Gebruik inventariseringen om je voorraad te reconciliëren, verlies te bepalen en je inventariseringen te corrigeren. Je kunt volledige of gedeeltelijke tellingen uitvoeren.

Inzicht in inventariseringen

Speciale orders, reserveringen en werkorders moeten niet worden opgenomen in inventariseringen. Tel alleen items op voorraad en klaar voor de verkoop. Een inventarisering kan niet worden geïmporteerd naar of samengevoegd met een andere telling.

Inventariseringen meten verschillen in voorraadniveaus. Verkopen of toegevoegde voorraad veranderen een verschil niet. Als je bijvoorbeeld 2 hoeden tekortkomt, is je aanpassing -2 op het voorraadaantal voor de hoed. Dat verandert niet als je items verkoopt of inkooporders ontvangt. Het voorraadaantal wijkt nog steeds af met -2.

Je kunt zowel volledige inventariseringen uitvoeren als tellingen ter plaatse.

• Volledige telling: Als je de hele voorraad wilt tellen, doe dat dan in één telling zodat eventueel ontbrekende producten verschijnen in de lijst Gemist. Items in de lijst Gemist zijn items die je niet hebt kunnen tellen. Zoek uit waarom ze ontbreken en vul ofwel een telling in voor elk item, of zet de telling op nul door in het linkermenu op Gemist te klikken.
• Telling ter plaatse: Als je slechts een deel van je voorraad telt, kun je filteren op categorieën, tags of merken in de lijst Gemist van de inventarisering.

Een inventarisering aanmaken

1. Klik vanuit het hoofdmenu op Voorraad > Inventarisatie voorraad > + Nieuwe inventarisatie voorraad.

2. Geef je tellingeen naam.

3. Selecteer je winkel als je een multistoreaccount hebt. Zodra je items aan de telling toevoegt, kun je de winkel die je hebt geselecteerd niet meer wijzigen.

4. Klik op Wijzigingen opslaan.

Voorraad tellen met een barcodescanner

Tellen met een barcodescanner is ideaal voor kleinere inventariseringen of wanneer een apparaat met Lightspeed POS toegang heeft tot de items.

1. Klik op het zoekveld Items invoeren of scannen en zorg ervoor dat je cursor knippert.

   

2. Je kunt optioneel klikken op Scanmodus openen om het scanproces te versnellen. Meestal moet je wachten tot SKU-scans zijn verwerkt voordat je het volgende item kunt scannen. Scanmodus voegt gescande items toe aan een wachtrij Scans in behandeling, waardoor je het volgende item kunt scannen, terwijl Retail POS het item verwerkt. Hierdoor kun je zo snel scannen als je wilt.
3. Gebruik de barcodescanner om elk item te scannen.

   Je kunt hetzelfde item meerdere keren scannen om de getelde hoeveelheid te verhogen. Als je een grote hoeveelheid van hetzelfde item wilt tellen, klik je in de rij van het betreffende item op het veld onder Telling en voer je een waarde in van 1 tot 99. Voor waarden groter dan 99 scan je het item opnieuw en ga je verder met het toepassen van de gewenste waarden.

Voorraad tellen met behulp van afdrukken

Afdrukken zijn ideaal voor middelgrote tot grote tellingen. Je kunt een lijst printen van alle te tellen items op de pagina Itemlijst printen. Je kunt ze geven aan personeel om hoeveelheden te registreren en ze vervolgens invoeren in Lightspeed Retail.

1. Klik op de pagina Inventarisatie voorraad op Itemlijst printen.
2. Selecteer een soorteeroptie uit de lijsten Sorteren op item-ID of Sorteren op beschrijving.
3. Print de gegenereerde lijst en noteer de hoeveelheid van elk item in het vakje Count (Aantal).
4. Als alle artikelen op de afdruk zijn geteld, ga je terug naar Retail POS. Voer elke item-ID op de afdruk in het ID-veld en de bijbehorende hoeveelheid in het veld Telling in en klik vervolgens op Telling invoeren.

