Comptabilité Lightspeed fait office de passerelle entre Lightspeed détaillants et votre logiciel de comptabilité en synchronisant les informations comptables telles que les ventes, les paiements, les réductions et les taxes. Comptabilité Lightspeed s'intègre avec :

• QuickBooks Desktop 2015 ou version ultérieure (Windows uniquement)
• QuickBooks Online (Windows et macOS)
• Xero (Windows et macOS)

Comptabilité Lightspeed est uniquement compatible avec la méthode du coût moyen et ne prend pas en charge la méthode du coût premier entré, premier sorti pour le moment.

Pour assurer l'intégration avec Comptabilité Lightspeed, vous devez créer un compte, le connecter à votre logiciel de comptabilité, configurer vos paramètres Comptabilité Lightspeed, puis mettre en correspondance les données PDV détaillants correspondantes avec votre plan comptable.

Création de votre compte Comptabilité Lightspeed

Avant de migrer les données Lightspeed détaillants vers votre logiciel de comptabilité, vous devez configurer votre compte pour Comptabilité Lightspeed, puis le connecter à Lightspeed détaillants et à votre logiciel de comptabilité.

Pour créer votre compte Comptabilité Lightspeed, contactez votre gestionnaire de compte.

Lorsque vous vous connecterez pour la première fois, vous serez invité à sélectionner un système de point de vente et à le connecter à Comptabilité Lightspeed.

1. Sélectionnez Lightspeed détaillants dans la liste.

2. Entrez vos identifiants Lightspeed détaillants.

   Les identifiants que vous utilisez pour connecter Comptabilité Lightspeed déterminent les autorisations dont dispose Comptabilité Lightspeed dans votre compte PDV détaillants. Si l'utilisateur disposant de ces identifiants est archivé, cela révoque l'accès de Comptabilité Lightspeed et rompt la connexion. Utilisez les identifiants du propriétaire pour garantir des autorisations illimitées et réduire le risque de révocation de l'accès.

3. Cliquez sur Autoriser l'application pour établir la connexion entre PDV détaillants et Comptabilité Lightspeed.

Une fois PDV détaillants connecté à Comptabilité Lightspeed, vous pouvez connecter Comptabilité Lightspeed à votre suite logicielle de comptabilité.

Connexion de Comptabilité Lightspeed à QuickBooks Online

1. Accédez à Paramètres > Comptabilité.

2. Cliquez sur Voir les détails pour la boutique que vous souhaitez connecter.

   

3. Sélectionnez QuickBooks Online dans la liste des logiciels de comptabilité disponibles.

   

4. Entrez les identifiants de votre compte QuickBooks Online.

   

5. Cliquez sur Autoriser.

   

Les données de référence commenceront à se synchroniser à partir de votre logiciel de comptabilité, fournissant à Comptabilité Lightspeed les noms des comptes, des articles et des taxes. Cela permet de les mettre en correspondance avec les champs correspondants dans votre logiciel de comptabilité.

Si vous apportez des modifications à vos comptes, vous pouvez actualiser ces données de référence dans Comptabilité Lightspeed en accédant à Paramètres > Comptabilité et en cliquant sur Voir les détails pour la boutique concernée. Cliquez ensuite sur Refresh Reference Data (actualiser les données de référence).

Chaque fois que vous créez de nouveaux comptes dans QuickBooks Online, vous devez actualiser les données de référence pour que ces comptes soient accessibles dans Comptabilité Lightspeed.

1. Cliquez sur Paramètres > Comptabilité.
2. Cliquez sur Voir les détails pour la boutique qui possède le compte.
3. Cliquez sur Actualiser les données de référence.

Connexion de Comptabilité Lightspeed à QuickBooks de bureau

Comptabilité Lightspeed nécessite QuickBooks Web Connector pour fonctionner avec QuickBooks Desktop. Comme celui-ci n'est disponible que sur les ordinateurs Windows, QuickBooks Desktop pour Mac n'est pas compatible avec Comptabilité Lightspeed.

