Het kan nodig zijn om klantgegevens te wijzigen of exporteren, klantenaccounts samen te voegen of een klantrecord te archiveren of te verwijderen op verzoek van een klant of omdat je je eigen gegevens moet beheren.

Lees meer over het naleven van de privacywetten voordat je informatie verstrekt op verzoek van een klant.

Klantgegevens wijzigen

In Lightspeed Retail kun je eenvoudig je klantgegevens wijzigen om te voldoen aan privacyverzoeken van klanten of om contactgegevens van klanten bij te werken.

1. Ga naar Klanten > Klanten.

   

2. Optioneel kun je zoeken naar een klant.
3. Klik op de naam van de klant die je wilt wijzigen.

   

4. Wijzig in de sectie Gegevens de persoonsgegevens van je klant in de verzochte velden.
5. Klik op Wijzigingen opslaan.

   

Als je een eCom-winkel hebt die is gekoppeld aan je Retail-voorraad, moet je ook de gegevens van je klanten in je eCom-winkel wijzigen. Ook als je je Retail-account hebt geïntegreerd met een van onze partners, moet je rechtstreeks contact opnemen met de partner om te horen welke gegevens zij hebben en je wijzigingsverzoek voltooien.

Klantenaccounts samenvoegen

Als je dubbele records in je klantenlijst hebt, kun je de gegevens samenvoegen tot één record. Voor het samenvoegen van klantrecords gelden de volgende regels:

• De gegevens van het record dat je als primair record kiest, worden behouden en het secundaire klantrecord wordt gearchiveerd.
• Als het primaire record een leeg veld heeft en het secundaire record informatie bevat, dan wordt de informatie uit het secundaire record naar het primaire record gekopieerd.
• Als er tegenstrijdige informatie is (bijvoorbeeld als beide records een verschillend mobiele telefoonnummer hebben), worden de gegevens in het primaire record behouden.

Samenvoegen kan niet ongedaan worden gemaakt, maar het secundaire klantrecord wordt gearchiveerd en kan worden hersteld. Zie de sectie Een klant archiveren hieronder.

1. Ga naar Klanten > Klanten.
2. Zoek naar de klant.
3. Klik op de naam van de klant die je als primaire record wilt behouden.
4. Klik op Samenvoegen.

   

5. Klik op het selectievakje voor het secundaire klantrecord dat je wilt samenvoegen met het primaire record.

   

6. Klik op Samenvoegen.

   

7. Klik op OK om de klantgegevens van het secundaire klantrecord samen te voegen met het primaire record.

Klantgegevens exporteren

In Lightspeed Retail kun je je klantgegevens exporteren om bulkupdates uit te voeren, te voldoen aan privacyverzoeken van klanten en een offline back-up aan te maken.

1. Ga naar Klanten > Klanten.
2. Optioneel kun je zoeken naar een klant.
3. Klik op Exporteren.

   

Er wordt een CSV-bestand met je klantgegevens naar je computer gedownload.

Als je een specifieke klant e-mailt, raden we je aan om dubbel te controleren of je alle persoonsgegevens hebt verwijderd die niet op die klant betrekking hebben voordat je het CSV-bestand e-mailt.

Als je een eCom-winkel hebt die is gekoppeld aan je Retail-voorraad, moet je ook de gegevens van je klanten in je eCom-winkel exporteren. Ook als je je Retail-account hebt geïntegreerd met een van onze partners, moet je rechtstreeks contact opnemen met de partner om te horen welke gegevens zij hebben en je verzoek voltooien.

Een klant archiveren

Archiveer een klant om deze te verbergen uit je klantenlijst, terwijl de verkooprecords en -gegevens in het systeem blijven staan. Gearchiveerde klanten kunnen niet worden toegevoegd aan een verkoop. Archiveren is een omkeerbaar proces; zie de sectie Een klant dearchiveren hieronder.

1. Ga naar Klanten > Klanten.
2. Optioneel kun je zoeken naar een klant.
3. Klik op de naam van de klant die je wilt archiveren.
4. Klik op Archiveren.

   

5. Klik op OK.

Een gearchiveerde klant zoeken

Je wilt misschien een gearchiveerde klant zoeken om de gegevens op te zoeken of deze te dearchiveren.

1. Ga naar Klanten > Klanten.
2. Klik op Geavanceerd.

   

3. Klik op het selectievakje Gearchiveerd.

   

4. Typ eventuele andere zoekparameters in.
5. Klik op Zoeken.

Gearchiveerde klanten zijn nu zichtbaar in je klantenlijst, ze zijn grijs gemarkeerd.

Een klant dearchiveren

Dearchiveer een klant om deze opnieuw toe te voegen aan je klantenlijst, zodat deze kan worden toegevoegd aan een verkoop.

1. Zoek de klant aan de hand van de stappen die hierboven zijn beschreven in de sectie Een gearchiveerde klant zoeken.
2. Klik op de naam van de klant.
3. Klik op Dearchiveren.

   

4. Klik op OK.

Het account van de klant is nu weer zichtbaar in je klantenlijst.

Klantgegevens verwijderen

Je kunt klantgegevens verwijderen om te voldoen aan privacyverzoeken van klanten. Omdat dit een onomkeerbare actie is, heb je de volgende werknemersrechten nodig om deze functie in te schakelen:

• Klanten - Basis
• Klanten - Klant verwijderen

Voordat je de gegevens van een klant verwijdert, raden we je aan om het volgende te doen:

• Bevestig de identiteit van je klant voordat je zijn privacyverzoeken voltooit.
• Identificeer alle mogelijke redenen waarom je sommige persoonsgegevens die je klant wil verwijderen, moet bewaren (bijvoorbeeld om belastingtechnische, wettelijke of betalingsverwerkings-/terugboekingsredenen).

De gegevens van een klant verwijderen:

1. Archiveer de klant.
2. Klik op De klant verwijderen.

   

3. Er verschijnt een waarschuwing dat door het verwijderen van een klantprofiel alle links waar de klant aan gekoppeld is worden verwijderd, de profielpagina van de klant wordt verwijderd en alle activiteiten die aan de klant gekoppeld zijn met een geanonimiseerde identificatie worden bewaard. Het verwijderen van een klant kan niet ongedaan worden gemaakt. Als je de waarschuwing hebt gelezen en begrepen, vink dan het selectievakje aan.

   

4. Klik op Deze klant verwijderen.
5. Klik op Terug naar klantenlijst.

   

Het klantenaccount wordt officieel verwijderd uit je klantenlijst en geanonimiseerd in je hele Retail-account.

Als je een eCom-winkel hebt die is gekoppeld aan je Retail-voorraad, moet je ook de gegevens van je klanten in je eCom-winkel verwijderen. Ook als je je Retail-account hebt geïntegreerd met een van onze partners, moet je rechtstreeks contact opnemen met de partner om te horen welke gegevens zij hebben en de verwijdering voltooien.

Wat nu?