aanbetalingen die in behandeling zijn en die online zijn geïnd, wordt vermeld op het tabblad Speciale orders, Reserveringen of Werkorders in de verkoop.

Wat verandert er voor facturen en betalingen?

Met het nieuwe factureringsproces is het niet meer nodig om aparte betaallinks te versturen om betalingen te innen. Eigenaren kunnen met Lightspeed Payments nu automatisch gegenereerde facturen met geïntegreerde betaalformulieren verzenden. Hiermee kunnen openstaande saldi op kredietrekeningen worden afgerekend, e-mailmeldingen voor betalingen worden ingesteld en gegevens van betaalmethoden veilig worden opgeslagen.

Facturen genereren

Nadat je een verkoop op rekening hebt voltooid, kun je het e-mailadres van de klant en je betalingsvoorwaarden toevoegen aan een automatisch gegenereerde factuur en een voorbeeldweergave van de factuur bekijken. De factuur kun je opslaan op de kredietrekening van de klant of verzenden met een geautomatiseerde e-mail met een link waarmee de klant het saldo kan bekijken en betalen.

Factuurbetalingen volgen

Je kunt de betalings- en leveringsstatus van facturen ook volgen door werknemers te abonneren op directe e-mailmeldingen die worden verzonden wanneer een online betaling is uitgevoerd, een betaling is mislukt of een factuur niet kan worden afgeleverd. Alle geabonneerde werknemers ontvangen alle meldingen voor alle facturen.

Het is ook mogelijk om openstaande facturen bij de kassa te bekijken en volledige of gedeeltelijke betalingen in één keer op meerdere facturen toe te passen.

Betalingsgegevens van klanten opslaan

Eigenaren kunnen met Lightspeed Payments betalingsgegevens van klanten opslaan. Dat kan direct in het profiel van een klant op hun profielpagina of tijdens een verkoop Dit vormt een veilige manier om kaartgegevens op te slaan en herhaalde aankopen voor terugkerende klanten te stroomlijnen.

Wat wijzigt er voor rekeningafschriften?

Een rekeningafschrift geeft een overzicht van alle openstaande facturen. Op de pagina Klant kun je een rekeningafschrift genereren om de openstaande saldi te controleren.

Facturen zijn verkopen met uitgestelde betalingen en kunnen openstaand (onbetaald), gedeeltelijk betaald of betaald zijn. Rekeningafschriften bevatten een overzicht van alle openstaande facturen en kunnen per e-mail naar klanten worden verzonden met een verzoek om betaling van openstaande saldi.

Het proces voor rekeningafschriften is verbeterd. Zo kun je nu een dynamisch rekeningafschrift genereren om de openstaande saldi op kredietrekeningen te controleren, met opties om het afschrift te printen of per e-mail naar je klant te sturen. Op de pagina met de voorbeeldweergave van het afschrift worden saldi en andere gegevens dynamisch bijgewerkt telkens wanneer een afschrift wordt gegenereerd.

Als je Lightspeed Payments gebruikt, kunnen klanten in het afschrift op de knop voor Betalen klikken en het het betaalformulier gebruiken om betaling volledig te voldoen. Gedeeltelijke betalingen moeten persoonlijk worden gedaan. Zodra gedeeltelijke deelbetalingen zijn ingevoerd in Retail POS, worden ze weergegeven op het gegenereerde afschrift.

Wanneer zie ik de updates in mijn account?

Sommige factureringsfuncties van Lightspeed bevinden zich momenteel in de bètafase en zijn mogelijk nog niet beschikbaar in je account. Updates worden geleidelijk uitgerold naar alle eigenaren wanneer de functie klaar is voor algemene vrijgave.

Wanneer de wijzigingen in je account zijn geactiveerd, wordt Retail POS automatisch bijgewerkt. Je hoeft zelf niks te doen.