Gebruik inventariseringen om je voorraad te reconciliëren, verlies te bepalen en je inventariseringen te corrigeren. Je kunt volledige of gedeeltelijke tellingen uitvoeren.

Inzicht in inventariseringen

Inventariseringen meten verschillen in voorraadniveaus. Verkopen of toegevoegde voorraad veranderen een verschil niet. Als je bijvoorbeeld 2 hoeden tekortkomt, is je aanpassing -2 op het voorraadaantal voor de hoed. Dat verandert niet als je items verkoopt of inkooporders ontvangt. Het voorraadaantal wijkt nog steeds af met -2.

Je kunt zowel volledige inventariseringen uitvoeren als gedeeltelijke tellingen ter plaatse.

• Volledige telling: tel je hele voorraad in één keer. Items die je niet hebt kunnen tellen, verschijnen in de lijst Gemist. Zoek uit waarom ze ontbreken en vul ofwel een telling in voor elk item, of zet de telling op nul door in het linkermenu op Gemist te klikken.
• Gedeeltelijk/telling ter plaatse: als je maar een deel van je voorraad telt, kun je filteren op categorieën, tags of merken in de lijst Gemist van de inventarisering.

Speciale orders, reserveringen en werkorders moeten niet worden opgenomen in inventariseringen. Tel alleen items op voorraad en klaar voor de verkoop. Een inventarisering kan niet worden geïmporteerd naar of samengevoegd met een andere telling.

Een inventarisering aanmaken

Voordat je een inventarisering uitvoert, raden we je aan je Activarapport te corrigeren en exporteren.

1. Klik in het hoofdmenu op Voorraad > Inventariseringen.

   

2. Klik op + Nieuwe inventarisering.

   

3. Voer een naam in het veld Naam in.

   

4. Als je een multistoreaccount hebt, selecteer je je winkel in het vervolgkeuzemenu Locatie. Zodra je items aan de telling toevoegt, kun je de geselecteerde winkel niet meer wijzigen.
5. Klik op Wijzigingen opslaan.

Je wordt omgeleid naar een nieuw inventariseringsscherm. Daar kun je je voorraad tellen.

Voorraad tellen

Je kunt je voorraad tellen met behulp van een barcodescanner of afdrukken, of door een spreadsheet te importeren.

• Voorraad tellen met een barcodescanner

  Tellen met een barcodescanner is ideaal voor kleinere inventariseringen of wanneer een apparaat met Lightspeed POS toegang heeft tot de items.

  1. Begin met het scannen van je items of klik op de knop Scanmodus openen om te beginnen met scannen.

     

  2. Je komt in Scanmodus en er verschijnt een pop-upvenster. Scanmodus voegt gescande items toe aan de wachtrij Scans in behandeling. Je kunt het volgende item scannen terwijl Retail POS dit item verwerkt.

     

  3. Gebruik de barcodescanner om elk item dat je wilt tellen te scannen. Je kunt hetzelfde item meerdere keren scannen om de getelde hoeveelheid te verhogen.

     Als je een grote hoeveelheid van hetzelfde item wilt tellen, klik je in de rij van het betreffende item op het veld onder Telling en voer je een waarde in van 1 tot 99. Voor waarden groter dan 99 scan je het item opnieuw en ga je verder met het toepassen van de gewenste waarden.

  4. Klik wanneer je klaar bent met scannen op de X om Scanmodus te verlaten.

  Je getelde items verschijnen in de sectie Getelde items.

  

• Voorraad tellen met behulp van afdrukken

  Afdrukken zijn ideaal voor middelgrote tot grote tellingen. Je kunt een lijst printen van alle te tellen items op de pagina Itemlijst printen. Je kunt ze geven aan personeel om hoeveelheden te registreren en ze vervolgens invoeren in Lightspeed Retail POS.

  1. Klik op Itemlijst printen.

     

  2. Selecteer een soorteeroptie uit de lijsten Sorteren op item-ID of Sorteren op beschrijving.

     

  3. Er wordt een nieuw venster geopend met de gesorteerde lijst. Print de gegenereerde lijst en geef de hoeveelheid van elk item aan in het vak Telling.
  4. Als alle artikelen op de afdruk zijn geteld, ga je terug naar Retail POS. Voer elke item-ID op de afdruk in het ID-veld en de bijbehorende hoeveelheid in het veld Telling in en klik vervolgens op + Telling invoeren.

     

  Je getelde item verschijnt in de sectie Itemtotalen.

