Comptabilité Lightspeed suit toutes les données qui lui sont transmises. Bien que vous traiterez la plupart des rapports dans PDV détaillants ou dans votre logiciel de comptabilité, Comptabilité Lightspeed offre une vue d’ensemble rapide et complète de vos performances.

Page des ventes de Comptabilité Lightspeed

La page Sales (ventes) de Comptabilité Lightspeed vous donne une vue d’ensemble de vos performances. Vous pouvez comparer les ventes réalisées cette année, les ventes réalisées à la même période l’année dernière et les objectifs que vous vous êtes fixés pour l’année en cours.

L’ensemble de la page peut être filtré par date et par boutique. Si le filtre Store (boutique) est défini sur All Stores (toutes les boutiques), la page affichera un tableau comparatif des performances de chaque boutique.

Le graphique Sales by Week (ventes par semaine) indique les ventes, les ventes comparées et les objectifs :

• Sales (ventes) : Total des ventes par semaine.
• Comp Sales (ventes comparées) : Total des ventes la même semaine l’année passée.
• Goals (objectifs) : Objectifs de vente par semaine en fonction de vos prévisions.

Choisissez l’indicateur à afficher en cliquant sur son nom au sommet du graphique.

L’ensemble de la page peut être filtré par date et par boutique. Si le filtre est défini sur All Stores (toutes les boutiques), la page affichera un tableau comparatif des performances de chaque boutique.

Synchroniser les données avec Comptabilité Lightspeed

Comptabilité Lightspeed propose des rapports simples pour vous aider à repérer les problèmes si les données ne figurent pas dans votre logiciel de comptabilité comme prévu.

Synchroniser les données avec le rapport des totaux des ventes

Le rapport Sales Totals (totaux des ventes) de Comptabilité Lightspeed peut vous aider à vérifier si les données de vente ont été synchronisées avec votre logiciel de comptabilité. Vous pouvez filtrer le rapport par boutique et par période.

Cliquez sur Refresh (actualiser) pour générer le rapport.

Les totaux représentent les synchronisations quotidiennes entre PDV détaillants et votre logiciel de comptabilité. La colonne Sales (ventes) indique l’état des synchronisations :

• Post (report) : Les données sont prêtes à être synchronisées avec votre logiciel de comptabilité, mais ne l’ont pas encore été.
• Posted (reporté) : Les données ont été synchronisées avec votre logiciel de comptabilité. Si la cellule est jaune, cela signifie que la commande a été enregistrée, mais n’a pas été synchronisée.
• Hold (en attente) : Quelque chose empêche la synchronisation d’avoir lieu, généralement une mise en correspondance incomplète des données. Accédez à Settings > Accounting > Purchase Orders (paramètres > comptabilité > bons de commande) pour configurer la mise en correspondance.
• None (nul) : Il n’y avait pas de données à synchroniser ce jour-là.
• OOB (erreur) : Les données de vente pour cette synchronisation sont faussées et doivent être corrigées pour que la synchronisation puisse avoir lieu. Contactez le soutien technique PDV détaillants pour obtenir de l’aide.
• Failed (échec) : Une erreur a empêché la synchronisation de s’effectuer. Contactez le soutien technique PDV détaillants pour obtenir de l’aide.
• Updatedfailed (échec de la mise à jour) : La mise à jour des données a échoué.
• Update (mise à jour) : Une mise à jour des données est prête à être synchronisée.
• Updated (à jour) : Les données ont été mises à jour depuis leur synchronisation initiale et ont été synchronisées à nouveau.

Cliquez sur une date pour obtenir des renseignements détaillés sur l’activité de ce jour :

• Résumé des recettes totales, du nombre total de reçus et des paiements en espèces.
• Aperçu des ventes de produits.
• Aperçu des paiements reçus dans la section Checks (chèques) (tous les types de paiement, pas seulement les chèques).
• Rapport de synchronisation des données du jour dans la section Accounting (comptabilité).

Utiliser la section Accounting (comptabilité) pour analyser les échecs de synchronisation

La section Accounting (comptabilité) indique l’état de la synchronisation, qui peut aider à comprendre pourquoi elle a échoué.

Si l’état POSTED (reporté) d’une synchronisation indique False (faux), cela signifie que les données sont prêtes, mais qu’elles n’ont pas encore été synchronisées.

Si une journée n’a pas été synchronisée dans votre logiciel de comptabilité, vérifiez dans la section Accounting (comptabilité) si un élément de la colonne Description est mal associé à un compte du grand livre ou un article correspondant dans votre logiciel de comptabilité.

Une mauvaise association indique que l’article PDV détaillants dans la colonne Description n’a pas été mis en correspondance. Cela entraîne la mise en attente de la synchronisation.

