Une retenue de préautorisation est un montant précis retenu temporairement sur la carte d’un client pour garantir que les fonds sont disponibles avant qu’une transaction ne soit traitée et que le paiement ne soit capturé ultérieurement. Ce type de transaction en attente est couramment utilisé pour les paiements échelonnés, les réservations ou les dépôts de garantie pour les services de location.

Dans PDV détaillants, vous pouvez activer la fonctionnalité de préautorisation, capturer des paiements préautorisés pour les articles hors stock, configurer des courriels de rappel pour les retenues dont l’expiration est imminente, et gérer les retenues depuis la page de rapports Préautorisation.

La préautorisation est disponible uniquement pour les transactions avec carte. Cette fonctionnalité ne peut pas être utilisée pour les transactions par carte de crédit traitées manuellement ou pour les paiements de factures.

Comprendre les périodes de préautorisation

Les périodes de préautorisation peuvent varier selon la marque de cartes de crédit et sont susceptibles de changer sans préavis.

• Mastercard, AMEX, Discover : deux jours (transactions avec carte)
• Visa : cinq jours (transactions avec carte)

Les périodes d’autorisation prolongées permettent aux marchands admissibles de capturer un paiement jusqu’à 30 jours plus tard*. L’admissibilité dépend de plusieurs facteurs :

• Le type d’entreprise
• La marque ou le réseau de cartes de crédit
• Que la carte soit physiquement présente ou non lors de la transaction
• Que la transaction soit initiée par le client (le titulaire de carte participe activement à la transaction, par exemple, en passant sa carte sur le lecteur) ou par le marchand (le titulaire de carte a accepté de payer, mais ne participe pas directement, par exemple, lors d’un prélèvement de frais de défection)

*AMEX précise que le marchand doit capturer le montant préautorisé à la fin du séjour ou de la location du client.

Configurer la préautorisation et les courriels de rappel

1. Accédez à Paramètres > Traitement des paiements.

2. Défilez vers le bas jusqu’à la section Préautorisation et activez l’option Autoriser la préautorisation.

   

3. (Facultatif) Activez l’option Expiration reminders (Rappels d’expiration) pour recevoir des courriels de rappel concernant les préautorisations dont l’expiration est imminente.
   1. Saisissez une adresse courriel dans le champ Email recipient (Destinataire de courriel), sélectionnez une boutique (le cas échéant) et appuyez sur la touche Enter.
   2. Pour ajouter des employés supplémentaires, cliquez sur + Add recipient (Ajouter un destinataire).
4. Cliquez sur Enregistrer les modifications en haut de la page.

Configurer les rôles du personnel pour autoriser la préautorisation

Pour autoriser certains rôles du personnel à utiliser la fonctionnalité de préautorisation pendant une vente :

1. Accédez à Paramètres >> Rôles du personnel.
2. Cliquez sur le rôle que vous souhaitez mettre à jour.

3. Dans la section Ventes, cochez la case qui autorise la préautorisation.

   

4. Cliquez sur Enregistrer les modifications pour mettre à jour les autorisations du rôle sélectionné.

La modification des autorisations d’un rôle du personnel met automatiquement à jour les autorisations de tous les employés ayant le même rôle.

Configurer des modèles d’impression pour les préautorisations

Pour renforcer la transparence quant aux paiements préautorisés de vos clients, vous pouvez créer des modèles de reçu personnalisés qui comprennent les détails de la retenue de préautorisation :

1. Une fois les modèles d’impression activés, suivez les étapes pour créer un modèle de reçu personnalisé qui comprend les détails de la préautorisation.
2. Personnalisez le modèle d’impression selon vos besoins.
3. Cliquez n’importe où en dehors du champ du modèle d’impression pour enregistrer les modifications.

Les détails de la préautorisation seront indiqués sur vos reçus lorsque vous utilisez le modèle de reçu mis à jour.

Effectuer une préautorisation à la caisse

1. Accédez à Ventes > Nouvelle vente.

2. Associez un client à la vente.

   Un client doit être associé à la vente afin qu’une préautorisation puisse être effectuée.

3. Ajoutez des articles à la vente.

   La préautorisation est actuellement disponible uniquement pour les articles hors stock.

4. Cliquez sur Préautorisation.

   

5. Au besoin, Sélectionnez un terminal ou cliquez sur Annuler dans la fenêtre contextuelle. Sinon, rendez le terminal au client pour terminer la préautorisation.

