PDV détaillants, Comptabilité Lightspeed et votre logiciel de comptabilité ont été connectés. Vous avez sélectionné une méthode de report des ventes et vous avez configuré vos paramètres généraux. Vous pouvez maintenant commencer à synchroniser vos renseignements, mais Comptabilité Lightspeed doit savoir où envoyer ces renseignements dans votre logiciel de comptabilité. Vous devrez mettre en correspondance vos comptes dans Comptabilité Lightspeed avant de pouvoir synchroniser les renseignements.

La mise en correspondance de vos renseignements est la partie la plus importante de la configuration de Comptabilité Lightspeed, et c’est aussi la plus spécifique à votre entreprise. Aucune entreprise n’aura exactement les mêmes catégories ou stocks dans PDV détaillants, ni le même plan comptable. Vous devez travailler en étroite collaboration avec votre comptable pour décider de la manière dont mettre vos renseignements en correspondance, car notre équipe de soutien technique ne sera pas en mesure de vous aider à ce sujet. Nous pouvons cependant vous expliquer quels renseignements peuvent être mis en correspondance et à quel type de compte ou d’article ces renseignements seront mis en correspondance dans votre logiciel comptable.

Si vous configurez Comptabilité Lightspeed pour un compte regroupant plusieurs boutiques, une colonne intitulée Classe apparaîtra tout au long du processus de mise en correspondance. Cette colonne Classe est utilisée pour déterminer de quel établissement proviennent les données lorsque toutes les boutiques sont mises en correspondance avec la même Entreprise dans votre logiciel de comptabilité.

Méthode de report

• Méthode de report par écriture de journal

  Si vous avez sélectionné la méthode de report Écriture de journal, votre activité dans PDV détaillants sera synchronisée avec votre logiciel de comptabilité sous la forme d’une écriture de journal. Vous mettrez vos catégories en correspondance avec les comptes du grand livre et vous rendrez compte de votre activité par le biais du rapport État des résultats. Les sections à mettre en correspondance sont les suivantes :

  • Ventes
  • Réductions, retours, compensations
  • Autres frais
  • Paiements
  • Tiroir-caisse
  • Stocks et CPV (facultatif)

  Les comptes débiteurs ne sont pas compatibles avec Comptabilité Lightspeed et ne peuvent pas être mis en correspondance. Nous recommandons d’utiliser le type de compte other current assets (autres actifs à court terme) chaque fois que vous souhaiteriez utiliser le type comptes débiteurs à la place.

• Méthode de report par reçus abrégés de ventes

  Si vous avez sélectionné la méthode de report Summary Sales Receipt (reçus abrégés de ventes), vos ventes dans PDV détaillants seront reproduites dans votre logiciel de comptabilité. Vous mettrez vos catégories dans PDV détaillants en correspondance avec les articles correspondants dans votre logiciel de comptabilité, et vous rendrez compte de votre activité en exécutant des rapports de vente.

  Les sections à mettre en correspondance sont les suivantes :

  • Ventes
  • Réductions, retours, compensations
  • Autres frais
  • Taxes
  • Paiements
  • Tiroir-caisse
  • Stocks et CPV (facultatif)

• Méthode de report par reçus détaillés de ventes

  Si vous avez sélectionné la méthode de report Itemized Sales Receipt (reçus détaillés de ventes), vos ventes dans PDV détaillants seront reproduites dans votre logiciel de comptabilité. Vous mettrez vos articles individuels dans PDV détaillants en correspondance avec les articles correspondants dans votre logiciel de comptabilité, et vous rendrez compte de votre activité en exécutant des rapports de vente.

  Les sections à mettre en correspondance sont les suivantes :

  • Ventes
  • Réductions, retours, compensations
  • Autres frais
  • Taxes
  • Paiements
  • Tiroir-caisse
  • Stocks et CPV (facultatif)

Mises en correspondance recommandées

Vous trouverez ci-dessous des suggestions de mise en correspondance de vos types de comptes. Toutefois, veuillez noter que nous ne sommes pas certifiés pour guider les détaillants dans la configuration de leur plan comptable spécifique. Tout besoin de mise en correspondance supplémentaire peut nécessiter une expertise qui dépasse notre champ d’action et nous ne pouvons pas fournir de conseils spécifiques sur votre plan comptable dans de tels cas. Si vous avez des incertitudes ou des questions spécifiques, nous vous recommandons de consulter un expert-comptable pour obtenir des conseils professionnels en matière de comptabilité, adaptés aux besoins spécifiques de votre entreprise.

