Si un retour au fournisseur a fait qu’un article s’est retrouvé en stock négatif, c’est parce que la quantité renvoyée au fournisseur était plus importante que la quantité en stock au moment du retour. Ceci peut s’être produit pour diverses raisons :
| Raison 1 | La mauvaise quantité a été saisie par accident dans le retour au fournisseur. |
| Raison 2 | Avant que l’article soit renvoyé au fournisseur, la quantité d’article en transit n’était pas reçue sur un bon de commande ou un transfert. |
| Raison 3 | Avant que l’article soit renvoyé au fournisseur, une quantité a été physiquement reçue mais aucun bon de commande ou bon de transfert n’a été créé. |
| Raison 4 | Avant que l’article soit renvoyé au fournisseur, il a été vendu par accident au lieu d’un article similaire. |
Pour affiner la liste des raisons potentielles, nous vous recommandons d’abord de confirmer si la quantité saisie dans le retour au fournisseur dépasse la quantité physiquement expédiée. Si c’est le cas et que la quantité excédentaire est suffisante pour compenser les stocks négatifs, il est très probable que les stocks négatifs aient été causés par la Raison 1.
Remarque : Les raisons et solutions suggérées dans cette article d’aide ne sont valables que pour certaines des situations courantes que vous pourrez rencontrer.
Raison 1
Si vous ou un employé a saisi accidentellement la mauvaise quantité dans le retour au fournisseur, ce dernier doit être ouvert à nouveau et la quantité retournée corrigée dans le champ Quantité retournée :
- À partir du rapport Stocks négatifs, cliquer sur Retour au fournisseur dans la colonne SOURCE.
- En haut à droite, cliquer sur Plus d’actions > Rouvrir.
- Corriger la quantité dans le champ Qté renvoyée.
- Cliquer sur Envoyer au fournisseur
Raison 2
Si la quantité saisie dans le retour au fournisseur correspond à la quantité physiquement expédiée, nous vous recommandons de tout d'abord regarder dans les colonnes BON DE COMM. et TRANSFERT pour voir s’il y a une quantité en transit pour cet article.
Si un bon de commande ou un transfert est en cours, il est possible que la quantité d’article en transit n'a pas été réceptionnée avant que l’article soit renvoyé au fournisseur. Si c’est le cas, réceptionner les quantités en transit pour tous les bons de commande ou transferts en cours pour corriger les stocks négatifs.
Raison 3
S’il n’y a pas de quantités en transit pour l'article dans les colonnes BON DE COMM. et TRANSFERT, vous avez peut-être physiquement reçu une certaine quantité de l'article mais aucun bon de commande ni transfert n'a été créé avant le renvoi de l'article au fournisseur. Dans ce cas, il est possible de corriger le stock négatif d’un article de plusieurs manières :
- Créer un bon de commande ou un transfert
- Ajuster manuellement le stock réel d’un article
- Effectuer un dénombrement des stocks
Créer un bon de commande ou un transfert
Si vous ou l’un de vos employés a commandé et reçu plus d’un article et oublié de créer un bon de commande ou un bon de transfert :
- Créer un bon de commande ou un transfert afin de commander la quantité nécessaire pour corriger le stock négatif de l’article.
- Réceptionner la quantité en transit.
Ajuster manuellement le stock réel d’un article
Si vous ou l’un de vos employés a commandé ou reçu plus d’un article mais n’a pas utilisé les fonctions bon de commande ou transfert, ajustez manuellement le stock réel d’un article :
- À partir du rapport Stocks négatifs, saisir la quantité en stock.
- Dans Ajouter des stocks, saisir la quantité reçue.
- Vérifier les coûts et le fournisseur.
- Cliquer sur +Ajouter des stocks.
Effectuer un dénombrement des stocks
Si vous avez besoin d'ajuster les stocks négatifs de plusieurs articles, effectuez un dénombrement des stocks. Une fois que vous avez rapproché le dénombrement des stocks, les ajustements effectués pour les articles que vous avez physiquement en stock et les articles que vous n’avez pas physiquement en stock sont comptabilisés dans le rapport des articles manquants.