Comme QuickBooks Desktop n'est pas une application infonuagique, elle ne peut donc pas s'intégrer directement à Comptabilité Lightspeed. Vous avez besoin d'une application complémentaire appelée Web Connector pour faire le lien entre Comptabilité Lightspeed et QuickBooks Desktop. Dans la plupart des régions, Web Connector est intégré à QuickBooks Desktop. La version canadienne de QuickBooks Desktop ne comprend pas le module complémentaire Web Connector. Les commerçants canadiens doivent donc télécharger Web Connector.

1. Cliquez sur Paramètres > Comptabilité.

2. Cliquez sur Voir les détails pour la boutique que vous souhaitez connecter.

   

3. Sélectionnez QuickBooks Desktop dans la liste des logiciels de comptabilité.

4. Entrez le nom de votre entreprise.

   

5. Notez le mot de passe Web Connector indiqué en haut de la page dans la bannière verte.

6. Cliquez sur Télécharger pour obtenir le fichier de connexion .QWC de votre entreprise. Ce fichier permettra à Web Connector de connecter le fichier de votre entreprise dans QuickBooks Desktop à Comptabilité Lightspeed.

   

7. Ouvrez le fichier de votre entreprise dans QuickBooks Desktop et accédez à Fichier > Update Web Services (mettre à jour les services Web). Cela ouvrira Web Connector.

   Pour la version canadienne de QuickBooks Desktop, recherchez et exécutez plutôt l'application Web Connector téléchargeable.

8. Cliquez sur Ajouter une application.

   

9. Sélectionnez le fichier de connexion .QWC que vous avez téléchargé à l'étape 6.

10. Le système vous invitera à autoriser le nouveau service. Cliquez sur Ok pour autoriser Web Connector à accéder à votre fichier d'entreprise QuickBooks Desktop.

    

11. Lorsque le système vous invite à autoriser cette application à lire et modifier le fichier de l'entreprise, sélectionnez Yes, always; allow access even if QuickBooks is not running (Oui, toujours; autoriser l'accès même si QuickBooks n'est pas en cours d'exécution), puis cliquez sur Continuer.

    

12. Dans le champ Mot de passe, saisissez le mot de passe que vous avez noté à l'étape 5 et appuyez sur la touche Tab. Cliquez sur Ok pour enregistrer le mot de passe.

    

13. Cochez la case à côté de votre entreprise et cliquez sur Update Selected (mettre à jour la sélection) pour associer Web Connector à votre fichier d'entreprise QuickBooks Desktop.

    

Une fois la connexion établie, Comptabilité Lightspeed s'intégrera à PDV détaillants et QuickBooks Desktop. Vous devrez synchroniser vos données de référence à partir de votre logiciel de comptabilité afin de fournir à Comptabilité Lightspeed les noms des comptes, des articles et des taxes afin qu'ils puissent être mis en correspondance.

1. Accédez à Paramètres > Comptabilité.
2. Cliquez sur Voir les détails pour connaître l'emplacement de votre boutique.
3. Cliquez sur Actualiser les données de référence.

Ajouter de nouveaux comptes QuickBooks à Comptabilité Lightspeed

Chaque fois que vous créez de nouveaux comptes dans QuickBooks Desktop, vous devez actualiser les données de référence pour les rendre accessibles dans Comptabilité Lightspeed.

1. Ouvrez Web Connector en accédant à Fichier > Update Web Services (mettre à jour les services Web) dans QuickBooks Desktop.

   Les commerçants canadiens doivent plutôt utiliser l'application Web Connector téléchargeable.

2. Cochez la case correspondant au fichier d'entreprise que vous souhaitez mettre à jour.
3. Cliquez sur Update Selected (mettre à jour la sélection).
4. Ouvrez Comptabilité Lightspeed.
5. Accédez à Paramètres > Comptabilité > Voir les détails pour la boutique en question.
6. Cliquez sur Actualiser les données de référence.

