La connexion de Lightspeed Accounting à Lightspeed Retail constitue la première moitié du processus d’intégration complet. Vous devez maintenant connecter Lightspeed Accounting au logiciel comptable de votre choix. La marche à suivre est simple et presque identique pour tous les progiciels comptables pris en charge :
- Cliquez sur Settings (paramètres) > Accounting (comptabilité).
- Cliquez sur la mention View Details (afficher les détails) figurant à côté de la boutique que vous souhaitez connecter à votre logiciel comptable.
- Sélectionnez votre logiciel comptable (et votre région, au besoin).
- Saisissez les identifiants de votre logiciel comptable.
- Autorisez l’accès de Lightspeed Accounting à votre logiciel.
Bien que ces étapes suffisent généralement, vous trouverez ci-dessous des marches à suivre détaillées vous permettant de connecter Lightspeed Accounting à certains des progiciels comptables les plus populaires :
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QuickBooks Online
La connexion de Lightspeed Accounting à QuickBooks Online est plutôt simple et elle ne prend que quelques minutes.
Configuration
- Cliquez sur Settings (paramètres) > Accounting (comptabilité).
- Cliquez sur la mention View Details (afficher les détails) figurant à côté de la boutique que vous souhaitez connecter à votre logiciel comptable.
- Sélectionnez QuickBooks Online parmi la liste des logiciels comptables disponibles.
- Saisissez vos identifiants QuickBooks Online.
- Cliquez sur Authorize (autoriser).
Après quelques secondes, votre connexion s’établit et Lightspeed Accounting démarre la synchronisation des données de référence à partir de votre logiciel comptable. Ce dernier transmet ainsi le nom des comptes, les postes et les taxes à Lightspeed Accounting ; ces données pouvant désormais y être mappées. Dans le cas où des modifications sont apportées à vos comptes, il est possible d’actualiser les données de référence de Lightspeed Accounting en cliquant sur Settings (paramètres) > Accounting (comptabilité), puis en cliquant sur la mention View Details (afficher les détails) figurant à côté de la boutique en question. Cliquez ensuite sur Refresh Reference Data (actualiser les données de référence).
Veillez à actualiser les données de référence chaque fois que vous créez de nouveaux comptes dans QuickBooks Online afin qu’ils soient également accessibles dans Lightspeed Accounting.
Configurer Lightspeed Accounting
Une fois la connexion établie et les données de référence synchronisées, il est temps de commencer la configuration de Lightspeed Accounting ! La première décision à prendre est de choisir une méthode de report des ventes.
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QuickBooks Desktop
QuickBooks Desktop n’étant pas une application infonuagique, elle ne peut s’intégrer directement à Lightspeed Accounting. Vous devez utiliser une application compagnon nommée Web Connector pour créer un lien entre Lightspeed Accounting et QuickBooks Desktop. L’application Web Connector est intégrée à QuickBooks Desktop ; vous la possédez donc déjà !
REMARQUE : La version canadienne de QuickBooks Desktop fait exception à la règle, car elle n’intègre pas l’application compagnon Web Connector. Si vous utilisez la version canadienne de QuickBooks Desktop, il est possible de télécharger Web Connector ici (en anglais seulement).
Configuration
- Cliquez sur Settings (paramètres) > Accounting (comptabilité).
- Cliquez sur la mention View Details (afficher les détails) figurant à côté de la boutique que vous souhaitez connecter à votre logiciel comptable.
- Sélectionnez QuickBooks Desktop parmi la liste des logiciels comptables disponibles.
- Saisissez votre Company Name (nom d’entreprise).
- Prenez en note le mot de passe du Web Connector dans la bannière verte située dans le haut de l’écran.
- Cliquez sur Download (télécharger) pour obtenir le fichier requis (.QWC). Ce fichier permet à Web Connector d’établir la connexion entre le dossier de votre entreprise sur QuickBooks Desktop et Lightspeed Accounting.
- Ouvrez le dossier de votre entreprise sur QuickBooks Desktop et cliquez sur File (fichier) > Update Web Services (mettre à jour les services Web). Web Connector s’ouvre ensuite.
REMARQUE : Les utilisateurs de la version canadienne de QuickBooks Desktop n’ont qu’à ouvrir l’application Web Connector préalablement téléchargée. - Cliquez sur Add an Application (ajouter une application).
- Sélectionnez le fichier (.QWC) téléchargé à l’étape 6.
- Vous serez invité à autoriser le nouveau service. Cliquez sur OK pour autoriser l’accès de Web Connector au dossier de votre entreprise sur QuickBooks Desktop.
- Lorsque l’application vous demande si vous acceptez qu’elle puisse lire et modifier le dossier de votre entreprise, sélectionnez Yes, always ; allow access even if QuickBooks is not running (Oui, toujours ; permettre l’accès même lorsque QuickBooks n’est pas en cours d’exécution), puis cliquez sur Continue (continuer).
- Saisissez dans le champ approprié le mot de passe que vous avez noté à l’étape 5, puis appuyez sur la touche de tabulation. Cliquez sur OK pour enregistrer le mot de passe.
