Lightspeed Accounting fungeert als een brug tussen Lightspeed Retail en je boekhoudsoftware en synchroniseert boekhoudkundige gegevens, zoals verkopen, betalingen, kortingen en belastingen. Lightspeed Accounting integreert met:

• QuickBooks Desktop 2015 of hoger (alleen Windows)
• QuickBooks Online (Windows en macOS)
• Xero (Windows en macOS)

Lightspeed Accounting is alleen compatibel met accounts voor gemiddelde kosten. De kostenmethode First In, First Out wordt momenteel niet ondersteund.

Om te integreren met Lightspeed Accounting, moet je een account aanmaken, deze koppelen aan je boekhoudsoftware, je Lightspeed Accounting-instellingen configureren en vervolgens de bijbehorende POS-gegevens toewijzen aan je rekeningschema.

Je Lightspeed Accounting-account aanmaken

Voordat je Lightspeed Retail-gegevens naar je boekhoudsoftware migreert, moet je je account voor Lightspeed Accounting instellen en koppelen aan Lightspeed Retail en je boekhoudsoftware.

Neem contact op met je accountmanager om je account voor Lightspeed Accounting aan te maken.

Wanneer je je voor het eerst aanmeldt, word je gevraagd een verkooppuntsysteem te selecteren en dit te koppelen aan Lightspeed Accounting.

1. Selecteer Lightspeed Retail in de lijst.

2. Voer je Lightspeed Retail-inloggegevens in.

   De inloggegevens die je gebruikt om verbinding te maken met Lightspeed Accounting, bepalen welke rechten Lightspeed Accounting heeft in je Retail POS-account. Als de gebruiker met deze inloggegevens is gearchiveerd, wordt de toegang tot Lightspeed Accounting ingetrokken en de verbinding verbroken. Gebruik de inloggegevens van de eigenaar om onbeperkte rechten te garanderen en ervoor te zorgen dat de toegang minder waarschijnlijk wordt ingetrokken.

3. Klik op Applicatie autoriseren om verbinding tussen Retail POS en Lightspeed Accounting tot stand te brengen.

Zodra Retail POS is verbonden met Lightspeed Accounting, kun je Lightspeed Accounting koppelen aan je boekhoudsoftwarepakket.

Lightspeed Accounting koppelen met QuickBooks Online

1. Ga naar Instellingen > Accounting.

2. Klik op Details bekijken voor de winkel die je wilt koppelen.

   

3. Selecteer QuickBooks Online in de lijst met beschikbare boekhoudsoftware.

   

4. Voer de QuickBooks Online-inloggegevens van je account in.

   

5. Klik op Autoriseren.

   

Referentiegegevens worden gesynchroniseerd vanuit je boekhoudsoftware, waardoor Lightspeed Accounting de namen van accounts, items en belastingen ontvangt. Deze kunnen vervolgens worden gekoppeld aan de overeenkomstige velden in je boekhoudsoftware.

Als je wijzigingen aanbrengt in je accounts, kun je deze referentiegegevens in Lightspeed Accounting vernieuwen door naar Instellingen > Accounting te gaan en te klikken op Details bekijken voor de betreffende winkel. Klik daarna op De referentiegegevens verversen.

Wanneer je nieuwe accounts aanmaakt in QuickBooks Online, moet je de referentiegegevens verversen om deze accounts in Lightspeed Accounting toegankelijk te maken.

1. Ga naar Instellingen > Accounting.
2. Klik op Details bekijken voor de winkel met de account.
3. Klik op De referentiegegevens verversen.

Lightspeed Accounting koppelen met QuickBooks Desktop

Voor Lightspeed Accounting is de QuickBooks Web Connector vereist om te kunnen werken met QuickBooks Desktop. Omdat deze alleen beschikbaar is op Windows-computers, is QuickBooks Desktop voor Mac niet compatibel met Lightspeed Accounting.

QuickBooks Desktop is geen cloudapplicatie en kan daarom niet rechtstreeks worden geïntegreerd met Lightspeed Accounting. Je hebt een aanvullende applicatie nodig, Web Connector genaamd, die als brug fungeert tussen Lightspeed Accounting en QuickBooks Desktop. In de meeste regio's is Web Connector ingebouwd in QuickBooks Desktop. De Canadese versie van QuickBooks Desktop bevat de add-on Web Connector niet, dus eigenaren in Canada moeten de Web Connector downloaden.