Comprendre Web Connector

Web Connector recherche les nouvelles informations provenant de Comptabilité Lightspeed à intégrer dans votre fichier d'entreprise QuickBooks Desktop et envoie également les nouvelles informations provenant du fichier d'entreprise à Comptabilité Lightspeed. Pour ce faire, Web Connector met à jour votre fichier d'entreprise afin que Comptabilité Lightspeed puisse actualiser ses données de référence. Il est recommandé d'actualiser les données toutes les 60 minutes. La fréquence d'actualisation est accessible dans la colonne Every-Min (Toutes les minutes).

Pour mettre à jour votre fichier d'entreprise, Web Connector suivra par défaut le chemin d'accès (l'emplacement du fichier) qui était disponible lors de la configuration initiale. Cela signifie que le déplacement ou la modification du nom de votre fichier d'entreprise peut entraîner l'interruption de la connexion. Si vous devez modifier le nom ou l'emplacement de votre fichier d'entreprise, contactez le soutien technique Lightspeed pour mettre à jour ces informations internes. Cela permettra d'éviter toute interruption de la connexion.

Connexion de Comptabilité Lightspeed à Xero

1. Accédez à Paramètres > Comptabilité.

2. Cliquez sur Voir les détails pour la boutique que vous souhaitez connecter.

   

3. Sélectionnez Xero dans la liste des logiciels de comptabilité disponibles.

   

4. Saisissez les identifiants de votre compte Xero.

   

5. Cliquez sur Allow Access (autoriser l'accès).

   

Une fois la connexion établie, Comptabilité Lightspeed s'intégrera à PDV détaillants et Xero. Vous devrez synchroniser vos données de référence à partir de votre logiciel de comptabilité afin de fournir à Comptabilité Lightspeed les noms des comptes, des articles et des taxes afin qu'ils puissent être mis en correspondance.

1. Accédez à Paramètres > Comptabilité.
2. Cliquez sur Voir les détails pour la boutique en question.
3. Cliquez sur Actualiser les données de référence.

N'oubliez pas d'actualiser les données de référence chaque fois que vous créez de nouveaux comptes dans Xero afin de les rendre accessibles dans Comptabilité Lightspeed.

Confirmer que Comptabilité Lightspeed est connecté à votre logiciel de comptabilité

Pour vérifier si Comptabilité Lightspeed est connecté à QuickBooks Online ou Xero :

1. Accédez à Comptabilité Lightspeed, puis cliquez sur Paramètres >Entreprises.

   

2. Dans la colonne Connected (connecté) :

   • Tiret (-) : Comptabilité Lightspeed et QuickBooks Online, QuickBooks Desktop ou Xero ne sont pas connectés.

     

   • Coche (✓) : Comptabilité Lightspeed et QuickBooks Online, QuickBooks Desktop ou Xero sont connectés.

     

Reconnecter Comptabilité Lightspeed

Si vous recevez une notification indiquant que le logiciel a été déconnecté et que vous devez le reconnecter :

1. Accédez à Comptabilité Lightspeed, puis cliquez sur Paramètres >Entreprises.
2. Cliquez sur le nom de l'entreprise dans la colonne Company Name (nom de l'entreprise).

3. Utilisez les cases à cocher pour sélectionner les données de référence à connecter.

   

4. Cliquez sur Connect to QuickBooks (se connecter à QuickBooks) ou Connect to Xero (se connecter à Xero). Vous devrez peut-être saisir vos identifiants QuickBooks ou Xero pour vous connecter.

Configuration de votre méthode de report et de vos paramètres

Une fois que vous avez connecté Comptabilité Lightspeed à votre logiciel de comptabilité, vous devrez choisir une méthode de report et configurer vos paramètres. Cela vous permettra de mettre en correspondance vos données.