- Cochez la case figurant à côté du nom de votre entreprise, puis cliquez sur Update Selected (mettre à jour la sélection) afin d’établir la connexion entre Web Connector et le dossier de votre entreprise sur QuickBooks Desktop.
Après quelques secondes, votre connexion s’établit et Lightspeed Accounting est désormais intégré à Lightspeed Retail ainsi qu’à QuickBooks Desktop. Vous devez ensuite synchroniser vos données de référence depuis votre logiciel comptable. De cette manière, certaines données comme le nom des comptes, les postes et les taxes sont transmises à Lightspeed Accounting, où elles peuvent y être mappées. Pour ce faire, cliquez sur Settings (paramètres) > Accounting (comptabilité), puis cliquez sur la mention View Details (afficher les détails) figurant à côté de la boutique en question. Cliquez ensuite sur Refresh Reference Data (actualiser les données de référence).
Veillez à actualiser les données de référence chaque fois que vous créez de nouveaux comptes dans QuickBooks Desktop afin qu’ils soient également accessibles dans Lightspeed Accounting. Pour ce faire :
- Ouvrez Web Connector en cliquant sur File (fichier) > Update Web Services (mettre à jour les services Web) dans QuickBooks Desktop.
REMARQUE : Les utilisateurs de la version canadienne de QuickBooks Desktop n’ont qu’à ouvrir l’application Web Connector préalablement téléchargée. - Cochez la case figurant à côté du dossier d’entreprise que vous souhaitez mettre à jour.
- Cliquez sur Update Selected (mettre à jour la sélection).
- Ouvrez Lightspeed Accounting.
- Cliquez sur Settings (paramètres) > Accounting (comptabilité), puis cliquez sur la mention View Details (afficher les détails) figurant à côté de la boutique en question.
- Cliquez ensuite sur Refresh Reference Data (actualiser les données de référence).
Quelques remarques à propos de Web Connector
La mise à jour du dossier de votre entreprise sur QuickBooks Desktop via Web Connector s’effectue dans les deux sens : d’un côté, Web Connector repère les nouvelles données présentes dans Lightspeed Accounting et les transmet au dossier de l’entreprise sur QuickBooks Desktop, et d’un autre côté, Web Connector transmet les nouveaux renseignements du dossier de l’entreprise à Lightspeed Accounting. Pour être en mesure de récupérer ces renseignements, Lightspeed Accounting doit ensuite actualiser ses données de référence (voir les étapes ci-dessus). Pour une synchronisation parfaite et puisque toutes les données synchronisées entre Lightspeed Accounting et QuickBooks Desktop passent obligatoirement par le dossier de l’entreprise dans Web Connector, ce dernier met à jour le dossier de votre entreprise toutes les 60 secondes par défaut. Il est possible d’en augmenter ou d’en diminuer la fréquence.
Web Connector ne peut mettre à jour le dossier de votre entreprise si ce dernier est introuvable. Puisque le dossier de votre entreprise était ouvert au moment de la configuration de Web Connector, son chemin d’accès est connu. Cependant, dans l’éventualité où vous devez déplacer le dossier de votre entreprise ou en modifier le nom, veuillez communiquer avec le service d’assistance de Lightspeed afin que l’un de nos représentants puisse mettre à jour le nom du dossier dans notre système et ainsi maintenir la connexion.
Configurer Lightspeed Accounting
Une fois la connexion établie et les données de référence synchronisées, il est temps de commencer la configuration de Lightspeed Accounting ! La première décision à prendre est de choisir une méthode de report des ventes.
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Xero
La connexion de Lightspeed Accounting à Xero est plutôt simple et elle ne prend que quelques minutes.
Configuration
- Cliquez sur Settings (paramètres) > Accounting (comptabilité).
- Cliquez sur la mention View Details (afficher les détails) figurant à côté de la boutique que vous souhaitez connecter à votre logiciel comptable.
- Sélectionnez Xero parmi la liste des logiciels comptables disponibles.
- Saisissez vos identifiants Xero.
- Cliquez sur Allow Access (autoriser l’accès).
Après quelques secondes, votre connexion s’établit et Lightspeed Accounting est désormais intégré à Lightspeed Retail ainsi qu’à Xero. Vous devez ensuite synchroniser vos données de référence depuis votre logiciel comptable. De cette manière, certaines données comme le nom des comptes, les postes et les taxes sont transmises à Lightspeed Accounting, où elles peuvent y être mappées. Pour ce faire, cliquez sur Settings (paramètres) > Accounting (comptabilité), puis cliquez sur la mention View Details (afficher les détails) figurant à côté de la boutique en question. Cliquez ensuite sur Refresh Reference Data (actualiser les données de référence).
Veillez à actualiser les données de référence chaque fois que vous créez de nouveaux comptes dans Xero afin qu’ils soient également accessibles dans Lightspeed Accounting.
Configurer Lightspeed Accounting
Une fois la connexion établie et les données de référence synchronisées, il est temps de commencer la configuration de Lightspeed Accounting ! La première décision à prendre est de choisir une méthode de report des ventes.