Nous proposons de mettre les sections ci-dessous en correspondance avec les types de comptes indiqués pour Comptabilité Lightspeed :

• Ventes : Revenu, recettes, ventes
• Réductions : Revenu, recettes, ventes
• Taxe de vente : Passif
• Vente de cartes-cadeaux : Passif
• Paiements : Court terme, actif à court terme
• Cash over/short (écart positif ou négatif de trésorerie) : Dépense, actif à court terme
• Paid out (versé) : Dépense
• Stocks : Stocks, actif à court terme
• Coût des produits vendus : Coût des produits vendus, dépense
• Compte de crédit : Actif, passif
• Bons de commande : Autre dépense
• Pourboires : Passif

Ventes

• Dans cette section, vous mettrez vos catégories d’articles de PDV détaillants en correspondance avec les comptes du grand livre de votre logiciel de comptabilité, généralement de type Revenu.

  

  Vos ventes par catégorie dans PDV détaillants peuvent être mises en correspondance avec des comptes individuels, ce qui vous permet de suivre vos renseignements sur les ventes comme vous le souhaitez. Vous pouvez également mettre en correspondance avec All Sales (toutes les ventes). Cette option permet de définir un compte « fourre-tout » par défaut pour toute catégorie qui n’est pas mise en correspondance, ce qui est utile si une nouvelle catégorie est créée et n’est pas mise en correspondance avant la synchronisation quotidienne. Plutôt que de retarder la synchronisation, les ventes de la nouvelle catégorie seront affectées par défaut à la mise en correspondance All Sales. La mise en correspondance All Sales sera remplacée par la mise en correspondance spécifique de la catégorie, le cas échéant.

  

• Dans cette section, vous mettrez vos catégories d’articles PDV détaillants en correspondance avec les articles correspondants créés dans votre logiciel de comptabilité. Vos totaux de ventes par catégorie dans PDV détaillants seront ajoutés à un reçu abrégé de ventes dans votre logiciel de comptabilité, chaque catégorie de PDV détaillants étant représentée par un article correspondant dans votre logiciel de comptabilité.

  

  Vous pouvez également mettre en correspondance avec All Sales (toutes les ventes). Cette option permet de définir un compte « fourre-tout » par défaut pour toute catégorie qui n’est pas mise en correspondance, ce qui est utile si une nouvelle catégorie est créée et n’est pas mise en correspondance avant la synchronisation quotidienne. Plutôt que de retarder la synchronisation, les ventes de la nouvelle catégorie seront affectées par défaut à la mise en correspondance All Sales. La mise en correspondance All Sales sera remplacée par la mise en correspondance spécifique de la catégorie, le cas échéant.

  

  Si vous utilisez le logiciel de comptabilité Xero, vos données de vente seront comptabilisées dans une Summary Invoice (facture récapitulative). Elle est similaire à un reçu de vente, mais vous mettrez vos catégories d’articles Lightspeed en correspondance avec des comptes et non des articles.

• Dans cette section, vous mettrez vos articles de PDV détaillants en correspondance avec les articles correspondants créés dans votre logiciel de comptabilité. Les totaux de vos ventes par article dans PDV détaillants seront ajoutés à un reçu abrégé de vente dans votre logiciel de comptabilité, chaque article de PDV détaillants étant représenté par un article correspondant dans votre logiciel de comptabilité.

  

  Vous pouvez également mettre en correspondance avec All Sales (toutes les ventes). Cette option permet de définir un compte « fourre-tout » par défaut pour tout article Lightspeed qui n’est pas mis en correspondance, ce qui est utile si un nouvel article est créé et n’est pas mis en correspondance avant la synchronisation quotidienne. Plutôt que de retarder la synchronisation, les ventes du nouvel article seront affectées par défaut à la mise en correspondance All Sales (toutes les ventes). La mise en correspondance All Sales sera remplacée par la mise en correspondance spécifique de l’article, le cas échéant.

  

  Summary Invoice (facture récapitulative). Elle est similaire à un reçu de vente, mais vous mettrez vos articles Lightspeed en correspondance avec des comptes et non des articles.

Réductions, retours, compensations

• Dans cette section, vous mettrez en correspondance les réductions que vous avez paramétrées dans la section Paramètres > Réductions de PDV détaillants. Chaque fois qu’une réduction est appliquée à une vente, le montant de la réduction est enregistré dans votre logiciel de comptabilité en fonction des mises en correspondance effectuées ici.

  

  Comme pour la section des ventes, vous pouvez mettre en correspondance toutes les réductions avec un compte par défaut. Toutes les réductions individuelles qui ne sont pas mises en correspondance seront synchronisées avec le compte All Discounts (toutes les réductions). Cependant, toute réduction mise en correspondance individuellement remplacera cette valeur par défaut et sera synchronisée avec le compte qui lui a été attribué.