Pour commencer à configurer vos paramètres Comptabilité Lightspeed :

1. Accédez à Paramètres > Comptabilité.
2. Cliquez sur Select your shop (sélectionner votre boutique) > Paramètres généraux.

Commencez par sélectionner une méthode de report. Celle-ci détermine la manière dont les informations provenant de PDV détaillants sont envoyées à votre logiciel de comptabilité et comment ces informations sont mises en correspondance.

• Journal Entry (écriture de journal) :
  • Résume l'activité quotidienne en une seule écriture de journal (QuickBooks uniquement).
  • Met en correspondance les ventes PDV détaillants par catégorie d'articles dans les comptes du grand livre général.
  • Vous rendez compte de votre activité en exécutant l'état des résultats.
  • Utilise les dépôts portés aux comptes, de sorte que les ventes individuelles ne sont pas reflétées dans votre logiciel de comptabilité. Vous pouvez toujours accéder aux informations relatives à votre historique de ventes dans PDV détaillants.
• Summary sales receipt (reçu abrégé des ventes) :
  • Résume l'activité commerciale quotidienne sous la forme d'un seul reçu des ventes (QuickBooks) ou d'une facture récapitulative (Xero).
  • Les ventes par catégorie d'articles sont mises en correspondance avec les articles correspondants créés dans votre logiciel de comptabilité.
  • (Quickbooks) ou comptes de revenus (Xero).
  • Vous rendez compte de votre activité en générant des rapports de vente.
  • Ajoute la possibilité de suivre les taxes de vente dans votre logiciel de comptabilité au lieu de synchroniser les informations fiscales à partir de PDV détaillants. Cette option est accessible depuis les Paramètres généraux.
• Itemized sales receipt (reçus détaillés de ventes) :
  • Met en correspondance chaque article de PDV détaillants avec un article correspondant dans votre logiciel de comptabilité.
  • Offre des rapports de vente détaillés.
  • Peut être plus difficile à gérer si vous créez régulièrement de nouveaux articles, car chaque nouvel article doit être mis en correspondance.
  • Utile si vous ajoutez rarement de nouveaux articles à vos stocks ou si vous avez besoin de rapports de ventes par article dans votre logiciel de comptabilité.

Une fois que votre méthode de report, vos paramètres et vos mises en correspondance sont configurés, vous devrez reconfigurer les paramètres et rétablir les mises en correspondance si vous modifiez votre méthode de report ultérieurement.

Après avoir choisi une méthode de report, configurez les paramètres généraux pour la mise en correspondance de vos synchronisations de données. Ces paramètres déterminent quelles informations sont envoyées à votre logiciel de comptabilité et comment elles le sont.

