Lightspeed Accounting houdt alle gegevens bij die worden ontvangen. Hoewel je de meeste rapportage afhandelt in Retail POS of je boekhoudsoftware, biedt Lightspeed Accounting een hoogwaardig prestatieoverzicht in één oogopslag.

Pagina Verkopen van Lightspeed Accounting

De pagina Verkopen van Lightspeed Accounting geeft je een hoogwaardig prestatieoverzicht. Je kunt verkopen van dit jaar, verkopen op hetzelfde moment in het vorige jaar en doelen die je voor het huidige jaar hebt gesteld vergelijken.

De volledige pagina kan worden gefilterd op datum en winkellocatie. Als het filter Winkel is ingesteld op Alle winkels, geeft de pagina een tabel weer waarin de prestaties van elke winkel worden vergeleken.

De grafiek Verkopen per week geeft Verkopen, Vergelijkbare verkopen en Doelen weer:

• Verkopen: je verkooptotalen per week.
• Vergelijkbare verkopen: je verkooptotalen voor dezelfde week in het vorige jaar.
• Doelen: doelverkooptotalen per week volgens je prognose.

Schakel tussen de statistieken door bovenaan de grafiek op de namen te klikken.

De volledige pagina kan worden gefilterd op datum en winkellocatie. Als het filter is ingesteld op Alle winkels, zie je ook een tabel waarin de prestaties van elke winkel worden vergeleken.

Gegevens synchroniseren met Lightspeed Accounting

Lightspeed Accounting biedt basisrapportage om problemen te helpen identificeren als er gegevens niet in je boekhoudsoftware worden weergegeven zoals verwacht.

Gegevens synchroniseren met het rapport Verkooptotalen

Het rapport Verkooptotalen van Lightspeed Accounting kan worden gebruikt om te bepalen of verkoopgegevens niet zijn gesynchroniseerd met je boekhoudsoftware. Het rapport kan worden gefilterd op winkellocatie en datumbereik.

Klik op Verversen om het rapport te genereren.

De totalen vertegenwoordigen je dagelijkse synchronisaties van Retail POS naar je boekhoudsoftware. De kolom Verkopen geeft een status weer voor die synchronisatie:

• Post: de gegevens zijn klaar om te synchroniseren naar je boekhoudsoftware, maar zijn nog niet gesynchroniseerd.
• Posted: de gegevens zijn gesynchroniseerd naar je boekhoudsoftware. Als de achtergrondkleur van de cel geel is, is de order geplaatst maar nog niet gesynchroniseerd.
• Hold: er is iets wat deze synchronisatie tegenhoudt, meestal onvoltooide gegevensindeling. Ga naar Instellingen > Boekhouding > Inkooporders om de indeling in te stellen.
• None: op deze dag waren er geen gegevens om te synchroniseren.
• OOB: de verkoopgegevens voor deze synchronisatie balanceren niet helemaal uit en moeten worden gecorrigeerd om te kunnen synchroniseren. Neem contact op met Retail Support voor hulp.
• Failed: er is een poging gedaan om te synchroniseren, maar een fout verhinderde de plaatsing. Neem contact op met Retail Support voor hulp.
• Updatefailed: een gegevensupdate is mislukt.
• Update: een gegevensupdate is klaar om te synchroniseren.
• Updated: de gegevens zijn bijgewerkt sinds de oorspronkelijke synchronisatie en zijn opnieuw gesynchroniseerd.

Klik op een datum om gedetailleerde informatie te bekijken over de activiteiten van die dag:

• Samenvatting van de Totale opbrengst, Totale kassabonnen en Contant van de dag
• Overzicht van Productverkopen
• Overzicht van de betalingen die je hebt ontvangen in de sectie Cheques (alle betaalmethoden, niet alleen cheques)
• Rapport over de synchronisatie van de gegevens van de dag in de sectie Boekhouding

De sectie Boekhouding gebruiken om mislukte synchronisaties te analyseren

De sectie Boekhouding geeft de status van de synchronisatie weer, wat kan helpen bepalen waarom een synchronisatie is mislukt.

Als de POSTED-status Onwaar is voor een synchronisatie, betekent dat dat de gegevens klaar zijn maar nog niet zijn gesynchroniseerd.

Als de synchronisatie van een dag ontbreekt in je boekhoudsoftware, controleer je de sectie Boekhouding om te zien of er iets in de kolom Beschrijving niet goed is uitgelijnd met een bijbehorend G/L-account of Item in je boekhoudsoftware.

Als er iets niet goed is uitgelijnd, betekent dit dat het Retail POS-item in de kolom Beschrijving niet is ingedeeld. Hierdoor wordt een synchronisatie op HOLD gezet.