• Dans cette section, vous mettrez en correspondance les réductions que vous avez paramétrées dans la section Paramètres > Réductions de PDV détaillants. Chaque fois qu’une réduction est appliquée à une vente, le montant de la réduction est enregistré dans votre logiciel de comptabilité en fonction des mises en correspondance effectuées ici. Vous mettrez vos réductions Lightspeed en correspondance avec les articles de réduction de votre logiciel de comptabilité.

  

  Comme pour la section des ventes, vous pouvez mettre en correspondance toutes les réductions avec un article par défaut. Toutes les réductions individuelles qui ne sont pas mises en correspondance seront synchronisées avec l’article All Discounts (toutes les réductions). Cependant, toute réduction mise en correspondance remplacera cette valeur par défaut et sera synchronisée avec l’article qui lui a été attribué.

• Dans cette section, vous mettrez en correspondance les réductions que vous avez paramétrées dans la section Paramètres > Réductions de PDV détaillants. Chaque fois qu’une réduction est appliquée à une vente, le montant de la réduction est enregistré dans votre logiciel de comptabilité en fonction des mises en correspondance effectuées ici. Vous mettrez vos réductions Lightspeed en correspondance avec les articles de réduction de votre logiciel de comptabilité.

  

  Comme pour la section des ventes, vous pouvez mettre toutes les réductions en correspondance avec un article par défaut. Toutes les réductions individuelles qui ne sont pas mises en correspondance seront synchronisées avec l’article All Discounts (toutes les réductions). Cependant, toute réduction mise en correspondance remplacera cette valeur par défaut et sera synchronisée avec l’article qui lui a été attribué.

Autres frais

Dans cette section, vous mettrez en correspondance les taxes et les catégories de taxes que vous avez configurées dans la section Paramètres > Catégories de taxe de PDV détaillants. Vous pouvez mettre en correspondance non seulement le compte dans lequel vous voulez enregistrer vos taxes, mais aussi le fournisseur associé (facultatif, il s’agit généralement de l’organisme auquel vous payez les taxes).

Vous pouvez également mettre en correspondance le compte de crédit ici. Il s’agit des paiements effectués sur le compte de crédit d’un client lorsque la transaction ne comporte aucun autre achat. Toutefois, la plupart des activités liées au compte de crédit sont mises en correspondance dans la section Paiements.

Les comptes débiteurs ne sont pas compatibles avec Comptabilité Lightspeed. Nous recommandons d’utiliser le type de compte Other current assets (autres actifs à court terme) à la place.

Paiements

Dans cette section, vous mettrez en correspondance les différents types de paiement qui se trouvent dans la section Paramètres > Types de paiement de PDV détaillants. Bien que la plupart des types de paiement soient mis en correspondance individuellement, vous pouvez regrouper tous les paiements par carte en une somme forfaitaire. Pour ce faire, dans Comptabilité Lightspeed, cliquez sur Toggle All Credit (voir toutes les cartes de crédit) et mettez en correspondance l’article All Credit Cards (toutes les cartes de crédit).

Les différents types de paiement par carte seront répertoriés séparément sous l’intitulé Credit Cards (cartes de crédit) (les cartes de débit sont également répertoriées ici) et le nom du type de paiement sera suivi de (Credit) (crédit). Cela vous indique qu’il sera inclus dans la mise en correspondance All Credit Cards (toutes les cartes de crédit).

Contrairement aux options de mise en correspondance All Sales (toutes les ventes) ou All Discounts (toutes les réductions), All Credit Cards (toutes les cartes de crédit) regroupe les montants de tous les types de paiement par carte de crédit en une seule entrée, sous la forme d’une somme forfaitaire. Si vous souhaitez obtenir les détails du montant facturé pour un type de carte spécifique, vous devez mettre en correspondance ce type de carte individuellement.

Vous pouvez également désigner un fournisseur pour un type de paiement spécifique dans cette section. Si vous mettez tous vos types de paiement en correspondance avec les fonds non déposés, par exemple, le nom du fournisseur apparaît à l’écran Make Deposit (effectuer un dépôt). Cela peut être utile pour classer les paiements par type, même s’ils sont tous destinés au même compte.

Taxes

Si vous avez activé l’option Track Sales Tax in Accounting Software (suivre les taxes de vente dans le logiciel de comptabilité) dans la section Paramètres généraux, la section Taxes sera disponible. Ici, vous pouvez mettre les taxes et les catégories de taxes que vous avez configurées dans les sections Paramètres > Taxes de vente et Paramètres > Catégories de taxes de PDV détaillants en correspondance avec les taxes configurées dans votre logiciel de comptabilité.