  

• Voorraad tellen met een spreadsheet

  Een spreadsheet importeren is ideaal voor grote inventariseringen. Items kunnen geteld en de hoeveelheden geformatteerd worden in een spreadsheet (CSV of XLSX) en automatisch aan de telling wordt toegevoegd.

  1. Maak een CSV- of XLSX-spreadsheet. Geef twee kolommen de naam ID (ID) en Count (Telling). Je kunt ook een voorbeeldbestand downloaden door te klikken op View sample file download template (Downloadsjabloon Voorbeeldbestand weergeven).

     

  2. Voer in de kolom ID de systeem-ID, UPC, EAN, aangepaste SKU of merk SKU in die is gekoppeld aan het item Retail POS. Je moet voor elk item hetzelfde ID-type gebruiken.

     Als je niet zeker wat je moet invullen in de kolom ID, ga je naar Voorraad > Item zoeken. Zoek het item en klik erop om de details van het item te bekijken. Je kunt de gegevens voor meerdere items tegelijk downloaden door optioneel filters te gebruiken om je lijst te verfijnen en te klikken op Exporteren.

  3. In je spreadsheet Inventory Count (Inventarisering) voer je de getelde hoeveelheden van je items in in de kolom Telling.
  4. Sla de spreadsheet op als CSV- of XLSX-bestand.
  5. Op de pagina Inventarisering in Retail POS versleep je je inventarinseringsbestand naar het vak Items importeren. Of klik op Bestand selecteren en kies de spreadsheet die je hebt gemaakt.

     

  6. Wanneer het bestand is geüpload en het bericht Bestand is geüpload wordt weergegeven, klik je op Kolommen indelen.

     

  7. Zorg ervoor dat je bestand en Lightspeed kolommen correct zijn ingedeeld

     

  8. Klik op Bestand verifiëren. Retail POS controleert het importbestand op fouten en geeft een Importoverzicht weer als het importeren is gelukt.

     Als er fouten zitten in het importbestand wordt er een foutmelding weergegeven. Klik op Download dit bestand, corrigeer de fouten en importeer het bestand opnieuw.

  9. Klik op Importeren.

     

  Je getelde items verschijnen in de sectie Getelde items.

  

De telling controleren en reconciliëren

Reconciliëren van de telling betekent dat je de voorraadregistraties aanpast in overeenstemming met je fysieke telling. Wanneer je reconcilieert, houdt een voortgangsbalk de realtime voortgang bij.

1. Klik op Gemist. De niet getelde voorraaditems worden weergegeven. De items in deze lijst hebben geen voorraadaanpassingen.

   Als je een gedeeltelijke telling doet, staan er altijd items in deze lijst.

   

2. Om de telling van een item op nul te zetten, klik je op Nul naast het item. Als je de telling van alle items in de lijst op nul wilt zetten, klik dan op het selectievakje naast Geselecteerde items op nul zetten en klik vervolgens op Geselecteerde items op nul zetten. Deze functie past je voorraadregistraties aan voor alle getelde items.

   

3. Als je klaar bent met het op nul zetten van items, klik je op Doorvoeren.
4. Als je zeker weet dat je tellingen kloppen, klik je op Doorvoeren > Voorraad afstemmen.

   Deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt

   

5. Klik op OK.
6. Er wordt een tijdelijke banner weergegeven met het aantal doorgevoerde items.

   

7. Klik op Voorraadderving om te zien hoeveel voorraad verloren is gegaan.

   

Je kunt verschillen in inventariseringen niet doorvoeren voor gearchiveerde items.

Na het voltooien van je inventarisering, raden we je aan items met voorraad nul te archiveren om je itemlijst op te schonen.

Voorraadwijzigingen tijdens een telling

Als er items geel gemarkeerd zijn met een knop Voorraadaantal gewijzigd nadat je de telling hebt voltooid, geeft dit aan dat de voorraad is gewijzigd nadat je de telling voor het item hebt ingevoerd. Dit kan elke soort verandering zijn, zoals een nieuwe verkoop, inkooporder, verplaatsing of handmatige aanpassing.

Als je klikt op de knop Voorraadaantal gewijzigd, ga je automatisch naar de pagina Itemgeschiedenis waar je de reden voor het aanpassen van de hoeveelheid ziet. Doe je een telling voor een multistoreaccount, dan is deze wijziging alleen van toepassing op de winkel waar je de telling doet.

Wat nu?