• Catégorie(facultatif) : Indique les emplacements dans un environnement à plusieurs boutiques.
• Client (facultatif) : Attribue un client au reçu de ventes ou à la facture envoyé à votre logiciel de comptabilité. Cette option n'est disponible que lorsque vous utilisez les méthodes de report Summary sales receipt (reçu abrégé des ventes) ou Itemized sales receipt (reçus détaillés de ventes).
• Track Sales Tax in Accounting Software (suivre les taxes de vente dans le logiciel de comptabilité) : Empêche la synchronisation des informations relatives aux taxes de vente entre Lightspeed et votre logiciel de comptabilité. Utilisez cette option si vous souhaitez calculer les taxes dans le logiciel de comptabilité. Ce paramètre n'est disponible que pour les méthodes de report Summary sales receipt (reçu abrégé des ventes) ou Itemized sales receipt (reçus détaillés de ventes).
• Book Inventory/COGS (comptabiliser les stocks et le CPV) : Lorsque cette option est activée, elle permet de mettre en correspondance la section Inventory & COGS (stocks et CPV). Cela vous permet de suivre les stocks et le coût des produits vendus (CPV) dans votre logiciel de comptabilité.
• Sync Purchase Orders (synchroniser les bons de commande) : Détermine comment les bons de commande (BC) sont synchronisés à partir de Lightspeed détaillants. La synchronisation des informations sous forme de facture envoie les informations à votre logiciel de comptabilité sous forme de facture déjà configurée pour votre fournisseur. La synchronisation sous forme de BC crée une note dans votre logiciel qui doit être validée manuellement. Les options d'expédition permettent de traiter les bons de commande partiellement reçus.
  • Sync as Bills (synchroniser en tant que factures) : Vous évite d'avoir à convertir vos bons de commande en factures dans votre logiciel de comptabilité.
  • Sync as POs (synchroniser en tant que bons de commande) : Apportez des modifications au BC avant de le convertir en facture. Les bons de commande sont synchronisés lorsqu'ils sont marqués comme terminés.
  • Sync each Shipment as a PO (synchroniser chaque expédition en tant que bon de commande) : Synchronise l'enregistrement des bons de commande partiellement reçus en tant qu'expéditions dans Comptabilité Lightspeed. Dans PDV détaillants, sur la page Enregistrement de l'expédition d'un bon de commande, définissez le Accounting Status (état comptable) sur Terminé pour synchroniser.
  • Sync each Shipment as a bill (synchronisez chaque expédition en tant que facture) : Évite de convertir vos expéditions partiellement reçues en factures dans votre logiciel de comptabilité.
• Use Reference # as PO Number (utiliser le numéro de référence comme numéro de bon de commande) : Ce paramètre numérote vos bons de commande synchronisés en fonction du champ Numéro de référence figurant dans le bon de commande dans Lightspeed détaillants, ce qui vous permet d'y inscrire plutôt le numéro de facture attribué par le fournisseur.
• Sync Vendor Returns (synchroniser les retours au fournisseur) : Les retours au fournisseur dans Lightspeed Retail seront synchronisés le jour où ils seront marqués comme envoyés.
• Deposit Checks with Cash (comptabiliser les chèques avec les espèces) : Tous les paiements reçus par chèque seront regroupés avec vos paiements en espèces sous la forme d'un montant forfaitaire unique, et synchronisés selon la mise en correspondance des paiements en espèces.
• Ignore Over/Short (ignorer les écarts positifs ou négatifs) : Lors de la fermeture de la caisse dans PDV détaillants, le système compte l'argent dans le tiroir-caisse et effectue une comparaison par rapport au montant théorique qui devrait s'y trouver selon les mouvements de trésorerie. Si ces chiffres diffèrent, une valeur d'écart positif/négatif est créée. Ce paramètre permet d'ignorer les écarts positifs/négatifs lors de la synchronisation et de synchroniser uniquement le montant théorique attendu.
• Auto-Payout Tips (versement automatique des pourboires)&nbsp: Ce paramètre ne concerne que les utilisateurs de Lightspeed restaurateurs. Laissez cette option désactivée pour Lightspeed détaillants.
• Custom Transaction Number? (numéro de transaction personnalisé?) : Lorsque cette option est désactivée, votre logiciel de comptabilité attribue un numéro d'identification à chaque vente. Vous pouvez passer outre à cette fonction en activant cette option. Vos ID de vente seront alors composés des cinq premières lettres du nom de votre boutique, suivies de la date. Par exemple, une vente effectuée dans Myshop le 13 mars 2023 portera l'ID myshop230313.
  • Transaction # Prefix (préfixe de numéro de transaction) : (disponible uniquement si l'option Custom Transaction Number (numéro de transaction personnalisé) est activée) Le préfixe saisi ici remplacera les cinq premières lettres du nom de votre boutique dans un ID de vente lorsque l'option numéro de transaction personnalisé est activée. Par exemple, le préfixe « sale » modifierait l'ID dans l'exemple ci-dessus en sale230313.

Une fois vos paramètres configurés, vous pouvez désormais mettre en correspondance les données PDV détaillants correspondantes avec votre plan comptable.

Prochaines étapes