Statistiques Lightspeed propose, dès la première utilisation, de nombreux rapports fréquemment utilisés. Mais son principal point fort, c’est qu’il vous dote des outils nécessaires pour concevoir vos propres rapports personnalisés et ainsi répondre à vos besoins spécifiques. Vous pouvez commencer avec l’un des rapports existants et le modifier pour qu’il réponde à vos besoins. Vous pouvez aussi commencer avec un modèle vierge et créer entièrement votre rapport personnalisé. Dans les deux cas, il vous faudra savoir exactement le type de rapport que vous allez concevoir pour pouvoir commencer en posant les bonnes fondations.

Par où commencer ?

Certaines valeurs et mesures ne sont disponibles que dans certaines catégories de rapports. Il est donc important de savoir exactement ce que vous souhaitez obtenir de votre rapport avant de commencer.

Accédez tout d’abord à l’outil Create custom report (créer un rapport personnalisé). Si vous souhaitez savoir quel membre du personnel a vendu le plus d’un certain produit, commencez par un rapport de ventes, puis ajoutez les valeurs nécessaires, telles que la valeur Employee (membre du personnel). Si vous souhaitez savoir combien d’articles ont une quantité en stock inférieure à cinq, par exemple, commencez par un rapport de stocks, puis ajoutez les filtres appropriés.

Si vous souhaitez partir de zéro avec un modèle de rapport vierge, le même principe s’applique. Vous trouverez les valeurs et mesures associées aux ventes et aux stocks dans la section Sales and Inventory (ventes et stocks) et celles associées à la performance des employés dans la section Employee performance (performance des employés) de la page Reports (rapports).

Créer un rapport personnalisé

1. Accédez à la section Reports (rapports) de Statistiques Lightspeed en cliquant sur l’icône située à gauche de la page.
2. Sélectionnez la liste déroulante Create custom report (créer un rapport personnalisé) en haut à droite de la page.
3. Commencez votre saisie et recherchez tous les rapports disponibles ou faites défiler la liste pour choisir le rapport souhaité.
4. Lorsque vous avez sélectionné un rapport, ajoutez les valeurs, mesures et filtres souhaités pour produire les données nécessaires.
5. Cliquez sur Save as new report (enregistrer comme nouveau rapport) pour sauvegarder le rapport en vue d’une consultation ultérieure.
6. Si vous souhaitez enregistrer ce nouveau rapport comme favori, cliquez sur l’étoile en regard du bouton Save as new report (enregistrer comme nouveau rapport) ou dans la boîte de dialogue Save Report (enregistrer le rapport).
7. Renseignez les champs Title (titre) et Description pour le nouveau rapport personnalisé.
8. Cochez, au besoin, la case Share with entire company (partager avec l’ensemble de l’entreprise) pour rendre votre rapport disponible pour les autres utilisateurs de votre compte Statistiques Lightspeed.
9. Cliquez sur le bouton Save As New (enregistrer comme nouveau) en haut à droite pour enregistrer votre nouveau rapport.

Modifier les valeurs et mesures

Ajouter et supprimer des valeurs et mesures dans un rapport est très simple. Toutes les valeurs et mesures compatibles avec le rapport actuel sont listées dans la barre latérale de gauche :

Si la barre latérale ne s’affiche pas, cliquez sur le bouton pour la développer.

Cliquez sur l’une des valeurs ou mesures pour l’ajouter au rapport (ou la supprimer si elle en fait déjà partie). Pour supprimer une valeur ou mesure, cliquez sur son icône en forme d’engrenage, puis sur Remove (supprimer) :

Si vous souhaitez tout recommencer, supprimez l’ensemble des valeurs et mesures en une seule fois en cliquant sur l’icône en forme d’engrenage en haut à droite du rapport, puis cliquez sur Remove Fields & Filters (supprimer les champs et les filtres) :

Appliquer des champs croisés dynamiques et des filtres

Pour ajouter une valeur à un rapport, vous pouvez l’utiliser en tant que filtre ou champ croisé dynamique. Cliquez sur Filter (filtre) pour ajouter cette valeur à la section Filters (filtres) du rapport. Cliquez sur Pivot (champ croisé dynamique) pour l’ajouter en tant que mesure horizontale de la table. Ainsi, vous obtenez, non pas une colonne de valeurs, mais une table de valeurs.

Dans l’exemple précédent, la valeur Sale Completed Month Name (nom du mois vente terminée) est ajoutée normalement et la valeur Sale Completed Year (année vente terminée) est définie en tant que champ croisé dynamique. Il en résulte un rapport des ventes mensuelles, d’une année à l’autre.

Personnaliser des champs et appliquer des calculs

En plus de choisir les valeurs et mesures que vous souhaitez dans un rapport, vous pouvez aussi créer des champs personnalisés et appliquer des calculs aux données de votre table.

Créer une valeur personnalisée, une mesure personnalisée ou un calcul de table :

1. Accédez à la section Custom Fields (champs personnalisés) de la barre latérale, puis cliquez sur +Add (ajouter).
2. Sélectionnez le type de champ personnalisé que vous souhaitez ajouter.
   
3. Lorsque la boîte de dialogue s’affiche, indiquez un nom pour le calcul et définissez le champ personnalisé à l’aide du menu déroulant et de la section de calcul.
4. Si vous avez besoin d’aide concernant la syntaxe, cliquez sur le lien Help + Syntax Reference (assistance + référence de syntaxe) en bas à gauche de la boîte de dialogue.
5. Cliquez sur Save (enregistrer).

Les champs personnalisés et les calculs utilisent une syntaxe spécifique et un ensemble de fonctions et opérateurs définissant leurs actions. Comme indiqué dans la liste précédente, vous trouverez ici un guide détaillé sur ces fonctions et opérateurs, ainsi que leur mode d’utilisation. Vous pouvez également trouver des exemples détaillés expliquant comment effectuer un calcul sur les Forums de notre communauté (en anglais).

Enregistrer et planifier un rapport

Lorsque vous avez terminé votre rapport personnalisé, vous pouvez l’enregistrer ou même le marquer en tant que favori pour une utilisation ultérieure. Lors de l’enregistrement du rapport, vous pouvez le rendre disponible à d’autres utilisateurs de votre compte Statistiques Lightspeed. Vous pouvez aussi télécharger le rapport sous différents formats ou planifier des mises à jour automatiques du rapport. Pour en savoir plus sur l’enregistrement et la planification d’un rapport, cliquez ici.

Vidéos

Nous disposons d’une bibliothèque de vidéos (en anglais) contenant des exemples de création et de configuration de rapports pour vous aider à démarrer.