Je hebt hard gewerkt om je bedrijf online te krijgen, en we willen je helpen om het te beveiligen.
Beveilig je winkel met de volgende maatregelen:
- rapporten van de systeemactiviteit controleren
- machtigingen aan medewerkers toewijzen
- een sterke computerbeveiliging gebruiken
Rapporten vertellen het verhaal
In Lightspeed Retail-rapporten kun je zien wat er in je winkel gebeurt: wanneer verkooptransacties plaatsvinden en wie ze heeft uitgevoerd, toegepaste kortingen, betalingen, annuleringen. We raden deze rapporten aan om te zorgen dat je op de hoogte blijft van alle verkoopactiviteiten. Raadpleeg Rapporten genereren voor het genereren van rapporten.
- Balans van verkoop & betalingen: hiermee kun je controleren wat er in het systeem tegenover de ontvangen betaling staat, en hoe je kassa's en bankdeposito's eruitzien.
- Lijnwerknemer: Het rapport Lijnwerknemer onder Gegroepeerde verkooptotalen toont het totale aantal verkooptransacties, kortingen en kosten per medewerker. De gebieden waar een medewerker het systeem kan misleiden, is door geen verkooptransacties uit te voeren, door verkooptransacties met kortingen uit te voeren, of door de prijzen aan te passen. Als je bijvoorbeeld weet dat Jan vandaag heeft gewerkt en je in dit rapport ziet dat hij 200 euro aan korting heeft gegeven terwijl de andere medewerkers 50 euro korting hebben gegeven, geeft Jan dus veel meer korting dan andere medewerkers. De kosten van de artikelen blijven hetzelfde, maar als Jan handmatig artikelen in het kassasysteem opneemt in de kolommen voor kosten/winst/marge van het rapport, zul je zien dat Jan een veel kleinere marge heeft. Je kunt op het oogpictogram klikken om een lijnrapport voor Jan weer te geven, waarin je het artikel ziet dat 100 euro kost en dat door Jan is verkocht voor 30 euro.
- Tenietgedaan: toont geannuleerde transacties, en ook door wie, wanneer, waar en waarom het artikel is geannuleerd.
Houd de zaken goed in de gaten
Rapporten laten zien wat er in je winkel al is gebeurd, maar gebruik ook medewerkersmachtigingen (rollen) om proactief te zijn en te bepalen wie wat mag doen. Je kunt bijvoorbeeld de rol Verkoopmedewerker alleen de machtiging geven om basisverkooptransacties uit te voeren, en je kunt een aangepaste rol Senior Verkoopmedewerker maken voor je meest vertrouwde medewerker en deze de mogelijkheid geven om zich extern aan te melden, kassasystemen te openen en te sluiten, geld terug te betalen, prijzen te wijzigen en andere taken uit te voeren die je uitsluitend aan een heel betrouwbare medewerker wilt toevertrouwen. Raadpleeg Medewerkersrollen configureren voor het instellen van medewerkersrollen.
| Externe aanmelding | Wijs dit alleen toe aan gebruikers die je vertrouwt, want hiermee kunnen medewerkers zich bij Lightspeed Retail aanmelden vanaf elk apparaat dat verbinding heeft met internet. |
| Kassa | Schakel uitsluitend dit in, en niet de andere machtigingen van het kassasysteem, als je wilt dat de medewerker alleen maar een eenvoudige verkooptransactie kan uitvoeren. Dit betekent dat een medewerker geen terugstortingen of kortingen kan uitvoeren, het kassasysteem niet handmatig kan openen en sluiten, en ook niet handmatig geld in de kassalade kan doen of eruit halen. |
| Voorraad | Medewerkers zonder voorraadmachtiging kunnen nog steeds artikelen opzoeken en de prijs en voorraadstatus bekijken, maar ze kunnen de prijs niet aanpassen, geen inkooporders maken of de hoeveelheid op welke manier dan ook aanpassen. Dit is geschikt voor medewerkers die verkooptransacties moeten uitvoeren, maar niets anders hoeven te doen, aangezien ze nog steeds kunnen controleren of iets op voorraad is. |
| Service | Je kunt de machtigingen voor personeel achter de servicebalie van een fietswinkel bijvoorbeeld beperken tot Service, omdat ze alleen maar toegang nodig hebben tot werkorders. |
| Rapporten | Voor een accountant die alleen maar rapporten hoeft uit te voeren, kun je de machtigingen beperken tot Reports. |
Zorg dat je van elke transactie weet wie hem uitvoert door medewerkers hun pincode te laten invoeren voor elke verkooptransactie. Medewerkers moeten hun pincode invoeren om in het kassasysteem een verkooptransactie te starten.
Houd je werkorders bij door medewerkers hun pincode te laten invoeren vóór elke werkorder. Als je bijvoorbeeld een servicebalie hebt en meerdere mensen Lightspeed Retail gebruiken om nieuwe werkorders te maken, arbeidskosten toe te voegen en andere aanpassingen uit te voeren, wordt elke wijziging bijgehouden. Als iemand een werkorder van 100 euro als offerte heeft gemaakt voor fietsreparaties, en de kosten na het voltooien van de order 125 euro blijken te zijn omdat de remmen moesten worden uitgelijnd, weten jij en de klant wie deze arbeidskosten heeft toegevoegd.
Gebruik een sterke computerbeveiliging
Ter beveiliging van je rekening kun je Lightspeed Retail configureren om automatisch af te melden of een pincode te vereisen na een periode van inactiviteit.
Gebruik computerbeveiliging tegen virussen die je aanmeldingsgegevens kunnen kapen, of het systeem op een andere manier kunnen beschadigen.