Si vous avez désactivé l’option Track Sales Tax in Accounting Software (suivre les taxes de vente dans le logiciel de comptabilité) dans la section Paramètres généraux, vos taxes seront mises en correspondance avec Autres frais.

Tiroir-caisse

Dans cette section, vous mettrez en correspondance l’activité des espèces dans votre tiroir-caisse.

Au début de la journée, votre tiroir-caisse contient une certaine somme d’argent, qui fluctue au cours de la journée. Vous accepterez des paiements en espèces, rendrez la monnaie et retirerez éventuellement de l’argent du tiroir-caisse pour les petites dépenses de votre entreprise. Cette section tient compte de toutes ces fluctuations :

• Payouts (décaissements) :
  • Lorsque vous utilisez le bouton Décaissement / Dépôt du menu Ventes de PDV détaillants pour enregistrer un retrait d’argent du tiroir-caisse, il s’agit d’un décaissement.
• Cash Over/Short (écart positif ou négatif de trésorerie) :
  • Lors de la fermeture de la caisse dans PDV détaillants, le montant des espèces dans le tiroir-caisse est dénombré et saisi. Cash over/short (écart positif ou négatif de trésorerie) représente l’écart entre le montant dénombré et le montant théorique qui devrait se trouver dans le tiroir-caisse, tel que calculé par Lightspeed (paiements en espèces +/- ajouts et retraits, y compris le montant de départ).
• Cash Deposit (dépôt d’espèces) :
  • Le dépôt d’espèces est calculé en soustrayant les décaissements des paiements en espèces et en ajoutant ou soustrayant l’écart positif ou négatif de trésorerie
    
     : dépôt d’espèces = paiements en espèces - décaissements +/- écart positif ou négatif de trésorerie
    
    Cela représente le montant réel de l’argent physiquement présent pouvant être déposé sur votre compte.
• Cash in Drawer (espèces dans le tiroir-caisse) :
  • Dans le cas peu probable où le montant du dépôt en espèces serait négatif, ce chiffre sera représenté comme espèces dans le tiroir-caisse.

Stocks et CPV

Dans cette section, vous mettrez en correspondance vos stocks et le coût des produits vendus si vous avez choisi de comptabiliser les stocks et le CPV dans les paramètres généraux. Chaque fois qu’un bon de commande est créé dans PDV détaillants, la valeur des articles de cette commande est enregistrée dans le compte des stocks mis en correspondance ici. Lorsqu’un article est vendu, la valeur de cet article est déduite du compte des stocks correspondant et transférée dans le compte CPV mis en correspondance ici par le biais d’une écriture de journal.

Comme pour les ventes et les réductions, les retours et les compensations, vous pouvez mettre en correspondance un compte par défaut pour les CPV et les stocks en mettant en correspondance l’option ALL (tout) dans cette section. Toute catégorie qui n’est pas mise en correspondance sera synchronisée avec les comptes désignés par la mise en correspondance ALL.

Si vous choisissez de ne pas suivre certaines catégories d’articles, vous pouvez cocher la case Ignore (ignorer) pour cette catégorie. Les stocks et les CPV ne seront pas synchronisés pour les catégories dont la case Ignore est cochée.

Aperçu

Cette section vous donnera un aperçu de ce à quoi ressembleront vos mises en correspondance une fois activées. Si elles vous conviennent, vous pouvez cliquer sur Activate (activer) en bas du menu. Une fois activés, vos renseignements comptables se synchroniseront automatiquement tous les matins pour l’activité de la journée précédente.

Si, après un ou deux jours de synchronisation, vous souhaitez modifier vos mises en correspondance et ajuster la façon dont vos données sont comptabilisées, vous pouvez revenir ici et modifier vos mises en correspondance. Toutefois, ces modifications n’affecteront que les synchronisations futures et n’ajusteront pas rétroactivement les données déjà synchronisées. Vous devrez ajuster ces données manuellement dans votre logiciel de comptabilité. Nous vous recommandons donc de faire bien attention les premiers jours suivant l’activation afin de vous assurer que les données sont structurées à votre convenance.

Après avoir ajusté vos mises en correspondance comme vous le souhaitez, vous avez terminé de configurer Comptabilité Lightspeed et vous pouvez commencer à tenir votre comptabilité en toute tranquillité !

Accéder à Comptabilité Lightspeed

Maintenant que tout est configuré et prêt à être synchronisé, vous pouvez donner accès à Comptabilité Lightspeed à d’autres personnes de votre entreprise. Vous pouvez donner un accès complet ou limité à d’autres personnes en gérant vos utilisateurs.