1. Ga naar Instellingen > Accounting.

2. Klik op Details bekijken voor de winkel die je wilt koppelen.

   

3. Selecteer QuickBooks Desktop in de lijst met boekhoudsoftware.

4. Voer je bedrijfsnaam in.

   

5. Noteer het wachtwoord voor de Web Connector dat bovenaan de pagina in de groene banner wordt vermeld.

6. Klik op Download om het .QWC-koppelingsbestand voor je bedrijf te verkrijgen. Met dit bestand kan Web Connector je bedrijfsbestand in QuickBooks Desktop verbinden met Lightspeed Accounting.

   

7. Open je bedrijfsbestand in QuickBooks Desktop en ga naar File(Bestand) > Update Web Services (Web Services bijwerken). Hierdoor wordt Web Connector geopend.

   Zoek en gebruik voor de Canadese versie van QuickBooks Desktop in plaats hiervan de downloadbare Web Connector-applicatie.

8. Klik op Add an Application (Applicatie toevoegen).

   

9. Selecteer het .QWC-koppelingsbestand dat je in stap 6 hebt gedownload.

10. Je wordt gevraagd om de nieuwe service autoriseren. Klik op OK om Web Connector toegang te verlenen tot je QuickBooks Desktop-bedrijfsbestand.

    

11. Wanneer je wordt gevraagd of je deze applicatie toestemming wilt geven om het bedrijfsbestand te lezen en te wijzigen, selecteer je Yes, always; allow access even if QuickBooks is not running (Ja, altijd; verleen toegang zelfs als QuickBooks niet wordt uitgevoerd) en klik op Continue (Doorgaan).

    

12. Voer het wachtwoord dat je in stap 5 hebt genoteerd in het veld Password (Wachtwoord) in en druk op de tabtoets. Klik op Ok om het wachtwoord op te slaan.

    

13. Vink het vakje naast je bedrijf aan en klik op Update selected (Selectie bijwerken) om Web Connector te koppelen aan je QuickBooks Desktop-bedrijfsbestand.

    

Zodra de verbinding tot stand is gebracht, wordt Lightspeed Accounting geïntegreerd met Retail POS en QuickBooks Desktop. Je moet je referentiegegevens uit je boekhoudsoftware synchroniseren om Lightspeed Accounting te voorzien van de namen van accounts, items en belastingen, zodat deze beschikbaar zijn voor toewijzing.

1. Ga naar Instellingen > Accounting.
2. Klik op Details bekijken voor je winkellocatie.
3. Klik op De referentiegegevens verversen.

Nieuwe QuickBooks-accounts toevoegen aan Lightspeed Accounting

Wanneer je nieuwe accounts aanmaakt in QuickBooks Desktop, moet je de referentiegegevens verversen om ze toegankelijk te maken in Lightspeed Accounting.

1. Open Web Connector via File (Bestand) > Update Web Services (Webservices bijwerken) in QuickBooks Desktop.

   Canadese eigenaren moeten in plaats daarvan de downloadbare Web Connector-app uitvoeren.

2. Vink het vakje aan voor het bedrijfsbestand dat je wilt bijwerken.
3. Klik op Update Selected (Selectie bijwerken).
4. Open Lightspeed Accounting.
5. Ga naar Instellingen > Accounting > Details bekijken voor de betreffende winkel.
6. Klik op De referentiegegevens verversen.

Informatie over Web Connector

Web Connector zoekt naar nieuwe informatie van Lightspeed Accounting om deze op te nemen in je QuickBooks Desktop-bedrijfsbestand, en stuurt ook nieuwe informatie van het bedrijfsbestand naar Lightspeed Accounting. Hiervoor werkt Web Connector je bedrijfsbestand bij, zodat Lightspeed Accounting de referentiegegevens kan verversen. De aanbevolen verversingsfrequentie is elke 60 minuten. De verversingsfrequentie is toegankelijk in de kolom Every-Min (Elke-min).

Om je bedrijfsbestand bij te werken, volgt Web Connector standaard het bestandspad (de locatie van het bestand) dat beschikbaar was tijdens je eerste installatie. Wanneer je het bedrijfsbestand verplaatst of de naam ervan wijzigt, kan de verbinding worden verbroken. Als je de naam of locatie van je bedrijfsbestand wilt wijzigen, moet je contact opnemen met Lightspeed Support om deze interne informatie bij te werken. Dit voorkomt dat de verbinding wordt verbroken.

Lightspeed Accounting koppelen met Xero

1. Ga naar Instellingen > Accounting.

2. Klik op Details bekijken voor de winkel die je wilt koppelen.

   

3. Selecteer Xero in de lijst met beschikbare boekhoudsoftware.

   

4. Voer de inloggegevens van je Xero-account in.

   

5. Klik op Allow Access (Toegang toestaan).

   

Zodra de verbinding tot stand is gebracht, wordt Lightspeed Accounting geïntegreerd met Retail POS en Xero. Je moet je referentiegegevens vanuit je boekhoudsoftware synchroniseren om Lightspeed Accounting te voorzien van de namen van accounts, items en belastingen, zodat deze beschikbaar zijn voor toewijzing.