Effectuez la mise en correspondance manquante pour résoudre ce problème. Une fois les données mises en correspondance, l’état de la synchronisation du jour passe de HOLD (en attente) à POST (report). Les données seront envoyées lors de la prochaine synchronisation quotidienne.

Rapport des ventes de produits

Le rapport Product Sales (ventes de produits) de Comptabilité Lightspeed affiche les ventes par article individuel. Vous pouvez le filtrer par boutique et par période.

Après avoir sélectionné les filtres de votre choix, cliquez sur Refresh (actualiser) pour générer le rapport.

Comprendre le rapport d’achats Comptabilité Lightspeed

Les bons de commande ne sont synchronisés qu’une seule fois et ne peuvent pas être synchronisés de nouveau. Maintenez vos bons de commande à l’état de vérification jusqu’à ce qu’ils soient finalisés. Si l’état d’une commande est annulé pour y apporter des modifications, n’oubliez pas d’effectuer les ajustements manuellement à la fois dans PDV détaillants et dans votre logiciel de comptabilité.

Le rapport Purchasing (achats) de Comptabilité Lightspeed donne un aperçu des bons de commande et des retours au fournisseur qui ont été synchronisés entre PDV détaillants et votre logiciel de comptabilité. Il peut être filtré par boutique et par période.

Cliquez sur Refresh (actualiser) pour générer le rapport.

Order ID (identifiant de la commande) est l’identifiant du bon de commande PDV détaillants. Vous pouvez voir facilement à quel fournisseur correspond cet identifiant. Les retours au fournisseur seront représentés dans le rapport comme des commandes à montant négatif.

Si vous souhaitez obtenir des détails sur une date particulière, cliquez sur la date. Vous obtenez les renseignements suivants :

• Un résumé des recettes totales, du nombre total de reçus et des paiements en espèces
• Un aperçu des ventes de produits
• Un aperçu des paiements reçus dans la section Checks (chèques), qui comprend tous les types de paiement, pas seulement les chèques
• Tout autre achat effectué à cette date
• Un rapport sur l’état de la synchronisation pour cette journée dans la section Accounting (comptabilité)

Par défaut, les bons de commande créés au-delà de 180 jours sont exclus du report. Recharger des dates antérieures à six mois n’affichera pas les bons de commande. Pour faire apparaître les bons de commande plus anciens, suivez les étapes ci-dessous :

1. Accédez à Settings > Stores (paramètres > boutiques).
2. Dans la section Preferences (préférences), cliquez sur l’icône de modification.
3. Modifiez le paramètre Exclude POs older than (exclure les bons de commande antérieurs à).
4. Cliquez sur Enregistrer.

Si une commande n’a pas été synchronisée avec votre logiciel de comptabilité, vérifiez si le nom du fournisseur dans PDV détaillants est bien le même que dans votre logiciel de comptabilité. Ce rapport affiche le nom exact du fournisseur que Comptabilité Lightspeed a tenté de synchroniser. Vérifiez qu’il correspond exactement au nom du fournisseur dans votre logiciel de comptabilité.

Contactez le soutien technique PDV détaillants pour obtenir de l’aide afin de résoudre les problèmes que vous rencontrez.

Paramètres des bons de commande

Deux paramètres de synchronisation définissent la manière dont les bons de commande sont reportés dans votre logiciel de comptabilité.

• Sync each PO as a bill (synchroniser chaque BC en tant que facture) : crée une facture fournisseur. Le bon de commande devra être complété dans Lightspeed détaillants.
• Sync each Shipment as a PO (synchroniser chaque expédition en tant que BC) : crée une note qui peut être consultée et convertie en facture fournisseur lorsqu'un bon de commande est partiellement reçu. Le bon de commande sera synchronisé après chaque réception partielle.
• Sync each Shipment as a bill (synchroniser chaque expédition en tant que facture) : crée une facture fournisseur chaque fois qu'un bon de commande est partiellement reçu. Le bon de commande sera synchronisé après chaque réception partielle.

Reporter des bons de commande

Un bon de commande ne peut être reporté que lorsqu’il est terminé et qu’il comporte une date d’achèvement. Si un bon de commande est terminé dans PDV détaillants, mais pas dans Comptabilité Lightspeed, essayez de recharger la date de fin de la commande dans PDV détaillants.

Section des prévisions

La section Forecasting (prévisions) de Comptabilité Lightspeed calcule les objectifs figurant sur la page des ventes pour l’année civile. De nouvelles données seront ajoutées au début de la nouvelle année.

Dans cette section, vous pouvez définir un objectif de pourcentage d’augmentation pour les ventes de cette année par rapport à celles de l’année passée.

Le bouton Recalculate (recalculer) ajoute au calendrier des objectifs de vente quotidiens basés sur votre objectif et sur les jours où les clients sont généralement plus actifs. Par exemple, les objectifs de vente pour les samedis sont plus élevés que pour les lundis.

Prochaines étapes