Avant de commencer le mappage de vos données, vous devez choisir une méthode de report. Pour ce faire, cliquez sur Settings (paramètres) > Accounting (comptabilité) > Select your shop (sélectionner votre boutique) > General Settings (paramètres généraux). La méthode de report que vous sélectionnez détermine les paramètres généraux (General Settings) offerts et la manière dont vos données sont mappées. Ainsi, si vous décidez de changer de méthode de report après en avoir préalablement sélectionné une et après avoir réglé vos paramètres, vous devrez reconfigurer vos paramètres et redéfinir votre mappage à partir de zéro. Il est donc conseillé de choisir soigneusement votre méthode de report et de vous y tenir par la suite.
Pour vous aider à faire votre choix, leurs éléments distinctifs sont présentés ci-dessous :
Journal Entry (écriture de journal)
Cette méthode de report condense toutes vos opérations du jour en une seule écriture de journal lors de chaque synchronisation. Vos ventes dans Lightspeed Retail seront mappées en fonction de leur catégorie d’articles dans le grand livre général et vous obtiendrez un aperçu de vos activités en générant le rapport des bénéfices et des pertes (profits and losses).
Cette méthode de report pourrait toutefois s’avérer inefficace si vous générez habituellement des rapports de ventes depuis votre logiciel comptable, car ce dernier n’afficherait aucune vente. Cette méthode permet de mettre en lumière les dépôts effectués dans les comptes plutôt que les ventes réalisées. Évidemment, il est toujours possible de générer un rapport d’historique des ventes depuis Lightspeed Retail.
Summary Sales Receipt (reçus abrégés de ventes)
Cette méthode de report condense toutes vos ventes du jour en un seul reçu de ventes. En fonction de leur catégorie d’articles dans Lightspeed Retail, vos ventes seront mappées avec l’article correspondant dans votre logiciel comptable. Vous obtiendrez un aperçu de vos activités en générant un rapport des ventes.
Puisque cette méthode crée des ventes dans votre logiciel comptable, elle entraîne l’ajout d’un nouveau paramètre dans les paramètres généraux (General Settings). Ainsi, au lieu de synchroniser vos données associées aux taxes de vente depuis Lightspeed Retail, vous pourrez choisir de visualiser vos taxes de vente directement dans votre logiciel comptable. Apprenez-en davantage sur ce paramètre en cliquant ici.
Xero
Dans le cas où vous utilisez le logiciel comptable Xero, cette méthode de report génère une facture abrégée plutôt qu’un reçu de ventes. Vos catégories d’articles dans Lightspeed Retail seront ainsi mappées avec les comptes de revenus plutôt qu’avec leurs articles correspondants.
Itemized Sales Receipt (reçus détaillés de ventes)
Cette méthode de report est presque identique à la méthode Summary Sales Receipt (reçus abrégés de ventes). Cependant, plutôt que de mapper les catégories d’articles dans Lightspeed Retail, chaque article de Lightspeed Retail sera mappé avec l’article correspondant dans votre logiciel comptable. De cette manière, vous obtiendrez des rapports de ventes encore plus détaillés dans votre logiciel comptable. Toutefois, cette méthode pourrait s’avérer contraignante si vous créez régulièrement de nouveaux articles, car ils devront tous être mappés.
Bien que la méthode Itemized Sales Receipt (reçus détaillés de ventes) vous permet de générer des rapports plus détaillés dans votre logiciel comptable quant aux articles vendus, ces mêmes renseignements sont également présentés dans les rapports générés par Lightspeed Retail et ce, peu importe la méthode de report choisie. Ainsi, la méthode Summary Sales Receipt (reçus abrégés de ventes) pourrait s’avérer préférable, sauf si vous n’ajoutez que rarement de nouveaux articles à vos stocks ou si les rapports de ventes par articles vous sont absolument essentiels dans votre logiciel comptable.
Paramètres généraux
Il est important de se rappeler qu’il n’existe pas de mauvaise méthode de report : tout est une question de préférence. Votre choix doit donc tenir compte de la manière dont vous souhaitez traiter vos données. Une fois votre décision prise, vous pouvez poursuivre la configuration des autres paramètres généraux (General Settings).