Items tellen door een spreadsheet te importeren

Een spreadsheet importeren is ideaal voor grote inventariseringen. Items kunnen geteld en de hoeveelheden geformatteerd worden in een spreadsheet (CSV of XLSX) en automatisch aan de telling wordt toegevoegd.

1. Maak een CSV- of XLSX-spreadsheet. Geef twee kolommen de namen ID (ID) en Count (Telling). Je kunt een voorbeeldbestand ontvangen door te klikken op View sample file download template (Voorbeeldbestand weergeven sjabloon downloaden) in de sectie Import Items (Items importeren) van de telling.
2. Voer in de kolom ID de systeem-ID, UPC, EAN, aangepaste SKU of SKU merk in die is gekoppeld aan het getelde item in Retail POS.

   Als je niet zeker weet wat je moet invullen in de ID-kolom, ga dan naar Voorraad > Item zoeken, zoek het item op en klik vervolgens op Exporteren om een spreadsheet met itemdetails te downloaden.

3. Tel je items.
4. Voer in de kolom Telling de getelde hoeveelheid van dat item in.
5. Sla de spreadsheet op als CSV- of XLSX-bestand.
6. Klik op de pagina Voorraadtelling in Retail POS op Bestand selecteren en selecteer de spreadsheet die je hebt gemaakt, of sleep het bestand naar het veld Items importeren.
7. Wanneer het bestand is geüpload en het bericht Bestand is geüpload wordt weergegeven, klik je op Kolommen indelen.
8. Zorg ervoor dat je bestand en Lightspeed kolommen correct zijn ingedeeld
   
   • Systeem-ID naar Systeem-ID
   • Telling naar Telling
9. Klik op Bestand verifiëren. Retail POS controleert het importbestand op fouten en geeft een Importoverzicht weer als het importeren is gelukt.

   Als er fouten zitten in het importbestand wordt er een foutmelding weergegeven. Klik op Download dit bestand, corrigeer de fouten en importeer het bestand opnieuw.

10. Klik op Importeren.

De telling controleren en reconciliëren

Reconciliëren van de telling betekent dat je de voorraadregistraties aanpast in overeenstemming met je fysieke telling. Wanneer je reconcilieert, houdt een voortgangsbalk de realtime voortgang bij.

1. Klik binnen Inventarisatie voorraad op Gemist. Dit geeft ongetelde voorraaditems weer. Items in deze lijst hebben geen voorraadaanpassingen. Als je een gedeeltelijke telling uitvoert, zullen er altijd items staan in deze lijst.

2. Om de telling van een item op nul te zetten, klik je op Nul naast het item. Als je de telling van alle items in de lijst op nul wilt zetten, klik dan op het selectievakje naast Geselecteerde items op nul zetten en klik vervolgens op Geselecteerde items op nul zetten. Deze functie past je voorraadregistraties aan voor alle getelde items.

3. Als je zeker weet dat de lijst klopt, reconcilieer je je voorraad. Klik op de pagina Inventarisatie voorraad in het linkermenu op Doorvoeren.

4. Als je zeker weet dat je tellingen kloppen, klik je op Doorvoeren > Voorraad afstemmen.

5. Klik na de reconciliatie in het linkermenu op Voorraadderving om te zien hoeveel voorraad verloren is gegaan.

Voorraadwijzigingen tijdens een telling

Als er items geel gemarkeerd zijn met een knop Voorraadaantal gewijzigd nadat je de telling hebt voltooid, geeft dit aan dat de voorraad is gewijzigd nadat je de telling voor het item hebt ingevoerd. Dit kan elke soort verandering zijn, zoals een nieuwe verkoop, inkooporder, verplaatsing of handmatige aanpassing.

Als je een telling doet voor meerdere winkels, is de wijziging van toepassing op de winkel waarvoor je de telling doet.

Wat nu?