6. Continuez à traiter la vente comme d’habitude. En haut de la page de confirmation de préautorisation, un avis indiquera Monnaie : 0,00 $ ainsi que des informations sur la Durée de la retenue de préautorisation.

   

   Une ligne sera également ajoutée au rapport Préautorisation (Rapports > Préautorisations).

   

Capturer un paiement préautorisé

Pour terminer une vente avec une retenue de préautorisation :

1. Ouvrez la vente appropriée en accédant à :
   • Rapports > Préautorisations > cliquez sur Traiter à côté de la vente, ou
   • Ventes > défilez vers le bas jusqu’à la section Préautorisation > cliquez sur Afficher tout, ou
   • Ventes > Historique des ventes > Continuer la vente, ou
   • Ventes > Nouvelle vente > ajoutez un client avec une préautorisation en attente.
2. Cliquez sur l’onglet Préautorisations.

3. Cochez les cases des articles qui seront inclus dans la vente.

   

4. Saisissez le montant à payer dans les champs To capture (À capturer) pour chaque article. Le cas échéant, vous pouvez saisir un prix de 0,00 $ pour les articles remboursables, comme les dépôts de garantie.

   Les émetteurs de cartes de crédit imposent une limite de surcapture de +15 %. Si vous dépassez cette limite, un avertissement apparaîtra à l’écran, et vous devrez modifier le prix saisi.

5. Cliquez sur Capture (Capturer) pour terminer la vente.

Annuler un paiement préautorisé

Pour annuler une retenue de préautorisation :

1. Ouvrez la vente appropriée en accédant à :
   • Rapports > Préautorisations > cliquez sur Traiter à côté de la vente, ou
   • Ventes > défilez vers le bas jusqu’à la section Préautorisation > cliquez sur Afficher tout, ou
   • Ventes > Historique des ventes > Continuer la vente.
2. Cliquez sur l’onglet Préautorisations.

3. Cliquez sur Annuler la préautorisation.

   

4. Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur Annuler la préautorisation.

   Le montant retenu sera libéré sur la carte du client, et il ne sera plus possible de capturer les fonds à l’avenir. Cette action est irréversible.

   

5. (Facultatif) Cliquez sur Imprimer le reçu.

Pour annuler la vente :

1. Cliquez sur Annuler la vente.

   

2. Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur OK.

Vous pouvez consulter les informations sur les ventes annulées en accédant à Rapports > Toutes les transactions ou au portail marchand de Paiements Lightspeed.

Gérer les retenues de préautorisation

Pour gérer les retenues de préautorisation :

1. Accédez à Rapports > cliquez sur Préautorisations dans la section Autres transactions.

   Vous pouvez également accéder aux préautorisations depuis la page Ventes > section Préautorisation > Afficher tout.

2. Cliquez sur l’onglet Actif pour afficher les retenues de préautorisation qui n’ont pas encore été capturées. Des Dates limites de validation seront indiquées en rouge à côté des préautorisations dont l’expiration est imminente.

   • Cliquez sur l’en-tête de la colonne Date limite de validation pour trier par date d’expiration.
   • Cliquez sur le nom dans la colonne Client pour accéder à la page du client.
   • Cliquez sur Traiter pour ouvrir la vente associée et capturer le paiement.

   

   Il est recommandé de fréquemment consulter votre page de préautorisations afin de vérifier la présence de retenues dont l’expiration est imminente.

3. Cliquez sur l’onglet Annulé pour afficher les retenues de préautorisation annulées.

   • Cliquez sur l’en-tête de la colonne Canceled date (Date d’annulation) pour trier par date d’annulation.
   • Cliquez sur le nom dans la colonne Client pour accéder à la page du client.
   • Cliquez sur View sale (Afficher la vente) pour ouvrir la vente associée.

   

4. Cliquez sur l’onglet Expiré pour afficher les retenues de préautorisation qui ont expiré avant que le paiement n’ait pu être capturé.
   • Cliquez sur l’en-tête de la colonne Expired date (Date d’expiration) pour trier par date d’expiration.
   • Cliquez sur le nom dans la colonne Client pour accéder à la page du client.
   • Cliquez sur View sale (Afficher la vente) pour ouvrir la vente associée.