Gebruik inventarisatie voorraad (voorraadtelling) om de voorraad in overeenstemming te brengen, voorraadverlies te bepalen en je inventarisaties te corrigeren. Je kunt volledige of gedeeltelijke inventarisatie uitvoeren.
| Speciale orders en reserveringen | Gereserveerde artikelen, zoals speciale orders en reserveringen, worden niet opgenomen in inventarisaties. Je telt alleen de items die je in je fysieke voorraad hebt en die klaar zijn om te worden verkocht. |
| Volledige telling | Als je je hele voorraad wilt tellen, is het belangrijk dat je dat in één integrale telling doet, zodat alle producten die in je telling ontbreken in de lijst Gemist worden opgenomen. Artikelen in de lijst Gemist zijn artikelen die je niet hebt kunnen tellen. Je zult actie willen ondernemen voor deze artikelen: erachter komen waarom je ze niet hebt geteld, een telling voor elk artikel opgeven of de telling daarvoor op nul zetten. Dit doe je door op Gemist te klikken in het menu links. |
| Gedeeltelijke telling | Als je alleen een gedeeltelijke of partiële telling uitvoert, is de lijst Gemist niet zo belangrijk, tenzij je voorraad is georganiseerd in categorieën, tags of merken. Je kunt op deze velden filteren in de lijst Gemist in de inventarisatie van de voorraad. Het is belangrijk om je voorraad goed te organiseren, omdat dit je helpt de artikelen te vinden die ontbreken in het voorraadgedeelte dat je aan het tellen bent. Als je voorraad slecht is georganiseerd, kan de lijst Gemist je niet helpen om de ontbrekende artikelen te vinden. |
Een telling maken
- Klik in het hoofdmenu op Voorraad > Inventarisatie voorraad > + Nieuwe inventarisatie voorraad.
-
Geef je inventarisatie een naam. We adviseren je de naam van de telling te baseren op de situatie en de tijd van het jaar, bijvoorbeeld Inventarisatie najaar 2018. Klik op Wijzigingen opslaan.
- Voer de telling uit met een scanner of met print-outs.
- Als je een scanner gebruikt, controleer je of de cursor knippert in het veld Item scannen/zoeken rechts bovenaan. Scan elk artikel dat je wilt tellen. Als je een artikel twee keer wilt tellen, scan je het tweemaal. Geef een nummer op tussen 1 - 99 nadat je een artikel hebt gescand om de telling van het artikel in te stellen. Scan bijvoorbeeld een artikel, typ 80 en druk op Enter op je toetsenbord. Als je een artikel niet kunt scannen, zoek je naar het artikel en voeg je het toe uit de lijst.
-
Selecteer Itemlijst printen in het menu links op de pagina Inventarisatie voorraad als je print-outs wilt gebruiken bij het tellen. Als je voor de telling een lijst met artikelen wilt afdrukken, selecteer je een van de opties onder Sorteren op. De lijst met corresponderende artikelen wordt weergegeven. Geef in de print-out van de lijst de hoeveelheid van elk artikel aan in het vakje Telling. Als je klaar bent met tellen, ga je terug naar de computer en selecteer je Itemlijst printen. Geef de ID's en de telling uit de print-out op en druk op Tab om van veld naar veld te gaan.
-
Klik in Inventarisatie voorraad in het menu links op Gemist.
-
In de lijst worden de artikelen in de voorraad weergegeven die niet zijn geteld. Sommige artikelen zijn mogelijk nooit geteld; andere artikelen zijn misschien niet geteld omdat ze ontbreken. Voor de artikelen in deze lijst wordt geen voorraadaanpassing gedaan. Als je een gedeeltelijke telling uitvoert voor een paar artikelen, zal deze lijst altijd een paar artikelen bevatten.
-
Je kunt de telling van alle artikelen in deze lijst op nul zetten. Schuif naar de onderkant van de pagina, schakel het vakje voor de selectie van alle artikelen in en klik op de knop Geselecteerde items op nul zetten. Dit stel hun voorraadniveau in op nul wanneer je de optie Reconciliatie uitvoert. Je gebruikt de optie Reconciliatie om de voorraadrecords in overeenstemming te brengen met de fysieke telling. Wees voorzichtig als je deze functie uitvoert, want je voorraadrecords worden aangepast voor alle getelde artikelen.
-
Als je zeker weet dat de lijst correct is, voer je de optie Doorvoeren uit om je voorraadrecords aan te passen. Klik in Inventarisatie voorraad in het menu links op Doorvoeren.
- Als je zeker weet dat je tellingen kloppen, klik je op de knop Voorraad op basis van telling doorvoeren.
-
Nadat je de aanpassing hebt gedaan, klik je in het menu links op Voorraadderving om te zien hoeveel voorraadverlies er is.
OPMERKING: Inventarisaties van de voorraad meten het verschil in voorraadniveaus. Verkopen of voorraadtoevoegingen zijn niet van invloed op de ontbrekende hoeveelheden. Als je bijvoorbeeld merkt dat er 2 hoeden ontbreken, is je aanpassing -2 voor de hoeveelheid in voorraad voor de hoed. Dit verandert niet als je artikelen verkoopt of inkooporders ontvangt. Het verschil in de hoeveelheid op voorraad blijft -2.
