Dans cet article, vous apprendrez à configurer les paramètres généraux contrôlant le mappage des données synchronisées. Pour accéder à ces paramètres, cliquez sur Settings (paramètres) > Accounting (comptabilité) > Select your Shop (sélectionner votre boutique) > General Settings (paramètres généraux). Ajustez ces paramètres pour déterminer la nature et le format des données que vous souhaitez transférer à votre logiciel comptable.

Méthode de report des ventes

La méthode de report que vous sélectionnez a un effet sur les paramètres généraux offerts et sur la manière dont vos données sont mappées. Ainsi, si vous décidez de changer de méthode de report après en avoir préalablement sélectionné une et après avoir réglé vos paramètres, vous devrez reconfigurer vos paramètres et redéfinir votre mappage à partir de zéro. Il est donc conseillé de choisir soigneusement votre méthode de report et de vous y tenir par la suite.

Paramètres

Classe

• Facultatif

Cette option est généralement utilisée pour différencier les boutiques si vous en possédez plusieurs.

Client

• Facultatif

Uniquement disponible dans les méthodes de report Summary Sales Receipt (reçus abrégés de ventes) et Itemized Sales Receipt (reçus détaillés de ventes). Cette option attribue un client aux reçus ou factures envoyés à votre logiciel de comptabilité.

Track Sales Tax in Accounting Software (suivre les taxes de vente dans le logiciel de comptabilité)

• Options : activé ou désactivé

Uniquement disponible dans les méthodes de report Summary Sales Receipt (reçus abrégés de ventes) et Itemized Sales Receipt (reçus détaillés de ventes). Lorsque cette option est activée, les renseignements sur les taxes de vente ne seront pas synchronisés entre Lightspeed et votre logiciel de comptabilité. Au lieu de cela, votre logiciel de comptabilité calculera lui-même les taxes. Vous devez donc configurer les taux de taxe de vente dans votre logiciel de comptabilité. Lorsque cette option est désactivée, le montant des taxes de vente facturées dans Lightspeed Retail sera synchronisé avec votre logiciel de comptabilité.

Book Inventory/COGS (comptabiliser les stocks et le CPV)

• Options : activé ou désactivé

Lorsque cette option est activée, la section pour la mise en correspondance des stocks et du CPV (Inventory & COGS) est activée, ce qui vous permet de suivre les stocks et le coût des produits vendus dans votre logiciel de comptabilité.

Sync Purchase Orders (synchroniser les bons de commande)

• Options :
  • Do not Sync (ne pas synchroniser)
  • Sync as POs (synchroniser en tant que bons de commande)
  • Sync each Shipment as a PO (synchroniser chaque expédition en tant que bon de commande)
  • Sync as Bills (synchroniser en tant que factures)

Cette option détermine si les bons de commande seront synchronisés ou non à partir de Lightspeed Retail. Vous convertirez par la suite vos bons de commande en factures dans votre logiciel de comptabilité. Vous pouvez choisir de les synchroniser directement en tant que factures pour passer cette étape. Synchronisez-les en tant que bons de commande pour pouvoir modifier le bon de commande avant de le convertir en facture. Les bons de commande sont synchronisés lorsqu’ils sont à l’état Finished (terminé).

Synchronisez les expéditions en tant que bon de commande pour synchroniser l’enregistrement des expéditions avec Lightspeed Accounting. Dans Retail POS, sur la page Enregistrement de l’expédition d’un bon de commande, définissez Accounting Status (état comptable) sur Terminé pour effectuer la synchronisation.

Use Reference # as PO Number (utiliser le numéro de référence comme numéro de bon de commande)

• Options : activé ou désactivé

Lightspeed Retail numérote vos bons de commande de manière séquentielle, et ce numéro ne correspond probablement pas au numéro de facture attribué à la commande par votre fournisseur. Lorsque ce paramètre est activé, les bons de commande synchronisés sont numérotés en fonction du champ Numéro de référence qui se trouve dans le bon de commande dans Lightspeed Retail, ce qui vous permet d’y indiquer le numéro de facture attribué par le fournisseur.

Sync Vendor Returns (synchroniser les retours au fournisseur)

• Options : activé ou désactivé

Lorsque cette option est activée, vos retours au fournisseur dans Lightspeed Retail seront synchronisés le jour où ils sont marqués comme envoyés.

Deposit Checks with Cash (comptabiliser les chèques avec les espèces)

• Options : activé ou désactivé

Lorsque cette option est activée, tous les paiements reçus par chèque seront regroupés avec les paiements en espèces sous la forme d’une somme forfaitaire unique et seront synchronisés en fonction de la mise en correspondance des paiements en espèces.

Ignore Over/Short (ignorer les écarts positifs ou négatifs)

• Options : activé ou désactivé

Lors de la fermeture de la caisse dans Lightspeed Retail, le montant dénombré dans le tiroir-caisse est comparé au montant théorique qui devrait s’y trouver et, s’il est différent, une valeur d’écart positif ou négatif est créée. Si ce paramètre est activé, la synchronisation ignorera la valeur d’écart positif ou négatif et synchronisera le montant théorique d’argent prévu.

Auto-Payout Tips (versement automatique des pourboires)

• Options : activé ou désactivé

Cette option ne concerne que les utilisateurs Lightspeed Restaurant. Laissez-la désactivée pour Lightspeed Retail.

Numéro de transaction personnalisé

• Options  : activé ou désactivé

Lorsque cette option est désactivée, votre logiciel de comptabilité attribue un numéro d’identification à vos ventes. Vous pouvez y déroger en activant cette option. Les identifiants de vos ventes seront alors les cinq premières lettres du nom de votre boutique, suivies de la date (par exemple, une vente effectuée dans Myshop le 13 mars 2023 aurait l’identifiant mysho230313).

Transaction # Prefix (préfixe de numéro de transaction)

• Disponible uniquement si l’option Numéro de transaction personnalisé et activée.

Le préfixe saisi ici remplacera les cinq premières lettres du nom de votre boutique dans l’identifiant d’une vente lorsque l’option Numéro de transaction personnalisé est activée (par exemple, le préfixe « vente » remplacera l’identifiant dans l’exemple ci-dessus pour obtenir vente20180313).

Après avoir configuré les paramètres généraux, cliquez sur Appliquer. Vous pouvez maintenant commencer à mettre vos données en correspondance.