1. Ga naar Instellingen > Accounting.
2. Klik op Details bekijken voor de betreffende winkel.
3. Klik op De referentiegegevens verversen.

Vergeet niet om de referentiegegevens te verversen wanneer je nieuwe accounts aanmaakt in Xero, zodat deze toegankelijk zijn in Lightspeed Accounting.

Controleren of Lightspeed Accounting is verbonden met je boekhoudsoftware

Controleer als volgt of Lightspeed Accounting is verbonden met QuickBooks Online of Xero:

1. Ga in Lightspeed Accounting naar Instellingen > Companies.

   

2. In de kolom Verbonden:

   • Koppelteken (-): Lightspeed Accounting en QuickBooks Online, QuickBooks Desktop of Xero zijn niet verbonden.

     

   • Vinkje (✓): Lightspeed Accounting en QuickBooks Online, QuickBooks Desktop of Xero zijn verbonden.

     

Lightspeed Accounting opnieuw verbinden

Ga als volgt te werk als je een melding ontvangt dat de software niet meer is verbonden en je opnieuw verbinding moet maken:

1. Ga in Lightspeed Accounting naar Instellingen > Companies.
2. Klik op de naam van het bedrijf in de kolom Bedrijfsnaam.

3. Gebruik de selectievakjes om te selecteren welke referentiegegevens moeten worden gekoppeld.

   

4. Klik op Verbinden met QuickBooks of Verbinden met Xero. Je moet mogelijk je QuickBooks- of Xero-inloggegevens invoeren om verbinding te maken.

Je boekingsmethode en instellingen configureren

Zodra je Lightspeed Accounting aan je boekhoudsoftware hebt gekoppeld, moet je een boekingsmethode kiezen en je instellingen configureren. Zo kun je je gegevens indelen.

Ga als volgt te werk om je Lightspeed Accounting-instellingen te configureren:

1. Ga naar Instellingen > Accounting.
2. Klik op Selecteer je winkel > Algemene instellingen.

Selecteer eerst een boekingsmethode. Deze bepaalt hoe informatie uit Retail POS naar je boekhoudsoftware wordt verzonden en hoe die informatie wordt ingedeeld.

• Journaalpost:
  • Vat de dagelijkse activiteiten samen in één journaalpost (alleen QuickBooks).
  • Deelt de Retail POS-verkopen per itemcategorie in op grootboekrekeningen.
  • Je rapporteert over je activiteiten door het winst- en verliesrapport uit te voeren.
  • Gebruikt stortingen op accounts, zodat individuele verkopen niet worden weergegeven in je boekhoudsoftware. Je kunt nog steeds informatie over je verkoopgeschiedenis bekijken in Retail POS.
• Overzicht kassabon:
  • Vat de dagelijkse verkoopactiviteiten samen op één kassabon (QuickBooks) of een overzichtsfactuur (Xero).
  • De verkopen per itemcategorie worden ingedeeld in overeenkomstige items die in je boekhoudsoftware zijn aangemaakt.
  • (Quickbooks) of inkomstenaccounts (Xero).
  • Je rapporteert over je activiteiten door verkooprapporten te genereren.
  • Voegt de optie toe om omzetbelastingen te volgen in je boekhoudsoftware in plaats van belastinginformatie te synchroniseren vanuit Retail POS. Deze optie is toegankelijk via Algemene instellingen.
• Kassabon op item:
  • Deelt individuele items in Retail POS in op overeenkomstig item in je boekhoudsoftware.
  • Biedt gedetailleerde verkooprapportage.
  • Kan moeilijker te beheren zijn als je regelmatig nieuwe items aanmaakt, aangezien elk nieuw item moet worden ingedeeld.
  • Handig als je zelden nieuwe items aan je voorraad toevoegt of als je in je boekhoudsoftware verkooprapportages per item nodig hebt.

Zodra je boekingsmethode, instellingen en indelingen zijn geconfigureerd, moet je de instellingen opnieuw configureren en de indelingen opnieuw instellen als je in de toekomst je boekingsmethode wijzigt.

Configureer nadat je een boekingsmethode hebt gekozen de algemene instellingen voor het indelen van je gegevenssynchronisaties. Deze instellingen bepalen welke informatie naar je boekhoudsoftware wordt verzonden en op welke manier dat gebeurt.