Veranderingen in de voorraad tijdens een telling
Als er na de telling artikelen in geel worden benadrukt en voor deze artikelen een knop AOV gewijzigd (aantal op voorraad gewijzigd) wordt weergegeven, betekent dit dat de voorraad is veranderd nadat je de inventarisatie voor het artikel invoerde. Het kan hier om elk type verandering gaan, zoals een nieuwe verkoop, inkooporder, transfer of handmatige aanpassing. Ga na wat de reden is, als je niet zeker weet waarom de hoeveelheid op voorraad is veranderd.
Als je een telling uitvoert voor een Multi-Store, betreft de verandering de winkel waarvoor je de telling uitvoert.
Na de telling
Nadat de telling is uitgevoerd zal je voorraad volledig up to date en accuraat moeten zijn. Hierna kun je via Rapporten > Activa Rapport een actueel overzicht zien van de in- en verkoopwaarde van de totale voorraad.
In het geval je ook nog de inkoopwaarde van de voorraad van voorgaande jaren wilt weten kun je een export maken van deze jaren via het Geschiedenis Rapport.
Veelgestelde vragen:
Kan ik mijn voorraadtelling uitvoeren als mijn winkel open is?
Dit kan in principe wel, maar hierbij moet wel extra opgelet worden. Dit komt doordat klanten items kunnen verplaatsen zodat de telling die je zojuist uitgevoerd hebt voor dat item niet meer klopt. Medewerkers kunnen afgeleid worden tijdens het tellen van de voorraad als ze tussendoor klanten helpen. Als ze de telling vervolgens hervatten, kan het zijn dat de telling op een verkeerd item hervat wordt, waardoor items dubbel geteld of overgeslagen worden. Bij het verkopen van een item komt er in de telling wel een melding te staan naast het getelde item, wat goed hoort te gaan. Bij producten met die melding kun je het nog een keer extra nalopen om er zeker van te zijn dat het goed is gegaan bij de verkoop van het product.
Kan ik een gedeelte van de voorraad tellen, deze telling doorvoeren, en dan weer de rest van de voorraad tellen?
Dat kan. Als je het eerste gedeelte van de telling doorvoert, wordt deze onder Telling en Totalen bewaard en komen niet meer onder Gemist te staan. We raden echter wel aan om voor gescheiden tellingen ook gescheiden inventarisaties te openen, zodat de Voorraadderving een beter beeld geeft per merk of categorie.
Kunnen meerdere mensen tegelijkertijd een voorraadtelling uitvoeren?
Dit kan, maar dan dient men wel ingelogd te zijn onder hun eigen gebruikersaccount, en dit dient dan met meerdere iPads/computers en scanners te gebeuren. Het kan namelijk verwarrend zijn voor het systeem als medewerker A als zichzelf inlogt en medewerker B ook als medewerker A, omdat deze medewerker zich dan op twee verschillende plekken bevindt. Als er mogelijk fouten zijn in het tellen van de voorraad, kun je later ook zien welke medewerkers welk item geteld hebben.
Moet ik items tellen die gereserveerd zijn, in speciale orders of werkorders zitten?
Nee. Deze items zijn in principe al uit de voorraad gehaald omdat ze zich in een order bevinden. De voorraadtelling zal deze items daarom niet meerekenen. We raden aan in de winkel items die apart gehouden worden door een reservering, speciale order of werkorder ook op apart aangewezen plekken te houden, zodat deze niet per ongeluk geteld kunnen worden.
Zet Lightspeed automatisch bij de items die niet geteld zijn de voorraad op nul?
Nee, de voorraad hiervan blijft staan. In een voorraadtelling komen deze items wel in de tab "Gemist" te staan. Hier kun je dan eventueel de knop "Nul" gebruiken om de voorraad op nul te zetten. Je kunt de items negeren die je even niet wil tellen, of je kunt alsnog de getelde voorraad hier invoeren, mocht je deze vergeten zijn te tellen.
Archiveert Lightspeed automatisch de voorraad die als nul geteld is?
Nee, deze items blijven in je voorraad staan. Je kunt ze eventueel snel archiveren bij Instellingen > Snel Items Archiveren.
Hoe wordt de waarde van de gederfde voorraad voorraad berekend in de tab Voorraadderving?
De waarde van de items wordt gebaseerd op de ingevulde Standaard Inkoopprijs.
Kan ik mijn voorraadtelling uitvoeren op de iPad met een scanner?
Dit kan zeker! Het is ook nog eens de snelste manier om een telling van je voorraad uit te voeren. Hierbij dien je in de iPad naar Manager te gaan, en onder Voorraad en Inventarisatie voorraad de juiste inventarisatie te openen, en de gekoppelde scanner te gebruiken om de barcodes van items te scannen, waarna ze geteld worden.
Kan ik een tellijst uitprinten op papier, en dit met de hand tellen?
Dit kan ook, dit kun je doen onder de tab Itemlijst printen in de open inventarisatie. Hierbij kun je een lijst printen waar de items gescheiden zijn op basis van categorie of merk, of gewoon van alles bij elkaar. De telling kun je vervolgens handmatig invoeren in dezelfde tab.