Voltooi de ontbrekende indeling om dit probleem op te lossen. Nadat de gegevens zijn ingedeeld, wijzigt de status van de synchronisatie van de dag van HOLD naar POST. De gegevens worden dan verzonden met de volgende dagelijkse synchronisatie.

Rapport Productverkopen

Het rapport Productverkopen van Lightspeed Accounting geeft de verkopen weer per individueel item. Het kan worden gefilterd op winkellocatie en datumbereik.

Nadat je je filters hebt gekozen, klik je op Verversen om het rapport te genereren.

Inzicht in het aankooprapport van Lightspeed Accounting

Inkooporders synchroniseren slechts eenmalig en kunnen niet opnieuw worden gesynchroniseerd. Houd je inkooporders dus in de status Check-in totdat ze klaar zijn. Als een orderstatus wordt teruggezet om wijzigingen door te voeren, vergeet dan niet om de aanpassingen handmatig in zowel Retail POS als je boekhoudsoftware door te voeren.

Het rapport Aankoop van Lightspeed Accounting geeft een overzicht van inkooporders en leverancierretouren die zijn gesynchroniseerd van Lightspeed Retail naar je boekhoudsoftware. Het kan worden gefilterd op winkellocatie en datumbereik.

Klik op Verversen om het rapport te genereren.

De Order-ID is de inkooporder-ID van Retail POS en je kunt in één oogopslag zien voor welke leverancier deze ID is. Leverancierretouren worden hier weergegeven als orders met een negatief totaal.

Als je gedetailleerde informatie over een bepaalde datum wilt, klik je op de datum. Het volgende wordt weergegeven:

• Een samenvatting van de Totale opbrengst, Totale kassabonnen en Contant van die dag
• Een overzicht van Productverkopen
• Een overzicht van de betalingen die je hebt ontvangen in de sectie Cheques, die behalve cheques ook alle andere betaalmethoden bevat
• Andere aankoopactiviteiten op die datum
• Een rapport over de synchronisatiestatus van die dag in de sectie Boekhouding

Standaard worden inkooporders met een aanmaakdatum ouder dan 180 dagen uitgesloten van het boeken. Door datums van meer dan zes maanden geleden te herladen, worden inkooporders niet ingevuld. Je kunt dit ook wijzigen voor oudere inkooporders:

1. Ga naar Instellingen > Winkels.
2. Klik onder Voorkeuren op het bewerkingspictogram.
3. Bewerk de instelling Sluit inkooporders uit die ouder zijn dan.
4. Klik op Opslaan.

Als een order niet is gesynchroniseerd naar je boekhoudsoftware, controleer je of de leveranciersnaam in Retail POS en je boekhoudsoftware wel overeenkomen. Dit rapport geeft de exacte leveranciersnaam weer die Lightspeed Accounting probeerde te synchroniseren. Controleer nogmaals of deze exact overeenkomt met de leveranciersnaam in je boekhoudsoftware.

Neem contact op met Retail Support voor hulp bij het oplossen van eventuele niet-overeenkomsten die je vindt.

Instellingen inkooporders

Inkooporders hebben twee synchronisatie-instellingen die bepalen hoe ze orders boeken naar je boekhoudsoftware.

• Met Elke IO synchroniseren als factuur wordt een leveranciersfactuur voor de leverancier aangemaakt. De IO moet zijn voltooid in Retail POS.
• Met Elke zending synchroniseren als IO wordt een memo aangemaakt dat kan worden beoordeeld en omgezet in een leveranciersfactuur wanneer een IO gedeeltelijk is ontvangen. De IO wordt na elke gedeeltelijke ontvangst gesynchroniseerd.
• Met Elke zending synchroniseren als factuur wordt een leveranciersfactuur aangemaakt wanneer een IO gedeeltelijk ontvangen is. De IO wordt na elke gedeeltelijke ontvangst gesynchroniseerd.

Inkooporders boeken

Een inkooporder kan slechts eenmalig worden geboekt zodra deze is voltooid, en heeft een voltooiingsdatum. Als een inkooporder wel in Retail POS is voltooid maar niet in Boekhouding, probeer je de datum opnieuw te laden wanneer de order is voltooid in Retail POS.

Sectie Prognose

De sectie Prognose van Lightspeed Accounting berekent de Doelen die worden weergegeven op de pagina Verkopen voor het kalenderjaar. In het begin van het nieuwe jaar worden er weer nieuwe gegevens ingevuld.

In deze sectie kun je een doelverhogingspercentage instellen voor de verkopen van dit jaar in vergelijking met de verkopen van vorig jaar.

Herberekenen vult de kalender in met dagelijkse verkoopdoelen op basis van je targets en dagen waarop klanten normaal gesproken actiever zijn. Verkoopdoelen voor zaterdagen zijn bijvoorbeeld hoger dan die voor maandagen.

Wat nu?