• Klasse: (optioneel) dit geeft locaties aan in een setting met meerdere winkels.
• Klant: (optioneel) wijst een klant toe aan de kassabon/factuur die naar je boekhoudsoftware wordt verzonden. Dit is alleen beschikbaar bij gebruik van de boekingsmethoden Overzicht kassabon of Kassabon op item.
• Omzetbelasting in boekhoudsoftware volgen: voorkomt dat btw-gegevens van Lightspeed worden gesynchroniseerd met je boekhoudsoftware. Gebruik deze optie als je de btw wilt berekenen in de boekhoudsoftware. Deze instelling is alleen beschikbaar voor de boekingsmethoden Overzicht kassabon of Kassabon op item.
• Voorraad/KVVG boeken: als deze optie is geactiveerd, wordt de sectieVoorraad & KVVG ingeschakeld voor indeling. Zo kun je voorraadactiva en kosten van verkochte goederen (KVVG) bijhouden in je boekhoudsoftware.
• Inkooporders synchroniseren: bepaalt hoe inkooporders (PO's) worden gesynchroniseerd vanuit Lightspeed Retail. Als je informatie synchroniseert als een factuur, wordt de informatie naar je boekhoudsoftware gestuurd als een factuur die al is ingesteld voor je leverancier. Als je synchroniseert als een PO, wordt een memo aangemaakt in je software die handmatig moet worden gevalideerd. De verzendopties zijn bedoeld voor het afhandelen van gedeeltelijk ontvangen inkooporders.
  • Synchroniseren als facturenzorgt ervoor dat je het omzetten van inkooporders naar Facturen in je boekhoudsoftware kunt overslaan.
  • Synchroniseer als PO's om wijzigingen aan te brengen in de PO voordat deze wordt omgezet in een factuur. Inkooporders worden gesynchroniseerd wanneer ze worden gemarkeerd als Voltooid.
  • Synchroniseren van elke zending als PO synchroniseert de registratie van gedeeltelijk ontvangen inkooporders als verzendingen binnen Lightspeed Accounting. Stel in Retail POS op de pagina Registratie van verzending binnen een inkooporder de Boekhoudstatus in op Voltooid om te synchroniseren.
  • Synchroniseer elke zending als factuur slaat de noodzaak over om je gedeeltelijk ontvangen zendingen in je boekhoudsoftware om te zetten in Facturen.
• Referentienummer gebruiken als PO-nummer: met deze instelling wordt je gesynchroniseerde PO's genummerd op basis van het veld Referentienummer in de PO in Lightspeed Retail, zodat je in plaats daarvan het door de leverancier toegekende factuurnummer kunt invoeren.
• Synchroniseren van retourzendingen van leveranciers: Leveranciersretourzendingen in Lightspeed Retail worden gesynchroniseerd op de dag dat ze als verzonden worden gemarkeerd.
• Contante betalingen met cheque: betalingen die via de betaalmethode Cheque worden ontvangen, worden gecombineerd met contante betalingen als een enkele lumpsum en gesynchroniseerd volgens de betalingsindeling Contant.
• Overschot/tekort negeren: wanneer de kassa in Retail POS wordt afgesloten, wordt het geld in de lade geteld en vergeleken met het bedrag dat theoretisch op basis van de kastransacties in de lade zou moeten zitten. Als deze bedragen verschillen, wordt een overschot/tekort aangemaakt. Deze instelling zorgt ervoor dat de synchronisatie het overschot/tekort negeert en de theoretisch verwachte hoeveelheid contant geld wordt gesynchroniseerd.
• Automatische uitbetaling van fooien: deze instelling is alleen relevant voor gebruikers van Lightspeed Restaurant. Laat dezeinactief bij Lightspeed Retail.
• Aangepast transactienummer?: wanneer deze optie is uitgeschakeld, wordt door je boekhoudsoftware aan elke verkoop een ID-nummer toegewezen. Je kunt dit overschrijven door deze optie in te schakelen. Je verkoop-ID's bestaan dan uit de eerste vijf letters van je winkelnaam, gevolgd door de datum. Een verkoop die bijvoorbeeld op 13 maart 2023 in Myshop is gedaan, krijgt dan het ID myshop130323.
  • Transactie # voorvoegsel: (alleen beschikbaar als Aangepast transactienummer is geactiveerd) Het hier ingevoerde voorvoegsel vervangt de eerste vijf letters van je winkelnaam in een verkoop-ID wanneer Aangepast transactienummer actief is. Het voorvoegsel 'verkoop' zou bijvoorbeeld de ID in het bovenstaande voorbeeld veranderen in verkoop230313.

Zodra je je instellingen hebt geconfigureerd, kun je overeenkomstige POS-gegevens indelen op je accountschema.

Wat nu?