Nous vous conseillons de réceptionner toutes les commandes et tous les transferts en cours avant de réaliser un dénombrement des stocks.
Pour ajuster les stocks négatifs de plusieurs articles, effectuez un dénombrement des stocks :
- Créer un dénombrement des stocks.
- À partir du sous-menu Manquant, cliquer sur l’entête de colonne DEVRAIT AVOIR pour faire figurer les articles avec un stock négatif en haut de la liste.
- Pour les articles avec un stock négatif mais qui sont physiquement en stock, saisir ou scanner le stock réel dans le champ DÉNOMBREMENT pour chaque article.
- Pour les articles avec stock négatif et qui ne sont pas physiquement en stock, saisir 0 dans le champ DÉNOMBREMENT pour chaque article.
- Pour les articles avec un stock positif, laisser les champs DÉNOMBREMENT vides.
- Examiner à nouveau le champ DÉNOMBREMENT de chaque article une fois que le dénombrement des stocks a été rapproché, car il n’est pas possible de revenir ensuite en arrière.
- À partir du menu Rapprocher, cliquer sur Rapprocher les stocks.
- Il est également possible, à partir du sous-menu Freinte d’afficher le rapport des articles manquants.
Raison 4
Si l'article avec un stock négatif est très similaire à un autre article des stocks (par exemple, des variantes de la même matrice), il est possible que l'article ait été vendu accidentellement avant d’être renvoyé au fournisseur. Ceci expliquerait pourquoi votre compte Retail pense que vous avez physiquement envoyé plus d’articles que ce qu’il y avait en stock au moment de l’envoi. Pour confirmer cette possibilité, vérifier si l’article similaire présente des écarts de stocks. Si c'est le cas, commencez par chercher la vente dans laquelle l'article dont les stocks sont négatifs a été accidentellement vendu. Puis, échanger l’article contre le bon article en stock.
- À partir du rapport Stocks négatifs, cliquer sur Description de l’article dans la colonne ARTICLE.
- À partir du sous-menu, cliquer sur Ventes.
- Cliquer sur ID de la vente de l’article qui a été vendu accidentellement.
- En haut de la page, cliquer sur Remboursement.
- Cliquer sur Remboursement pour ajouter l'article avec un stock négatif à l'onglet Remboursement du registre.
- Dans l’onglet Ventes, ajouter l’article en stock similaire.
- Selon si l’article est au même prix ou pas, réaliser l’échange :
- Si les articles sont au même prix, cliquer sur Paiement > Terminer la vente.
- Si les articles ne sont pas au même prix, rembourser la différence de l’échange au client, ou contacter le client pour demander le paiement de la différence. Puis, pour terminer l’échange, cliquer sur Paiement > traiter le paiement ou le remboursement > cliquer sur Terminer la vente.
- Si les articles ne sont pas au même prix et qu'aucun client n'est associé à la vente, ajuster le prix de l'article similaire en stock pour qu'il corresponde au prix de l'article avec un stock négatif. Ceci pour s’assurer que le prix de vente d’origine de l’article est enregistré correctement. Puis, pour compléter l’échange, cliquer sur Paiement > Terminer la vente.
Si vous n’êtes pas sûr de quel article avec un stock négatif a été vendu par accident :
- À partir du menu principal, cliquer sur Ventes > Remboursement
- Dans l’onglet Remboursement, ajouter l’article avec un stock négatif.
- Dans l’onglet Ventes, ajouter l’article en stock similaire.
- Si l’article en stock n’est pas le même que celui avec un stock négatif, ajuster son prix pour qu’il lui corresponde. Ceci pour s’assurer que le prix de vente d’origine de l’article est enregistré correctement.
- Cliquer sur Paiement > Terminer la vente.